Секретарь территориального центра медицины катастроф

На секретаря ТЦМК возлагается приём и регистрация корреспонденции, направление ее в структурные подразделения; в соответствии с резолюцией руково­дителей учреждения передача документов на исполнение, оформ­ление регистрационных карточек; ведение делопроизводства, выполнение различных операций с примене­нием компьютерной техники, предназначенной для сбора, обработ­ки и представления информации при подготовке и принятии реше­ний; обеспечение сохранности проходящей служебной докумен­тации.

57. Инвентаризация медицинского имущества.

Инвентаризация может также проводиться по приказу вышестоящих
начальников, кроме того, инвентаризация медицинского имущества обязательна при:

- приеме и сдаче должности материально ответственными лицами, а также при убытии их в отпуск;

- приеме и сдаче дел и должности начальником медицинской службы учреждения ВСМК;

- реорганизации или ликвидации организации;

- в случае стихийных бедствий, пожаров, аварий;

- проверке деятельности и документальной ревизии.

Срок проведения инвентаризации определяется в приказе по учреждению. Для небольших формирований он не должен превышать 5 дней, для лечебных учреждений – 10 дней, медицинских складов – 20 дней.

Инвентаризация медицинского имущества включает:

- проверку фактического наличия медицинского имущества в подразделениях, аптеках и на складах воинских частей;

- сличение данных фактического наличия имущества с учетными данными, выявление недостач, излишков и пересортицы предметов медицинского имущества;

- проверку качественного (технического) состояния и комплектности медицинского имущества и техники.

При инвентаризации проверяется и организация поверки средств измерений, применяемых медицинской службой, соблюдение сроков годности лекарственных, перевязочных и других средств.

Инвентаризация проводится в присутствии и при обязательном участии материально ответственных лиц, за которыми закреплено проверяемое имущество. Общее руководство и контроль за проведением инвентаризации возлагается на руководителя организации. Непосредственная ответственность за организацию проведения инвентаризации медицинского имущества в учреждении возлагается на начальника медицинской службы, в госпитале – на начальника аптеки, на медицинском складе – на заместителя начальника склада. Состав внутренней проверочной комиссии, ежегодно отдается приказом руководителя организации за месяц до начала календарного года. На время проведения инвентаризации председатель и члены комиссии освобождаются от исполнения своих служебных обязанностей.

Внутренняя проверочная комиссия при проведении инвентаризации медицинского имущества имеет право:

- проверять в подразделении, аптеке, на складах наличие, качественное (техническое) состояние и условия хранения медицинского имущества;

- проверять все документы, книги учета материальных средств, отчеты и служебную переписку по вопросам медицинского снабжения;

- требовать от начальника медицинской службы и других должностных лиц предоставления необходимых справок и объяснений по проверяемым
вопросам;

- при обнаружении злоупотреблений изымать подлинные документы и прилагать их к акту инвентаризации медицинского имущества.

Председатель и члены комиссии несут ответственность за подписание акта инвентаризации, содержащего данные не соответствующие действительности.

Итоги инвентаризации объявляются в приказе руководителя организации с указанием положительных сторон в работе, выявление недостатков и мероприятий по их устранению.

С началом инвентаризации временно прекращается работа аптеки (склада) по выдаче и приему медицинского имущества. В отдельных случаях эти операции могут осуществляться только по распоряжению начальника медицинской службы учреждения в присутствии комиссии.

Инвентаризация начинается с проверки правильности показаний весоизмерительных приборов и своевременности их поверки (наличие пломб, клейм). Затем проверяется состояние учета медицинского имущества. Медицинское имущество пересчитывается (взвешивается, перемеривается), одновременно проверяется соответствие его качественного (технического) состояния и комплектности учетным данным.

Проверке подлежит вся номенклатура. Имущество упакованное в тару, проверяется на количество и качество путем вскрытия тары. Не поврежденная заводская упаковка вскрывается выборочно с обязательной проверкой 10-15% мест.Ядовитые, психотропные и наркотические лекарственные средствапересчитываютсяво всех случаях и полностью.

В конце рабочего дня сверяются соответствие записей и итогов проверки за день в заранее заведенных тетрадях. Результаты сверки свидетельствуются подписями: в тетради материально ответственного лица – представителем внутренней проверочной комиссии, а в тетрадях представителя комиссии – материально ответственного лица.

Во всех случаях обнаружения злоупотреблений со стороны материально ответственного лица, или незаконного расходования, председатель комиссииобязан немедленно приостановить незаконные действия и доложить руководителю организации.

На основании доклада руководитель назначает административное расследование или возбуждается уголовное дело в целях выявления причин обнаруженных нарушений и виновных в этом лиц.

По номенклатуре, закрепленной за каждым материально ответственным лицом (по каждому объекту инвентаризации) оформляется инвентаризационная опись. Она подписывается председателем, членами внутренней проверочной комиссии и материально ответственными лицами.

Выявленные факты недостач и излишки медицинского имущества оформляютсяведомостью расхождений по результатам инвентаризации.

По окончании проверки всех объектов инвентаризации и составления инвентаризационных описей, оформляется акт о результатах инвентаризации. Акт подписывается председателем и членами комиссии, утверждается командиром воинской части, после чего регистрируется в финансовом органе
учреждения.

В акте отражаются:

- результаты снятия остатков наличия и качественного состояния медицинского имущества по каждому подразделению (объекту инвентаризации);

- условия хранения;

- причины образования недостач и излишков;

- состояние учета медицинского имущества;

- мероприятия, которые необходимо провести для устранения выявленных недостатков;

- положительные стороны в учете и хранении.

Недостачи – списываются с книг (карточек) учета и записываются начальником финансовой службы организации в книгу учета недостач.

В приказе руководителя организации, по итогам инвентаризации, указываются положительные стороны в работе с медицинским имуществом, выявленные недостатки и мероприятия по их устранению.

После разбора и анализа результатов инвентаризации, разрабатывается план мероприятий по устранению выявленных комиссией недостатков, который утверждается начальником медицинской службы учреждения.

· Внезапность. Способы проверки действий лиц, подвергающихся контролю, должны быть неожиданными для этих лиц. Таким образом можно провести максимально объективную ревизионную проверку или инвентаризацию, а также финансовый контроль.

· Быстрота. В случае, если процедура ревизии будет осуществляться медленно, возможно укрытие нарушений. Ревизоры должны работать оперативно, полностью соблюдая сроки проверок и инвентаризаций.

· Обоснованность. Все вновь обнаруженные в ходе проверки факты должны быть задокументированы в соответствии с существующими регламентами.

· Конфиденциальность. Все результаты проверок, инвентаризаций и финансового контроля должны сохраняться в тайне. В противном случае может пострадать репутация всей компании в целом.

Этапы контрольно-ревизионной деятельности:

1. планирования ревизии;

2. подготовка к ревизии;

3. составления задачи (программы) проведения ревизии;

4. организация работы на месте (объекте) ревизии;

5. документальная и фактическая проверка;

6. систематизация материалов ревизии и составления акта, выводов и предложений;

7. согласования и обсуждения следствий ревизии;

8. утверждения материалов ревизии;

9. контроль за выполнением решений, принятых по материалам
ревизии.

Для проведения ревизии (проверки) создается ревизионная группа, руководитель которой разрабатывает план проведения ревизии (проверки) и организует ее выполнение. Для участия в ревизиях и проверках привлекаются должностные лица медицинских складов и аптек, а также члены внутренних проверочных комиссий. Привлекаемые должностные лица пользуются правами штатных инспекторов (ревизоров).

Задачи и сроки проведения ревизии (проверки) определяются в плане ее проведения, который разрабатывается председателем комиссии и утверждается лицом, назначившим ревизию (проверку). Срок проведения ее не должен превышать 40 дней. По итогам проведения ревизии и проверок обобщается положительный опыт в организации снабжения. Результаты оформляются актом.

Расходование материальных (денежных) средств свыше положенных норм, должно подтверждаться в акте расчетами в количественном и стоимостном выражениях

Прием и сдача дел и должности начальника аптеки оформляются актом, который утверждается руководитель учреждения. К акту прилагаются инвентаризационные описи и др. О приеме и сдаче дел и должности представляется рапорт непосредственному начальнику.