Правила заполнения типовых форм первичных учетных документов ТТН-1 и ТН-2

Итак, основным источником поступления товарно-материальных ценностей в аптеку является аптечный склад.

Основанием для получения товаров в аптеке является требование. В настоящее время товар на складе заказывается с использованием факс-модемной связи. Заказ поступает в отдел организации лекарственного обеспечения и реализации для корректировки. После корректировки требований в отделе на ЭВМ выписываются товарно-транспортные накладные (ТТН-1 или ТН-2). Они являются первичными учетными документами. Типовые формы ТТН-1 и ТН-2, а также Инструкция по их заполнению утверждены постановлением Министерства финансов РБ № 192 от 18.12.2008 г.

Накладные ТТН-1 и ТН-2 применяются юридическими лицами всех форм собственности и индивидуальными предпринимателями и являются основанием для списания товарно-материальных ценностей у грузоотправителя и оприходования их у грузополучателя, а также для складского, оперативного и бухгалтерского учета.

Накладная ТТН-1 предназначена для учета движения товаров при их перемещении с участием транспортных средств, расчетов за их перевозки и учета выполненной транспортной работы.

Накладная ТН-2 используется для отпуска и приемки товаров, если их перемещение осуществляется без участия автомобиля (почтой или нарочным).

Бланки накладных ТТН-1 и ТН-2 являются бланками строгой отчетности, приобретение и уничтожение которых осуществляется в порядке, установленном Инструкцией о порядке разработки, производства, учета. Хранения, реализации и уничтожения бланков первичных учетных документов, регистрируемых в государственном реестре бланков строгой отчетности.

Заполнение реквизитов накладных ТТН-1 и ТН-2 производится последовательно. При этом подлежат обязательному заполнению реквизиты, содержащие сведения об участниках соверщаемой хозяйственной операции (грузоотправителе, грузополучателе, заказчике автомобильной перевозки (плательщике); ее содержании и оценке в натуральных, количественных и денежных показателях; сведения о лицах, ответственных за совершение хозяйственной операции и правильность ее оформления, с указанием их должностей, фамилий, инициалов и личных подписей.

Накладная ТТН-1 оформляется грузоотправителем в четырех экземплярах:

- первый, третий и четвертый экземпляры передаются водителю, экспедитору либо другому лицу, принявшему товар к перевозке, при этом первый экземпляр предназначен грузополучателю и является основанием для оприходования товара;

Второй экземпляр остается у грузоотправителя и является основанием для списания товара с учета;

Третий и четвертый экземпляры предназначены перевозчику, при этом третий является основанием для расчетов за оказанные транспортные услуги, а четвертый является основанием для учета транспортной работы.

Накладная по ф. ТН-2 оформляется грузоотправителем в двух экземплярах:

Первый экземпляр передается лицу, принявшему товар к доставке, и является основанием для оприходования товара у грузополучателя;

Второй экземпляр остается у грузоотправителя и является основанием для списания товара с учета

Способ направления (вручения) первого экземпляра накладной ТН-2 грузополучателю определяется сторонами в договоре.

Накладная ТТН-1 заполняется в следующем порядке:

- в строке «УНП» указывается учетный номер плательщика грузоотправителя, грузополучателя, заказчика автомобильной перевозки (плательщика);

- указывается дата выписки накладной ТТН-1;

- в строках «Автомобиль» и «Прицеп» указываются марки, государственные номера прибывшего под погрузку автомобиля и прицепа соответственно;

- в строке «К путевому листу №» указываются номер путевого листа, к которому прикладывается накладная ТТН-14;

- в строке «Владелец автомобиля» указывается наименование владельца автомобиля. Если автомобиль принадлежит грузоотправителю или грузополучателю, допускается обозначить владельца автомобиля соответственно словом «Грузоотправитель» или «Грузополучатель»;

- в строке «Водитель» указываются фамилия и инициалы водителя;

- в строке «Заказчик автомобильной перевозки (плательщик)» указываются наименование и адрес организации, производящей оплату транспортной работы. Указанная строка не заполняется при отсутствии договора перевозки (при осуществлении перевозки автомобилем грузоотправителя или грузополучателя);

- в строках «Грузоотправитель», «Грузополучатель» указываются соответственно наименование и адрес грузоотправителя и грузополучателя. При отгрузке (получении) товара обособленным подразделением организации в данных строках указываются наименование и адрес подразделения, а также наименование головной организации;

- в строке «Основание отпуска» указываются дата и номер документа, являющегося основанием для отгрузки товара (договора, контракта, приказа, распоряжения, заявки или другого документа);

- в строках «Пункт погрузки» и «Пункт разгрузки» указываются адрес (месторасположение) пункта погрузки и разгрузки соответственно.

Заполнение раздела «Товарный раздел» осуществляется построчно в разрезе наименований товара. Указываются наименование товара, единица измерения, количество, цена, стоимость, ставка НДС, сумма НДС, стоимость с НДС, количество грузовых мест, масса груза, примечание.

При большом перечне отпускаемых товаров, который не представляется возможным поместить на стандартном бланке, на бланке накладной ТТН-1 и ТН-2 заполняется итоговая часть, а перечень отправляемых товаров с информацией по всем графам раздела 1 «Товарный раздел» прилагается к накладной с указанием в перечне ее серии и номера.

На основании выписанных товарно-транспортных накладных (ТТН-1) в отделах хранения склада товар отбирается, упаковывается в ящики (контейнеры). Далее товар передается в экспедиционный отдел, где упакованный товар грузят в автотранспорт.

Товар в аптеке, как правило, доставляется транспортом склада. Центральные районные аптеки сельского района и аптеки ОЗ, имеющие свой автотранспорт, могут получать товар непосредственно на аптечном складе.

Учет поступления товаров

Для получения товаров необходимо предъявление доверенности. На заведующего аптеки и его заместителя бухгалтерией УП «Фармация» ежегодно оформляется на склад генеральная доверенность по форме №М-2. На получение аптеками лекарственных средств, содержащих лекарственные средства списка «А», наркотические средства, психотропные вещества и этиловый спирт выписывается доверенность сроком до 3 месяцев. Другим лицам аптеки товар с аптечного склада отпускается по разовой доверенности (ф.№М-2а), срок действия которой 15 дней.

При получении товаров непосредственно на аптечном складе представитель аптеки тщательно проверяет его количество в соответствии с сопроводительными документами и качество. Затаренная продукция принимается по количеству мест и массе брутто, о чем делается отметка на сопроводительном документе.

При доставке товаров в аптеку за отгруженные товары и сопроводительные документы до момента их доставки в аптеку несет ответственность водитель- экспедитор.

Приехав в аптеку, экспедитор должен передать поступивший товар МОЛ, на которого выдана доверенность.

Приемка товара должна осуществляться в аптеках первой категории – в отдельном помещении приемки, в аптеках второй, третьей, четвертой и пятой категорий в зоне приемки.

Общий порядок и правила приемки товаров по количеству и качеству определены Постановлением Совета Министров Республики Белароусь № 1290 от 3 сент. 2008 г. «Об утверждении Положения о приемке товаров по количеству и качеству».

Приемка товаров проводится покупателем самостоятельно либо с участием представителей:

- продавца;

- торгово-промышленной палаты;

- республиканского органа государственного управления и иной государственной организации, подчиненной Правительству РБ, если продавец и покупатель подчинены одному республиканскому органу управления;

- органа по сертификации продукции, испытательного центра или лаборатории, аккредитованных Госкомитетом по стандартизации РБ.

Вызов представителя продавца осуществляется посредством направления последнему уведомления не позднее 24 часов, а в отношении скоропортящегося товара – безотлагательно после обнаружения несоответствия, если иные сроки не установлены договором;

Представитель продавца, находящегося в этом населенном пункте, обязан явиться на вызов покупателя не позднее следующего дня, а по скоропортящемуся товару – не позднее 4 часов после получения уведомления о вызове.

Представитель продавца, находящегося вне пределов населенного пункта покупателя, обязан явиться по вызову покупателя не позднее трех дневного срока после получения уведомления о вызове, не считая времени, необходимого для проезда, если иной срок не предусмотрен законодательством или договором.

Представитель продавца или иной представитель должен иметь подписанное руководителем (или заместителем руководителя) разовое удостоверение или доверенность на право участия в приемке товаров.

Товар, поставляемый продавцом без тары, в открытой или поврежденной таре, принимается покупателем по количеству грузовых мест по массе брутто и количеству мест в исправной таре в момент вскрытия опломбированной и разгрузки неопломбированных транспортных средств и грузовых мест, но не позднее сроков, установленных для их разгрузки.

Товар в исправной закрытой таре по массе нетто и количеству товарных единиц в каждом грузовом месте принимается покупателем одновременно со вскрытием тары, но не позднее 10 дней, а по скоропортящемуся товару – не позднее 24 часов с момента доставки груза продавцом, либо при вывозе груза самим покупателем со склада продавца.

Приемка товара по качеству на складе покупателя производится в следующие сроки:

- при поступлении товара из другого населенного пункта – не позднее 20 дней, а скоропортящегося товара – не позднее 24 часов после его получения от перевозчика;

- при поступлении товара из данного населенного пункта – не позднее 10 дней, а скоропортящегося товара – не позднее 24 часов после его получения от перевозчика или поступления на склад покупателя.

Приемка товара по количеству осуществляется путем сопоставления количества фактически полученного товара данным указанным в договоре, транспортных сопроводительных и иных документах (спецификациях, описях, упаковочных листах или ярлыках, кипках картах, маркировке на таре и упаковке).

Организация приемки товара по количеству должны обеспечивать его сохранность. С этой целью приемка одной партии товара производится непрерывно. При приемки больших партий товаров либо по иным уважительным причинам допускается перерыв в приемке при организации мер по контрольному обеспечению сохранности товаров и условий их приемки.

Приемка товара, поставляемого без тары, в открытой или поврежденной таре, а также приемка по массе брутто и количеству мест, поставляемого в закрытой таре может производиться:

- на складе покупателя – при доставке товара продавцом либо перевозчиком;

- на складе продавца – при вывозе товара покупателем или по его поручению третьим лицом;

- в месте вскрытия опломбированных или в месте разгрузки неопломбированных транспортных средств и грузовых мест на складе перевозчика – при доставке и выдаче товара перевозчиком.

Приемка по количеству товаров, поставленных в закрытой таре, обеспечивающей его сохранность, осуществляется по массе брутто и (или) количеству грузовых мест на соответствие данным о массе брутто и количестве грузовых мест, указанных в договоре и (или) транспортных и сопроводительных документов.

Приемка по количеству товаров, поставленных, поступивших без тары, в открытом или поврежденной таре, осуществляется по массе нетто и количеству товарных единиц.

Масса нетто товара может быть определена путем вычитания из установленной при приемке товара по количеству его массы брутто массы тары после ее освобождения от товара.

Не допускается определение массы нетто путем вычитания массы из массы брутто без проверки фактической массы брутто и массы тары.

Приемка товаров по количеству товарных единиц проводится путем сложного подсчета с полной выкладкой товара из тары, его промера, взвешивания и (или) иного измерения количества.

Выборочная проверка количества товара при приемке товаров по количеству товарных единиц допускается только в случаях, когда это предусмотрено договором или актами законодательства.

В случаях обнаружения в ходе приемки недостачи товара, несоответствия отдельных грузовых мест массе брутто, указанной в транспортных или сопроводительных документах, покупатель обязан:

- приостановить приемку;

- принять меры по обеспечению сохранности товара и предотвращению его смешения с иным товаром;

- вызвать для участия в приемке товара представителя продавца или иного представителя;

- оформить факт выявленной недостачи актом (ф. №1-АП). Акт составляется в 3-х экземплярах. Первый – направляется в ВСО или арбитраж как документ, обосновывающий иск, второй – в аптеке – 3 передается поставщику.

Приемка товаров по качеству предусматривает их проверку на соответствие требованиям в отношении качества товаров, установленным договором, техническими нормативными правовыми актами, в т.ч. соответствия образцам (эталонам).

Приемка товаров по качеству осуществляется в случаях, когда договором или иными законодательными актами установлены требования к качеству и (или) безопасность товаров, либо такая приемка предусмотрена договором. Она может также проводится при получении товаров с нарушением контрольного обеспечения их сохранности и (или) при наличии признаков их порчи или повреждения (течь, бой и др.), и может не проводится в отношении товаров, которые предназначены для их последующей реализации (доставки) покупателям и продается в оригинальной упаковке изготовителя, либо таре или упаковке продавца, имеющей исправное состояние и ненарушенное контрольное обеспечение сохранности.

Приемка товаров по качеству предусматривает одновременную проверку тары и упаковки, маркировки на таре (упаковке) и товарах (при необходимости) выполнения иных условий, направленных на обеспечение сохранности и целостности товаров. В процессе приемки товаров по качеству также проверяется их комплектность. В случае обнаружения несоответствия качества, маркировки поступившего товара, тары или упаковки требованиям нормативных правовых актов, образцам, договору покупатель обязан:

· приостановить дальнейшую приемку;

· принять меры по обеспечению сохранности товара и предотвращению дальнейшего ухудшения его качества и смешением с иными товарами;

· вызвать для участия в приемке товара представителя организации продавца или иного представителя;

· оформить факт выявленного несоответствия актом по ф. №1-АП.

Покупатель обязан приостановить приемку товара с истекшим сроком годности (реализации), указанным в маркировке, или если этот срок в нарушении законодательства не указан.

Покупатель может установить несоответствии качества товаров после их приемки, в т.ч. в процессе хранения (при соблюдении необходимых для обеспечения сохранности товаров условий), при подготовки товаров к розничной торговле при дальнейшей продаже, в случае их возврата последующим покупателям, либо использование в производственных процессах при выявлении скрытых недостатков.

Скрытыми недостатками товаров признаются недостатки (дефекты), которые не могли быть обнаружены при проверке по качеству, обычно применяются в процессе приемки данного вида товара. Такие недостатки отражаются в акте, который составляется покупателем в течение 24 часов с момента их обнаружения.

Приемочный контроль в аптеке осуществляется в соответствии с Постановлением Министерства здравоохранения Республики Беларусь № 35 от 14 августа 2000 г. «О контроле качества лекарственных средств, изготовляемых в аптеках».

18 сент. 2007 г. впервые введена в действие инструкция № 051 – 0807 по разработке СОП «Порядок приемки в аптеке лекарственных средств и осуществление приемочного контроля». Цель данной инструкции – стандартизировать следующие процессы:

- разгрузку автотранспорта;

- контроль за условиями транспортировки лекарственных средств;

- последовательность приемки ЛС и других товаров в аптеке, в том числе ЛС, требующих защиты от повышенной температуры, наркотических ЛС, психотропных веществ, ЛС списка «А», фармацевтических субстанций.

Все поступающие в аптеку товары регистрируются в «Журнале регистрации поступления товаров (ф. № 2-АП). В котором указываются дата получения, наименование поставщика, номер и дата накладной поставщика стоимость по ценам приобретения, стоимость по розничным ценам.

Лекарственные средства списка «А», наркотические лекарственные средства, психотропные вещества и этиловый спирт учитываются дополнительно в «Журнале предметно-количественного учета лекарственных средств и спирта этилового в аптеках (27-АП).

Поступившие в течение месяца товары в хронологической последовательности учитываются по каждой ТТН заведующим аптеки или МОЛ в приходной части «Товарного отчета» (ф. № 12-АП) по ценам приобретения и по розничным ценам.