Внешняя и внутренняя среда организации
Внутренняя среда – это часть общей среды, находящаяся в рамках организации. Она оказывает постоянное воздействие на функционирование организации.
Основные переменные внутренней среды:
· Цель - конкретное конечное состояние или желаемый результат, которого стремится достичь фирма;
· Структура организации - это логические взаимоотношения частей организации;
· Задачи - это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом и в заранее оговоренные сроки;
· Технология - это средство преобразования материалов, сырья, энергии и информации в нужный конечный продукт;
· Люди – это персонал организации, он является центральным фактором в любой модели управления.
Внешняя средаорганизации состоит из отдельных людей, групп или учреждений, предоставляющих ей ресурсы, влияющих на то, как принимаются решения внутри организации.
Внешняя среда делится на факторы прямого и факторы косвенного воздействия.
Среда прямого воздействия включает факторы, которые непосредственно влияют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации. К ним относятся:
· Потребители — это непосредственные покупатели и клиенты компании;
· Поставщики предоставляют ресурсы, необходимые для достижения целей. (сырье, капитал, рабочая сила);
· Конкурентами, как правило, являются те организации, которыереализуют схожую продукцию на одних и тех же рынках, одним и тем же потребителям;
· Государственные и муниципальные организации —в среду организации могут входить различные муниципальные и федеральные организации или органы власти, с которыми она непосредственно взаимодействует: администрация, налоговая инспекция, налоговая полиция, суды.
Среда косвенного воздействия - это факторы, не оказывающие прямого воздействия на операции организации, но все же сказываются на них опосредованно. Среда косвенного воздействия обычно сложнее, чем среда прямого воздействия.
К факторам косвенного воздействия относят:
· Факторы технологической среды включают в себя научные и технологические инновации в отдельной отрасли или в обществе в целом, которые позволяют предприятию модернизировать производство и создавать новую продукцию, а также совершенствовать и разрабатывать новые технологические процессы;
· Факторы экономической среды определяют общий уровень экономического развития, рыночных отношений и конкуренции в стране или регионе, в котором работает предприятие. К числу основных параметров этой группы факторов относятся: размер валового национального продукта, темпы инфляции, величина и структура бюджета, уровень налогообложения, уровень безработицы, структура внешнеэкономического оборота и т.п.;
· Социокультурные факторы проявляются в социальных ценностях и установках, приоритетах, национальных традициях, влияющих на деятельность организации. В каждой стране существуют представления об этичных методах ведения бизнеса, необходимых стандартах качества обслуживания, допустимых уровнях воздействия на окружающую среду;
· Политические факторы определяют общую политическую ситуацию в стране, уровень ее стабильности, предсказуемости. Высокий уровень политического риска приводит к замедлению научно–технического обновления производства, устареванию структуры, снижению конкурентоспособности национальных предприятий.
· Демографические факторы образуют географическое распределение и плотность населения, его уровень рождаемости, средняя продолжительность жизни, уровень образования, миграции, квалификация и т.п.
· Природно-климатический
· Международный
Характеристики внешней среды
1. Взаимосвязанность факторов внешней среды - это уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие.
2. Сложность: число и разнообразие факторов, значимым образом влияющих на организацию.
3. Подвижность среды - это скорость, с которой происходят изменения в окружении организации.
4. Неопределенность внешней среды является функцией количества информации, которой располагает организация (или лицо) по поводу конкретного фактора, а также функцией уверенности в этой информации.
Практические задания
Задание 5. Проведите анализ влияния внешней среды на любую, выбранную вами организацию,по следующей схеме:
Экономические факторы |
Политические факторы |
Социальные факторы |
технологические факторы |
культурные факторы |
международные факторы |
демографические факторы |
Потребители |
Конкуренты |
Поставщики |
Гос. органы |
Организация |
Рисунок 1 – Окружающая среда организации
Задание 6.Прочитайте ситуацию и ответьте на вопросы.
Одна крупная фирма владела хорошим отелем в одном приятном процветающем городе. На протяжении недели все 40 спальных номеров обычно были заняты, в основном бизнесменами, так что ресторан и бары при гостинице всегда были полны народу.
И вот было сделано предложение: увеличить число гостиничных номеров на двадцать и в каждом новом номере оборудовать ванную, душ и туалет. Были сделаны расчеты, показавшие, что для оправдания вложенных средств и получения прибыли обычного порядка каждый из новых номеров должен быть занят в среднем как минимум каждую вторую ночь. Имелось в виду, что зимой по причине вяло идущей торговли во время уик-эндов на каждую ночь в течении недели будет останавливаться на десять или более гостей больше, чем ранее.
Вопрос состоял в том, можно ли было с уверенностью ожидать хорошей прибыли от строительства новых номеров. Опросные исследования показали, что гостиница людям нравилась и они считали цены приемлемыми. Единственным конкурентом была другая гостиница такого же размера, но расположенная на окраине города (цены ниже).
Управляющий директор поставил вопрос так: «Если мы начнем строительство сейчас, новые номера будут готовы через три года. Будет ли спрос на постой тогда настолько высок, что каждый номер будет занят на 3-4 ночи в неделю, а то и чаще?» На этот вопрос никто не мог ответить, потому что никто не умел прогнозировать будущее, но менеджер отеля сказал: «В последние годы спрос растет, и я не вижу причин, почему бы этот рост вдруг прекратился». На это главный бухгалтер, который не любил, когда тратились деньги, сказал: «А я могу привести с полдюжины причин, почему рост спроса может прекратиться».
Вопросы:
1. Можете ли вы привести причины возможного прекращения роста спроса на постой в гостинице?
2. Можете ли вы на основе вышеприведенного примера или своих собственных примеров определить, какие области внешней среды влияют на бизнес в каждом отдельном случае?
Функции менеджмента
Управленческий цикл - это завершенная последовательность повторяющихся активных действий, направленных на достижение поставленных целей. Управленческий цикл начинается с уяснения задачи или проблемы и заканчивается достижением определенного результата. После этого цикл управления повторяется.
Функции менеджмента являются составными частями любого процесса управления вне зависимости от особенностей (размера, назначения, формы собственности и т.д.) той или иной организации. Процесс управления (менеджмента) имеет пять взаимосвязанных функций, а именно:
1. Планирование. Реализуя данную функцию менеджер, на основе глубокого и всестороннего анализа положения, в котором в данный момент находится фирма, формулирует стоящие перед ней цели и задачи, разрабатывает стратегию действий, составляет необходимые планы и программы.
2. Организация - задачей этой функции является формирование структуры организации, а так же обеспечение всем необходимым для ее работы - персоналом, материалами, оборудованием, зданиями, денежными средствами и т.д.
3. Мотивация - это деятельность, имеющая целью активизировать людей, работающих в организации, и побудить их эффективно трудиться для выполнения целей, поставленных в планах
4. Контроль - это процесс сопоставления фактически достигнутых результатов с запланированными целями, нормами и стандартами. Контроль обеспечивает достижение целей организации.
5. Координация ее задача состоит в достижении согласованности в работе всех звеньев организации путем установления рациональных связей (коммуникаций) между ними
Практические задания
Задание 7. Соотнесите функции управления и принимаемые решения. Для этого в таблице укажите, в рамкахкакой функции управления принимается указанное решение: планирование, организация, мотивация или контроль.
Таблица 2 - Функции управления и решения, принимаемыена уровне фирмы
Решение | Функция управления |
Изменение структуры предприятия из-за изменений вовнешней среде | |
Определение цели предприятия | |
Изучение изменений, происходящих во внешнем окружении, и их влияние на перспективы развития предприятия | |
Проектирование организационной структуры управления | |
Изучение потребностей подчиненных и ожидаемого имивознаграждения за работу | |
Выявление причин невыполнения целей предприятия ивнесение корректировки в систему управления | |
Выявление причин неудовлетворенности работой и разработка способов их устранения | |
Разработка способов измерения результатов работы | |
Осуществление вознаграждения за работу | |
Выбор стратегии и тактики для достижения поставленных целей | |
Распределение обязанностей между руководителями наразличных уровнях управления | |
Оценка результатов работы для осуществления вознаграждения исполнителей | |
Определение миссии и природы бизнеса | |
Подтверждение результатов в достижении целей предприятия | |
Изучение степени удовлетворения потребностей подчиненных в ходе деятельности, направленной на достижение целей предприятия |
Планирование деятельности организации
Планирование – одна из функций управления, представляющая собой процесс выбора целей организации и путей их достижения, то есть функция, связанная с определением целей и задач организации, а также ресурсов, необходимых для достижения этих целей.
Планом называется официальный документ, в котором отражаются: прогнозы развития организации в будущем; промежуточные, конечные цели и задачи, стоящие перед ней и ее подразделениями.Сущность планирования заключается в разработке оптимального плана деятельности по достижению цели.
Принципы планирования:
· необходимость (обязательно в любом виде деятельности)
· единство планов (общий или сводный план организации)
· непрерывность (взаимосвязанность отдельных планов)
· гибкость (их корректировка и координация)
· точность (детализация)
Классификация планирования:
1. По степени охвата сфер деятельности выделяют:
а) общее планирование (планирование всех сфер деятельности предприятия);
б) частное планирование (планирование определенных сфер деятельности).
2. По объектам функционирования выделяют:
а) планирование производства;
б) планирование сбыта;
в) планирование финансов;
г) планирование кадров.
3. По периодам (охвату отрезка времени) выделяют:
а) краткосрочное или текущее (от месяца до 1 года)
б) среднесрочное, (от 1 года до 5 лет)
в) долгосрочное планирование (больше 5 лет).
4. По возможности внесения изменений выделяют:
а) жесткое (не предполагает внесения изменений);
б) гибкое (при таком планировании внесение изменений возможно).
5. По содержанию (видам) планирования выделяют:
а) стратегическое планирование включает выбор и обоснование средств, задач и целей для достижения заданных или традиционных для предприятия идеалов;
б) оперативное планирование - реализация возможностей и контроль текущего хода производства;
в) тактическое планирование заключается в обосновании задач и средств, необходимых для достижения заранее установленных или традиционных целей.
Стратегическое планирование – это набор действий и решений, предпринимаемых руководством, которые ведут к разработке стратегий предназначенных для достижения целей организации.
Стратегия – генеральный план действий, определяющий приоритеты стратегических задач, ресурсы и последовательность шагов по достижению стратегических целей.
Процесс стратегического планирования в компании состоит из нескольких этапов:
- Определение миссии и целей организации.
- Анализ среды, включающий в себя сбор информации, анализ сильных и слабых сторон фирмы, а также ее потенциальных возможностей на основании имеющейся внешней и внутренней информации.
- Определение альтернатив или определение стратегии.
- Выбор стратегии.
- Реализация стратегии.
- Оценка и контроль выполнения.
Миссия – деловое понятие, отражающее предназначение бизнеса, его философию. Миссия выражает устремленность в будущее, показывает то, на что будут направляться усилия организации, какие ценности будут при этом приоритетными
Цель – это конкретизация миссии в организации в форме, доступной для управления процессом их реализации.