Автосалон «Берегись автомобиля»

Продавец Марка Год Цена Дата

выпуска продажи

Иванов БМВ 1990 10550 01.11.97

Сидоров Мерседес 1990 11000 01.11.97

Петров БМВ 1991 12300 03.11.97

Баранов Дэу 1992 8000 04.11.97

Иванов Мерседес 1987 5600 04.11.97

Уткин Дэу 1994 9500 06.11.97

Козлов Форд 1992 11000 08.11.97

Баранов Мерседес 1997 25600 08.11.97

Гусев БМВ 1990 10500 08.11.97

Уткин Дэу 1989 4100 10.11.97

Шаг 2 - Сортировка и подведение итогов

1. Установите курсор в таблицу и выберите команду Сортировка меню Данные.
2. Установите первым полем возрастающей сортировки поле Марка, а вторым - Продавец, и нажмите ОК. Таблица отсортирована.
3. Выберите команду Итоги меню Данные и откроется окно Промежуточные итоги.
4. В поле списка Для каждого изменения установите поле Марка, в поле Операции выберите операцию Количество значений. В окошке Добавить итоги по укажите поле Марка и снимите отметку с поля Дата. Щелкните ОК и итоги по маркам и в целом вставлены в таблицу.
5. Расширьте узкие колонки.
6. Как видим, при вычислении итогов таблица сразу структурируется, что удобно для просмотра и анализа информации на разных уровнях детализации. В MS Excel можно комбинировать несколько итогов, т.е. создавать вложенные итоги. Попробуйте сами создать дополнительные итоги суммируя обороты продаж по маркам, а затем отмените их - нам они не понадобятся в дальнейшем.

Общие сведения о сводных таблицах. Сводными таблицами называются вспомогательные таблицы, которые содержат данные анализируемой таблицы или нескольких таблиц таким образом, чтобы зависимости между ними отображались требуемым для пользователя образом.

Шаг 3 - Построение сводной таблицы

Сводную таблицу мы построим на основе таблицы листа Продажи.

1. Создайте новый лист с именем Продажи1.
2. Переключитесь на лист Продажи.
3. Выделите всю таблицу с заголовком и скопируйте ее на лист Продажи1.
4. Выделите диапазон А3:Е18, выберите команду Итоги и в открывшемся окне нажмите кнопку Убрать все.
5. Щелкните внутрь таблицы продаж и выберите команду Сводная таблица меню Данные - запустится Мастер сводных таблиц.
6. Включите флажок В списке или базе данных Microsoft Excel и щелкните кнопку Далее.
7. На 2 шаге работы Мастера уже установлен правильный диапазон ячеек, поэтому просто щелкните кнопку Далее.
8. В третьем окне мастера определяется структура сводной таблицы. В центре окна расположены области строк, столбцов, страниц и данных. Все заголовки полей таблицы отображаются справа от перечисленных областей. Каждый заголовок поля можно переместить в любую область.

- Переместите поле Продавец в область полей страниц. Таким образом, вы зададите размещение данных о каждом продавце на отдельной странице. Имена продавцов будут находиться в поле списка и для отображения на экране данных о каком-либо продавце нужно выбрать его имя в списке.

- Если нас интересуют сведения о цене, то надо разместить поле Цена в области Данные. При этом отдельные значения будут просуммированы. В дальнейшем можно изменить вид операции.

- Поместите поля Дата и Марка в область Строка, а Год выпуска - в область Столбец.

- Щелкните кнопку Далее.

1. На последнем шаге включите флажок Новый лист. Если вы хотите изменить стандартные параметры сводной таблицы, то надо применить кнопку Параметры. Щелкните Готово и у вас появится новый лист со сводной таблицей. Дайте ему имя Сводная таблица.

Шаг 4 - Работа с данными сводной таблицы

Для редактирования сводной таблицы предназначена панель инструментов Сводные таблицы, которая открывается автоматически после создания сводной таблицы.

В нашем примере для просмотра сведений о конкретном продавце щелкните на кнопку в ячейке В2 и выберите продавца, например, Баранова. В таблице отобразятся данные только для него.

Более того, имея сводную таблицу, мы можем легко проанализировать данные и в других разрезах. Изменение вида таблицы выполняется путем перемещения поля данных в новую позицию.

Разместите поле Марка под полем Продавец. Во время перемещения появляется спецсимвол-указатель вставки поля в область полей.

Установите в обоих полях значение (Все) и в таблице вы получите данные оборота по датам и годам выпуска. Выбирая в списке Марка значение конкретной марки вы увидите данные только для этой марки.

Теперь переместите поле Год выпуска под поле Марка и вы увидите сведения о продажах только по датам и общий итог.

При перемещении поля данных за пределы сводной таблицы оно удаляется. Восстановить его можно будет только в третьем окне мастера сводных таблиц.

Для каждого значения поля можно задать показ деталей. Сейчас наша таблица показывает только значения оборота по дням и общий итог. Чтобы узнать к какому продавцу относятся сведения надо щелкнуть в нужную строку таблицы или выделить диапазон и выбрать команду Показать детали из панели инструментов. В результате откроется окно, в котором следует выбрать поле по которому вас интересуют детали. Просмотрите детали по Продавцу.

Примечание! Если в окне Параметры сводной таблицы установлен флажок Развертывание разрешено, то двойной щелчок в области данных приведет к созданию нового листа с расшифровкой выбранной строки. Попробуйте, а затем удалите новую страницу (получившийся лист).