Характеристика кадрового потенциала организации, действующей системы оплаты, стимулирования и мотивации труда

Юридический адрес отдела по работе с обращениями граждан 670001, г. Улан-Удэ, ул. Ленина, 54, Дом Правительства.

Местом прохождения учебной практики являлся отдел по работе с обращением граждан, которое является структурным подразделением в Администрации Главы Республики Бурятия и ПравительстваРеспублики Бурятия. Администрация Главы Республики Бурятия и ПравительстваРеспублики Бурятия исполнительный орган местного самоуправления в муниципальном образовании.

Отдел был сформирован для выполнения ряда задач, таких как:

• организация работы с письменными и устными обращениями граждан;
• повышение эффективности работы Администрации Главы Республики Бурятия и ПравительстваРеспублики Бурятия с обращениями граждан;
• личный прием граждан;
• информационно-справочная работа, связанная с обращениями граждан;
• анализ обращений граждан, поступивших в Администрацию Главы Республики Бурятия и ПравительстваРеспублики Бурятия, и подготовка соответствующих отчетов, докладов.

Наряду с бумажными носителями информации сотрудники отдела широко используют новые компьютерные технологии. Каждое обращение, поступающее от гражданина, заносится в электронную базу данных, что позволяет четко контролировать своевременность ответа на каждое обращение и отслеживать историю всех обращений одного конкретного гражданина. Важно отметить, что сами сотрудники отдела принимают активное участие в совершенствовании технологий обработки обращений граждан. Так, был внесен ряд изменений в механизм внесения обращений в электронную базу данных, что заметно ускорило и упростило работу с ней, и, как следствие, повысило производительность труда каждого отдельного сотрудника и отдела в целом.

Электронная система регистрации обращений граждан имеет особенности, в частности в номере обращения закодирована следующая информация:

1. Порядковый номер поступившего документа.

2. Индекс, обозначающий район города, в котором, в котором проживает гражданин, направивший обращение;

3. Номера тома, представляющего совокупность документов, относящихся к обращениям одного и того же гражданина или группы граждан (внутри соответствующего дела по номенклатуре дел);

4. Индекса, обозначающего форму обращения (письменная форма обращения – индекс 1, устная форма обращения – индекс 2).

Пример: 458/377-1250/1, где 458 – порядковый номер поступившего документа, 377 – индекс, обозначающий район города, 1250 – номер тома, 1 – индекс, обозначающий письменную форму обращения гражданина.

На данный момент штатная численность сотрудников отдела по работе с обращениями граждан Администрации Главы РБ и Правительства РБ составляет 3 человек, включая начальника отдела Намжилову Татьяну Петровну. Все сотрудники отдела по работе с обращениями граждан имеют высшее образование, обладают достаточными квалификационными знаниями в соответствии с занимаемыми должностями. Все сотрудники проходят ежегодное повышение квалификации. Муниципальными служащими являются 3 человек из отдела.

Каждый сотрудник закреплен за работой с обращениями граждан из определенного района города. Такой коллектив позволяет строго соблюдать регламентированные сроки ответа на обращения граждан:

1) обращения, поступившие на имя Главы РБ и его заместителей либо в адрес Админстрации без указания конкретного должностного лица – в течение 30дней со дня регистрации в отделе по работе с обращениямиграждан; ¹

2) обращения, поступившие в адрес отраслевых (функциональных) и территориальных органов Администрации – в течение 30дней со дня регистрации в этих органах.

Система оплаты труда муниципальных служащих установлена Решением Собрания депутатов от 10.03.2010 N 6 «Об утверждении положения "О порядке денежного содержания муниципальных служащих в Администрации Главы РБ и Правительства РБ». Согласно данному решению предельные нормативы размера оплаты труда муниципальных служащих состоят из предельных размеров составных частей денежного содержания муниципальных служащих.

Денежное содержание муниципального служащего состоит из:

1) должностного оклада;

2) ежемесячной надбавки за выслугу лет на муниципальной службе;

3) ежемесячной надбавки за особые условия муниципальной службы;

4) ежемесячного оклада за классный чин муниципальных служащих;

5) ежемесячной надбавки за работу со сведениями, составляющими государственную тайну;

6) ежемесячной надбавки за государственные награды;

7) ежемесячной надбавки за ученую степень кандидата наук и доктора наук;

8) ежемесячного денежного поощрения;

9) премии за выполнение особо важного и сложного задания;

10) единовременной выплаты при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска и материальной помощи.

На денежное содержание начисляется районный коэффициент в размере 1,15.

Денежное содержание муниципального служащего выплачивается не реже, чем каждые полмесяца.

Оплата труда немуниципальных служащих регулируется Решением Собрания депутатов от 25.11.2011 N 13 «Об утверждении Положения «О порядке оплаты труда работников, занимающих должности, не отнесенные к должностям муниципальной службы, и осуществляющих техническое обеспечение деятельности органов местного самоуправления Республики Бурятия».

Согласно данному положению оплата труда работников состоит из месячного должностного оклада (далее по тексту - должностной оклад), ежемесячных и иных дополнительных выплат.

Работникам производятся следующие ежемесячные и дополнительные выплаты:

1) ежемесячная надбавка к должностному окладу за сложность, напряженность и высокие достижения в труде;

2) ежемесячная надбавка к должностному окладу за выслугу лет;

3) премии по результатам работы;

4) ежемесячное денежное поощрение;

5) единовременная выплата при предоставлении ежегодного оплачиваемого отпуска;

6) материальная помощь;

7) иные надбавки и доплаты, предусмотренные нормативными правовыми актами Российской Федерации, Челябинской области, МГО, содержащими нормы трудового права.

Мотивация в Администрации Главы РБ и Правительства РБ состоит из материальной и нематериальной составляющей.

Проходят такие мероприятия как совместное проведение праздников, оказание поддержки коллегам в трудных ситуациях.

Таким образом, вклад каждого работника в деятельность организации ценится и вознаграждается по достоинству.

Структура отдела.

Отдел по работе с обращениям граждан Администрации Главы Республики Бурятия и Правительства Республики Бурятия

Адрес: 670001, г.Улан-Удэ, ул.Ленина, 54, кабинет 202, факс: 21-81-69

Начальник отдела: Намжилова Татьяна Петровна, тел.: 21-40-75

Консультант: Темникова Наталья Владимировна, тел.: 21-28-27

Прием граждан: с 8-30 до 17-00, обед с 12-00 до 13-00 (среда - не приёмный день)

Телефон "горячей линии": 21-56-83

Отдел по работе с обращениями граждан представлено в данной структуре как подразделение Администрации Главы РБ и Правительства РБ городского округа.

Управление возглавляет начальник, который непосредственно подчиняется заместителю Главы Администрации РБ (начальнику аппарата), который в свою очередь подчиняется Главе Администрации РБ.

Начальник Управления назначается на должность и освобождается от должности Главой Администрации РБ по представлению заместителя Главы Администрации РБ (руководителя аппарата).

Начальник Управления:

1) несёт персональную ответственность за выполнение задач и функций, возложенных на отдел;

2) вносит предложения Главе Администрации РБ, заместителю Главы Администрации РБ (руководителю аппарата) по изменению структуры и штатной численности отдела;

3) распределяет обязанности сотрудников отдела;

4) даёт указания по вопросам деятельности отдела, обязательные для исполнения работниками отдела;

5) осуществляет контроль за своевременным и полным рассмотрением обращений граждан

6) обеспечивает соблюдение сотрудниками отдела Правил внутреннего трудового распорядка, а также вносит предложения руководителю аппарата о поощрении (наложении взысканий) сотрудников отдела

Ведущий специалист отдела по работе с обращениями граждан:

1) ведет ежедневный прием граждан;

2)регистрирует и после рассмотрения передает исполнителям с резолюцией главы муниципального образования Миасского ГО письменные обращения граждан;

3)осуществляет непосредственный контроль над соблюдением сроков разрешения письменных и устных обращений граждан;

4)по итогам года совместно с начальником отдела готовит отчеты, аналитические справки по работе с письмами, жалобами и приему граждан;

5)совместно с начальником отдела оказывает методическую помощь в работе по ведению делопроизводства по обращениям граждан в подведомственных службах;

6)по поручению главы муниципального образования, руководителя аппарата проверяет состояние работы с письмами и устными обращениями граждан, делопроизводства в учреждениях подведомственных главе муниципального образования;

7)формирует дела по результатам работы с письменными и устными обращениями граждан, обеспечивает учет и хранение законченных дел;

8)ежедневно информирует начальника отдела о состояние исполнения обращения граждан;

9)ежемесячно готовит анализ состояния работы с обращениями граждан в разрезе управлений и отделов муниципального образования;

10)совместно с начальником отдела несет ответственность за организацию приема граждан главой муниципального образования, ведет делопроизводство по приему граждан;

11)участвует в разработке методических материалов по организации работы с обращениями и приему граждан и делопроизводству;

12)соблюдает установленный регламент, нормы служебной этики и не допускает действий, которые могут привести к использованию государственной службы в личных целях.

Ведущий специалист отдела по работе с обращениями граждан имеет право в соответствии с действующим законодательством запрашивать в установленном порядке и получать бесплатно от государственных органов, органов местного самоуправления, общественных объединений, предприятий, учреждений и организаций, независимо от форм собственности, необходимую для исполнения должностных обязанностей информацию, вносить на рассмотрение начальника отделом предложения по совершенствованию работы отдела, докладывать начальнику отдела о выявленных недостатках по линии отдела, а при необходимости требовать создания условий для их устранения.

Структура Администрации РБ и Правительства РБ является линейно-функциональной, так как структура органов управления, состоит из:

- линейных подразделений, осуществляющих в организации основную работу;

- обслуживающих функциональных подразделений.

Линейно-функциональная структура сочетает в себе преимущества линейных и функциональных структур. Для ее формирования используют шахтный принцип построения и специализации в процессе управления.

Подразделения образуются по видам деятельности организации. Функциональные подразделения делят на более мелкие производственные, каждое из которых выполняет ограниченный перечень функций.

Системообразующими являются вертикальные связи, которые делятся на:

1. Основные (линейные) - по средствам которых руководство осуществляет прямое управление подчиненными. Линейный руководитель определяет главные задачи в конкретный момент времени и конкретных исполнителей. Линейные связи направлены сверху вниз и регулируются с помощью распоряжений, указов, приказов.

2. Дополнительные (функциональные) - носят совещательный характер. По средствам этих связей организационные подразделения могут давать распоряжения работникам нижестоящего уровня по вопросам своей компетенции.

Линейно-функциональная структура наиболее распространена, но ее следует использовать в небольших и средних организациях, которые производят ограниченный ассортимент продукции и работают в стабильных внешних условиях.

При линейно-функциональном управлении линейные звенья принимают решения, а функциональные подразделения информируют и помогают линейному руководителю вырабатывать и принимать конкретные решения. Данная структура основана на соблюдении единоначалия, линейного построения структурных подразделений и распределение функций управления между ними. Эта структура применима для больших организаций с явно выраженным разделением труда.

Основные достоинства линейно-функциональной структуры управления: высокий уровень специализации управленческой деятельности в определенных, конкретных сферах, что обеспечивает высокое качество и высокую эффективность принимаемых специализированных управленческих решений; компетентный охват практически всех сфер управленческой деятельности; максимальная адаптация к разнообразным требованиям и условиям диверсификации производства; относительная простота подбора руководителей для управления специализированными сферами управленческой деятельности.

Основные недостатки линейно-функциональной структуры управления: трудности принятия и реализации согласованных управленческих решений, обеспечения их комплексности; сложность подбора руководителей высших уровней управления.

Исходя из отмеченных плюсов и минусов линейно-функциональной структуры управления, можно сделать вывод, что линейно-функциональная структура является наиболее оптимальной для исполнительного органа местного самоуправления, так как Администрация Главы РБ и Правительства РБ является достаточно крупной организацией с широким перечнем функций, то есть попадет под обозначенные критерии размера организации и уровня разделения труда. Кроме того, учитывая опыт других муниципальных образований, данная структура является единственно возможной - практика применения других структур управления просто отсутствует.

Администрация Главы РБ и Правительства РБ имеет линейно-функциональную организационную структуру управления. Данная организационная структура обеспечивает такое разделение управленческого труда, при котором основные линейные звенья призваны управлять основным производственным процессом, а функциональные призваны консультировать и помогать в разработке конкретных вопросов, связанных с функционированием предприятия в целом.

В Администрации Главы РБ и Правительства РБ в самом вверху организационной системы находится Гава РБ и Правительства РБ – Председатель Правительства Республики Бурятия А.С. Цыденов. В его подчинении находятся несколько заместителей, которые в свою очередь управляют различными структурными подразделениями, такими как отдел по работе с обращениями граждан, отдел по социальной работе и т.д. При этом вспомогательные и обслуживающие и вспомогательные подразделения функционируют отдельно, и руководители функциональных подразделений не имеют права самостоятельно отдавать распоряжения линейным руководителям, они могут сделать это только через самый верх системы, в ведении которого находятся функциональные подразделения.

Преимуществом такой организационной структуры является освобождение линейных руководителей от решения многих вопросов, в том числе финансовых расчетов, материально-технического снабжения и т.п.

Однако здесь есть и свои недостатки. В линейно-функциональной ОСУ каждое звено заинтересовано в достижении своей локальной цели. Кроме того, отсутствует горизонтальное взаимодействие между линейками системы. Большим минусом является также то, что на верхнем уровне управления аккумулируется слишком большая власть и нагрузка.

Такая организационная структура управления администрации Главы Республики Бурятия и ПравительстваРеспублики Бурятия установлена, прежде всего, большим разнообразием функций, которые возложены на её служащих, что требует высокой концентрации внимания на конкретных задачах каждого отдела, именно поэтому функциональные подразделения отделены от непосредственно основных линейных звеньев.