Корпоративные стандарты управления проектами
Деятельность компании, реализующей проекты, как правило, регламентируется несколькими ключевыми (рамочными) документами. К ним относятся корпоративные стандарты управления компанией – ProjectManagementBodyofKnowledge (PMBОK) американского Института управления проектами (ProjectManagementInstitute —PMI) и стандарт ISO 9001. Политику компании определяют также положения, заложенные в корпоративную культуру компании, ее внутренние нормы и т.д. В настоящее время большое распространение имеют и другие подходы, в частности так называемые деятельностныйи менеджерский, они выражены в международных квалификационных стандартах ICB IPMA (InternationalCompetenceBaseline IPMA). Профессиональные национальные ассоциации почти 40 стран создали свои PM BodyofKnowledge. В общем случае под корпоративными стандартами управления (КСУ) подразумевается система документов, описывающих порядок управления бизнес-процессами, ресурсами компании и регламентирующих отношения акционеров, менеджеров и работников. Стандарты представляют собой текстовые и графические описания процедур регистрации, хранения, обработки и анализа информации.
Различают общие КСУ компанией и проектами. Корпоративный стандарт может включать как документы, определяющие общие принципы реализации проектов в компании (корпоративная политика по УП, общие положения и классификация проектов), так и детальное описание процессов и методик, а также нормативно-регламентную и методическую документацию.
При построении любой системы управления необходима разработка нормативно-регламентной базы (НРБ), которая определяет объекты управления (организация, подразделение, проект, программа и т.п.), процессы, порядок и сроки выполнения управленческих задач, распределение обязанностей между участниками процессов, состав, формы и содержание выпускаемых документов и другие обязательные для исполнения требования.
В зависимости от специфики отрасли, масштаба и потребностей организации, направленности проектов и других особенностей НРБ может распространяться на различные объекты управления и управленческие процессы. Например, НРБ может регламентировать управление компанией по ключевым показателям; инвестиционной и инновационной деятельностью; бюджетирование, календарное планирование и контроль сроков; управление коммуникациями, рисками, изменениями, контрактами, персоналом.
Типовая структура НРБ включает следующие документы:
• общие положения и терминологию;
• классификацию и описание объектов управления (проектов, программ, портфелей проектов);
• описание процессов УП;
• описание проектных структур и ролей;
• формы и состав основных документов по УП.
Общая часть описывает назначение, порядок ведения и область применения НРБ, а также используемые сокращения и аббревиатуры и глоссарий терминов.
Классификация проектов, программ, портфелей проектов описывает типовые проекты и другие объекты управления, критерии классификации, структуру, типовые жизненные циклы, параметры планирования и контроля.
Процессы УП описывают структуру, состав и порядок выполнения процессов УП, входную и результирующую информацию, распределение ответственности, сроки выполнения отдельных операций и процессов. Комплексы процессов обычно описывают с учетом особенностей различных типов проектов. Регламенты, как правило, включают описание следующих процессов:
✓ формирование программы развития (сбор заявок, ранжирование и отбор проектов);
✓ запуск проекта (принятие решения о начале проекта, назначение руководителя, утверждение документов);
✓ планирование (разработка, согласование и утверждение календарных и прочих планов и бюджетов);
✓ выполнение, отчетность и контроль (выдача заданий, составление отчетов, контроль выполнения);
✓ завершение проекта (принятие решений о завершении проекта, завершение расчетов, анализ полученного опыта, архивирование);
✓ управление изменениями и рисками.
Проектные структуры и роли в проектах описывают организационную структуру УП, программами и портфелями проектов, распределение функций, ответственности и полномочий по управлению ими. Документация может включать отдельные положения о проектном офисе и других проектных структурах.
Альбом форм основных документов по УП содержит перечень форм (шаблонов) рабочих документов, порождаемых в ходе реализации процессов управления, а также порядок их применения.
В зависимости от детальности проработки стандартов процессы управления различными типами проектов, программ и портфелей, а также положения о проектных структурах и ролях могут оформляться в виде отдельных документов, например:
✓ процедура инициации венчурных проектов;
✓ процедура постпроектного мониторинга результатов;
✓ положение об офисе УП;
✓ положение о менеджере проекта;
✓ положение о кураторе проекта.
Исполнение процессов и задач, описанных в НРБ, может опираться на принятые в компании методики. Методические документы определяют рекомендации по выполнению конкретных процедур управления, использованию подходов, методов и инструментов. В компаниях в рамках стандарта часто разрабатываются следующие методики:
• расчета и анализа ключевых показателей, характеризующих стратегию компании;
• ранжирования и отбора инвестиционных и инновационных проектов;
• финансово-экономического моделирования инвестиционных проектов и их оценки;
• календарного планирования и контроля сроков;
• контроля проектов по методу освоенного объема;
• расчета показателей бюджетов проектов;
• аттестации персонала.
Как уже было упомянуто выше, управление крупными компаниями производится в соответствии с КСУ. В табл. 1 показана номенклатура базовых (системообразующих) стандартов. В табл. 2–4 приведена номенклатура КСУ в разрезе бизнес-функций и общая структура КСУ.
Таблица 1 Система базовых КСУ
| Код | Наименованиестандарта |
| СистемаКСУ.Основныеположенияпоразработкеиприменению | |
| Инжиниринг. Основныеположения | |
| Планирование. Основныеположения | |
| Торги. Основныеположения | |
| Контрактинг. Основныеположения | |
| Материально-техническое обеспечение. Основные положения | |
| Производство. Основныеположения | |
| Эксплуатация. Основныеположения | |
| I | УП. Основныеположения |
| II | Управлениефинансами |
| III | Управлениекачеством |
| IV | Управлениерисками |
| V | Управлениеперсоналом |
| VI | Учет |
| VII | Контроль и анализ |
| VIII | Управлениеинтеллектуальнойсобственностью |
| IX | Информационныетехнологии |
| X | Корпоративноеуправление |
Таблица 2 - Номенклатура КСУ (по бизнес⁄функциям, распределенным по фазам проектного цикла)
| Код | Наименование стандарта |
| 1. Инжиниринг | |
| 1.1а | Состав и порядок разработки корпоративной инжиниринговой документации |
| 1.1б | Порядок управления проектами на прединвестиционной стадии |
| 1.1в | Оборудование, конструкции, материалы, рекомендуемые к применению в корпоративных проектах |
| 1.2 | Порядок финансирования инжиниринговых услуг |
| 1.3а | Руководство по системе качества и пакет методологических инструкций по ISO:9000 |
| 1.3б | Пакет рабочих и контрольных инструкций, рекомендуемых к разработке и использованию в компании |
| 1.4а | Руководство по оценке эффективности проектов с учетом рисков |
| 1.4б | Порядок учета рисков в смете и бюджете проекта |
| 1.5 | Система профессиональноwквалификационных требований в сфере инжиниринга |
| 1.6 | Порядок учета и отчетности в корпоративном инжиниринге |
| 1.7 | Контроль и анализ корпоративной системы инжиниринга |
| 1.8 | Свод правил по управлению интеллектуальной собственностью компании |
| 1.9 | Информационные технологии в инжиниринге. Основные положения |
| 1.10а | Организация инжиниринга в компании. Основные положения |
| 1.10б | Управление акционерным взаимодействием. Основные положения |
| 2. Планирование | |
| 2.1 (2.4) | Порядок планирования проектов с учетом рисков |
| 2.2а | Система корпоративного планирования. Основные положения |
| 2.2б | Бюджетирование |
| 2.3 | Порядок планирования мероприятий по контролю и обеспечению качества |
| 2.5 | Планирование работ по управлению персоналом |
| 2.6 | Свод правил по учету и отчетности в компании |
| 2.9 | Автоматизированная система планирования. Основные положения |
| 3. Торги | |
| 3.1 (3.2, 3.4, 3.7, 3.10) | Порядок подготовки и проведения торгов |
| 3.7 | Анализ коммерческих предложений. Состав и порядок работ |
| 3.9 | Автоматизация процедур подготовки и проведения торгов. Основные положения |
| 4. Контрактинг | |
| 4.1 (4.4, 4.10) | Состав и порядок работ по заключению, исполнению и завершению договоров |
| 4.2 | Положение о проектном финансировании |
| 4.7 | Анализ контрактов |
| 4.9 | Порядок информационного сопровождения контрактинга |
| 5. Материально-техническое обеспечение (МТО) | |
| 5.1 (5.10) | Порядок корпоративного и проектного управления МТО |
| 5.2 | Порядок финансирования МТО. Основные положения |
| 5.6 | Система учета и отчетности по элементам МТО |
| 5.7 | Порядок контроля и анализа МТО. Основные положеwния |
| 5.9 | Логистика |
| 6. Производство | |
| 6.1а | Управление инвестиционной фазой проектов. Основные положения |
| 6.1б | Положение о системе лизинга |
| 6.3 | Порядок организации контроля и обеспечения качества на объектах компании |
| 6.5а | Система профессиональноwквалификационных требований к производственному персоналу компании |
| 6.5б | Положение о юридическом обеспечении производственной деятельности компании |
| 6.6 | Порядок ведения производственного учета и отчетности. Основные положения |
| 6.7 (6.4) | Система мониторинга и контроля в производственно-хозяйственной деятельности компании |
| 6.9 | Автоматизированные системы управления производственной деятельностью. Основные положения |
| 6.10 | Управление производственно-хозяйственной деятельностью компании |
| 7. Эксплуатация | |
| 7.1 | Управление эксплуатационной фазой проектов. Основные положения |
| 7.3 | Обеспечение требований к качеству в период эксплуатации объекта. Основные положения |
| 7.6 | Система учета и отчетности на эксплуатируемых объектах. Основные положения |
Таблица 3 - Номенклатура КСУ (по интеграционным бизнес-функциям)
| Код | Наименование стандарта |
| 1. Управление проектами | |
| 1.1а | Состав и порядок разработки корпоративной инжиниринговой документации |
| 1.1б | Порядок УП на прединвестиционной стадии |
| 1.1в | Оборудование, конструкции, материалы, рекомендуемые к применению в корпоративных проектах |
| 1.2 | Порядок планирования проектов с учетом рисков |
| 1.3 | Порядок подготовки и проведения торгов |
| 1.4 | Состав и порядок работ по заключению, исполнению и завершению договоров |
| 1.5 (10.5) | Порядок корпоративного и проектного управления МТО |
| 1.6а | Управление инвестиционной фазой проектов. Основные положения |
| 1.6б | Положение о системе лизинга |
| 1.7 | Управление эксплуатационной фазой проектов. Основные положения |
| 2. Управление финансами | |
| 2.1 | Порядок финансирования инжиниринговых услуг |
| 2.2а | Система корпоративного планирования. Основные положения |
| 2.2б | Бюджетирование |
| 2.4 | Положение о проектном финансировании |
| 2.5 | Порядок финансирования МТО. Основные положения |
| 3. Управление качеством | |
| 3.1а | Руководство по системе качества и пакет методологических инструкций по ISO:9000 |
| 3.1б | Пакет рабочих и контрольных инструкций, рекомендуемых к разработке и использованию в компании |
| 3.2 | Порядок планирования мероприятий по контролю и обеспечению качества |
| 3.6 | Порядок организации контроля и обеспечения качества на объектах компании |
| 3.7 | Обеспечение требований к качеству в период эксплуатации объекта. Основные положения |
| 4. Управление рисками | |
| 4.1а | Руководство по оценке эффективности проектов с учетом рисков |
| 4.1б | Порядок учета рисков в смете и бюджете проекта |
| 5. Управление персоналом | |
| 5.1 | Система профессионально-квалификационных требований в сфере инжиниринга |
| 5.2 | Планирование работ по управлению персоналом |
| 5.6а | Система профессионально-квалификационных требований к производственному персоналу компании |
| 5.6б | Положение о юридическом обеспечении производственной деятельности компании |
| 6. Управление учетом | |
| 6.1 | Порядок учета и отчетности в корпоративном инжиниринге |
| 6.2 | Свод правил по учету и отчетности в компании |
| 6.5 | Система учета и отчетности по элементам МТО |
| 6.7 | Система учета и отчетности на эксплуатируемых объектах. Основные положения |
| 7. Управление контролем и анализом | |
| 7.1 | Контроль и анализ корпоративной системы инжиниринга |
| 7.3 | Анализ коммерческих предложений. Состав и порядок работ |
| 7.4 | Анализ контрактов |
| 7.5 | Порядок контроля и анализа МТО. Основные положения |
| 7.6 | Система мониторинга и контроля в производственно-хозяйственной деятельности компании |
| 8. Управление интеллектуальной собственностью | |
| 8.1 | Свод правил по управлению интеллектуальной собственностью |
| 9. Информационные технологии | |
| 9.1 | Информационные технологии в инжиниринге. Основные положения |
| 9.2 | Автоматизированная система планирования. Основные положения |
| 9.3 | Автоматизация процедур подготовки и проведения торгов. Основные положения |
| 9.4 | Порядок информационного сопровождения контрактинга |
| 9.5 | Технология логистики |
| 9.6 | Автоматизированные системы управления производственной деятельностью. Основные положения |
| 10. Корпоративное управление | |
| 10.1а | Организация инжинирнга в компании. Основные положения |
| 10.1б | Управление акционерным взаимодействием. Основные положения |
| 10.6 | Управление производственно-хозяйственной деятельностью компании |
Таблица 4 - Структура КСУ
| Интеграционные бизнесw функции | Бизнес-функции, распределенные по фазам проектного цикла | ||||||
| 1. Инжи-ниринг | 2. Плани-рование | 3. Торги | 4. Контрактинг | 5. МТО | 6. Произ-водство | 7. Эксплуа-тация | |
| I. Управление проектами | 1.1а, 1.1б | 2.1 | 3.1 | 4.1 | 5.1 | 6.1а, 6.1б | 7.1 |
| II. Управление финансами | 1.2 | 2.2а, 2.2б | 4.2 | 5.2 | |||
| III. Управление качеством | 1.3а, 1.3б | 2.3 | 6.3 | 7.3 | |||
| IV. Управление рисками | 1.4а, 1.4б | ||||||
| V. Управление персоналом | 1.5 | 2.5 | 6.5а, 6.5б | ||||
| VI. Управление учетом | 1.6 | 2.6 | 5.6 | 6.6 | 7.6 | ||
| VII. Управление контролем и анализом | 1.7 | 3.7 | 4.7 | 5.7 | 6.7 | ||
| VIII. Управление интеллек-туальной собственностью | 1.8 | ||||||
| IX. Информационные тех-нологии | 1.9 | 2.9 | 3.9 | 4.9 | 5.9 | 6.9 | |
| X. Корпоративное управ- ление | 1.10 | 5.10 | 6.10 |