Основные команды для работы с файлами документов

Команды для работы с файлами находятся в главном меню Файл:

· Создать − создание нового документа на основе одного из шаблонов или уже существующего файла;

· Открыть – открытие уже существующего файла из памяти в окно документа. После выбора данной команды в появившемся диалоговом окне указывается расположение и имя открываемого документа;

· Закрыть – завершение работы с данным документом и удаление его из окна документа. Если файл не был сохранен предварительно, перед его закрытием появляется запрос на сохранение;

· Сохранить – сохранение документа с ранее заданным именем. При сохранении файла впервые появляется диалоговое окно, в котором нужно указать имя и расположение сохраняемого файла документа;

· Сохранить как – сохранение документа в памяти под новым именем;

· Параметры страницы – установка параметров страниц документа (ширины полей, размера бумаги и др.);

· Предварительный просмотр – просмотр документа перед его печатью с целью внесения изменений в оформление документа (расположение на странице абзацев, рисунков, таблиц и т. п.). В режиме предварительного просмотра можно установить количество просматриваемых одновременно страниц и масштаб. Для возвращения в обычный режим нажимают кнопку Закрыть;

· Печать – организация вывода документа на печать. Печать можно произвести как на бумажный носитель, так и в файл;

· Свойства − просмотр и задание некоторых свойств документа (название, автор, тема и др.). Здесь же можно узнать статистику по документу;

· Выход − закрытие всех открытых файлов документов и завершение работы Word.

1.1.2 Настройка внешнего вида окна приложения Word
и параметров документов

Настройка окна приложения Word производится таким образом, чтобы оно содержало необходимые пользователю элементы. Это способствует повышению эффективности работы.

Внешний вид окна документа Word задается выбором в меню Вид одного из следующих режимов:

· Обычный;

· Веб-документ;

· Разметка страницы;

· Структура;

· Режим чтения;

· Во весь экран.

Горизонтальная и вертикальная измерительные линейки (в режиме разметки страницы) отображаются командой Вид / Линейка.

Подключение и настройка панелей инструментов.По умолчанию при запуске Word под строкой главного меню отображаются две панели инструментов − Стандартная и Форматирование. Эти панели содержат набор кнопок и раскрывающихся списков, позволяющих выполнять наиболее часто используемые команды (рисунок 1).

Рисунок 1 − Панели инструментов Стандартная и Форматирование

Отображение других панелей инструментов производится выбором из списка Вид / Панели инструментов.

Простейший способ добавить необходимую кнопку на панель инструментов − отметить ее в списке доступных кнопок, вызываемом щелчком по скрывающей кнопке панели инструментов (рисунок 2).

Рисунок 2 − Панели инструментов Стандартная и Форматирование

Если требуемая кнопка отсутствует в списке доступных, она может быть добавлена посредством диалогового окна Настройка(рисунок 3).

Рисунок 3 − Диалоговое окно Настройка

Например, для того чтобы поместить кнопку редактора формул Microsoft Equation на панель инструментов, выполните команду Вид / Панели инструментов / Настройка(или Сервис / Настройка), перейдите на вкладку Команды, в списке Категории выберите Вставка, в списке Команды найдите с помощью полосы прокрутки значок , перетащите его методом Drag & Drop в любое удобное место на панели инструментов.

Настройка основных параметров документа. Важнейшие параметры документа настраиваются в окне Параметры, вызываемом последовательностью команд Сервис / Параметры. Это окно содержит вкладки Вид, Общие, Правка(Edit), Печать, Сохранение, Правописание, Безопасность и др.

Приведем несколько примеров.

Настройка в главном меню Файл списка последних файлов, с которыми производилась работа, с целью их быстрого запуска (по умолчанию список состоит из четырех файлов) производится Сервис / Параметры / вкладка Общие / Помнить список из … файлов (требуемое количество задается с помощью счетчика).

Настройка автосохранения документа через определенные промежутки времени осуществляется командой Сервис / Параметры / Сохранение / Автосохранение каждые … минут(требуемое количество минут задается с помощью счетчика).

Устанавливают автоматическую проверку грамматики и орфографии на вкладке Правописание того же окна.

Защита документа от несанкционированного доступа выполняется командой Сервис / Параметры / вкладка Безопасность / Пароль для открытия файла.