За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні

ПИТАННЯ НА ДЕК

1.Скласти акт про необхідність ремонту екскаватора (автомобіля).

2.Скласти телефонограму на адресу управління механізації про відвантаження крана.

3.Скласти телеграму на адресу ремонтного заводу про відвантаження екскаватора.

4.Скласти службовий лист на адресу ремонтного заводу з приводу закупівлі комплектуючих вузлів подрібнювально-сортувальної установки (гідроприводу підйомника).

5.Скласти наказ про необхідність модернізації механічного цеху заводу.

(про необхідність створення конструкторської групи осіб для підготовки виробництва автомобіля.)

6.Скласти й оформити пояснювальну записку на ім’я головного інженера про порушення правил внутрішнього трудового розпорядку.

1. Акт -документ правової чинності, складений однією або кількома особами, що підтверджує будь-які встановлені факти чи події. Акти – інформаційно-довідкові документи, носять допоміжний характер відповідно до організаційно-розпорядчої документації. Інформація, що міститься в них, може спонукати до дії або бути лише доведеною до відома.

Акти поділяють на законодавчі (де містяться рішення щодо законів, указів, постанов), адміністративні( підтвердження фактів, подій, вчинків, пов’язаних із діяльністю установ, підприємств, організацій, окремих осіб).

Акт складають у трьох примірниках:

1-й – направляють до вищої організації;

2-й – керівникові організації;

3-й – підшивають до справи.

2.Реквізити (обов’язкові вимоги до укладання документів):

У лівому верхньому полі – назва відомства, організації.

У правому верхньому полі – гриф затвердження (ЗАТВЕРДЖУЮ – посада і підпис особи, що затверджує).

Назва документа (посередині з великої літери) та номер.

Дата укладання (ліворуч).

Місце складання акта (праворуч).

Підстава (наказ керівника організації);

Склад комісії.

Присутні.

Текст.

Відомості про кількість примірників, їх місцезнаходження.

Перелік додатків до акта.

Підписи голови, членів комісії (обов’язково), присутніх (у разі потреби).

3. Структура тексту документа.

1.Вступ (мета укладання акта, склад комісії, підстави для складання).

2. Констатаційна частина (суть і характер проведеної роботи, установлені факти, пропозиції, висновки).

Зразок документа

Міністерство машинобудування України ЗАТВЕРДЖУЮ

ВАО „Реммаштехніка” Директор об’єднання

(підпис) В.Ю. Телегін

19.06.2006

АКТ № 8

15 червня 2004 р. м. Полтава

про необхідність ремонту екскаватора

Підстава: наказ генерального директора ВАО „Реммаштехніка” від 08.06.2006 за № 75.

Укладено комісією:

Голова – начальник ремонтного цеху______________(прізвище, ініціали);

Члени комісії: 1.Головний механік ________________(прізвище, ініціали); 2.Старший механік ________________(прізвище, ініціали).

Присутні: заступник начальника рем.цеху___________(прізвище, ініціали); механік___________(прізвище, ініціали).

У результаті проведеного обстеження комісією встановлено, що екскаватор (марка) такого-то року випуску (завод, місто) пропрацював_____(термін), має наступні дефекти в роботі (технічні характеристики недоліків 1,2,3), що заважають виконувати заплановані обсяги робіт. Виходячи з результатів обстеження, комісія вважає за необхідне поставити екскаватор на ремонт у_____цех із виконанням наступних робіт:

1.Вказати ремонтні роботи (термін виконання, час виконання, відповідальні);

2._____________________________________________________________.

Укладено у трьох примірниках:

1-й примірник – директорові;

2-й примірник –

3-й примірник –

Голова комісії (підпис) (Ініціали, прізвище)

Члени комісії (підписи) (Ініціали, прізвище)

2.Скласти телефонограму на адресу управління механізації про відвантаження крана.

Телефонограма – термінове повідомлення, передане адресатам по телефону; один із видів усної ділової документації.

Текст диктується і записується у спеціальний журнал для телефонограм; правильність тексту перевіряють повторним читанням. Текст телефонограм повинен бути стислим, без слів, що важко вимовляються, без складних зворотів. Слова пишуться повністю, без скорочень. У тексті має бути не більше 50 слів.

Реквізити:

1. Назва виду документа.

2. Номер і дата телефонограми.

3. Назва організації і службової особи – відправника телефонограми.

4. Назва організації і службової особи – одержувача (кому).

5. Текст телефонограми.

6. Підпис службової особи – керівника організації або його заступника.

7. У графах «Передано» і «Прийнято» зазначають посаду, ініціали, прізвище того, хто передає і хто приймає.

У багатьох установах використовують спеціальні бланки, на яких нотуються телефонограми.

Зразок документа

Телефонограма № 3 від 17 червня 2006 р.

Від кого Міністерство машинобудування України

Телефон 496-37-42 Передав Василенко О.М.

Кому (Назва установи) Павленку О.П. Прийняв Сергієнко О.Л.

год. 13 хв. 40

Згідно з планом постачання 20.06.06 вам відвантажать кран (марки). Зустрічайте Полтава-Південна, потяг № 312.

(Посада) (підпис) (Ініціали, прізвище)

3. Скласти телеграму на адресу ремонтного заводу про відвантаження екскаватора.

Телеграма – узагальнена назва різноманітних за змістом документів, переданих, як правило, по телеграфу. Телеграма – вид інформаційно-довідкових документів.

Телеграми надсилаються у тих випадках, коли інші види зв’язку не можуть забезпечити своєчасну передачу інформації адресатові. Текст телеграми містить лише словесну інформацію (знаки №, +, -, 0, %, цифри пишуться словами). Гранична стислість мови телеграми виявляється у тому, що кількість дієслівних форм мінімальна, прикметники майже відсутні, прислівники вживаються рідко. Заперечення „не” не вилучають. Телеграма пишеться суцільним текстом, без переносів, розпочинається дієсловом у множині чи однині. Службові телеграми пишуть у двох примірниках.

Якщо телеграму пише службова особа, що перебуває у відрядженні, під рискою відправник зазначає, крім власного прізвища, ще й посаду, ким і яким номером видано йому посвідчення про відрядження (або паспорт). Розділові знаки у вигляді «крпк», «км» вживають тільки тоді, коли вони впливають на зміну змісту.

Реквізити службової телеграми:

1. Назва виду документа.

2. Категорія телеграми (термінова, міжнародна, урядова).

3. Вид телеграми («Вручити», «Повідомлення телеграфом» тощо).

4. Телеграфна адреса одержувача (назва пункту призначення).

5. Номер документа, на який дають відповідь (для телеграм-відповідей).

6. Текст.

7. Скорочена назва підприємства, що надсилає телеграму.

8. Посада, прізвище особи, що підписала телеграму.

9. Поштова адреса й назва підприємства-відправника телеграми.

10. Підпис.

11. Дата підписання телеграми.

12. Відбиток печатки підприємства-відправника.

У разі оформлення телеграми на чистому аркуші паперу частину, яка не передається й за яку не сплачують, відокремлюють суцільною лінією.

Зразок документа

ТЕЛЕГРАМА

Полтава

Ремонтний завод

вул. Ватутіна, 29

Директорові

Відвантажуйте 25.05.06 екскаватор (марка) станції Полтава-Південна потягом номер сорок п’ять

Головний інженер Д.Петренко

(Назва підприємства)

вул. Софіївська, 34

м. Київ, 44873

Підпис

Печатка

4. Скласти лист на адресу ремонтного заводу з приводу закупівлі комплектуючих вузлів подрібнювально-сортувальної установки.

Службові листи – загальна назва великої групи управлінських документів, які служать засобом спілкування з установами та приватними особами. Належать до групи інформаційно-довідкових документів. Існують ініціативні, супровідні, інформаційні листи, листи-запрошення, листи-повідомлення, рекламні, рекламаційні листи, листи нагадування, листи-підтвердження, гарантійні листи тощо.

Текст службового листа повинен висвітлювати лише одне питання. Головна мета службового листа – спонукати до дії, переконувати, доводити, пояснювати. Це досягається ясністю, чіткістю та стислістю тексту. У текстах службових листів уникають виразів „напевне”, ,,якщо можливо”, „як відомо”.

За функціональними ознаками листи поділяються на два типи:

1. Листи, що потребують відповіді – листи-запити, листи-прохання,

листи-пропозиції, листи-звернення, листи-вимоги.

2. Листи, що не потребують відповіді – листи-відповіді, листи-попередження, листи-розпорядження, листи-відмови, комерційні, супровідні, гарантійні, рекламні, рекомендаційні та ін.

Службові листи пишуть чи друкують на бланках або чистому аркушу паперу.

Якщо лист пишеться на бланку, то він містить: емблему (якщо вона є), назва відомства й структурного підрозділу, адресу, номер листа, телеграфний шифр, номер розрахункового рахунка, трафаретизовані частини тексту.

За кількістю адресатів розрізняють звичайні, циркулярні та колективні листи.

Звичайний і колективний листи надсилаються на одну адресу, тільки останній укладається від імені декількох організацій чи установ.

Циркулярний – завжди надсилається керівною установою до своїх структурних підрозділів, філій тощо.

Реквізити документа:

1. Назва міністерства (для державних структур).

2. Назва і адреса адресанта (ліворуч або посередині).

3. Номер і дата листа.

4. Назва й адреса установи (закладу) адресата, його посада, прізвище та ініціали (праворуч).

5. Заголовок листа (“про ...”).

6. Текст (зміст).

7. Перелік додатків (якщо надсилаються) із зазначенням кількості сторінок.

8. Посада, звання, ранг, статус адресанта (ліворуч).

9. Підпис, ініціали та прізвище адресанта (праворуч).

10. Печатка (якщо необхідно).

11. Віза виконавця, підпис на копію (якщо необхідно).

Зразок ініціативного листа:

Фірмовий бланк (або штамп) Директорові

Миколаївського

ремонтного заводу

(Дата і номер) Свирському М.І.

Про закупівлю комплектуючих

Повідомляємо, що ми маємо намір закупити комплектуючі вузли подрібнювально-сортувальної установки кількістю 20 штук. Надішліть до 15.05.06 на адресу фірми технічні характеристики та параметри вказаних вузлів.

Комерційний директор (підпис) (Ініціали, прізвище)

5.Скласти наказ про необхідність модернізації механічного цеху заводу.

(про необхідність створення конструкторської групи осіб для підготовки виробництва автомобіля).

Наказ – це правовий акт, що видається на підставі й на виконання діючих законів, указів, постанов і рішень уряду, наказів та інструкцій вищих органів. Наказ видається керівником підприємства, організації, установи на правах єдиноначальності та в межах своєї компетенції.

За призначенням накази бувають 2-х видів: кадрові та з основної діяльності. Наказами по кадрах оформляють прийом на роботу, переміщення й переведення, звільнення працівників та службовців, заохочення, притягнення працівників до дисциплінарної і матеріальної відповідальності. На підприємствах з великою кількістю робітників та службовців накази подібного роду уніфікуються.

Наказами з основної діяльності оформляються рішення керівника, пов’язані з організацією роботи, порядком діяльності підприємства або його структурних підрозділів. Вони видаються і тоді, коли треба довести до відома керівника директивні документи, що надійшли з вищих органів.

Формуляр наказу має такі основні реквізити:

1.Назва міністерства, якому підпорядковується організація, підприємство, установа (для державних).

2. Назва організації, установи.

3. Назва документа.

4. Індекс (до номера через дефіс додають літери ВК (відділ кадрів).

5. Дата укладання (ліворуч).

6. Місце укладання – назва населеного пункту, де розташоване підприємство, установа (праворуч).

7. Заголовок „про...”.

8. Текст.

9. Посада першого керівника установи (ліворуч), підпис, Ініціали та прізвище керівника (праворуч).

10. Гриф погодження (оформляють у разі потреби).

11. Візи (у разі потреби).

Зразок наказу:

Міністерство машинобудування України

ВАО „Реммаштехніка”

НАКАЗ

16.11.2007 № ___ м. Полтава

Про модернізацію

ремонтного цеху заводу

З метою збільшення обсягів виробництва та обслуговування сільськогосподарської техніки НАКАЗУЮ:

1. Механікові об’єднання Васильченку М.І. забезпечити своєчасне створення робочих груп з прийому ремонтного устаткування, необхідного для планового та позапланового ремонту сільськогосподарської техніки.

2. Керівникові відділу контролю за якістю Скоблюку С.Р. до 20.12.2007 здійснити перевірку робіт щодо належного встановлення обладнання та відповідності нормам безпеки у кожному випадку окремо.

3. Керівникові виробничого цеху Тараненку В.О. 22.12.2007 провести пробний запуск обладнання з метою виявлення можливих неполадок, їх усунень та наступного запуску в експлуатацію.

4. Контроль за виконанням цього наказу покласти на головного механіка заводу Середу М.В.

Директор (підпис) О. І. Зайченко

З наказом ознайомлений:

Головний механік (підпис) М.В. Середа

Пояснювальна записка –це службовий документ, у якому пояснюється зміст окремих положень основного документа (плану, звіту, проекту) чи причини якихось подій, фактів, дій.

За змістом пояснювальні записки поділяють на дві групи:

1) Записки, що супроводжують основний документ (наприклад, план, звіт) і пояснюють зміст його окремих положень

2) Документ особистого характеру, у якому аргументовано й доказово пояснюються певні дії укладача або його підлеглих, колег чи причини якихось подій, фактів, провин тощо. Такі пояснювальні записки укладаються на вимогу керівника або з власної ініціативи.

Якщо пояснювальна записка направляється за межі організації (підприємства, установи), її оформляють на бланку та реєструють.

2.Реквізити:

1.Місце укладання – повна назва організації, від імені якої укладається записка, та її реквізити (для зовнішніх).

2.Адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка (у Д. в.).

3.Адресант – посада, назва підрозділу, дільниці (для внутрішніх), звання, прізвище, ім’я та по батькові особи, яка подає записку (у Р. в.).

4.Назва виду документа.

5.Заголовок («про…»).

6.Текст.

7.Позначка про наявність додатка, якщо він є (із зазначенням кількості сторінок, примірників).

8.Підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації та укладача (для зовнішніх).

9.Дата укладання.

Зразок документа:

Головному інженерові

ЗАТ «Завод «Промарматура»

п. Петренку М.С.

майстра Савченка Юрія Карповича

ПОЯСНЮВАЛЬНА ЗАПИСКА

03.09.2006 р. я не з’явився на робоче місце у зв’язку з погіршенням стану здоров’я. Довідку з лікарні додаю.

04.09.2006 (підпис)

Доповідна записка – це документ, адресований керівникові даної чи вищої установи (організації), у якому автор інформує про ситуацію, що склалася, про події та факти, які мали місце, про виконану роботу з висновками і пропозиціями.

Доповідні записки можуть укладатися як з власної ініціативи, так і за вказівкою керівництва. Здебільшого мета ініціативної доповідної записки – спонукати керівника до прийняття конкретних рішень.

Доповідні записки поділяються:

1. За походженням на внутрішні(адресуються керівникові організації або підрозділу, де працює укладач) і зовнішні (адресуються керівництву, якому підпорядкована дана організація).

За призначенням на звітні, інформаційні та ініціативні.

2.Реквізити:

2.Адресат – посада, звання, прізвище та ініціали посадової особи, якій подається записка (у Д. в.).

4.Назва виду документа.

5.Заголовок («про…»).

6.Текст.

7.Позначка про наявність додатка, якщо він є (із зазначенням кількості сторінок, примірників).

8.Підпис укладача (для внутрішніх), керівника організації та укладача (для зовнішніх).

9.Дата укладання.

Зразок документа:

Ремонтно-експлуатаційна Начальникові

дільниця м. Києва Литовченку О.О.