Контроль в системе менеджмента

Организацию контроля за исполнением принятых решений можно рассматривать как составную часть организационного обеспечения, но в силу чрезвычайной его важности контроль в системе менеджмента заслуживает выделения как отдельный вопрос.

Контроль – это система наблюдения и проверки соответствия процесса функционирования объекта управления принятым управленческим решениям. Поэтому его также называют «обратной связью». Контроль может осуществляться в различных формах, отличающихся по различным признакам. В связи с этим выделяют следующие формы и виды контроля:

а) в зависимости от субъекта, осуществляющего контроль, различают внутренний и внешний виды контроля. При этом под внутренним понимается контроль, осуществляемый в границах системы управления, по ее инициативе и с использованием результатов такого контроля без выхода во внешнюю среду. Если же контролирующая инстанция находится за пределами границ контролируемой системы, то такой контроль считается внешним;

б) в зависимости от характера и правоdjго статуса контролирующей инстанции различают следующие виды контроля: государственный, хозяйственный, общественный;

Государственный контроль осуществляется государственными органами, для которых эта деятельность является основой. Как правило, такие органы называются государственными инспекциями. Обычно они специализируются на проверке выполнения нормативных решений по конкретным вопросам (пожарная безопасность, санитарно-эпидемиологическое состояние, техника безопасности и т.п.);

в) в зависимости от характера контролируемого вопроса различают технический, финансово-экономический и административный контроль;

г) в зависимости от регулярности проверок различают систематический, периодический и разовый контроль;

д) в зависимости от масштабов охвата проверками различают сплошной и выборочный контроль.

Вышеизложенное разнообразие форм и видов контроля обусловлено стремлением найти компромисс между двумя противоречивыми тенденциями: стремлением повысить эффективность контроля и необходимостью экономии затрат на осуществление контрольных функций. При этом большую роль играет специфика контроля нормативных и целевых решений.

При контроле нормативных решений проверяется соблюдение установленного порядка, и при обнаружении нарушений даются предписания по их устранению. В случае же контроля целевых решений основной контролируемый параметр – это срок исполнения.

Практика показывает, что соблюдение установленных сроков выполнения принятых решений – это наиболее болезненная проблема с позиции достижения целей управления. При этом часто встречающееся нарушение сроков исполнения может быть обусловлено двумя основными причинами: неправильным принятием решения (т.е. его невыполнимостью) или организационной расхлябанностью исполнителей.

Контроль за соблюдением сроков исполнения может осуществляться теми же лицами, которые эти решения приняли, или с организационным обособлением специальных подразделений (отдельных специалистов). Опыт показывает, что в первом случае контроль может быть лишь периодическим и выборочным. Для достижения же большей эффективности контроля целесообразно его организационно обособлять. Это имеет смысл делать еще и потому, что уровень квалифицикационных требований для проведения проверки, как правило, на порядок ниже, чем уровень требований к специалистам, принимающим решения. Другим важнейшим условием повышения эффективности контроля является отказ от проведения проверок по мере истечения установленных сроков исполнения, так как такие проверки не обеспечивают соблюдения сроков, а лишь констатируют свершившийся факт, и переход к упреждающему профилактическому контролю, при котором проверяется ход выполнения решения, а не факт его выполнения.

Организация упреждающего контроля за исполнением сроков, как правило, основана на организационном обособлении данной процедуры. При этом возможны варианты проведения контроля как силами канцелярских работников, так и на основе электронной обработки данных. В последнем случае наиболее часто такая форма контроля называется автоматизированной системой контроля исполнения документов.

В системах упреждающего контроля вся поступающая на контроль информация (обычно это документы) регистрируется и хранится с использованием соответствующих материально-технических средств и носителей информации. Регулярно производится обработка данной информации, и до исполнителей доводятся напоминания о приближении контрольного срока исполнения порученного задания. Информация об исполнении поступает также на обработку для снятия задания с контроля и определения оценки качества работы исполнителей. Обычно такая оценка дается в форме определения коэффициента исполнительской дисциплины, который определяется как удельный вес заданий, выполненных в срок, по отношению к общему числу заданий. Данная оценка дается за установленный период времени и используется в качестве базы для материального и морального стимулирования исполнителей.

Опыт различных отраслей, в том числе и социально-культурной сферы, показывает высокую эффективность упреждающего контроля. Практически во всех сферах, где его применяют, коэффициент исполнительской дисциплины достигает значения в диапазоне 0,93 - 0,97. В определенной мере это объясняется тем, что в случае обнаружения обстоятельств, препятствующих своевременному выполнению решения, исполнители заблаговременно добиваются принятия корректирующих решений, чтобы не допускать фиксации срыва устанавливаемых сроков.

Из изложенного следует, что четкая организация контроля исполнения существенно влияет на исполнительскую дисциплину, а фактор объективной невыполнимости решения (или неверного принятия решения) существенен лишь в 3-7 процентах от общего числа принимаемых решений.