Виды бизнес-процессов. Технология управления процессами

Процессы организации можно разделить на три группы:

Основные – включают несколько функций в рамках организационной структуры, оказывает существенное влияние на результат деятельности (определяет жизненный цикл продукции).

Добавляют ценность продукту.

• Вспомогательные – поставляют ресурсы для основного процесса.

Добавляет стоимость продукту.

• Административные – охватывают всю организационную структуру, определяют инструменты и методики менеджмента (для собственников, инвесторов, клиентов, поставщиков, сотрудников и общества).

Добавляют цену.

В зависимости от потребителей, непосредственно использующих результаты процесса, последние можно разделить на две группы:

• Внешние – имеют интерфейс с внешней средой.

• Внутренние – имеют внутреннего клиента.

Типовое предприятие

Рис. 7.3. Бизнес-процессы типового предприятия

Деятельность каждой организации представляет собой цепочку процессов – от планирования до продажи и послепродажного обслуживания. При этом выходы одного процесса могут явиться входами в другие. Поэтому процесс может одновременно являться процессом-поставщиком и процессом-потребителем (рис. 7.4).

Рис. 7.4. Здесь: А – поставщик, но сам может явиться потребителем; С – потребитель,

но сам может явиться поставщиком; В – и поставщик и потребитель.

Для передачи результатов от одного процесса другому и согласования требований к промежуточному продукту (выходу) необходима организация ответственности в сети процессов. С этим связаны следующие понятия:

Владелец процесса – должностное лицо, который имеет в своем распоряжении ресурсы и полномочия (власть), ведет мониторинг хода процесса и управление ходом процесса, несет ответственность за результат и эффективность процесса.

Для эффективного управления процессами владелец процесса, с помощью властных полномочий и выделенных ресурсов, организует контроль за ходом процесса, постоянно сравнивая полученные результаты с установленными критериями оценки эффективности.

На основе анализа и результатов сравнения вырабатывает решения о необходимости внесения корректив. Общая схема технологии управления приведена на рис. 7.5.

Рис. 7.5. Общая схема технологии управления

Сети процессов

Сеть процессов – объединение взаимосвязанных и взаимосогласованных процессов организации в единую систему.

Каждый процесс может быть разбит на некоторое количество составляющих его процессов (работ, процедур, операций), выполнение которых приводит на выходе к получению продукции с заданными параметрами.

Пример. Рассмотрим бизнес- процесс приема абитуриента на первый курс Университета (факультет Х, специальностьУ)

На входе процесса абитуриент, обладающий определенными знаниями. Поставщиками являются средние образовательные учреждения и, возможно, родители. Потребителями – преподаватели и сотрудники факультета и университета. Управляющие воздействия – приказы, положения, правила приема и т.д. Ресурсы – люди (персонал), время, деньги, аудитории, оборудование и пр.

Данный бизнес-процесс может быть разбит на ряд составляющих процессов, связанных общей целью – произвести набор на 1-й курс. Одна из возможных декомпозиций основного процесса показана на рис.7.6.

Рис. 7.6. Сеть процессов

Составляющие «Главного процесса»:

БП-1 – Бизнес-процесс 1. Разработка условий приема – разработка предложений кафедрами и деканатом, утверждение предложений, подбор распорядительных документов, передача документов потребителю: приемной комиссии, кафедрам, деканату и др. Участники – зам декана, зав. кафедрами, преподаватели, служащие, секретари и др.

БП-2 – Организация работы приемной комиссии факультета.

БП-2.1 – организация приема заявлений (документов).

БП-2.2 – подбор и комплектование преподавательского состава для проведения собеседования и/или экзаменов.

БП-3 – Организация работ по зачислению.

БП-4 – Анализ результатов приема и разработка корректирующих воздействий.

За выполнение и результаты каждого бизнес-процесса должен быть назначен ответственный ( владелец составляющих бизнес-процессов). Это может быть любой сотрудник, кому руководитель делегирует полномочия. Распределение и закрепление ответственности может быть оформлено в виде матрицы ответственности (рис. 7.7).

Рис. 7.7. Матрица ответственности

Здесь:

Д – декан факультета – владелец «Главного процесса»;

Зам. – заместитель декана;

З.К.-1, З.К.-2… – заведующие кафедрами;

П – преподаватель;

С – сотрудник (лаборант, секретарь и др.).

Определители работ:

О – ответственный (владелец) процесса;

У – участник процесса, выполняющий определенные действия;

И – получающий информацию о ходе и/или результатах процесса и использующий ее для управления или отчета.

При формировании сети процессов следует соблюдать следующие правила:

Правило – 1:

«За выявление и выполнение требований потребителя несет ответственность владелец процесса, и только он один. Или лицо его замещающее».

Правило – 2:

« За результатпроцесса (выход) и его своевременную доставку потребителю несет ответственность владелец процесса, и только он один. Или лицо его замещающее».

Правило – 3:

«За эффективность процесса несет ответственностьвладелец процесса, и только он один. Или лицо его замещающее».

Требуется соблюдение следующих условий:

Условие-1:

«Основных процессов должно быть не более, чем 7 -^{+ 2}.

Условие-2:

«Вспомогательных процессов не должно быть больше,чем 5 _-⁺² .

Условие-3:

«Процесс должен иметь только одного владельца, т.е. в каждой строчке матрицы может быть только один символ-О».

7.2. Реинжиниринг бизнес-процессов: методология и методы
инновационного проектирования