Третий этап. Реализация программы управления и организация деятельности управляющей компании

После утверждения стратегии и, соответственно, программы управления объектом недвижимости следует ее осуществление. Реализация программы управления возлагается на управляющего или управляющую компанию, которая занимает центральное место при развертывании стратегии управления.

Опыт, объективность и подготовленность квалифицированного персонала, эффективное руководство ¾ все эти качества управляющей компании находят свое конечное выражение в повышении уровня доходов от недвижимости. При прочих равных условиях управляющая компания обеспечивает более низкий уровень операционных расходов и, соответственно, более высокий уровень доходов для собственников следующими способами:

¾ управляет объектом недвижимости лучше, чем собственник, эффективно осуществляет текущие операции (издержки меньше, чем у собственника) за счет экономии на масштабе оказания услуг, накопленного опыта и наличия профессиональных сотрудников;

¾ производит реинжиниринг управленческих процессов, изменяет текущую структуру расходов на управление недвижимостью вплоть до объединения или отказа от высокозатратных действий.

Таким образом, передавая часть своих прав управляющей компании, собственники получают:

¾ четкое представление о сильных и слабых сторонах объекта недвижимости;

¾ механизм, позволяющий заинтересовать управляющего в необходимом качестве содержания и эксплуатации недвижимости;

¾ выгоды от оптимизации операционных расходов принадлежащей им недвижимости и, соответственно, более высокие доходы от нее;

¾ возможность освободиться от необходимости решения текущих проблем по эксплуатации и содержанию недвижимости.

Основу функционирования управляющей компании составляют ее взаимоотношения (рис. 6.4):

¾ с собственниками (владельцами) объектов недвижимости;

¾ арендаторами объектов недвижимости;

¾ подрядными эксплуатирующими организациями, поставщиками коммунальных услуг;

¾ государством и городскими организациями;

¾ пользователями (посетителями) помещений.

Рис. 6.4. Основные участники программы управления недвижимостью

Взаимоотношения с собственниками объектов недвижимости являются ключевой составляющей при реализации программы управления объектом недвижимости и строятся на основе договора управления объектами недвижимости. По договору управления объектом недвижимости (доверительного или другой юридической формы) собственник объекта недвижимости передает его управляющей компании на определенный срок в управление, а управляющая компания обязуется осуществлять управление этим объектом недвижимости в интересах собственника или указанного им лица (выгодоприобретателя). При этом передача объекта недвижимости в управление не влечет перехода права собственности на него к управляющей компании.

В пределах, предусмотренных законом и заключенным договором, управляющая компания осуществляет правомочия собственника в отношении переданного в управление имущества. Она несет ответственность за результаты управления, возмещая выгодоприобретателю упущенную выгоду за время управления объектом недвижимости, а собственнику ¾ убытки, причиненные утратой или повреждением имущества, с учетом его естественного износа, а также упущенную выгоду. Поэтому в договоре на управление прописываются формы и механизмы отчетности управляющей компании.

Цели собственников меняются в результате изменения их основной коммерческой деятельности или изменения портфеля недвижимости. Так, например, в случае расширения бизнеса собственник сам начинает использовать часть своей коммерческой недвижимости, соответственно изменяется частично и программа управления, например, снижается потребность в персонале, занятом сдачей в аренду временно свободных помещений.

В соответствии с утвержденным на предыдущем этапе планом управления происходит реализация намеченных мероприятий. Ключевыми сферами деятельности управляющей компании на этапе реализации становятся:

¾ прием объекта недвижимости в управление;

¾ подготовка объекта недвижимости к коммерческому использованию;

¾ продвижение объекта недвижимости на рынок;

¾ техническая эксплуатация объекта недвижимости;

¾ обслуживание клиентов.

Причем реализовывать программу управления и предоставлять услуги управляющая компания может как на этапе завершения строительства объекта недвижимости и приемки его в эксплуатацию, так и на этапе функционирования и эксплуатации объекта.

Услуги на этапе завершения строительства объекта недвижимости и приемки его в эксплуатацию:

1. Контроль за качеством строительно-монтажных и специальных работ.

2. Участие в подготовке комплекта исполнительной документации по зданию, инженерным коммуникациям и системам для сдачи их в эксплуатацию.

3. Участие в согласовании исполнительной документации с городскими службами и надзорными организациями.

4. Участие в рабочей и государственной комиссиях.

Услуги на этапе функционирования или эксплуатации объекта:

1. Организация эксплуатации объекта.

Организация деятельности службы эксплуатации здания, формирование штата сотрудников службы с привлечением специализированных организаций (например, для охраны комплекса). Выполнение комплекса работ по содержанию, эксплуатации, техническому обслуживанию и текущему ремонту инженерных систем и оборудования здания, содержанию и благоустройству прилегающей территории.

2. Услуги управляющего комплексом.

Основной задачей управляющего на объекте является ежедневная координация, контроль и управление всеми процессами, связанными с эксплуатацией комплекса. Управляющий отвечает за поддержание регулярных отношений с собственниками (арендаторами) помещений, выполнение их требований, заявок и запросов по эксплуатации недвижимости и за контроль качества выполняемых работ.

Основные должностные обязанности управляющего:

¾ организация и контроль работы всего персонала;

¾ регулярные инспекционные обходы объекта недвижимости;

¾ контроль за работой всех подрядчиков, находящихся на территории здания, в том числе обеспечение качественного выполнения работ и их соответствия условиям контракта;

¾ обеспечение своевременного и точного поступления информации в бухгалтерию с целью соблюдения графика необходимых действий;

¾ обеспечение четкой диспетчеризации и качественного выполнения всех заявок, а также рассмотрение жалоб, которые должны быть зарегистрированы в соответствующем журнале учета;

¾ поддержание эффективной связи с собственниками (арендаторами);

¾ обеспечение высокого качества услуг;

¾ выполнение функции ответственного за противопожарную безопасность, в случае необходимости ¾ старшего по эвакуации людей при пожаре или угрозе терроризма.

3. Подготовка инструкций и руководств по эксплуатации и других документов.

Разработка внутридомовых документов, подготовка необходимых инструкций и руководств по управлению и эксплуатации объекта недвижимости, обслуживанию всего инженерного оборудования в здании, включая эксплуатацию лифтов и противопожарного оборудования, по предоставлению услуг уборки, порядку производства работ и т. д.

4. Ведение договоров об аренде.

Ведение договоров об аренде, отношения с арендаторами, организация въезда и выезда арендаторов из здания ¾ важные функции управляющего недвижимостью, которые начинаются с момента подписания договора об аренде, продолжаются в течение всего срока действия договора и заканчиваются с выездом арендатора из здания.

Ведение договоров об аренде включает создание и поддержание файловой системы с договорами и приложениями к ним, учет всех важных дат договоров об аренде, ведение специальных файлов с памятками для управляющего и владельца о необходимых действиях в отношении арендаторов здания, учет свободных площадей в здании, поддержание отношений и обмен информацией с брокерами и агентствами по сдаче в аренду.

5. Инженерное и техническое обслуживание.

Это поддержание здания в надлежащем состоянии так, чтобы оно могло полноценно функционировать. Очевидно, что здание, которое хорошо обслуживается, будет функционировать более эффективно, иметь больший жизненный цикл и более высокую стоимость по сравнению с необслуживаемыми зданиями. Программа обслуживания любого здания разрабатывается на основе двух основных факторов: инспекции объекта и анализа целей и задач владельца здания. Управляющая компания осуществляет инженерное и техническое обслуживание систем отопления, вентиляции и кондиционирования воздуха, водопроводно-канализационной сети, электрических, охранных и противопожарных, лифтового хозяйства, структурных частей здания и кровли.

Существует несколько видов технического обслуживания. Одним из важнейших видов является планово-профилактическое обслуживание. Основная цель данного вида обслуживания ¾ поддержание всех систем здания в таком состоянии, чтобы они работали с максимальной эффективностью, что достигается путем планомерного устранения мелких проблем, прежде чем они перерастут в большие и серьезные. Вторым видом технического обслуживания является непосредственно ремонт оборудования в случае его выхода из строя. Управляющая компания разрабатывает на этот случай специальную систему, которая включает в себя незамедлительное реагирование на проблему, квалифицированное действие по ее устранению и отслеживание, чтобы данная проблема не появлялась вновь.

6. Регулярные обследования и осмотры объекта.

Управляющий комплексом совместно со службой эксплуатации проводит регулярные обследования и осмотры здания для контроля качества предоставляемых услуг и проводимых работ, выявления проблем в функционировании инженерных систем и обнаружения конструктивных элементов здания или их частей, требующих ремонта.

По результатам обследований и осмотров составляется детальный отчет о необходимости проведения ремонтных или строительных работ в здании, их сроках и объемах.

7. Услуги по содержанию объекта и прилегающей территории.

Управляющая компания должна уделять большое внимание поддержанию чистоты и уборке, поскольку этот аспект управления зданием в значительной степени определяет уровень комфортности арендуемых помещений.

Данный вид услуг можно разделить на составляющие: уборка внутри здания и поддержание соответствующего внешнего вида прилегающей к зданию территории.

Для выполнения подобных услуг управляющая компания использует субподрядные компании, выбираемые на основе конкурсного отбора, а также нанимает специализированные организации для вывоза мусора и борьбы с грызунами и насекомыми (дезинсекция и дератизация).

Возможный набор услуг по уборке и содержанию объекта и прилегающей территории выглядит следующим образом:

¾ уборка лестничных клеток, помещений и мест общего пользования;

¾ уборка и благоустройство прилегающей территории;

¾ обеспечение вывоза бытового мусора;

¾ обеспечение дезинфекции и дератизации и др.

8. Работа по заявкам.

9. Аварийно-восстановительные работы.

10. Услуги по обеспечению безопасности.

Здание должно быть, прежде всего, защищено от возможных правонарушений как внутри, так и с внешней стороны. Это достигается путем установки системы охранной сигнализации, системы контроля доступа, разработкой пропускной системы и привлечения квалифицированного охранного персонала.

11. Организация отношений с коммунальными службами города.

По мере возможности управляющая компания заключает с муниципальными органами прямые договоры о предоставлении коммунальных услуг. Сейчас управляющие компании все чаще напрямую заключают договоры на поставку ресурсов с Мосводоканалом, Мосэнерго и другими организациями, что в дальнейшем значительно облегчает как прием объектов в эксплуатацию, так и решение вопроса выделения объектам тех или иных ресурсов, необходимых для их жизнеобеспечения.

В случае если клиент имеет прямые договоры с поставщиками коммунальных услуг, управляющая компания сопровождает договоры, проверяет счета, контролирует потребление, тарифы, ставки и т. д.

12. Ведение отчетности, связанной с текущей деятельностью органов управления и службой эксплуатации (бухгалтерской, финансовой и статистической).

Управляющая компания должна контролировать и вести строгий учет фонда клиента и составлять прогнозы будущих денежных потоков. Поэтому бухгалтерский учет, ведение бухгалтерских книг и составление бюджета являются важными элементами в управлении зданием. Управляющая компания предоставляет клиенту годовую смету по эксплуатации здания, квартальные счета по эксплуатационным расходам, ведет учет всех фактических расходов в течение года, сверяет фактические расходы с бюджетом, вносит корректировки в бюджет и предоставляет справку о фактических эксплуатационных расходах в конце года.

13. Материальное обеспечение.

В штате управляющей компании имеется специалист-снабженец, который обеспечивает закупку необходимых материалов для обслуживания зданий. Наличие информационной базы расходных материалов упрощает все процедуры материального обеспечения здания.

14. Страхование и управление рисками.

Одной из основных задач управляющей компании является управление рисками финансовых потерь как по обстоятельствам, которые возможно предусмотреть, так и по непредвиденным причинам, поэтому одним из видов управления рисками является страхование.

Структура отдела управления и эксплуатации недвижимости управляющей компании представлена на рис. 6.5.

Рис. 6.5. Структура отдела управления и эксплуатации недвижимости

В зависимости от целей собственника и индивидуальных характеристик объекта недвижимости в структуре возможны некоторые изменения. Некоторые службы могут входить в штат управляющей компании (в данном случае отдела управления), а некоторые могут выступать в качестве подрядчика. Организационная структура управления отдела управления и эксплуатации недвижимости является довольно гибкой по количеству персонала: в зависимости от числа входов и выходов определяется количество постов охраны (количество человек охраны), от площади мест общего и прилегающей территории зависит количество уборщиц и дворников и т. д.