Условия эффективного распределения полномочий

1. Достаточность для решения поставленных задач.

2. Сбалансированность с полномочиями субъектов, с которыми приходится взаимодействовать.

3. Четкость линий полномочий: каждый сотрудник должен знать, от кого он получает полномочия и кому их передает, перед кем он отвечает и кто перед ним.

Централизация и децентрализация полномочий.

Централизация полномочий– это преимущественное сосредоточение полномочий на высших уровнях управления.

Наиболее часто централизуются:

1. Вопросы долгосрочного планирования, разработка корпоративных целей и стратегии.

2. Разработка политики в отношении кадров, заключение коллективных до­говоров.

3. Финансовая и бухгалтерская системы, распределение ресурсов организа­ции между подразделениями.

4. Координация и оценка деятельности подразделений.

5. Контроль над расходами и эффективностью (рентабельностью, прибыль­ностью).

Централизация имеет следующие преимущества:

1. За счет централизации улучшаются контроль и координация специализи­рованных независимых функций организации таких, как коммерческие, технические, технологические.

2. Уменьшаются количество и масштабы решений, принимаемых менее опыт­ными и менее квалифицированными специалистами.

3. Централизация способствует оптимальному распределению ресурсов органи­зации за счет перераспределения средств между подразделениями в пользу более перспективных направлений.

4. Централизация обеспечивает более полное и эффективное использование опыта и знаний высшего административного персонала.

Недостатки:

· Требует больших затрат времени на передачу информации, приводит к ее искажению.

· Обусловливает принятие решений лицами, плохо знающими конкретную ситуацию.

· Сковывает процесс управления, делает его негибким.

Децентрализация полномочий– это преимущественное сосредоточение полномочий на нижних уровнях управления.

Преимуществами децентрализации являются:

1. Возникает возможность построения более эффективной системы управле­ния в крупных организациях, использующих для принятия решений большой объем информации. Децентрализация позволяет сократить время на сбор, обработку и передачу информации за счет принятия решений на местах, непосредственно в самих подразделениях — там, где информация возникает.

2. В децентрализованных структурах право принимать решения предостав­ляется тем руководителям, которые ближе стоят к проблеме, к потребите­лю, лучше знают его требования, обладают большим объемом информации.

3. Децентрализация позволяет развивать инициативу персонала предприя­тия, творчество. Самостоятельность и независимость обеспечивают рост квалификации. Наличие у работника возможности непосредственно вли­ять на результаты работы организации включает важные мотивационные механизмы, основанные на содержании труда, признании его результатов начальством и коллегами по работе. Успех организации отождествляется с личным успехом.

4. Рост квалификации персонала среднего и нижнего звеньев организацион­ной структуры в результате децентрализации способствует формирова­нию грамотного кадрового резерва специалистов для высшего звена управ­ления.

Недостатки:

· Придает решениям тактический характер.

· Затрудняет координацию управленческой деятельности.

· Игнорирует общеорганизационные интересы.

· Может привести к сепаратизму и разрушению организации.

Способы преодоления крайностей централизации и децентрализации

Ослабляются:

· Механическим перераспределением полномочий.

· Приданием подразделениям полной хозяйственной самостоятельности при одновременном подчинении их руководителей первому лицу организации как его заместителей.

Полномочия и власть

Полномочия и власть часто путают друг с другом.

Полномочия определяются как делегированное, ограниченное, присущее данной должности правоиспользовать ресурсы организации.

Власть представляет собой реальную способность действовать или возможность влиять на ситуацию. Можно иметь власть, но не иметь полномочий.

Пример

В государстве каждый гражданин имеет равное право голоса во всех решениях. Однако, каждый участник практически не может принимать решения, поэтому граждане делегируют некоторых людей представлять свои интересы на уровне местного самоуправления, в правительстве.

Наши делегированные представители наделены полномочиями принимать за нас решения, но только в пределах, установленных законом.

Президент лично не должен выполнять все функции. Он делегирует ее большую часть своим подчиненным, но за удовлетворительное решение задач президент сам несет ответственность перед избирателями. Поскольку они дали президенту все полномочия использования в пределах закона всех ресурсов правительства и он принял на себя ответственность, заняв этот пост, то он должен отвечать перед ними за любой провал.

При выборах граждане реализуют свою власть и полномочияпосредством голосования для замены тех делегатов, которые не смогли выполнить соответствующих обязанностей.

Таким образом, полномочия определяют, что лицо, занимаемое должность, имеет право делать.Власть определяет, что онодействительно может делать.

Ответственность

Полномочия неотделимы от ответственности. В соответствии с должностными полномочиями устанавливается должност­ная ответственность.

Ответственность представляет собой обязательство работника осуществлять на определенном уровне решение задач, выполнять функции и действия, предусмотренные данной должностью, а также отвечать за их удовлетворительное разрешение.

Различают два вида ответственности:

1. Общую

2. Функцио­нальную (исполнительскую).

Общая ответственность предусматривает обеспе­чение условий, необходимых для осуществления той или иной деятельности.

Функциональная или исполнительская ответственность связана с выполнением конкретной работы и соответствует деятельности исполнителя.

Выделяют не­сколько степеней ответственности.

Низкая степень ответственности — это ответ­ственность за выполнение работы, не связанной с возможностью возникновения ущерба: аварий, брака, простоев, недостачи товароматериальных ценностей. В дан­ном случае речь идет только о функциональной ответственности.

Средняя степень ответственности предусматривает возможность нанесения ущерба в результате неправильных действий. Это ответственность за денежные средства, материаль­ные ценности, безопасность подчиненных, документы. Такой ответственностью могут наделяться как руководители, так и исполнители. Здесь речь идет как об общей, так и о функциональной ответственности.

Высшая степень ответственно­сти предполагает ответственность руководителя организации или подразделения за все аспекты их деятельности.

Ответственность подкрепляется соответствующим объемом полномочий. При наличии дисбаланса качество управления существенно снижается.