Поиск, сортировка, индексирование базы данных, создание форм и отчетов в Access.

Поиск данных

В Access существует множество способов отобрать только требуемые данные при выполнении поиска конкретного значения, одной записи или группы записей.

С помощью диалогового окна Поиск легко найти конкретные записи или определенные значения в полях. При обнаружении каждого вхождения требуемого элемента выполняется перемещение по записям. Если нужно заменить конкретные обнаруженные при поиске значения, следует воспользоваться диалоговым окном Замена.

Запросы дают возможность работать с конкретным набором записей, которые удовлетворяют условиям, заданным для одной или нескольких таблиц базы данных. Создание индекса для ускорения поиска и сортировки записей

При помощи индексов сортировка и поиск записей ускоряется. Можно создать индексы, основанные на одном или нескольких полях. Составные индексы позволяют пользователю провести различия между записями, в которых первые поля могут иметь одинаковые значения.

Выбор полей для индексирования

В основном требуется индексировать поля, для которых часто осуществляется поиск, сортировка или поля, объединенные с полями из других таблиц в запросах. Однако иногда при использовании индексов действие замедляется.

Ключевые поля таблицы индексируются автоматически. Нельзя индексировать поля с типом данных поле МЕМО, гиперссылка или объект OLE. Для остальных полей индексирование используется, если выполняются следующие условия.

• Поле имеет текстовый, числовой, денежный тип или тип даты/времени.

• Не нужно осуществлять поиск значений в поле.

• Не нужно осуществлять сортировку значений в поле.

• Не нужно осуществлять сортировку различных значений в поле. Если поле содержит много одинаковых значений, то применение индекса незначительно ускорит работу запросов.

Составные индексы. Если предполагается, что сортировка или поиск двух и более полей одновременно будет часто выполняться, можно создать составной индекс. При сортировке таблицы по составному индексу сначала осуществляется сортировка по первому полю, определенному для данного индекса. Если в первом поле содержатся записи с повторяющимися значениями, то сортировка осуществляется по второму полю, определенному для данного индекса, и так далее.

Сортировка записей в таблице. Для сортировки данных, отбираемых фильтром, следует указать порядок сортировки в окне расширенного фильтра, а для сортировки результатов запроса следует задать порядок сортировки в режиме конструктора запроса.

Особенности сортировки записей

Невозможно сортировать поля МЕМО, гиперссылки или объекты OLE.

Создание формы. Пользователь имеет возможность создать форму самостоятельно или воспользоваться мастером. Мастер форм ускоряет процесс создания формы, так как автоматически выполняет всю основную работу. При использовании мастера Microsoft Access выдает приглашение на ввод данных, на основе которых создается форма. В созданных формах мастер можно использовать для быстрого создания элементов управления в форме. Для настройки формы следует переключиться в режим конструктора.

Создание отчета. Пользователь имеет возможность разработать отчет самостоятельно или создать отчет с помощью мастера. Мастер по разработке отчетов Microsoft Access выполняет всю рутинную работу и позволяет быстро разработать отчет.

Семантическое моделирование данных (ER-диаграммы). Цель семантического моделирования. Основные этапы семантического моделирования. E/R-модель и соответствующая ей диаграммная техника (E/R-диаграммы). Проектирование базы данных на основе E/R-модели.

Модель «сущность-связь» (entity-relationship model) ER-модель данных – это графический язык определения требований пользователя к данным. Спецификации требований представляются в виде диаграммы, показывающей объекты ПО, их связи и свойства объектов и связей. Существует много различных систем графических обозначений (нотаций), используемых для построения ER-диаграмм. ER-диаграмма наглядно и точно отражает представления автора о данных. Поэтому она является хорошим источником информации для проектировщика логической модели данных. С другой стороны, диаграммы выразительны, наглядны и легко интерпретируются конечными пользователями. Поэтому их очень удобно использовать при обсуждении требований к данным с конечными пользователями.

Элементы ER-модели. Базовыми элементами ER-модели являются сущности, атрибуты, идентификаторы и связи.

Сущность (entity) – это некоторый объект, выделяемый (идентифицируемый) пользователем в предметной области. Нечто, за чем пользователь хотел бы наблюдать и сохранять результаты наблюдений (данные). Сущностями могут быть люди, предметы, места, события и т.д. Сущность – это нечто, имеющее реальное (физическое) или концептуальное существование и выделяемое в окружающем мире.

Сущности одного и того же типа образуют классы сущностей.

Класс сущностей – это абстракция, понятие выделяемое пользователем.

Атрибут – это характеристика сущности (свойство класса), значимая с точки зрения пользователя.

Атрибут может быть: простым значения принадлежат простым типам данных. композитным (составным). производным значение производного атрибута зависит от значений других атрибутов той же или других сущностей.

Идентификаторы – это атрибуты сущностей, значения которых можно использовать для идентификации или именования экземпляров. Выделяют уникальные идентификаторы (потенциальные ключи) и неуникальные. Значение уникального идентификатора не может встретиться у двух экземпляров сущности. Значение неуникального идентификатора указывает на множество экземпляров. Идентификатором может быть не любой атрибут сущности. Сущность может иметь несколько уник. и неуник. идентиф.

Связи – это отношения сущностей. ER-модель различает классы и экземпляры связей.

Описание сущностей и их связей – это и есть (с точки зрения проектировщика БД) основная часть концептуальной модели требований пользователя к данным.

Обычно на ER-диаграммах семантически значимые имена связей не указывают, а поясняют их смысл иначе. На диаграммах используются также специальные обозначения для атрибутов, спецификаторы связей, сущностей, идентификаторов и другие символы.

Изображение атрибутов на диаграммах «сущность-связь»

Некоторые версии нотаций ER-диаграмм предусматривают обозначения для атрибутов. Атрибут изображается именованным эллипсом. Эллипс соединяется дугой с прямоугольником сущности. Контур эллипса сплошной для простого атрибута, штриховой – для производного и двойной – для многозначного.

Компоненты составного атрибута обозначаются эллипсами, соединёнными дугами с эллипсом атрибута. Имена атрибутов, составляющих идентификатор сущности, подчёркиваются. Связь, как и сущность, может иметь свои атрибуты. Они изображаются эллипсами, соединёнными с ромбом связи.

Семантический подход, в отличие от формального, предполагает параллельное выполнение анализа ПО и проектирование логического макета БД. В основе подхода лежат понятия ER-модели данных. Процесс проектирования включает три этапа.

На первом этапе: формируется представление о компонентах бизнеса, идентифицируются сущности и связи. Получение детальной информации о свойствах объектов ПО и их взаимосвязях.

На втором этапе Формирование логического макета БД с точностью до ключей. Детально просматриваются экземпляры и типы сущностей, целостность данных, ссылочная целостность, первичные, внешне ключи и т.д.

На третьемэтапе Окончательно формируется представление о составе атрибутов сущностей, определяются схемы отношений между сущностями. Все отношения схемы находятся в 3 НФ.

Выделяя сущности и определяя связи между ними, проектировщик опирается на свои текущие представления о ПО и здравый смысл. На каждом этапе он может согласовать свои представления с представлениями конечных пользователей. Поэтому грубые ошибки моделирования при разумном использовании семантического подхода – редкость.

Методологии семантического подхода.

1.Использование графических языков для представления ER- модели (наглядность, точность, ясность) представления своих представлений о данных с помощью диаграмм.

2.Глоссарий для однозначного определения имен сущностей и атрибутов. Он позволяет показать то, что нельзя изобразить графически.

Использование семантического подхода для проектирования системы снижает трудозатраты, упрощает и облегчает восприятие моделей, обеспечение создания высококачественных спецификаций системы БД.

Требования к диаграммам ER-уровень

Диаграмма должна содержать сущности и связи, может показывать атрибуты и не должна показывать первичные, альтернативные или внешние ключи. На ER-уровне сущности не различаются как зависимые или независимые, а соединения – как идентифицирующие и неидентифицирующие. Сущности не содержат горизонтальных линий, отделяющих область ключей от области данных. Имена сущностей вписываются в обозначающие их прямоугольники.

На ER-уровне допустимы неспецифические соединения. Для изображения соединений можно использовать как сплошные, так и штриховые линии.