Критерії класифікації документів

Головною класифікаційною ознакою конкретного документа є його зміст, зосібна віднесеність зафіксованої в ньому інформації до осо­би, структури, предмета або до напряму діяльності укладача чи ад­ресата. Відповідно до цього і згідно з унормованими вимогами (див. попередній розділ) за ознаками класифікації та групами вирізняють такі види документів (див. табл. 1):

Таблиця 1

Ознаки класифікації	Групи
за найменуванням/ назвою" за змістом та спеціалізацією	автобіографія, акт, довідка, доручення, заява, інструк­ція, лист, протокол й ін.; загальні; з адміністративних питань; з питань планування оперативної діяльності; з питань підготовки й розподілу кадрів; спеціалізовані: з фінансово-розрахункових і комерцій­них питань, бухгалтерського обліку, постачально-збуто­ві, зовнішньоторговельної та кредитної діяльності й ін.
за призначенням	щодо особового складу: організаційно-розпорядчі, кадрово-контрактні; довідково-інформаційні; господарсько-договірні; обліково-фінансові, господарсько-претензійні, зовнішньоекономічні
за походженням	службові (офіційні) – укладають працівники, які офіційно уповноважені від імені установи, закладу розв'язувати службові питання; особисті (приватні) – укладають громадяни для розв'язування індивідуальних питань
за місцем укладання	внутрішні, що мають чинність у межах установи, закладу, де їх укладено; зовнішні, що є чинник / вислід спілкування з іншими підприємствами, організаціями, громадянами
за напрямком (спрямуванням)	вступні, що надходять до закладу, підприємства, фірми; виступні, що адресовано за межі установи, організації
за способом виготовлення, структур­них ознак (форми) і ступенем стандартування й регла­ментування	стандартні, типові – укладають на трафаретних, бланкових паперах із захисними символами в суворо регламентованій послідовності (паспорт, свідоцтво, атестат, диплом, військовий квиток тощо); нестандартні, нерегламентовані – лише певну части­ну даних готують заздалегідь (довідка, перепустка, типові листи, положення, інструкції тощо); індивідуальні – укладають за загальними принци­пами й формою, але автор-укладач довільно добирає та компонує мовні засоби залежно від конкретної ситуації (автобіографія, резюме, звіт, протокол, ого­лошення, запрошення й ін.)
за ступенем складності (кількості відображених питань, фактів)	прості (односкладні) – відображають одне питання чи один факт; складні – відображають два й більше питань чи фактів
за стадією створювання	оригінали; копії (відпуски, витяги, дублікати)
за терміном виконання	звичайні безстрокові (нетермінові) – виконують (опрацьовують) почергово; термінові – укладають за визначеним завчасно терміном виконання, а також телеграми, телефонограми й под.; надто термінові – зі спеціальною позначкою терміну
за ступенем гласності (таємності)	звичайні (нетаємні) – для загального користування; для службового користування (ДСК); таємні (Т) й цілком таємні (ЦТ) – для обмеженого користування
за юридичною силою	справжні – чинні, нечинні; підробні – фальсифікати
за технікою відтворювання	рукописні; відтворені механічним способом
за терміном зберігання	тимчасового (до 10 років) зберігання; тривалого (понад 10 років) зберігання; постійного зберігання
за носієм	на папері, фотоплівці, магнетній стрічці, перфострічці, диску, дискеті тощо

Документи поділяють відповідно до призначення та найменування (див. табл. 2).

Ці документи мають відповідну позначку вгорі праворуч, а користуван­ня ними попередньо обумовлено угодою, розпискою тощо про ступінь відповідальності в разі розголошування їхнього змісту.

Таблиця 2

Призначення (спеціалізація)	Назва (найменування)
Документи в управлінській діяльності
Організаційні документи	Положення Статут Інструкція Правила
Розпорядчі документи	Постанова Ухвала Розпорядження Наказ і витяг із наказу Указівка
Довідково-інформаційні документи	Акт Відгук Висновок Довідка Доповідь Службова, доповідна й пояснювальна за­писки Запрошення (повідомлення) Пропозиція Подання. Клопотання Звіт Огляд План робіт Оголошення Протокол і витяг із протоколу Службовий лист (офіційна кореспонден­ція) Телеграма Факс Телефонограма
Документи з кадрово-кон­трактових питань	Автобіографія Заява Контракт Особовий листок (анкета) Угода
Особисті офіційні документи	Характеристика Доручення Заповіт Заява Посвідчення Розписка Скарга Резюме Список. Перелік
Спеціалізована документація
Документи з господарсько-договірної діяльності	Договір на постачання Договір підряду Договір на матеріяльну відповідальність Договір на спільну діяльність Договір оренди обладнання, транспорту, приміщення Договір щодо створення нових форм госпо­дарювання Господарський договір у науковій діяль­ності Договір про відносини підприємств і банку
Документи з осередниць­кої діяльності	Договір про надання посередницьких послуг Договір про інформаційне обслуговування
Документи з господарсько- претензійної діяльності	Протокол розбіжностей до договору Комерційний акт Претензійний лист Позовна заява
Документи в банківській діяльності	Договір на здійснення кредитно-розрахун­кового обслуговування Договір на депозитний вклад Кредитний договір Договір про спільну діяльність Договір лізингу (лізингова угода) Договір про пайовий внесок
Обліково-фінансові доку­менти	Акт Відмова від акцепту Відомість Гарантійний лист Заява-зобов'язання Заявка Квитанція Накладна Оформлювання відкриття рахунка в банку Заява Картка зі зразками підписів Чекова книжка (чек) Реєстр чеків Платіжне доручення
Документи щодо зоргані­зувавня зовнішньоеконо­мічної діяльності	Контракт Додаток (до контракту) Запис бесіди Протокол намірів Договір Статут
Документи в рекламній діяльності	Договір Угода