Четыре хороших трудовых навыка, которые помогут вам предотвратить усталость и беспокойство

Хороший трудовой навык № 1: Освободите свой письменный стол от всех бумаг, кроме тех, которые имеют отношение к решаемой сейчас проблеме.

Роланд Л. Уильяме, президент Чикагской и Северозападной железнодорожной компании, говорит: «Человек, письменный стол которого завален документацией по различным вопросам, почувствует, что его работа стала гораздо легче и результативнее, если он освободит стол, оставив лишь бумаги, связанные с проблемой, требующей немедленного решения. Я называю это хорошим домоводством, и это - первый шаг к эффективности». Если вы посетите Библиотеку конгресса в Вашингтоне, ваше внимание привлекут слова, написанные на потолке. Эти слова принадлежат поэту Попу: «Порядок - первый закон небес». Порядок должен быть также первым законом и в деловой деятельности. Но так ли это? Нет, письменный стол среднего бизнесмена завален бумагами, которые он так и не удосужился просмотреть в течение недель. В самом деле, издатель одной новоорлеанской газеты как-то рассказал мне, что его секретарь навела порядок на одном из его столов и обнаружила пишущую машинку, утерянную два года назад!

Один лишь вид стола, заваленного письмами, оставшимися без ответа, докладами и памятными записками, вызывает смятение, напряжение и беспокойство. Но это еще не самое страшное зло. Постоянное напоминание о «миллионе невыполненных дел и отсутствии времени, чтобы их выполнить», может вызвать у вас не только напряжение и усталость, но и повышение кровяного давления, нарушение деятельности сердца и язву желудка.

Доктор Джон X. Стоукс, профессор медицинского факультета Пенсильванского университета, сделал доклад на Национальном съезде Американской медицинской ассоциации. Доклад был озаглавлен: «Функциональные неврозы как осложнения органических заболеваний».

В этом докладе доктор Стоукс перечислил одиннадцать состояний под заголовком: «Каким может быть психическое состояние пациента». Вот первый пункт этого перечня: «Постоянное ощущение того, что человек должен или обязан что-то сделать; бесконечная череда предстоящих дел, которые необходимо сделать».

Но каким образом такая элементарная процедура, как наведение порядка на письменном столе и принятие решений, могут помочь вам избежать этого высокого давления, этого постоянного ощущения того, что человек обязан что-то сделать, от бесконечной череды предстоящих дел, которые просто необходимо сделать? Знаменитый психиатр доктор Уильям Л. Сэдлер рассказывает о пациенте, который, используя это простое средство, предотвратил нервный срыв. Речь идет об администраторе одной крупной чикагской фирмы. Когда он вошел в кабинет доктора Сэдлера, он выглядел напряженным, нервным и обеспокоенным. Он знал, что вот-вот «войдет в штопор», но у него не было возможности оставить работу. Он нуждался в помощи.

«Когда этот человек рассказывал мне о своей жизни, -говорит доктор Сэдлер, -внезапно зазвонил у меня телефон. Звонили из больницы; и вместо того, чтобы отложить вопрос, я именно тогда принял решение. По возможности я сразу же решаю вопросы. Не успел я повесить трубку, как снова раздался звонок. Я должен был обсудить срочное дело, и на это требовалось время. В третий раз нас прервали, когда ко мне в кабинет вошел мой коллега, нуждавшийся в совете по поводу тяжело больного пациента. Закончив с ним разговор, я обратился к своему посетителю и стал извиняться за то, что заставил его ждать. Но он вдруг повеселел. Его лицо преобразилось».

«Не извиняйтесь, доктор!-сказал он Сэдлеру. -За последние десять минут я понял, что у меня не так.

Я вернусь к себе в контору и пересмотрю принципы своей работы... Но прежде, чем я уйду, разрешите мне осмотреть ваш письменный стол».

Доктор Сэдлер выдвинул все ящики своего стола. Все пустые -ничего, кроме только что поступившей почты. «Скажите мне, - спросил пациент, - а где вы храните незаконченные дела?»

«Незаконченных дел нет»! - ответил Сэдлер.

«А где же вы храните письма, на которые не успели ответить?»

«На все письма даны ответы! - сказал ему Сэдлер. - У меня правило - тут же отвечать на письмо. Я сразу диктую ответ секретарю».

Через шесть недель тот же самый администратор пригласил доктора Сэдлера в свою контору. Он изменился. Изменился и вид его письменного стола. Он выдвинул ящики, и в них не было никаких незаконченных дел. «Шесть недель назад, -сказал он, - у меня было три письменных стола в двух конторах, и они были завалены кипами документов. Я никак не мог завершить работу. Поговорив с вами, я вернулся сюда и выбросил целый вагон докладов и старых отчетов. Теперь я работаю за одним столом, решаю вопросы по мере их поступления, и я избавился от гор неоконченных дел, наваливающихся на меня и вызывающих раздражение и беспокойство. Но самым поразительным является мое полное выздоровление. Теперь у меня здоровье в полном порядке».

Чарлз Эванс Хьюз, бывший главный судья Верховного суда Соединенных Штатов, сказал: «Люди не умирают от чрезмерной работы. Люди умирают от бессмысленной траты сил и беспокойства». Да, от бессмысленной траты энергии и беспокойства из-за того, что им кажется невозможным когда-нибудь выполнить свою работу.

***

Хороший трудовой навык № 2: Выполняйте дела в порядке их важности.

Генри Л. Дохерти, основатель общенациональной компании, по обслуживанию городов, сказал, что независимо от того, какое жалованье он платил, для него оказалось почти невозможным обнаружить две способности.

Речь идет о двух бесценных способностях6 во - пер вых - о способности мыслить. Во-вторых, о способности выполнять дела в порядке их важности.

Чарлз Лакман, парень, который начинал, не имея ничего за душой, за двенадцать лет поднялся до должности президента компании «Пепсодент», стал получать сто тысяч долларов в год, и помимо этого заработал еще миллион долларов, -так вот, этот парень заявляет, что во многом своим успехом он обязан двум способностям, которые, по словам Генри Л. Дохерти, тому почти никогда не удавалось найти. Чарлз Лакман оказал: «Я давно уже выработал у себя привычку вставать в пять часов утра, потому что в это время я лучше думаю, чем в любое другое, -я тогда лучше думаю и лучше планирую свой день, планирую так, чтобы выполнять дела в порядке их важности».

Франклин Беттджер, один из самых преуспевающих страховых агентов Америки, не ждет до пяти часов утра, чтобы планировать свой день. Он планирует его накануне вечером: ставит перед собой определенную цель - продать какое-то количество страховых полисов на следующий день. Если ему не удается полностью осуществить свой план, он добавляет непроданные страховые полисы к тому количеству, которое должен продать на следующий день, и т. д.

Я знаю на основе многолетнего опыта, что не всегда удается выполнять свои дела в порядке их важности, но я также знаю, что хотя бы приблизительное планирование очередности дел бесконечно полезнее, чем импровизация по ходу действий.

Если бы Джордж Бернард Шоу не придерживался твердого правила-в первую очередь выполнять самые важные дела, он бы, возможно, не стал писателем и на всю жизнь остался бы кассиром в банке. По его плану требовалось писать пять страниц каждый день. Этот план и упорство в осуществлении своей задачи спасли его. Этот план вдохновлял его, несмотря ни на что, писать по пять страниц ежедневно в течение девяти беспросветных лет, хотя он заработал только тридцать долларов за эти девять лет - примерно пенни в день.

***

Хороший трудовой навык № 3: Когда перед вами возникает проблема, решайте ее немедленно, если располагаете фактами, необходимыми для принятия решения. Не откладывайте решений.

Один из моих бывших слушателей, ныне покойный X. П. Хауэлл, рассказал мне, что, когда он был членом правления сталелитейной компании «Ю. С. стил», заседания правления часто затягивались. На них обсуждалось множество проблем и принималось мало решений. В результате каждый член правления уходил домой с кипами докладов, которые надо было рассмотреть.

В конце концов мистер Хауэлл убедил членов правления рассматривать каждый раз только одну проблему и решать ее. Никаких проволочек-никакого откладывания. Решение могло сводиться к поиску дополнительных фактов; могли быть намечены какие-то действия или не предпринималось никаких мер. Но ни одна проблема не рассматривалась до решения предыдущей. Мистер Хауэлл рассказал мне, что результаты оказались поразительными и благотворными: повестка была исчерпана. Просроченных дел не было. Члены правления больше не носили домой кипы докладов. И они освободились от преследовавшего их чувства беспокойства по поводу нерешенных проблем.

Хорошее правило не только для правления компании «Ю. С. стил», но и для вас и для меня.

***

Хороший трудовой навык № 4: Научитесь организовывать работу, делегировать ответственность иосуществлять контроль.

Многие деловые люди раньше времени доводят себя до могилы потому, что они так и не научились делегировать обязанности, стремятся все выполнять сами. Результат? Человек тонет в массе деталей, происходит путаница. Его охватывает чувство постоянной спешки, беспокойства, тревоги и напряжения. Трудно научиться делегировать ответственность, я знаю. Для меня это явно трудно, ужасно трудно. По собственному опыту я также знаю, какие катастрофы могут произойти, когда ответственность делегируется неподходящим людям. Но как бы ни было трудно делегировать ответственность, администратор должен это делать, если хочет избежать беспокойства, напряжения и усталости.

Человек, который создает крупное предприятие и не учится организовывать его деятельность, делегировать ответственность и осуществлять контроль, обычно приобретает какое-либо сердечное заболевание в возрасте пятидесяти-шестидесяти пяти лет, вызванное напряжением и беспокойством. Нужен конкретный пример? Прочитайте извещения о смерти в вашей местной газете..

Глава двадцать шестая