Удаление с экрана лишних данных
Для удаления с экрана (но не из таблицы) лишних данных (полей), а также выполнения операции копирования и вставки для столбцов, не являющихся соседними, следует установить курсор в столбец и вызвать правой клавишей контекстное меню. Выбрать команду Скрыть поля. Так удастся скрыть только один столбец.
Если необходимо скрыть несколько столбцов или восстановить их отображения следует выбрать команду Отобразить поля.
Примечание: Скрытие столбцов в режиме таблицы не делает скрытым поле в режиме Конструктор.
Значения, находящиеся в скрытых столбцах, могут быть использованы в условиях отбора фильтра. При этом столбец остается скрытым после применения фильтра.
Фиксация столбцов
Для того чтобы зафиксировать столбцы, которые не будут уходить за край экрана при прокрутке нужно:
1. Выделить столбцы, которые необходимо зафиксировать.
2. Правой клавишей мыши открыть контекстное меню и выберать команду Закрепить поля.
Новые зафиксированные столбцы добавляются справа к зафиксированным ранее.
Для отмены фиксации столбцов следует выбрать команду Отменить закрепление всех полей.
Список значений
Для некоторых полей таблиц можно задать фиксированный набор значений, которые затем пользователь может выбирать из выпадающего списка при заполнении данных в таблице. В базе данных Поликлиника таким полем является Пол в таблице Больные.
Чтобы задать для поля фиксированный набор значений, необходимо воспользоваться свойством поля Подстановка.
Для того чтобы задать список значений для поля Пол – «м» и «ж» нужно:
1. Открыть таблицу Больные в режиме конструктора.
2. Выделить поле Пол
3. В области Свойства поля перейти на вкладку Подстановка.
4. В поле Тип элемента управления выбрать из выпадающего списка пункт Поле со списком.
5. В поле Тип источника строк из выпадающего списка выбрать Список значений.
6. В поле Источник строк ввести вручную требуемые текстовые значения в кавычках через точку с запятой: «м»; «ж» (Рис.29)
Рис.29. Поле источник строк вкладки Подстановка.
Теперь при переходе в режим таблицы, щелкнув для любого пациента в поле Пол – справа появится стрелка. При нажатии на эту стрелку - появится выпадающий список, содержащий заданные нами значения (Рис. 30).
Рис.30. Выпадающий список поля Пол.
Многозначные поля
В Access появилась возможность хранить в одном поле сразу несколько значений из указанного списка. Таким образом, реализуется связь «многое ко многим» (при этом Access автоматически создает скрытую промежуточную таблицу).
В таблице Посещениянеобходимопредоставить возможность выбора номера участка. Для этого в режиме конструктора в области Свойства поля на вкладке Подстановка следует выбрать также из выпадающего списка выбрать Список значений, значение Да для параметра Разрешение нескольких значений. Тип источника строк - Список значений и для параметра Источник строк перечислить участки в кавычках и через точку с запятой (Рис. 31).
Рис. 31 Источник строк вкладки Подстановка
Теперь при переходе в режим таблицы, если щелкнуть по полю участок, появится выпадающий список с номерами участков (Рис.32).
Рис. 32. Выпадающий список поля Участок.
В режиме формы при заполнении данных на пациента также будет появляться выпадающий список с номерами участков.
Пример 3. Использование запросов
При работе с БД, как правило, не требуется видеть одновременно всю информацию, которая хранится в той или иной таблице БД. Наоборот, часто возникает необходимость отображать содержимое сразу нескольких таблиц, соответствующее определенным условиям.
Допустим в запросе необходимо увидеть Фамилию врача, 3 участок, фамилию пациента и дату посещения.
В Access есть средство обработки данных в нескольких связанных таблицах, которое позволяет отображать нужную информацию, соответствующую указанным требованиям - Запрос. Панель для создания запросов находится на вкладке Создание (Рис.33)
Рис.33. Панель запросов на вкладке Создание.
Существует два основных типа запросов: на выборку и на изменение данных (создание таблицы, обновление, добавление и удаление).
Запрос на выборку - наиболее распространенный. При его выполнении формируется набор записей, информация для которых берется из одной или нескольких таблиц. При этом отображаемую в запросе информацию можно изменять так же, как и при работе с обычной таблицей. Однако следует отметить, что указанный набор записей создается временно (фактически это ссылки на данные из таблиц, а не их копии) и существует только во время выполнения запроса и не хранится в БД, в отличие от содержимого таблиц.
Существует несколько режимов создания запроса: