Тема: Поняття про документ. Основні реквізити
Методичні рекомендації для студентів щодо підготовки до практичного заняття № 10
Тема: Поняття про документ. Основні реквізити
Актуальність теми: Документування й організація роботи з документами є складовою писемного мовлення фахівця, тому для високого рівня професійної підготовленості безперечним є володіння теоретичними знаннями й практичними навичками роботи з документами.
Навчальні цілі:
Знати: призначення, класифікацію документів, вимоги до складання та оформлення різних видів документів, реквізити документів та правила їх оформлення
Вміти: розрізняти документи, виділяти реквізити, правильно оформлювати реквізити, виділяти окремі частини тексту документів
Рекомендована література:
Основна:
1. Медвідь А.М. практикум з ділової української мови: Навч.посібн.-К., 2002, с.6, 8, 27-29
2. Матеріали для самопідготовки
Додаткова:
1. Зубков М. Сучасна ділова мова за професійним спрямуванням: підр. – Х., 2005, с. 32-47
Перелік контрольних питань
1. Документ – основний вид ділового мовлення
2. Вимоги до складання та оформлення різних видів документів
3. Види документів, їх класифікація
4. Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту, правила оформлення заголовків, виділення окремих частин тексту
5. Основні реквізити документів
Матеріали для самопідготовки
Поняття про документ
Справочинство (діловодство) - діяльність, що охоплює питання документування й організації роботи з документами в процесі здійснення управлінських дій.
Основні елементи справочинства:
- Письмові документи
- Документування, т.б. створення документів
Документ (Д) - це будь-який матеріальний об'єкт, що вміщує інформацію у зафіксованому вигляді і є результатом відображення фактів, подій, явищ об'єктивної та розумової діяльності людини за допомогою письма, графіки, малюнків тощо
Властивості Д:
- Д виступає джерелом чи носієм інформації.
- Д має правове та господарське значення, т.б. може служити письмовим доказом, а також бути джерелом різноманітних відомостей довідкового характеру.
Вимоги до Д:
1. Д повинен видаватися повноважним органом або особою відповідно до її компетенції.
2. Д не повинен суперечити діючому законодавству і директивним вказівкам вищестоящих органів.
3. Д повинен бути складений за встановленою формою.
4. Д повинен бути достовірним (базуватися на фактах) і відповідати завданням конкретного керівництва (містити конкретні і реальні пропозиції та вказівки).
5. Д повинен бути бездоганно оформлений та відредагований.
Вартість Д виражається в чіткій послідовності викладу матеріалу в ньому.
Це значить, що загальний план побудови тексту, складових його частин повинні відповідати вимогам логіки. Щоб досягти цього, слід дотримуватися трьох стадій роботи над текстом. Текст Д – це змістова єдність речень, побудованих за усталеними правилами мови й розміщених відповідно до композиції документа. Текст - основний елемент Д, найпростішою частиною якого є абзац.
| Стадії роботи над текстом: | Основні елементи (логічні компоненти) тексту: |
| - Обміркування - Виклад - Редагування | - Вступ (обґрунтування причини написання Д) - Докази/основна частина (розкриття змісту питання, проблеми, наведення фактів, доказів, висловлення міркувань, пояснення) - Висновки/заключна частина (пропозиції щодо вирішення проблеми, що виникла, чи питання, яке розглядалося) Іноді перед заключною частиною йдуть висновки |
Поділ тексту на логічні елементи умовний, однак допомагає скласти план побудови Д та викласти послідовно його зміст. Структурна будова Д неоднакова і залежить від їх різновиду, призначення і змісту.
Класифікація документів
| № | Групи за | Види | Примітки | |
| 1. | способом фіксації | письмові, графічні, фото-, кінодокументи | ||
| 2. | технікою відтворення | - рукописні , - відтворені механічним способом | ||
| 3. | найменуванням | Заяви, Протоколи, Довідки, Оголошення ... | ||
| 4. | місцем творення | - зовнішні - внутрішні | - ті, що надходять до установи, організації га підприємства з Інших установ, організацій та підприємств - готуються, оформлюються і виконуються в межах тієї установи, де вони складені | |
| 5. | напрямком | - вхідні й вихідні | ||
| 6. | походженням | - службові - особисті | - укладаються працівниками, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу розв’язувати службові питання - укладаються будь-якою особою для розв’язування індивідуальних питань | |
| 7. | формою | - стандартні (типові) - нестандартні (індивідуальні) | - документи, які мають однакову форму та заповнюються в певній послідовності й за суворо визначеними правилами (типові листи, типові інструкції, типові положення) - створюються в кожному конкретному випадку для розв’язання окремих ситуацій, їх друкують або пишуть від руки (протоколи, накази, заяви) | |
| 8. | терміном зберігання | - тимчасового - тривалого - постійного | - до 10 років - понад 10 років | |
| 9. | призначенням | - організаційно-розпорядчі (ОРД) - довідково-інформаційні (ДІД) - щодо особового складу (з кадрових питань) - фінансово-розрахункові - постачально-збутові | - накази, вказівки, , правила, постанови, рішення, статути, розпорядження, інструкції... - довідки, протоколи, пояснювальні та доповідні записки, акти, оголошення... - заяви, автобіографії, характеристики, накази щодо особового складу... - накладні, відомості, вимоги тощо. | |
| 10. | стадіями виготовлення | - оригінал - копія | - перший або єдиний примірник Д - точне відтворення оригіналу | Види копій; - Відпуск - повна копія Д, - Витяг - його частина, - Дублікат-другий примірник Д, виготовлений у зв'язку зі втратою оригіналу (в юридичному - відношенні має ту ж силу, що й оригінал |
| 11. | юридичною силою | - дійсні - недійсні (нечинні) - справжні (істинні) - підроблені(фальшиві) | - на даний момент мають юридичну силу - не мають юридичної сили (частіше через закінчення строку дії) - готуються у встановленому законом порядку з дотриманням всіх правил - зміст чи форма не відповідає істині | |
| 12. | ступенем складності (кількість відображених питань, фактів) | - прості (односкладні) - складні | - відображають одне питання чи один факт - відображають два й більше питань, фактів |
Правила оформлення сторінки, рубрикація тексту
Оформлення сторінки
Офіційні службові документи оформлюються відповідно до вимог, визначених державними стандартами (ДСТУ).
Для складання документів використовується папір формату А4 або А5. За державним стандартом з обох боків сторінки мають бути поля:
- ліве – 35мм (використовується для резолюцій, позначок, також для підшивання);
- праве – 8мм
- верхнє – 20мм
- нижнє 19мм (для А4) і 16мм (для А5)
На бланку друкується лише перша сторінка Д, а наступні – на чистих аркушах паперу. Якщо текст Д займає більше однієї сторінки, то на другу сторінку не можна переносити лише підпис, на ній має бути не менш двох рядків тексту.
Нумерація сторінок починається з другої (для документів, оформлених на двох і більше сторінках).
Якщо текст Д друкується з одного боку аркуша, то номери проставляються посередині верхнього поля аркуша арабськими цифрами на відстані не менше 10мм від краю. Слово «сторінка» не пишеться, жодних позначень біля цифр не ставлять.
Якщо текст друкується з обох боків аркуша, то непарні сторінки позначаються у правому верхньому кутку, а парні – у лівому верхньому кутку аркуша.
Рубрикація тексту – це членування тексту на складові частини, графічне відокремлення однієї частини від іншої, а також використання заголовків, нумерації тощо. Рубрикація є зовнішнім вираженням композиційної будови ділового папера.
Для відокремлення частин тексту використовують заголовки, систему нумерації, колір чи фактуру паперу тощо.
Ступінь складності рубрикації залежить від обсягу, тематики, призначення документа.
Найпростіша рубрикація – поділ на абзаци. Абзац – це відступ управо в початковому рядку, яким починається виклад нової думки в Д, а також фрагмент тексту між двома такими відступами.
Абзац - певна частина тексту, що являє собою тематичну і змістовну закінченість і складається з одного чи кількох речень (складного синтаксичного цілого).
Класичний абзац має три частини:
- зачин: формулює тему абзацу – зміст;
- фраза: містить основну інформацію абзацу;
- коментар: підсумок усього абзацного змісту).
Інформація вміщена в межах одного абзацу, повинна виражати закінчену думку. Типовий абзац має бути з 4-5 речень. Хоча ОДС не виключає наявність й одного речення.
Нумерація рубрик тексту існує для чіткого зазначення і вказування на взаємозалежність певних розділів, частин, пунктів та їх підпорядкування, а також підкреслює необхідність самостійного розгляду кожного з нумерованих елементів. Розрізняють: комбіновану (традиційну) й нову системи нумерації.
- комбінована система нумерації базується на використанні символів, слів, літер, арабських і римських цифр та доповнює абзацне членування тексту (нумерування пунктів, правил, тез), яке залежить від змісту, обсягу й форми Д
- нова система використовує лише арабські цифри, послідовно додаючи до основного номера додаткові
| Комбінована (традиційна) | Нова | |
| А. Б. В. Г. … І. ІІ. ІІІ. ІV. V… 1.2.3.4… 1); 2); 3); … а); б); в)… | Розділ І Частина 1 Частина 2 пункт 1 § 1 § 2 пункт 2 і т.д. | 1.1 1.2 1.2.1 1.2.1.1 1.2.2 1.3 |
Система використання різних позначень має бути послідовною, логічною й будуватися за висхідною ознакою; вона повинна мати логічну будову й до однотипних рубрик застосовувати однорідні засоби нумерації або лаконічні, однозначні заголовки.
Заголовок має бути лаконічним, але логічно повноцінним – однозначним і несуперечливим, а також точно відповідати змістові документа або його частині
Основні реквізити справочинства
Реквізит - окремий елемент Д.
Формуляр Д - сукупність реквізитів розташованих у певному порядку.
Бланк - формуляр Д з відтвореними на ньому реквізитами, що носять постійну інформацію
Основні реквізити Д:
1. державний герб - посередині бланка
2. назва міністерства чи відомства - посередині рядка або у верхньому лівому куті
3. повна назва організації, установи, підприємства - автора Д - посередині рядка або у верхньому лівому куті. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом
4. назва структурного підрозділу - у верхньому лівому куті. Може наноситися за допомогою штампа або друкарським способом
5. назва виду Д - залежно від виду Д
6. адресат - праворуч на останній третині рядка трохи нижче верхнього поля: посада, прізвище та ініціали того, кому подається Д
7. адресант - посада, прізвище та ініціали того, хто складає Д, за необхідністю - адреса
8. заголовок до тексту
9. текст
10. дата - до складу входять число, місяць, рік; найуживанішим є написання дати трьома парами арабських цифр розділених крапками
11. підпис - складається з найменування посади особи, яка підписала Д, її особистого підпису та розшифрування цього підпису
12. печатка - проставляється так, щоб частково захоплювала найменування посади особи, яка підписала документ, або на спеціально відведеному місці (М.П.)
13. гриф узгодження тощо