Информационное обеспечение управленческих процессов

Под информационным обеспечением управления подразумевается определение такого объема информации, который необходим для осуществления управления на конкретном иерархическом уровне в конкретный период времени для достижения целей и задач, стоящих перед управляемой системой.

Основой управленческой информации являются конкретные показатели, количественно выражающие промежуточные или конечные параметры информационных потоков. Именно фиксация информации непосредственного управления в виде определенных показателей или их наборов позволяет держать систему управления в заданном режиме.

Во-первых, соблюдение основных требований, предъявляемых к управленческой информации и информационному обеспечению.

Управленческая информация должна отвечать следующим требованиям:

- характеризовать реально существующие цели и процессы по их реализации;

- соответствовать уровню и функциям управления;

- быть достаточной и не избыточной;

- свидетельствовать об отклонениях в функционировании системы;

- отражать через количественные характеристики и количественные, и качественные процессы.

Рационально сформированные схемы информационного обеспечения управления здравоохранением должны соответствовать следующим требованиям:

- конкретность и целенаправленность, то есть четкость регламентированного перечня информации с включением целевых критериев и показателей;

- аналитическая ценность, то есть обеспечение возможности сравнения в динамике, со средними, нормативными и лучшими значениями;

- комплексность, то есть использование методов комплексного анализа и получения информации, ориентированных на выявление отклонений и фиксацию наиболее выраженных из них, а также вклада каждого показателя в общее функционирование системы;

- структурно-функциональное единство, то есть обеспечение возможности одновременного получения анализа и с функциональной (службы, разделы деятельности), и со структурной (учреждения, территории) точек рассмотрения;

- управленческая ценность, то есть обеспечение пригодности информации для поддержки реализации основных технологических этапов процесса управления, начиная от выявления проблем и кончая контролем эффективности принимаемых решений.

Во-вторых, использование единых подходов к классификации медицинской информации.

Наиболее общая классификация медицинской информации представляется состоящей из следующих шести групп:

- о состоянии здоровья;

- о деятельности учреждений здравоохранения;

- об обеспеченности ресурсами (трудовыми, материальными, финансовыми);

- об использовании ресурсов (трудовых, материальных, финансовых);

- об эффективности лечебно-профилактической помощи (медицинской, социальной и экономической);

- об эффективности управления.

При структурном и функциональном рассмотрении выделяются различные разделы информации с учетом конкретной управленческой деятельности. При структурном рассмотрении определяются разделы информации с учетом управления конкретными территориальными образованиями (регион, город, район) или учреждениями здравоохранения (больница, поликлиника, диспансер, и т. п.). При функциональном рассмотрении выделяются разделы информации соответственно управлению различными службами, видами помощи, целевыми функциями.

В-третьих, рационализация объемов информации в условиях различной периодичности ее использования. Это означает, что регламентированный объем информации в месячном режиме должен быть меньше, чем в квартальном, а в квартальном меньше, чем в годовом. Это соответствует принципу "информационной пирамиды", который должен быть реализован как применительно к иерархическим уровням, так и к периодам времени.

В-четвертых, четкая регламентация режима и объема представления информации. Это означает, что объективно необходимая информация предоставляется конкретным руководителям в определенный период времени в регламентированно утвержденном объеме, а остальная информация выводится в запросный режим.

В-пятых, согласованность объемов и периодичности информации со всеми граничащими иерархическими уровнями управления как по горизонтали (другие отрасли народного хозяйствования), так и по вертикали (Федеральный и кружной уровень, Правительство региона, главы администраций территорий, органы и учреждения здравоохранения).

Построение эффективных систем информационного обеспечения возможно, если они опираются на определенные информационные базы, сформированные для каждого конкретного иерархического уровня. Такие базы данных являются первым шагом к безбумажным технологиям. Они позволяют многократно использовать имеющуюся информацию без дополнительных затрат, а главное - замкнуть рутинные операции по сбору, обработке и хранению информации на ЭВМ, освободив от них лиц, принимающих решения, для более творческой деятельности.

При этом максимальное внимание необходимо обратить на места, где информация возникает и где используется в управленческих целях.

Следует подчеркнуть, что основная информация в системе здравоохранения возникает на уровне врача.

Принципиальная схема информационно-аналитической системы врача представлена на рис. 5. Она предназначена для использования на рабочем месте врача любой специальности, работающего в лечебно-профилактическом учреждении любого типа, с целью получения интересующей его информации, ее анализа и принятия обоснованных решений для повышения эффективности своей деятельности. Для создания системы конкретного врача она наполняется необходимой информацией в соответствии с действующими положениями о враче-специалисте, квалификационными требованиями и другими документами, регламентирующими его деятельность.

Система должна обеспечивать выполнение следующих функций:

- создание принципиальной схемы информационного обеспечения врача-специалиста и формирование лечебно-диагностических алгоритмов;

- создание удобного для пользователя инструмента получения интересующей его справочной, статистической, аналитической и другой информации;

- -автоматизацию ведения основных форм учетной документации - амбулаторной карты и истории болезни;

- оказание помощи врачу-специалисту в диагностике заболевания, выборе методов и тактики лечения;

- формирование информации для передачи на вышестоящий уровень;

- передачу с вышестоящего уровня на уровень врача-специалиста управляющих решений, результатов экспертизы качества медицинского обслуживания больных, результатов социологического опроса населения и др.;

- создание системы обратных связей для мониторинга состояния здоровья обслуживаемых контингентов населения, анализа соблюдения лечебно-диагностических алгоритмов и взаимодействия с вышестоящими уровнями.

Вышестоящие уровни

(ЗАВ. ОТДЕЛЕНИЕМ, ГЛАВНЫЙ ВРАЧ ЛПУ, ГЛАВНЫЕ СПЕЦИАЛИСТЫ РЕГИОНА)

Уровень врача

Рис. 5. Принципиальная схема информационно-аналитической системы врача

С учетом всех вышеотмеченных параметров разрабатываются и применяются различные схемы информационного обеспечения управления здравоохранением, с учетом их целевого предназначения.

Так, например, система информационного обеспечения тактического и оперативного управления здравоохранения Удмуртской Республики в квартальном режиме содержит следующие группы показателей:

- основные 40 показателей, характеризующих результативность оказания медицинской помощи;

- дополнительные 25 показателей, характеризующие состояние здоровья и обеспеченность ресурсами;

- 10 показателей грубых дефектов деятельности лечебно-профилактических учреждений.

По группе основных показателей на предстоящий год утверждаются их целевые значения. При этом в ежеквартальном режиме осуществляется компьютерный мониторинг целевых показателей с обобщенной оценкой достижения конечных результатов функционирования учреждений и территорий, корректируемых с учетом показателей грубых дефектов, оцениваемых экспертным путем. Это лежит в основе расчета уровня достижения результата, рейтинга территорий и назначения премий руководителям.

Дополнительно к этому в месячном и квартальном режимах реализуется также мониторинг использования основных видов ресурсов здравоохранения в разрезе городов и районов республики. Это осуществляется на основе соответствующих компьютерных технологий регионального уровня. Мониторинг содержит такие разделы, как использование ресурсов поликлинической, стационарной и стоматологической служб, скорой помощи, кадровых и финансовых ресурсов.

В годовом режиме традиционно обрабатывается и анализируется наибольший объем информации. Руководителям органов и учреждений здравоохранения республики в регламентированном режиме представляется мониторинг основных показателей здоровья и здравоохранения, причем в феврале – по предварительным, а в апреле – по окончательным данным. Окончательный анализ в годовом режиме является наиболее объемным документом, и состоит из трех частей.

Первая часть годового информационного бюллетеня формируется по функциональному принципу, и состоит из анализа в разрезе территорий УР по основным разделам деятельности (характеристика сети учреждений здравоохранения, обеспеченность населения медицинской помощью, охрана материнства и детства, стоматологическое обслуживание, профилактическая работа, амбулаторно-поликлиническая и стационарная помощь, работа вспомогательных служб, работа с медицинскими кадрами, финансирование здравоохранения, выполнение программы информатизации здравоохранения).

Вторая часть годового информационного бюллетеня формируется по структурному принципу, и содержит комплексную и рейтинговую оценки здравоохранения каждого города и района республики, а также республиканских лечебно-профилактических учреждений по утвержденным для них перечням целевых показателей. Третья часть содержит углубленный анализ смертности и заболеваемости населения. Данные всех трех частей информационного бюллетеня одновременно размещаются на WEB-сайте РМИАЦ МЗ УР (http:\\.rmcis.udmnet.ru)

Высокоэффективной формой информационного обеспечения управления здравоохранением региона на межотраслевом уровне является ежегодная подготовка и выпуск "Государственного доклада о состоянии здоровья населения УР", который тиражируется и доводится до сведения руководителей всех ветвей власти республики, глав администраций городов и районов, органов и учреждений здравоохранения. Кроме традиционных аналитических данных, в разделе "Региональные особенности здравоохранения" дается комплексная и рейтинговая оценка всех территорий республики по перечню из 14 показателей. Этот перечень включает общую, младенческую и материнскую смертность, позднюю госпитализацию экстренных хирургических больных, послеоперационную летальность, распространенность абортов, заболеваемость бациллярными формами туберкулеза и сифилисом, запущенность онкозаболеваний, охват грудным вскармливанием детей до 6 месяцев, долю аттестованных врачей и средних медработников, годовое функционирование коек в стационарах и врачебных должностей в поликлиниках.

Чрезвычайно важной проблемой является мониторинг эффективности проводимых преобразований в отрасли в долгосрочном режиме. Для решения этой проблемы в республике ежегодно формируются информационно-аналитические материалы по оценке динамики здоровья населения и функционирования здравоохранения за двадцатилетний период времени. Они предназначаются для руководства министерства здравоохранения региона, ведущих главных специалистов отрасли, а также для руководителей представительных и исполнительных органов власти.

Дополнительно ко всему вышеперечисленному необходимо добавить, что в месячном режиме осуществляется мониторинг основных показателей здоровья населения и финансово-экономической деятельности здравоохранения, а также реализации национального проекта "Здоровье", в разрезе городов и районов республики. При необходимости получения углубленной информации об использовании ресурсов поликлинической и стационарной службы в месячном режиме она представляется руководству МЗ УР по запросу, на основе соответствующих баз данных, формирующихся компьютерным путем.

Правильно организованное информационное обеспечение позволяет в значительной степени систематизировать потоки поступающей и обрабатываемой информации. Объемы информации постоянно возрастают, особенно в связи с широким применением средств вычислительной техники, а число лиц, принимающих решения, при этом не увеличивается. Объем информации увеличивается быстрее, чем управляющая подсистема успевает ее обрабатывать. И единственным способом ее сокращения без ущерба эффективности управления является "сжатие" информации, представляющей интерес для управления системой. Поэтому особое внимание необходимо уделять разработке методов комплексного получения и использования информации.

Известно, что программа развития ООН ежегодно составляет рейтинг стран по уровню жизни. При этом комплексно учитываются четыре главных показателя – доходы на душу населения, уровень образования, качество здравоохранения и средняя продолжительность жизни, на основе которых рассчитывается "индекс человеческого развития". Из 177 стран мира Россия занимала в 2006 году 67 место, в 2005 году – 65, в 2002 году – 57, в 2000 году – 62, а в 1998 году – 72 место. В последние годы подобные индексы начали рассчитываться и среди регионов России.

К обобщенным, комплексным показателям применяются все требования, которые предъявляются к обычным показателям. Вместе с тем, они должны отвечать и дополнительным управленческим требованиям, среди которых особо следует выделить следующие:

- выражение целенаправленности;

- ориентация на конечные результаты;

- системность;

- формализация вклада каждого показателя в комплексную оценку с учетом их неравнозначности и степени приближения к цели;

- содержание обобщенных сведений об имеющихся отклонениях в функционировании системы с оценкой оптимизирующего эффекта.

С учетом вышеназванных требований в Удмуртской Республике разработана и применяется методика обобщенной оценки показателей. Она основана на кибернетическом принципе регулирования по отклонениям с использованием методов целевого управления. Методика ориентируется на достижение конечных результатов функционирования подсистем и на возникающие при этом рассогласования.

Смысл получаемой обобщенной оценки (К) следующий: при идеальном функционировании подсистемы все реальные значения показателей или равны базовым, или лучше их, поэтому и отклонения равны 0 или имеют знак (-). Такой же характер будут иметь и отношения к базовым показателям, и вся обобщенная оценка, то есть подсистема работает без рассогласований, если К ≤ 0. Чем хуже функционирует подсистема, тем больше в ней отклонений, и тем более обобщенная оценка будет превышать нулевое значение (К >0). Тогда легко выявляются показатели, вносящие наибольший "вклад" в ее ухудшение, а значит - и требующие максимального внимания при управлении.

Обобщенная оценка выступает в роли критерия, смысл которого усиливается при его рассмотрении в динамике (при анализе функционирования одной и той же подсистемы) и по отношению к 0 (при оценке функционирования подсистем за один и тот же промежуток времени). Это позволяет объективно ответить на вопрос, как функционировала система и за счет каких разделов деятельности, что обычно бывает достаточно для начала новых циклов управленческого процесса и оценки качества осуществления предыдущих.

Для наглядности и удобства обобщенная оценка переводится в коэффициент уровня достижения результата (УДР), выраженный в процентах. Если в подсистеме нет рассогласований и обобщенная оценка равна 0, то УДР = 100%. Если подсистема функционирует лучше, чем определено базовыми показателями, то обобщенная оценка меньше 0, а значение УДР превышает 100%. И наоборот, если обобщенная оценка больше 0 (что говорит о большом уровне отклонений от нормативного функционирования), то значение УДР ниже 100%. В таком виде коэффициент УДР удобно использовать для подсчета оценки вклада в конечный результат, когда это необходимо выразить в более наглядной количественной мере, например, для начисления премии, и т.д.

Методика обобщенной оценки показателей уже более десяти лет применяется нами в управлении различными учреждениями и службами здравоохранения, что в значительной степени способствовало улучшению многих показателей за счет использования внутренних ресурсов отрасли. Показательным является использование этой методики для получения комплексного представления о функционировании системы охраны здоровья городов и районов республики при подготовке "Государственного доклада о состоянии здоровья населения республики".

Оптимизация информационно-аналитического обеспечения является важнейшей предпосылкой для повышения эффективности управления. Однако следует особо подчеркнуть, что если руководители не используют представляемую информацию для принятия и оценки эффективности решений, то управленческий цикл оказывается незавершенным и безрезультатным. Формирование у руководителей потребности в управленческой информации и понимания своей роли в процессе управления является актуальной задачей информатизации здравоохранения на всех уровнях.

Контрольные вопросы

1. Дайте определение управления с точки зрения его содержания, технологии и информационной сути.

2. Какие общие науки обеспечивают наибольшее влияние на науку управления?

3. Какие составные части выделяются в теории, практике и искусстве управления?

4. В чем заключается сущность системного подхода с системного анализа?

5. Перечислите основные методы проведения системного анализа.

6. Что такое моделирование?

7. Что может быть непосредственным результатом проведения системного анализа в здравоохранении?

8. Охарактеризуйте суть информационного обеспечения управления.

9. Какие этапы выделяются в технологии управленческого процесса?

10. Какие функции управления выделяются в теории управления?

11. Что такое структура и связи системы управления?

12. Охарактеризуйте суть ситуационного управления.

13. Сформулируйте определения понятий “информация”, “медицинская информация”, “показатель”, “оценка”, “критерий”?

14. Какие основные группы выделяют при классификации медицинской информации и показателей?

15. Каким требованием должна отвечать управленческая информация?

16. Какие требования должны предъявляться к комплексным показателям для управленческих целей?

17. Охарактеризуйте основные процедуры аналитической обработки информации в здравоохранении.

Задания для самостоятельного выполнения на практических занятиях

1. Сформулировать цели на примере управления общей врачебной практикой, используя нормативно-юридический принцип и соответствующее положение, утвержденное министерством здравоохранения и социального развития РФ (приложение 1).

2. Смоделировать структуру системы управления детской поликлиники на основе положения об этом лечебно-профилактическом учреждении (приложение 2).

3. Сформировать структуру и дать краткое описание функции руководства здравоохранением.

4. Разработать схему информационного обеспечения управленческой деятельности главного врача центральной районной больницы на основе положения об этой должности (приложение 3).

5. На основе процедуры сравнения провести аналитическую обработку медицинской информации, включенной в схему информационного обеспечения территории (приложения 4, 5). Сформулировать комплексную оценку эффективности управления и обосновать наиболее значимые проблемы, ухудшающие функционирование территориальной системы здравоохранения.

6. Сформулировать и обосновать ведущую проблему здравоохранения территории на основе аналитической обработки представленной медицинской информации (приложение 4). Смоделировать технологию управления на примере решения выделенной проблемы с использованием системного анализа.

7. Сформировать комплексную систему методов управления персоналом центральной районной больницы.

Список рекомендуемой литературы

1. Гасников В.К. Основы научного управления и информатизации в здравоохранении: Учебное пособие / – Ижевск, 1997. – 169 с.

2. Гасников В.К. Особенности управления здравоохранением региона в условиях социально-экономических преобразований. – Ижевск, 2006.– 360 с.

3. Гасников В.К., Савельев В.Н. Трансформация систем управления Российским здравоохранением в XX столетии // В.К. Гасников, В. Н. Савельев / Исторические особенности динамики здоровья населения и развития здравоохранением. – Ижевск, 2007. – С. 44-53.

4. Оптимизация процесса принятия и контроля реализации управленческих решений // Методич. рекоменд. № 99/197.Утв. МЗ РФ 30.12.99 / Стародубов В.И., Михайлова Ю.В., Сибурина Т.А. и др. –М.,2002. –32 с.

5. Стародубов В.И., Луговкина Т.К. Клиническое управление: теория и практика // В.И. Стародубов, Т.К. Луговкина / – М.: Медицина, 2003. – 192 с.

6. Стрелков Н.С., Гасников В.К., Савельев В.Н. Об особенностях развития современных процессов народонаселения в Удмуртской Республике // Н.С. Стрелков, В.К. Гасников, В.Н. Савельев / Экология, демография и здоровье финно-угорских народов: Матер. межд. симп. – Ижевск, 2006. – С. 3-14.

7. Управление здравоохранением: учебник / под ред. В.З. Кучеренко. – М., 2001. – 448 с.

8. Чеченин Г.И. Системный подход и системный анализ в здравоохранении и медицине: учебное пособие / Новокузнецк, 2002. – 148 с.

9. Шиган Е.Н. Системный подход в управлении здравоохранением: руководство по социальной гигиене и организации здравоохранения / М., 1987. – Т. 2. – С. 41-65.

Приложение 1

ПОРЯДОК