Заполнение базы данных с помощью функции Форма

ВВЕДЕНИЕ

Информатика — это техническая наука, изучающая приёмы регистрации данных, их хранения, воспроизведения, передачи средствами вычислительной техники, а также приёмы работы с этой техникой и принципы её построения.

Сегодня количество компьютеров в мире превышает 500 миллионов единиц, при этом каждая компьютерная система по-своему уникальна. Крайне сложно найти две идентичные системы, область применения автоматизированных систем с использованием вычислительной техники необычайно широка, поэтому от современного специалиста требуется высокий уровень подготовки и широкая эрудиция. Вместе с тем, темпы численного роста вычислительных систем значительно опережают темпы подготовки специалистов, умеющих эффективно работать с вычислительными системами. При этом каждые полтора — два года технические параметры аппаратного обеспечения удваиваются, обновляется программное обеспечение. Таким образом, информатика, связанная со столь динамично развивающейся областью техники, необычайно быстро развивается.

Широчайший класс офисных задач, решаемых в современной жизни, решается с помощью пакета офисных программ Microsoft Office. Поэтому современный пользователь обязан владеть основами работы с этим пакетом.

Одними из составляющих этого офисного пакета являются приложения MS Excel, позволяющие в электронных таблицах обрабатывать различные виды информации и системы управления базами данных MS Access.

ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Задание на курсовую работу

В соответствии с индивидуальным заданием в курсовой работе необходимо:

Спроектировать базу данных.

Для Excel:

§ подготовить таблицу и заполнить ее данными с использованием стандартной формы по тематике задания (не менее 10 строк в таблице);

§ выполнить необходимые вычисления, фильтрацию и сортировку данных, подведение итогов.

Для Access:

§ разработать связанные таблицы;

§ в соответствии с заданием сформировать и выполнить запросы;

§ подготовить требуемые отчеты.

По результатам выполнения задания оформить пояснительную записку к Курсовой работе.

Вариант 8. Театр

База данных должна содержать следующие элементы:

- название театра;

- направление театральной деятельности (драматический, оперный и т.д.);

- название типа посадочного места (партер, амфитеатр, балкон и т.д.);

- количество мест соответствующего типа;

- средняя цена одного места соответствующего типа;

- количество проданных билетов соответствующего типа;

При создании и обработке базы данных выполнить:

1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.

2. Подсчет выручки от проданных билетов по каждому типу посадочных мест.

3. Получение данных о театре, название которого запрашивается пользователем.

4. Получение списка театров (в алфавитном порядке) с указанием общего количества проданных билетов.

5. Формирование отчета, включающего: название театра, тип и количество посадочных мест. Направление театральной деятельности задается пользователем.

ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА EXCEL

Основные положения

Excel позволяет пересчитывать значение элементов таблицы, строить различные графики по данным таблицы, создавать простейшие базы данных.

К главным функциям Excel можно отнести:

• Построение таблиц.

В Excel таблицы создаются на рабочем столе. Лист разделен на строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. Ячейки могут содержать самую разную информацию. Над ними можно производить различные действия (выделение, удаление, копирование и т. д.).

• Вычисление.

В Excel можно применять различные формулы, при помощи которых просчитываются значения ячеек на основе данных, введенных в других ячейках. Эти формулы можно копировать в другие ячейки.

В Excel широко используются ряды данных. Здесь сочетается функция автозаполнения и функция вычисления. Эта функция может быть прогрессией разного рода (арифметической, геометрической и т. д.). Также в Excel используются ссылки на другие рабочие листы, книгу.

• Форматирование данных.

Эту функцию можно выполнить при помощи команды ФОРМАТ – АВТОФОРМАТ, выбрав нужный внешний вид таблицы.

Построение диаграмм.

При помощи команды ВСТАВКА – ДИАГРАММА можно создать диаграмму, вид которой будет зависеть от введенных в соответствующую таблицу данных.

• Работа со списками.

Данные в таблице Excel могут храниться виде списков. Заголовки столбцов определяют поля, а строки содержат записи определенного типа, а запись состоит из описания элемента списка.

Создание базы данных

Задание имен полей базы данных

В общем смысле термин база данных можно применить к любой совокупности связанной упорядоченной информации, объединенной вместе по определенному признаку, например, телефонные списки, списки клиентов, транзакций, активов, пассивов и др. Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации.

Excel располагает набором функций, предназначенных для анализа списка. Одной из наиболее часто решаемых с помощью электронных таблиц является обработка списков. Вследствие этого Microsoft Excel имеет богатый набор средств, которые позволяют значительно упростить обработку таких данных. Ниже приведено несколько советов по работе со списками.

В Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в базах данных называются записями и полями, соответственно.

Информация в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой записи содержится в полях.

Что касается терминов база данных и список, то это фактически синонимы. Но однако, будем придерживаться принятого в Microsoft соглашения и называть таблицы в документах Excel списками. Базой данных будут называть файлы таблиц, созданные другими системами обработки данных, такими как Microsoft Access, dBase или Microsoft FoxPro.

В ячейки электронной таблицы вводятся наименования столбцов таблицы:

Название театра

Направление театральной деятельности

Тип посадочного места

Кол-во мест данного типа

Средн цена места

Кол-во проданных билетов

Далее, выделив заполненные ячейки, используем команду Формат à Ячейки, где, перейдя на вкладку Выравнивание, выберем следующий тип выравнивания:

• По горизонтали – по центру
• По вертикали – по центру
• Включение функции – Перенос по словам

Так как некоторые из ячеек содержат длинные названия, то используя мышь, было произведено растягивание границ ячеек до необходимого размера.

Использование формул

Для вычислений в Excel используются формулы. Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления на странице. Формула начинается со знака равенства (=).

Подсчет выручки от проданных билетов по каждому типу посадочных мест.

Чтобы не вводить подобные формулы для каждого элемента поля используем возможность копирования формулы с перераспределением адресов ячеек. Для этого достаточно выделить первую ячейку, где, посредством формулы, было получено искомое значение, а затем мышью протянуть эту ячейку до необходимой позиции:

Использование сортировки

Иногда таблицы могут содержать довольно большое количество данных, причем эти данные зачастую будут представлены в виде списка. В таком случае, очень помогают в работе такие инструменты, как сортировка списков и их фильтрация.

Для простой сортировки по возрастанию или убыванию можно воспользоваться кнопками на панели инструментов:

Если же нужно отсортировать диапазон значений, то для этого можно воспользоваться функцией Данные à Сортировка диапазона, предварительно выделив одну из ячеек базы данных.

Использование автофильтра

Щелкните ячейку в данных, которые требуется отфильтровать. В меню Данные наведите указатель на команду Фильтр и выберите команду Автофильтр. Справа от заголовка каждого столбца появятся стрелки автофильтра.

При нажатии на появившийся в углу ячейки значок стрелки появится меню посредством которого можно произвести сортировку, выделить определенный параметр фильтра (Все, Первые 10, Условие), назначить определенное значение для данного столбца.

Построение диаграмм

Диаграммы являются средством наглядного представления данных и облегчают выполнение сравнений, выявление закономерностей и тенденций данных. Например, вместо анализа нескольких столбцов чисел на листе можно, взглянув на диаграмму, узнать, падают или растут объемы продаж по кварталам или как действительные объемы продаж соотносятся с планируемыми.

Диаграмму можно создать на отдельном листе или поместить в качестве внедренного объекта на лист с данными. Чтобы создать диаграмму, необходимо сначала ввести для нее данные на листе. После этого, выделив эти данные, следует воспользоваться мастером диаграмм (меню Вставка à Диаграмма) для пошагового создания диаграммы, при котором выбираются ее тип и различные параметры.

Основные положения

Microsoft Access – это система управления базами данных (СУБД), предназначенная для создания и обслуживания баз данных, обеспечения доступа к данным и их обработки.

База данных (БД) представляет собой организованную структуру, используемую для хранения данных, т.е. любых сведений о явлениях, процессах, действиях и т.д. Данные несут в себе информацию о событиях, происходящих в материальном мире, и по сути являются зарегистрированными сигналами, возникшими в результате этих событий. Данные становятся информацией, если пользователь обработает их и осмыслит, применив при этом адекватные этим данным методы. Сегодня большинство СУБД размещают в своих структурах не только данные, но и методы (программные коды), поэтому можно утверждать, что Microsoft Access – это СУБД, предлагающая широкий диапазон средств для хранения информации и эффективного управления этой информацией.

Базы данных содержат различные объекты, основными из которых являются таблицы. Структура простейшей базы данных соответствует структуре её двухмерной таблицы, содержащей столбцы и строки. Их аналогами в структуре простейшей базы данных являются поля и записи.

Основными свойствами полей являются имя поля, тип поля, его размер, определяющий предельную длину данных, размещаемых в этом поле, и др.

При работе с Microsoft Access 2000 и Microsoft Access 2002 используются следующие типы данных:

· текстовый – тип данных, используемый для хранения простого неформатированного текста, число символов в котором не должно превышать 255;

· поле MEMO – специальный тип данных, применяемый для хранения больших объёмов текста (до 65 535 символов);

· числовой – тип данных для хранения чисел;

· дата/время – тип данных для хранения значений даты и времени;

· денежный – тип данных для хранения денежных значений (длина поля 8 байт);

· счётчик – специальный тип данных, используемый для автоматической нумерации записей;

· логический – для хранения логических данных, которые могут иметь одно из двух возможных значений Да или Нет;

· поле объекта OLE – специальный тип данных, предназначенный для хранения объектов OLE (электронных таблиц Microsoft Excel, документов Microsoft Word, звукозаписей и др.);

· гиперссылка – специальное поле для хранения адресов URL Web-объектов;

· мастер подстановок – тип данных, запускающий мастер подстановок, что позволяет выбирать данные из раскрывающегося списка, а не вводить их в поле вручную.

Числовые поля могут иметь следующие размеры:

· байт (Byte) – целые числа от 0 до 255 (1 байт);

· целое (Integer) – целые числа от минус 32768 до +32767 (2 байта);

· длинное целое(Long Integer) – целые числа от минус 2147483648 до +2147483647 (4 байта);

· одинарное с плавающей точкой(Single) – числа от минус 3,4´10³⁸ до +3,4´10³⁸ с точностью до 7 знаков (4 байта);

· двойное с плавающей точкой (Double) – числа от минус 1,797´10³⁰⁸ до +1,797´10³⁰⁸ с точностью до 15 знаков (8 байт).

База данных может состоять из нескольких таблиц, содержащих различную информацию. Эти таблицы связаны между собой каким-либо определённым полем, называемым ключевым полем. Ключевое поле позволяет однозначно идентифицировать каждую запись таблицы, т.е. каждое значение этого поля отличает одну запись от другой. Связи между таблицами дают возможность совместно использовать данные из различных таблиц.

Создание базы данных

Заполнение таблиц данными

Созданную таблицу открывают в окне База данных двойным щелчком на ее значке. Новая таблица не имеет записей — только названия столбцов, характеризующие структуру таблицы. Заполнение таблицы данными производится обыч­ным порядком. Курсор ввода устанавливается в нужную ячейку указателем мыши. Переход к следующей ячейке можно выполнить клавишей TAB. Переход к очеред­ной записи выполняется после заполнения последней ячейки. В нижней части таблицы расположена Панель кнопок перехода. Ее элементами управления удобно пользоваться при навигации по таблице, имеющей большое число записей. После наполнения таблицы данными сохранять их не надо — все сохраняется авто­матически. Однако если при работе с таблицей произошло редактирование ее макета (например, изменялась ширина столбцов), СУБД попросит подтвердить сохранение этих изменений. Если возникнет необходимость изменить структуру таблицы (состав полей или их свойства), таблицу надо открыть в режиме Конструктора. Для этого ее следует выделить в окне База данных и щелкнуть на кнопке Конструктор.

Создание запросов

Создание отчетов

Отчеты служат для форматированного ввода данных на печатные устройства. Средством автоматизированного создания отчетов является Мастер отчетов. Он запускается двойным щелчком на значке Создание отчетов с помощью мастера в окне БД. Мастер отчетов работает в шесть этапов. При его работе выполняется выбор базовых таблиц или запросов, на которых отчет базируется, выбор полей, отображаемых в отчете, выбор полей группировки, выбор полей и методов сортировки, выбор формы печатного макета и стиля оформления. Средства автоматического проектирования реализуются автоматически. Для создания отчета в окне БД надо выполнить команду Создать и в открывшемся окне выбрать из списка нужный тип отчета. Ниже приведен отчет, созданный с помощью мастера.

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

Возможности табличного процессора Excel в создании и редактировании таблиц безграничны. Но использование их не доставляет трудности даже начинающему пользователю. Поэтому Microsoft Excel чаще используют для работ с небольшими базами данных.

Microsoft Access позволяет выполнять более сложные задачи. Он используется для построения баз данных, содержащих большой объем информации. Именно поэтому, для автоматизации многих расчетов в производственной сфере и используется Access.

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННОЙ ЛИТЕРАТУРЫ

1. В. Пасько, А. Колесников «Самоучитель работы на персональном компьютере» -К.: Издательская группа BHV,2001.

2. Г.И. Разумовский «MS Office без проблем». – М.: Перспектива, 2001. – 364 с.

3. Абросимов А.В.Система управления базами данных Access. Методические указания.- СПб.: 2002

4. Информатика. Базовый курс / Под ред. С.В. Симоновича.– СПб.: Питер, 2001. – 640 с.

ВВЕДЕНИЕ

Информатика — это техническая наука, изучающая приёмы регистрации данных, их хранения, воспроизведения, передачи средствами вычислительной техники, а также приёмы работы с этой техникой и принципы её построения.

Сегодня количество компьютеров в мире превышает 500 миллионов единиц, при этом каждая компьютерная система по-своему уникальна. Крайне сложно найти две идентичные системы, область применения автоматизированных систем с использованием вычислительной техники необычайно широка, поэтому от современного специалиста требуется высокий уровень подготовки и широкая эрудиция. Вместе с тем, темпы численного роста вычислительных систем значительно опережают темпы подготовки специалистов, умеющих эффективно работать с вычислительными системами. При этом каждые полтора — два года технические параметры аппаратного обеспечения удваиваются, обновляется программное обеспечение. Таким образом, информатика, связанная со столь динамично развивающейся областью техники, необычайно быстро развивается.

Широчайший класс офисных задач, решаемых в современной жизни, решается с помощью пакета офисных программ Microsoft Office. Поэтому современный пользователь обязан владеть основами работы с этим пакетом.

Одними из составляющих этого офисного пакета являются приложения MS Excel, позволяющие в электронных таблицах обрабатывать различные виды информации и системы управления базами данных MS Access.

ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

Задание на курсовую работу

В соответствии с индивидуальным заданием в курсовой работе необходимо:

Спроектировать базу данных.

Для Excel:

§ подготовить таблицу и заполнить ее данными с использованием стандартной формы по тематике задания (не менее 10 строк в таблице);

§ выполнить необходимые вычисления, фильтрацию и сортировку данных, подведение итогов.

Для Access:

§ разработать связанные таблицы;

§ в соответствии с заданием сформировать и выполнить запросы;

§ подготовить требуемые отчеты.

По результатам выполнения задания оформить пояснительную записку к Курсовой работе.

Вариант 8. Театр

База данных должна содержать следующие элементы:

- название театра;

- направление театральной деятельности (драматический, оперный и т.д.);

- название типа посадочного места (партер, амфитеатр, балкон и т.д.);

- количество мест соответствующего типа;

- средняя цена одного места соответствующего типа;

- количество проданных билетов соответствующего типа;

При создании и обработке базы данных выполнить:

1. Заполнение и редактирование таблиц базы данных.

2. Подсчет выручки от проданных билетов по каждому типу посадочных мест.

3. Получение данных о театре, название которого запрашивается пользователем.

4. Получение списка театров (в алфавитном порядке) с указанием общего количества проданных билетов.

5. Формирование отчета, включающего: название театра, тип и количество посадочных мест. Направление театральной деятельности задается пользователем.

ЭЛЕКТРОННАЯ ТАБЛИЦА EXCEL

Основные положения

Excel позволяет пересчитывать значение элементов таблицы, строить различные графики по данным таблицы, создавать простейшие базы данных.

К главным функциям Excel можно отнести:

• Построение таблиц.

В Excel таблицы создаются на рабочем столе. Лист разделен на строки и столбцы, которые, пересекаясь, образуют ячейки. Ячейки могут содержать самую разную информацию. Над ними можно производить различные действия (выделение, удаление, копирование и т. д.).

• Вычисление.

В Excel можно применять различные формулы, при помощи которых просчитываются значения ячеек на основе данных, введенных в других ячейках. Эти формулы можно копировать в другие ячейки.

В Excel широко используются ряды данных. Здесь сочетается функция автозаполнения и функция вычисления. Эта функция может быть прогрессией разного рода (арифметической, геометрической и т. д.). Также в Excel используются ссылки на другие рабочие листы, книгу.

• Форматирование данных.

Эту функцию можно выполнить при помощи команды ФОРМАТ – АВТОФОРМАТ, выбрав нужный внешний вид таблицы.

Построение диаграмм.

При помощи команды ВСТАВКА – ДИАГРАММА можно создать диаграмму, вид которой будет зависеть от введенных в соответствующую таблицу данных.

• Работа со списками.

Данные в таблице Excel могут храниться виде списков. Заголовки столбцов определяют поля, а строки содержат записи определенного типа, а запись состоит из описания элемента списка.

Создание базы данных

Задание имен полей базы данных

В общем смысле термин база данных можно применить к любой совокупности связанной упорядоченной информации, объединенной вместе по определенному признаку, например, телефонные списки, списки клиентов, транзакций, активов, пассивов и др. Основным назначением баз данных является быстрый поиск содержащейся в них информации.

Excel располагает набором функций, предназначенных для анализа списка. Одной из наиболее часто решаемых с помощью электронных таблиц является обработка списков. Вследствие этого Microsoft Excel имеет богатый набор средств, которые позволяют значительно упростить обработку таких данных. Ниже приведено несколько советов по работе со списками.

В Excel базы данных размещаются в таблицах. Каждая таблица состоит из строк и столбцов, которые в базах данных называются записями и полями, соответственно.

Информация в базах данных имеет постоянную структуру. Каждую строку можно рассматривать как единичную запись. Информация в пределах каждой записи содержится в полях.

Что касается терминов база данных и список, то это фактически синонимы. Но однако, будем придерживаться принятого в Microsoft соглашения и называть таблицы в документах Excel списками. Базой данных будут называть файлы таблиц, созданные другими системами обработки данных, такими как Microsoft Access, dBase или Microsoft FoxPro.

В ячейки электронной таблицы вводятся наименования столбцов таблицы:

Название театра

Направление театральной деятельности

Тип посадочного места

Кол-во мест данного типа

Средн цена места

Кол-во проданных билетов

Далее, выделив заполненные ячейки, используем команду Формат à Ячейки, где, перейдя на вкладку Выравнивание, выберем следующий тип выравнивания:

• По горизонтали – по центру
• По вертикали – по центру
• Включение функции – Перенос по словам

Так как некоторые из ячеек содержат длинные названия, то используя мышь, было произведено растягивание границ ячеек до необходимого размера.

Заполнение базы данных с помощью функции Форма

Выполняем команду «Данные» - «Форма» и заполняем появившееся окно данными.

Переход от одного поля к другому осуществляется либо с помощью кнопки

Tab либо с помощью мыши (клавишу Enter нажимать нельзя).

Заполнив первую запись списка щелкнуть на кнопку ДОБАВИТЬ.

Заполнив всю таблицу щелкнуть по кнопке ЗАКРЫТЬ.

Для того чтобы добавить, удалить или исправить запись надо выполнить команду: ДАННЫЕ – ФОРМА и щелкнуть по кнопке ОК, в появившейся форме можно добавлять, удалять или исправлять запись.

Готовая таблица с данными:

Использование формул

Для вычислений в Excel используются формулы. Формулы представляют собой выражения, по которым выполняются вычисления на странице. Формула начинается со знака равенства (=).

Подсчет выручки от проданных билетов по каждому типу посадочных мест.

Чтобы не вводить подобные формулы для каждого элемента поля используем возможность копирования формулы с перераспределением адресов ячеек. Для этого достаточно выделить первую ячейку, где, посредством формулы, было получено искомое значение, а затем мышью протянуть эту ячейку до необходимой позиции: