Определение причин возникновения проблемы (факторов, от которых зависит успешное решение задачи)

Решение может быть направлено лишь на устранение проблемы, но может предусматривать также устранение причины ее возникновения. Во втором случая мы можем рассчитывать, что проблема не возникнет снова.

Рассмотрим инструменты, т.е. приемы, методы, используемые для определения причин возникновения проблем. Их можно разделить на 2 группы: аналитические и графические.

I. В основе аналитических инструментов лежат известные правила научной индукции, конкретизированные применительно к поиску причин возникшей проблемы в организации.

Можно выделить 2 аналитических способа определения причин возникновения проблемы:

· выявление изменений (событий), предшествующих возникновению проблемы (текучесть кадров возникла после появления нового руководителя, или изменений условий труда, или появления рядом другого предприятия с более привлекательными условиями работы и т.д.);

· выявление объектов, аналогичных рассматриваемому, где подобная проблема не возникла, и установление различий в объектах.

II.Из графических способов определения причин возникновения проблем рассмотрим три: «дерево причин», диаграмму Исикавы и карту мнений.

«Дерево причин» используется для локальных проблем, причины возникновения которых сосредоточены в немногих областях.

На рисунке 2.3 приведено дерево причин возникновения проблемы «поломка станка».

Поломка станка

Проблема

Вышла из строя деталь № 1026453

Конкретизация

Рис. 2.3. Дерево причин

Диаграмма Исикавы («рыбий скелет», «речных притоков», причин и результатов) названа по имени ее автора профессора токийского университета Исикавы Каору, который придумал оригинальную схему определения причин невысокого качества продукции в начале 50-х годов ХХ столетия.

Первоначально следует стремиться определить как можно больше возможных причин, не пытаясь оценить их реалистичность. Это позволит не упустить причины, которые на первый взгляд кажутся сомнительными, но при более внимательном рассмотрении могут оказаться действительными. Кроме того, такой подход даст возможность увидеть максимальный спектр причин и определить их взаимосвязь.

Этот способ является одним из наиболее эффективных инструментов управления. Причем он может использоваться не только при возникновении проблем, т.е. при реактивном управлении, но и в качестве элемента опережающего управления. В последнем случае диаграмма строится для определения факторов, от которых зависит достижение желаемого результата.

(хребет, большие кости, средние и мелкие кости).

«Карта мнений». Название подчеркивает коллегиальность при применении этого метода. Хотя и предыдущие методы не исключали групповой работы. Но в данном случае для определения причин возникшей проблемы формируется группа специалистов.

В центре листа (доски) рисуется овал (круг) и в него записывается сформулированная проблема. Затем присутствующие определяют возможные причины возникновения проблемы, которые записываются с внешней стороны овала и соединяются с ним линиями. Причины на этом этапе не анализируются, стремятся выявить их максимальное количество. Затем проводится их последовательный анализ. Какие-то причины сразу отвергаются как невозможные или маловероятные. Другие – обсуждаются, при необходимости запрашивается необходимая информация. Когда остаются 1-2 наиболее вероятные причины, каждую из них рассматривают в качестве проблемы и строят новые карты мнений – карты мнений второго уровня. Иногда может потребоваться построение карт третьего и более высокого уровней. Все зависит от того, на каком уровне удастся обнаружить действительные причины, способы устранения которых вполне очевидны. Отличие карты мнений от диаграммы Исикавы: она не показывает общую картину причин второго уровня (причины причин или «малые кости»), но зато дает возможность углубиться по любой причинно-следственной цепочке настолько, насколько это необходимо.

Решения совета

не выполняются

Слишком много времени Люди слишком заняты

уходит на дорогу

Неподходящее помещение Рассматриваются

для заседаний неактуальные вопросы

На заседание приглашаются

незаинтересованные в нем люди

Рис. 2.7. Карта мнений первого уровня

До участников не доводится Протокол заседания не

повестка дня публикуется

Информация о заседании

не доходит до участников

Рис. 2.8. Карта мнений второго уровня

Таковы основные аналитические и графические способы определения причин возникновения проблем в организациях.

PS. При сборе информации для принятии решений необходимо различать релевантную (относящуюся к делу) информацию, и неуместную, избыточную информацию.