Тема: «MS Access. Создание отчетов, форм».

2. Форма организации занятия: практическое занятие.

3. Значение изучения темы:изучение создания отчетов и форм позволит студенту будущему врачу интерактивно взаимодействовать с полями одной или нескольких таблиц, отображать информацию, содержащуюся в таблицах в удобочитаемом и пригодном для вывода на печать виде.

4. Цели обучения:

- общая (обучающийся должен обладать способностью и готовностью анализировать социально-значимые проблемы и процессы, использовать на практике методы гуманитарных, естественнонаучных, медико-биологических и клинических наук в различных видах профессиональной и социальной деятельности (ОК-1); способностью и готовностью к формированию системного подхода к анализу медицинской информации, опираясь на всеобъемлющие принципы доказательной медицины, основанной на поиске решений с использованием теоретических знаний и практических умений в целях совершенствования профессиональной деятельности (ПК-3); способностью и готовностью к работе с медико-технической аппаратурой, используемой в работе с пациентами, владеть компьютерной техникой, получать информацию из различных источников, работать с информацией в глобальных компьютерных сетях; применять возможности современных информационных технологий для решения профессиональных задач (ПК-9); способностью и готовностью к участию в освоении современных теоретических и экспериментальных методов исследования с целью создания новых перспективных средств, в организации работ по практическому использованию и внедрению результатов исследований (ПК-32));

- учебная:

знать основные характеристики процессов сбора, передачи, поиска, обработки и накопления информации; способы хранения информации в медицинских и биологических системах, основные подходы к формализации и структуризации различных типов медицинских данных, используемых для формирования решений в ходе лечебно-диагностического процесса;

уметь проводить обработку медицинских данных с использованием стандартных средств операционной системы и общепринятых офисных приложений, а также прикладных и специальных программных средств; выделять информационный аспект в деятельности человека;

владеть базовыми технологиями преобразования информации, терминологией, связанной с современными информационными и телекоммуникационными технологиями применительно к решению задач медицины и здравоохранения, терминологией, связанной с информационной безопасность применительно к решению профессиональных задач; способностью и готовностью способностью и готовностью анализировать социально-значимые проблемы и процессы, использовать на практике методы гуманитарных, естественнонаучных, медико-биологических и клинических наук в различных видах профессиональной и социальной деятельности.

5. План изучения темы:

Контроль исходного уровня знаний.

Основные понятия и положения темы.

Общие сведения о формах

База данных, в которой отображается текущая деятельность компании, полезна только в том случае, если информация в ней постоянно обновляется, а поиск нужных сведений осуществляется быстро. Хотя ввод, корректировка и извлечение табличных данных не представляют особого труда, едва ли можно поручить эти функции пользователям, не имеющим представления об Access. Дело не только в неэффективности подобного подхода, но и в количестве ошибок, возникающих при работе в режиме таблицы, особенно при вводе информации в связанные таблицы. Решением этой проблемы - и первым шагом на пути превращения базы данных в приложение – являются формы.

Форма представляет собой объект базы данных, содержащий упорядоченный набор элементов управления, которые обеспечивают интерактивное взаимодействие с полями одной или нескольких таблиц. С помощью элементов управления можно вводить новые данные, редактировать и удалять существующие и осуществлять поиск информации. Подобно печатным формам, формы Access включают поля, предназначенные для ввода данных, и надписи к ним. Но в отличие от печатных форм, они могут включать такие элементы, как кнопки выбора или командные кнопки, что превращает формы Access в объекты, подобные диалоговым окнам Windows или страницам мастеров.

Как и любой другой объект Access, форма может быть создана вручную или с помощью мастера. Формы, предназначенные для перемещения по объектам и организации работы, рекомендуется создавать вручную в режиме конструктора. Формы же, основанные на таблицах, следует создавать с помощью мастера и при необходимости дорабатывать в режиме конструктора. И не потому, что создание формы вручную требует особых усилий - просто нет смысла делать то, с чем легко справится мастер.

Создание формы

Прежде чем приступать к созданию формы, нужно решить, на какой таблице она базируется и для каких целей предназначена. Решив эти вопросы, можно создать форму, воспользовавшись мастером Создание формы. Если созданная мастером форма не совсем отвечает вашим нуждам, ее можно модифицировать в режиме конструктора, как и большинство объектов Access.

Изменение свойств формы

Как и с таблицами, с формами можно работать в нескольких режимах. Чаще всего используются режим формы, предназначенный для просмотра и корректировки данных, и режим конструктора, позволяющий добавлять элементы управления, изменять их свойства и положение.

В созданной мастером форме каждое поле, выбранное из таблицы, представлено двумя элементами управления: полем (куда вводятся данные) и надписью к нему. Такие формы связаны с конкретной таблицей, которая является источником записей для формы, а поле таблицы является источником данных для элемента управления. Каждый элемент управления обладает набором свойств, таких как шрифт и его атрибуты, цвет фона или стиль обрамления. По умолчанию мастер присваивает всем свойствам значения, но их можно изменить, чтобы улучшить внешний вид формы и ее функционирование.

Улучшение макета формы

Созданные мастером формы являются функциональными и не более того. Однако их можно легко доработать в соответствии с вашими нуждами: добавить или удалить надписи, переместить элементы управления, вставить логотипы и рисунки - одним словом сделать форму привлекательной внешне и удобной в использовании.

В процессе работы над формой указатель принимает вид, отображающий тип действия, которое можно выполнить в данный момент. Это тем более важно, что надпись и поле трактуются иногда как единый объект, что может привести к нежелательным изменениям

Общие сведения об отчетах

Отчеты используются для отображения информации, содержащейся в таблицах, в отформатированном виде, который легко читается как на экране компьютера, так и на бумаге. Помимо данных, извлеченных из нескольких таблиц и запросов, отчеты могут включать элементы оформления, свойственные печатным документам, как, например, названия, заголовки и колонтитулы.

Отчет можно отобразить в трех режимах: в режиме конструктора, позволяющем изменить внешний вид и макет отчета, в режиме просмотра образца, где можно просмотреть все элементы готового отчета, но в сокращенном виде, и в режиме предварительного просмотра, где отчет отображается в том виде, в каком будет напечатан.

Ассеss позволяет создать четыре типа отчета:

Отчеты в столбец

Иногда называются как отчеты в виде формы с включением итогов и графиков. Обычно отчеты этого типа используются для просмотра данных, а не для их ввода. Типичный пример- счет на оказанные услуги.

Ленточный отчет

Этот тип отчета похож на таблицу, в которой данные отображаются в строках. Разновидности этого типа отчета включают в себя отчеты с итоговым и групповым суммированием.

Отчеты для рассылки

Как правило, отчеты этого типа создаются и используются как шаблоны документов.

Почтовые наклейки

С помощью отчета этого типа легко создать почтовые наклейки, содержащие адреса рассылки документов.

При проектировании отчета вы, прежде всего, должны определить его назначение, что и в какой последовательности должно быть в него помещено.

Процесс создания отчета можно разделить на несколько этапов:

• Разработка макета отчета.

• Сбор данных.

• Создание отчета.

• Просмотр и печать отчета.

Готовясь создать отчет, вы должны иметь хотя бы общие представления о форме и структуре отчета, попытаться создать его макет - представить себе как он будет выглядеть на бумаге. При этом макет создается как образ будущего отчета, в котором только намечаются места размещения основных его элементов без каких-либо приемов специального форматирования.

После того как макет будущего отчета создан, следует определить, - какие данные и из каких таблиц должны быть использованы при его создании. Удобнее всего этот набор данных подготовить с помощью Запроса.

Некоторые поля из набора данных могут не показываться в отчете, а использоваться только для выбора других полей (прежде всего вычисляемых) и для сортировки данных.

Следует помнить, что данные отчета и конструкция отчета - это совершенно различные вещи. В конструкции отчета вы задаете поля таблиц, которые будут использованы в отчете. В дальнейшем, при запуске Ассеss подставляет данные из результирующего набора данных или из таблиц вместо полей отчета.

Как правило, отчет состоит из следующих частей (разделов):

Заголовок отчета

Печатается только в начале отчета на титульной странице. Обычно он набирается крупным шрифтом. Если заголовок помещается на отдельной странице, то на нее может быть помещены логотип фирмы, диаграмма или рисунок. Иногда на титульном листе размещают сопроводительное письмо или краткую пояснительную записку.

Верхний колонтитул

Печатается вверху каждой страницы. Если заголовок расчета не печатается на отдельной странице, то верхний колонтитул печатается сразу после заголовка отчета. В этом случае, в колонтитул помещают заголовки столбцов итоговых данных.

Заголовок групп

Обычно используется для указания записей из области данных, которые относятся к данной группе. (В нашем примере это могут быть названия подразделений). Для групп может быть создано множество уровней заголовков (подзаголовков) и примечаний, но для того чтобы отчеты легко воспринимались читателем их должно быть не более 5 -6.

Область данных

В области данных обрабатывается и печатается каждая_запись. Очень часто эта область содержит вычисляемые поля.

Примечание группы

Используется для отображения итоговых данных текущей группы

Нижний колонтитул

В нижний колонтитул обычно помещается номер страницы

Примечание отчета

Печатается один раз в конце отчета после всех записей данных и примечаний групп. Обычно, в примечаниях размещаются статистические данные по всему отчету. При наличии примечания, нижний колонтитул помещается после примечания отчета.

5.3. Самостоятельная работа по теме:

- создание формы