Вопрос 51. Индексирование (упорядочение) записей в базе.

Упорядочение (сортировка) данных в таблицах при выводе на экран.

В процессе работы с данными в базе возникает необходимость изменить порядок их следования по значениям определенных полей. Для упорядочения данных по значению одного поля необходимо выполнить следующую последовательность действий:

· Открыть таблицу базы данных в режиме редактирования данных;

· В пункте меню Записивыбрать командуСортировка;

· Указать порядок сортировки по возрастанию или по убыванию.

Есть возможность упорядочения данных по значению нескольких полей одновременно, когда сначала упорядочиваются данные по значению первого заданного поля, затем в рамках одного значения первого поля упорядочиваются записи по значению второго поля и т. д.

Для многоуровневой сортировки используется расширенный фильтр.

Порядок действия при многоуровневой сортировки таков:

· Открыть таблицу базы данных в режиме редактирования данных;

· В пункте меню Записивыбрать командуРасширенный фильтр;

· В появившемся окне «Фильтр» в порядке исполнения сортировки задать список полей, перетаскивая их мышкой или задавая с помощью кнопки выбора полей;

· Для каждого поля в строке бланка Сортировкауказать порядок сортировки;

· При необходимости не только упорядочить записи в таблице, но и отобразить на экране только данные, отвечающие определенному значению, следует в строке Условие отборазадать нужное условие;

· В пункте меню Фильтрвыбрать командуПрименить фильтр.

Следует помнит, что поиск и сортировка в таблицах очень большого объема может занимать много времени. Для ускорения этого процесса поля, по которым проводятся указанные операции, должны быть индексированы.

Для отмены фильтра следует выбрать команду Удалить фильтр в пункте меню Записи.

Индексированное поле– если поле обладает этим свойством, все операции, связанные с поиском или сортировкой записей по значению, хранящемуся в данном поле, существенно ускоряются.

Запись – совокупность логически связанных полей, данные из которых описывают признаки одного объекта предметной области.

Поле – совокупность логически связанных элементарных данных, описывающих один и тот же признак для всех объектов предметной области.

Вопросы 52 - 53. Структура БД в Access. Связь между таблицами/Средства Access для установления связей между таблицами.

(52)База данных (БД) – это поименованная совокупность структурированных данных, описывающих состояние объектов одной предметной области и их отношения. Например, библиотечные и архивные системы, телефонные и адресные справочники, базы данных о наличии и движении товаров, о сотрудниках организации и др. Целью создания базы данных является упорядочение информации из одной предметной области, возможность поиска нужных данных и их обработки. Рассмотрим основные понятия БД:

Таблица- это основной объект базы данных, предназначенный для хранения элементарных данных, состоящих из записей (строк) и полей (столбцов).

Элементарное данное –единица данных, описывающая один признак одного объекта предметной области. Например, фамилия конкретного читателя или название конкретной книги в библиотечной базе данных.

Поле –совокупность логически связанных элементарных данных, описывающих один и тот же признак для всех объектов предметной области. В структуре двумерной таблицы его аналогом является столбец.

Запись –это совокупность логически связанных полей, данные из которых описывают все признаки одного объекта предметной области. Например, все данные об одном издании. В структуре двумерной таблицы ее аналог – строка. БД MS Access может содержать множество объектов:

Таблицаявляется основным объектом базы данных. В MS Access вся информация хранятся в таблицах. Во-первых, в таблицах хранятся все данные, имеющиеся в базе, а во-вторых, таблицы хранят и структуру базы (поля, их типы и свойства).

Запросявляется средством извлечения информации из базы данных. Используя это средство, можно извлечь нужные данные из 1 или нескольких таблиц и предоставить их пользователю в удобном виде. С помощью запросов выполняют такие операции, как отбор данных, их сортировку и фильтрацию.

Формапредставляет собой средство для просмотра и ввода данных в базу. Смысл форм в том, чтобы предоставить пользователю возможность заполнения и просмотра только определенного количества полей.

Отчётиспользуется для отображения итоговых данных из таблиц и запросов в удобном для просмотра виде. В отчетах предусмотрены специальные средства для группирования данных и ввода специальных элементов оформления, характерных для печатных документов (колонтитулы, номера страниц, служебная информация о времени создания и исполнителе).

Страницыэто особый объект, выполненный в коде HTML, размещаемый на Web-странице и передаваемый клиенту вместе с ней. Сам по себе этот объект не является базой данных, но содержит компоненты, через которые осуществляется связь переданной Web-страницы с базой данных, остающейся на сервере. Пользуясь этими компонентами, посетитель Web-узла может просматривать записи базы в полях страницы доступа.

Макросы и модули.Эти объекты предназначены как для автоматизации повторяющихся операций при работе с базой данных, так и для создания новых функций путем программирования. Макросы состоят из последовательности внутренних команд СУБД MS Access, а модулисоздаются средствами внешнего языка программирования. Это одно из средств, с помощью которых разработчик может заложить в базу нестандартные функциональные возможности, повысить быстродействие системы, а так же уровень ее защищенности.

(52-53)Задание связей между таблицами происходит в окне «схема данных»,которое открывают кнопкой панели инструментов или командой Схема данных пункта меню Сервис. Открывается окно «Добавление таблиц», на вкладке Таблицы которого нужно выбрать таблицы, между которыми устанавливаются связи, щелчком на кнопке Добавить. В окне «Схема данных» откроются списки полей этих таблиц. Одна из таблиц считается главной, а другая – связанной. Главная – это та таблица, которая участвует в связи своим ключевым полем. При нажатой кнопке на связываемом поле главной таблицы перевести курсор мыши на нужное поле связанной таблицы. При отпускании кнопки мыши автоматически открывается окно «Изменение связей» для настройки свойств связи. В этом окне можно изменить имена полей, участвующих в связи, и задать элементы управления для обеспечения условий целостности данных. Если установлен только флажок Обеспечение целостности данных, то удалять данные из ключевого поля главной таблицы нельзя. Если вместе с ним включены флажки Каскадное обновление связанных полей иКаскадное удаление связанных полей, то, соответственно, операции редактирования и удаление данных в ключевом поле главной таблицы разрешены, но сопровождаются автоматическими изменениями в связанной таблице. Образовавшееся межтабличная связь отображается в окне «Схема данных» в виде линии, соединяющей 2 поля разных таблиц. Т.о. , смысл создания реляционных связей между таблицами состоит, с одной стороны, в защите данных, а с другой стороны – в автоматизации внесения изменений сразу в несколько таблиц при изменениях в 1 таблице. При организации связи между таблицами следует иметь в виду, что связываемые поля должны иметь один и тот же тип и одинаковые свойства или быть, по крайней мере, согласованными.