Процессы управления проектами. Процессы инициации проекта

Обзор процессов управления проектами

Существует много определений термина «процесс».

Процесс – совокупность действий, которые необходимо предпринять для достижения некоторого результата.

Для повышения эффективности работы деятельность менеджера проекта необходимо структурировать. В управлении проектами часто выделяют пять групп процессов:

1) инициация;

2) планирование;

3) организация исполнения;

4) контроль;

5) закрытие.

Выполнение каждой группы процессов обеспечивает результаты, которые служат необходимыми входными данными для реализации, следующей группы процессов.

Группы управленческих процессов, выполняемых менеджером, условно дискретны, т.е. они могут быть рассмотрены отдельно, но выполняются взаимосвязано в ходе исполнения проекта. Каждая группа процессов представляет собой набор взаимосвязанных управленческих действий, которые в итоге приводят к определенному результату, необходимому для реализации проекта.

Структурированный подход к работе управленца может сделать её более прозрачной и, как следствие, более эффективной.

Инициация проектов

Процессы инициации – начальная группа процессов, выполняемая при запуске проекта и начале очередной фазы.

Проекты могут быть инициированы по самым разным причинам. Основными общими причинами запуска проектов являются проблемы организации либо возможности, которые перед ней открываются.

Инициация может происходить как «сверху», т.е. со стороны руководства, так и «снизу». Сотрудники компании должны иметь все возможности для инициации проектов, отвечающих интересам компании.

Процессы инициации

В состав процессов инициации входят:

· Разработка Устава проекта;

· Анализ заинтересованных сторон;

· Сбор требований

· Стартовое совещание по проекту.

Основные задачи, которые должны быть решены в ходе инициации проекта: четкое определение проекта, фиксация его целей, ожидаемых результатов и выявление основных заинтересованных сторон и их интересов.

Процесс разработки Устава проекта

Одним из важнейших инструментов менеджера проекта, применяемых на начальных фазах проекта, является Устав – документ, формулирующий и авторизующий проект. В разработке и согласовании Устава должны принимать участие основные заинтересованные стороны проекта во главе с заказчиков.

Устав проекта как минимум должен содержать:

· Цели и результаты проекта;

· Зону ответственности менеджера проекта и перечень его полномочий;

· Основные принципы управления проектом.

При определении и формулировании целей следует учитывать, что они бывают:

· Явные и скрытые (скрытые намеренно от некоторых участников, скрытые от всех, не выявленные);

· У разных заинтересованных сторон, помимо основных участников проекта;

· Нескольких уровней (иерархия целей).

Устав может играть роль внутреннего договора между основными участниками проекта.

Процесс анализа заинтересованных сторон

Анализ интересов заинтересованных сторон обеспечит менеджера проекта информацией об ожиданиях основных участников от проекта. Эти интересы могут обеспечить могут обеспечить проекту дополнительные возможности или риски.

Не всегда заинтересованной стороной в проекте является его участник. Очень часто заинтересованные стороны не выступают в роли явных участников проекта. При этом они продолжают преследовать свои цели. Понимание интересов заинтересованных сторон поможет менеджеру проекта при принятии многих решений.

6. Процесс сбора требований

Начальная фаза проекта всегда связана с высокой неопределенностью и множеством рисков. Нечеткое понимание целей проекта и продукта, который должен быть в ходе проекта создан, погубило немало проектов.

Сбор требований – формальный процесс документирования ожиданий и пожеланий как к будущему продукту проекта, так и к самому проекту. В первую очередь в этот процесс должен быть активно вовлечен заказчик. Иногда для повышения качества данной работы в проекте выделяется дополнительная роль – технический (функциональный) заказчик.

Процессы управления проекта. Планирование проекта

Планирование проекта

Процессы планирования проекта – интерактивные, повторяющиеся процессы расчета оптимального способа достижения целей проекта. Планированию в проекте подлежит большое число аспектов:

· Сроки;

· Финансы;

· Персонал;

· Поставки;

· Качество;

· Коммуникации.

2. Календарное планирование и разработка бюджета

Центральным в планировании является процесс календарного планирования и разработки реалистичного расписания проекта. Результаты календарного планирования используются в дальнейшем при планировании других элементов проектов.

Бюджет проекта – директивный документ, представляющий собой график планируемых расходов и доходов, распределенных по статьям в рамках проекта. Погрешность, допустимая в бюджете, зависит от вида бюджета и его назначения.

Планы по функциональным областям проекта

План персонала содержит информацию о том, кто, когда и какие задачи будет выполнять в проекте, а также какая роль делегирована тому или иному члену команды управления проектом. Организационная структура четко определит роли участников проекта и условия их подчиненности.

План поставок может быть отдельным документом, а может быть частью календарного плана. При любых условиях он четко связан с календарным планом проекта, содержит информацию о сроках и исполнителях работ, отданных на подряд внешним организациям.

Реестр рисков – документ, содержащий информацию о рисках проекта. Помимо данных о причинах и сущности рисков в нем должны содержаться конкретные планы действий по каждому выявленному риску.

Все планы по отдельным функциональным областям сводятся в единый план проекта.

4. Базовый план проекта

Процессы планирования должны закончиться фиксацией базового плана – эталонного плана, который будет основой для контроля выполнения проекта. С данными базовых планов будут сверяться результаты фактического выполнения работ проекта и вычисляться отклонения от плана.

Организация проекта

Процессы организации исполнения проекта направлены на обеспечение выполнения планов проекта и достижение его результатов.

Выбор поставщиков

Большое число работ в проекте выполняют внешние исполнители. Для того чтобы выбрать лучших поставщиков и подрядчиков, необходимо организовать для них конкретное состязание – тендер. Он потребует трудозатрат не только поставщиков, но и команды управления проектом.

Задача команды проекта – выбрать компании, которые сумеют оптимальным образом выполнить работы по проекту в необходимые сроки, обеспечив при этом требуемое качество.

Процессы контроля проекта

Процессы контроля проекта являются важной частью работы менеджера проекта и команды управления. Контролю должны быть подвергнуты все показатели проекта, которые планировались: сроки, стоимость, качество, коммуникации, риски и др.

Иногда приходится контролировать некоторые аспекты проекта, которые не были включены в изначальныепланы. Для повышения качества такого контроля необходимо дополнительно разработать планы соответствующих функциональных областей.

Уточнение планов, корректировка правил взаимодействия, внесение изменений в проект, отклонение нецелесообразных изменений – результаты выполнения процессов контроля.

Система контроля проекта

Бессистемный контроль проекта неэффективен. Он отнимает много времени и не даст полноценного результата. Для повышения эффективности процессов контроля они должны выполняться в рамках функционирования интегрированной системы контроля проекта.

Система контроля должна быть разработана на самых ранних этапах планирования проекта и обладать достаточной гибкостью, чтобы соответствовать изменениям, возникающим в проекте.

Важнейшим элементом интегрированной системы контроля проекта является подсистема управления изменениями.

Основными рабочими документами для команды проекта при выполнении процессов контроля являются регулярные отчеты (еженедельные, ежемесячные и др.), а также запросы на изменения.

Процессы закрытия проекта

Процессы закрытия проекта являются заключительными в нем. Проект завершается не тогда, когда готов продукт проекта. Необходимо проделать еще и целый ряд формальных действий для четкой и однозначной фиксации факта прекращения проекта и расформирования команды.

Закрытие проекта – процесс завершения всех операций всех групп процессов в целях формального завершения проекта или фазы. (PMBOK)

Закрытие проекта – стадия процесса управления проектом, результатом которой является подтверждение и документальное оформление завершения всех работ проекта и окончательное разрешение всех спорных вопросов. (НТК)

Процессы закрытия проекта должны обеспечить формальное авторизованное завершение проекта. Основными задачами процессов закрытия проекта являются:

· Сдача-приемка результатов проекта заказчику;

· Подготовка и передача проектной документации, оценка ее качества и полноты;

· Разрешение спорных и конфликтных вопросов;

· Утверждение и архивирование результатов проекта для будущего использования;

· Документирование и анализ опыта;

· Извлечение уроков и обмен опытом;

· Оценка работы членов проектной команды, распределение поощрений;

· Роспуск команды проекта, возвращение персонала по подразделениям;

· Помощь в переводе персонала на другие проекты или должности.

Цель процесса закрытия проекта заключается в обеспечении четкого, автоматизированного прекращения работ по проекту и формальной передачи результатов и продукта проекта заказчику.

Значительную часть работы в ходе процессов закрытия проекта составляет работа с документами:

· Подписание актов сдачи-приемки, ввода в эксплуатацию заказчиком;

· Обмен документами (актами выполнения работ, табелями учета рабочего времени, счетами-фактурами и пр.);

· Подготовка архива проекта;

· Подготовка и выпуск приказов и распоряжений, формально завершающих проект.

В задачи менеджера проекта также входят:

· Сдача результатов заказчику;

· Решение всех спорных и конфликтных вопросов;

· Поощрение отличившихся участников проекта;

· Наказание или лишении премии;

· Расформирование команда проекта;

· Решение организационных вопросов;

· Организация возврата в подразделения участников проекта;

· Демонтаж (при необходимости) информационной системы управления проектами и иных элементов временной проектной инфраструктуры (офиса, списков рассылки и др.)

Хорошо, когда проект достиг цели и завершен успешно. Однако даже если проект закрыт досрочно, процессы закрытия должны быть выполнены. Всю проектную документацию необходимо систематизировать и поместить в архив. Итоги лучше подводить публично на завершающем совещании по проекту.

Извлечение уроков проекта

Целью процесса извлечения уроков и закрытия проекта является обеспечение возможностей для использования опыта и знаний, полученных в ходе выполнения проекта, и создание условий для получения выгод от их применения в будущих проектах организации.Обмен опытом и анализ ошибок можно отнести не только к управлению проектами, но и к функции управления знаниями в организации.

Основные задачи процесса извлечения уроков проекта:

· Систематизация и обобщение опыта, приобретенного в ходе выполнения проекта;

· Обмен знаниями и полученными уроками между участниками проектов;

· Подготовка итогового отчета по проекту;

· Документирование и анализ полученного опыта;

· Проведение итогового совещания по проекту.

Процессы управления проектами. Процессы инициации проекта