Анализ реализуемости проекта
Календарный план, полученный в результате расчета сетевой модели, проверяется, уточняется, при необходимости детализируется, и когда есть полная уверенность, что в план включены все работы, имеется полная информация о наличных и требуемых ресурсах, переходят к анализу реализуемости. Различают четыре типа оценок реализуемости: интегральная оценка надежности, ресурсная, экономическая и финансовая. Если план проходит через эти "сита", то проект, которому он соответствует, обеспечен всеми требуемыми ресурсами и выполнение его по этому плану более экономично, чем по любому другому (рис. 1.3.1).
Рис. 1.3.1. Анализ реализуемости плана.
Анализ ресурсной реализуемости осуществляется в две стадии. На первой — анализируется наличие ресурсов по всем работам. На второй — проводится сглаживание эпюры использования ресурсов. Выровненная эпюра использования рабочей силы обеспечивает меньшую стоимость и более эффективную работу.
Если не все ресурсы можно получить из внутренних источников, то необходимо купить, арендовать или взять напрокат некоторые ресурсы. Возможно, что на выполнение некоторых работ необходимо заключить контракты с субподрядчиками. Данные по минимальным количествам требуемых ресурсов, установленные процедурой распределения ресурсов, могут быть использованы на последующих стадиях при проверке достаточности ресурсов подрядчика для выполнения проекта.
Экономическая и финансовая реализуемости
Экономическая и финансовая реализуемости связаны между собой, так что на стадии планирования они могут быть рассмотрены совместно, так как имеются достаточно точные оценки рассматриваемых работ, что является необходимым условием выполнения анализа на реализуемость.
Итак, теперь для каждой операции известна оценка стоимости; для анализа экономической реализуемости существенно иметь набор стоимостей в зависимости от длительности выполнения каждой операции. Стоимости могут зависеть также от способа реализации проекта. Можно рассмотреть альтернативные методы, оценить их и использовать полученную информацию для анализа экономической реализуемости.
Экономическая реализуемость необходима для определения продолжительности проекта, которая соответствует минимальной стоимости. Вполне возможно, что анализ экономической реализуемости будет проводиться при определенных ограничениях на ресурсы. Довольно часто уровень используемых ресурсов или длительность ограничены сверху. Хотя процедуры проверки ресурсной, экономической и финансовой реализуемости аналогичны, различные ограничения по-разному определяют область, в которой проводятся исследования различных длительностей и стоимостей выполнения проекта.
Если в проекте будут использоваться только собственные трудовые ресурсы, то можно составить расписание их использования, чтобы определить, можно ли таким путем обеспечить выполнение проекта. Аналогично можно составить расписание затрат, чтобы убедиться, что намеченные закупки могут быть осуществлены и что материалы будут поставлены в нужные сроки.
Когда выбрана продолжительность выполнения, соответствующая минимальной стоимости, следует провести окончательную проверку финансовой реализуемости. Проект-менеджер проводит анализ денежных потоков для определения проекта при установленных общих затратах и выбранной длительности выполнения проекта. Выходом анализа денежных потоков является планирование по отчетным периодам (квартальные, месячные, полумесячные) всех финансовых операций и их конечный эффект.
Оптимизация
Следует отметить, что процесс оптимизации не приводит к дальнейшему продвижению по сравнению с последовательностью описанных процедур анализа реализуемости проекта. Напомним, что итерации являются необходимой частью любого созидательного процесса, и планирование проекта здесь— не исключение.
В плане, прошедшем через процедуру распределения ресурсов, определены моменты начала и окончания работ. При проверке на экономическую реализуемость может выясниться, что полученные длительности экономически невыгодны. Тогда необходимо пересмотреть приоритетные критерии распределения ресурсов и исследовать возможности получения дополнительных ресурсов. Затем следует вторая итерация распределения ресурсов, результаты которой подвергаются проверке на экономическую и финансовую реализуемость. Этот итеративный процесс анализа реализуемости продолжается до тех пор, пока не будет получено приемлемое расписание.
План, успешно прошедший анализ на реализуемость, необходимо оценить на соответствие другим критериям. На этапе развития сети план оценивался по различным критериям, например, в процессе использования пошаговой процедуры анализа ресурсной, экономической и финансовой реализуемости учитываются прямые затраты, связанные с длительностью выполнения проекта, и косвенные затраты, отраженные в статьях о премиях и неустойках или оплачиваемых компенсациях за убытки (обычно экономия заказчика или дополнительный доход делится с субподрядчиком для его стимулирования). Можно принять во внимание также колебания стоимости, связанные с ресурсными изменениями и перерывами в работе (простоями, понижением и повышением цен, стоимостью обучения, максимальным уровнем требуемых ресурсов и т.п.), однако в процессе рассмотрения многочисленных экономических критериев нельзя терять из вида такие определяющие критерии, как максимальная занятость или минимум экономической активности.
Могут измениться и условия выполнения проект; Например, может оказаться, что предложение строительных работ превышает возможности их выполнения и поэтому целесообразно отложить начало работ. Это может привести к изменениям финансового плана, необходимые для проекта специалисты могут оказаться занятыми на других работах. Могут измениться налоговые законы, воздействуя на экономическую реализуемость проекта.
На этапе оптимизации может возникнуть необходимость в некоторых изменениях плана для удовлетворения тех или иных критериев. Эти изменения могут вызвать необходимость возвращения к предыдущим этапам планирования. В результате этого процесса (возможно, после нескольких итераций) получается скорректированное генеральное расписание проекта, которое близко к оптимальному плану.
Имеет смысл также провести проверку возможности принятия оптимального в математическом смысле плана с учетом таких критериев, как минимальная длительность выполнения проекта, минимальная стоимость, максимально использование собственных ресурсов, максимальная занятость в периоды экономического спада, максимальная удовлетворенность заказчика и т.п. Эти критерии в известном смысле независимы. Например, максимализация использования внутренних ресурсов не обязательно приводит к минимизации стоимости и длительности выполнения проекта. Этим критериям можно приписать веса и определить соответствующую общую функцию.
1.6. Определение потребности в ресурсах; документация по пакету планов
После построения оптимального плана можно подготовить расписание использования трудовых ресурсов и материалов для случая, когда проект должен обеспечиваться собственным персоналом, а определенные материалы должны поставляться заказчиком. Можно также принять соглашение об аренде, прокате или покупке оборудования.
Необходимо выполнить:
· Определение ресурсов, требующихся для выполнения проекта, и их распределение во времени:
- денежных средств;
- строительных материалов;
- технологического оборудования;
- средств вычислительной и организационной техники;
- энергетических ресурсов;
- трудовых ресурсов;
- машин, механизмов, транспортных средств;
- производственных площадей;
· Оптимизацию суммарных графиков потребности в ресурсах;
· Определение поставщиков ресурсов по проекту;
· Учет факторов, влияющих на обеспеченность проекта ресурсами;
· Формирование графиков поставки ресурсов.
Документация по пакету планов проекта включает:
· Комплексный (сводный, главный, генеральный) календарный план;
· Частные (детальные) календарные планы по исполнителям;
· Частные (детальные) календарные планы по пакетам работ;
· Ведомости потребностей в ресурсах;
· Графики поставки:
- технологического оборудования;
- строительных материалов;
- машин, механизмов, транспортных средств и др.;
· План заключения контрактов;
· Организационно-технологические мероприятия по реализации проекта;
· План контроля за ходом выполнения работ.
Контроль исполнения проекта
“Неудачное планирование – планирование неудачи”
Б. Трейси
Цель и назначение контроля
Слово контроль, как и слово власть, прежде всего рождает отрицательные эмоции. Для многих оно означает ограничение, принуждение, отсутствие самостоятельности.
Вследствие такого устойчивого восприятия контроль относится к числу тех функций управления, сущность которых чаще всего понимается неверно.
Сводить контроль к таким ограничениям, исключающим возможность действий, наносящих вред организации и заставляющих вести себя строго дисциплинированно, означало бы упустить важнейшую функцию управления – обеспечение поставленных целей проекта.
Контроль представляет процесс, в котором руководитель проекта устанавливает, достигаются ли поставленные цели, выявляет причины, дестабилизирующие ход работы, и обосновывает принятие управленческих решений, корректирующих выполнение заданий, прежде чем будет нанесен ущерб выполнению проекта (срыв сроков, превышение использования ресурсов, стоимости, низкое качество и т.д.). Контроль дает возможность руководителю проекта определить, следует ли пересматривать планы, сметы, если некоторые параметры превысили допустимые значения.
На ход реализации проекта воздействуют множество как внешних, так и внутренних дестабилизирующих факторов. Это приводит к изменению временных и стоимостных параметров. Руководителям не всегда удается своевременно принимать меры по корректированию хода работ в связи с меняющимися условиями окружающей среды проекта и мотивировать подчиненных на достижение поставленных целей.
В этих условиях одним из важных средств реализации поставленных целей является контроль хода реализации проекта. Контроль – это процесс, при помощи которого руководитель проекта определяет, правильны ли его решения, как осуществляется проект, не требуется ли корректировок.
Задачи контроля
Задачи контроля состоят в том, чтобы, получив фактические данные о ходе выполнения проекта, сопоставить их с плановыми характеристиками и выявить отклонения, вырабатывая тем самым так называемые сигналы рассогласования. Контроль должен обеспечить:
· Мониторинг (систематическое и планомерное наблюдение за всеми процессами реализации проекта);
· Выявление отклонений от целей реализации проекта с помощью ряда критериев и ограничений, которые фиксируются в календарных планах, бюджетах, расчетных потребностях в трудовых и материальных затратах, финансовых, нормативных и других;
· Прогнозирование последствий сложившейся ситуации;
· Обоснование необходимости принятия корректирующего воздействия.
По мере осуществления проекта руководители проектов постоянно контролируют его продвижение. Они смотрят на то, что уже было сделано по проекту, смотрят на план и определяют, нет ли существенных расхождений между тем и другим. В управлении проекта такие расхождения называют отклонениями. К сожалению, можно быть абсолютно уверенным в том, что отклонения случаются всегда. Мы еще 6не овладели искусством прогноза до такой степени, чтобы иметь возможность точно представить, что именно произойдет в будущем, и пока будущее остается в дымке неопределенности, наши планы проектов будут несовершенными. Поэтому, контролируя проект, мы даже не задаемся вопросом: “ А есть ли отклонения?” Наш вопрос скорее звучит так: “Достаточно ли малы отклонения, чтоб с ними можно было смириться?”
Уровень отклонения
Приемлемые уровни отклонений должны быть определены с самого начала проекта. Например, в типовом строительном проекте приемлемые уровни отклонений малы, поскольку подрядчик-строитель обладает, как правило, солидным опытом и знает, что и как нужно делать для своевременного и качественного выполнения работ. Помимо этого, дома обычно строят за фиксированную цену (то есть подрядчики соглашаются наперед продать свои услуги за определенную цену). Если отклонения по затратам слишком велики и приводят к серьезным перерасходам, строители будут нести убытки. Таким образом, у подрядчиков есть стимул поддерживать отклонения на низком уровне.
В исследовательском проекте приемлемые отклонения могут быть достаточно большими — скажем, в диапазоне 20%. Поскольку исследования всегда несут в себе значительную долю неопределенности, план исследований неизбежно бывает приблизительным. Мы имеет лишь самое грубое представление о том, как сложится наше исследование, и потому мы должны быть готовы смириться с большими отклонениями от наших исходных предположений.
В основе процесса контроля лежит сбор и рассмотрение данных о продвижении проекта. При наличии такой информации руководители проектов имеют возможность выбора дальнейших действий и принимаемых мер. Например, если отставание от графика выходит за приемлемые рамки, они могут решить ускорить выполнение определенного числа критических заданий, выделив на них дополнительный объем ресурсов. Если руководители обнаруживают, что по определенной группе заданий их работники затратили на 40 процентов меньше средств, чем было запланировано, они, несомненно, решат расследовать это отклонение, поскольку нередко экономия средств означает, что определенная работа вообще не выполняется, или что в работе "срезаются углы".
Как функцию управления контроль не следует смешивать с учетом и статистическим контролем, хотя органы учета и статистики решают важные для практики задачи.
Учет ограничивается наблюдением, измерением, регистрацией, хранением, обработкой данных. В задачи учета не входит оценка отклонений по тем или иным критериям.
Предметом контроля являются факты и события, проверка выполнения конкретных решений, выяснение причин отклонений, оценка ситуации, прогнозирование последствий.
Оценка
Так же, как и контроль, оценка служит важной функцией обратной связи. Между контролем и оценкой есть, однако, целый ряд существенных различий:
1) Контроль предполагает постоянное слежение за продвижением проекта, в то время как оценка основана на периодическом подведении промежуточных итогов;
2) Контроль сфокусирован на деталях того, что происходит в проекте, в то время как оценка сконцентрирована на общей картине;
3) За контрольные действия несет ответственность руководитель
проекта, в то время как оценки обычно проводятся лицом или группой лиц, не работающих непосредственно на проекте (для обеспечения объективности).
Эти практические различия между оценкой и контролем подсказывают следующее (не идеально точное) определение оценки: оценка — объективное периодическое подведение итогов для определения статуса проекта относительно его сформулированных целей.
Оценки проводят в ходе проекта, а также по завершении проекта. Вполне очевидно, что в этих двух случаях роль оценки различна. Проводя оценку в ходе проекта, мы можем использовать ее результаты для воздействия на дальнейший ход проекта. В самом деле, последствия оценки в ходе проекта могут быть драматичными, вплоть до досрочного прекращения проекта, переоценки целей проекта или реорганизации плана проекта.
Виды контроля
Одна из важнейших причин необходимости осуществления контроля состоит в том, что любой руководитель проекта, обязан обладать способностью вовремя фиксировать свои ошибки и исправлять их до того, как они навредят проекту.
Различают три основных вида контроля:
· предварительный;
· текущий;
· заключительный.
Предварительный контроль осуществляется до фактического начала работ по реализации проекта и направлен не соблюдение определенных правил и процедур.
Предварительный контроль, как правило, затрагивает ресурсное обеспечение работ (трудовые, материальные и финансовые ресурсы).
В области трудовых ресурсов он направлен на тщательный анализ деловых и профессиональный знаний и навыков, которые необходимы для выполнения должностных обязанностей (устанавливается минимально необходимый уровень образования, квалификации, стаж работы специалистов, рекомендации и т. д.)
Контроль материальных ресурсов осуществляется с целью выработки требований к составу и качеству используемого оборудования и материалов.
В процессе контроля финансовых ресурсов, в рамках утверждаемых статей бюджета проекта, устанавливаются предельные значения затрат во временном интервале с тем, чтобы не допустить исчерпывание средств до окончания работ.
Текущий контроль осуществляется непосредственно при реализации проекта.
Различают контроль:
· времени (достижение промежуточных целей и объемов работ);
· бюджета (уровень расходования финансовых средств);
· ресурсов (фактические затраты материально-технических ресурсов);
· качества (уровень качества работ).
Текущий контроль осуществляется в целях оперативного регулирования реализацией проекта и базируется на сравнении достигнутых результатов с установленными в проекте стоимостными, временными, и ресурсными характеристиками.
Заключительный контроль проводится на стадии завершения проекта для интегральной оценки реализации проекта в целом. На его основе обобщается полученный опыт для последующей разработки и реализации проектов-аналогов, совершенствуются процедуры управления.
Система контроля должна обеспечивать оперативную оценку состояния реализации проекта для обоснования и принятия решений по управлению временем, стоимостью, ресурсами и качеством выполняемых работ. На этапе построения системы контроля за реализацией проекта необходимо определить:
· состав и уровень детализации работ, подлежащих контролю;
· состав показателей и формы представления первичной информации;
· сроки представления первичной информации и сводно-аналитических отчетов;
· комплекс используемых программно-информационных средств;
· ответственных за полноту, достоверность и своевременность представляемых данных.
Ответственность за контроль
Важную роль в процессе организации системы контроля имеет четкое разграничение функций между основными руководителями и исполнителями работ. В этой связи с учетом имеющейся практики представляется целесообразным следующее разграничение функций между основными участниками реализации проекта.
Руководитель проекта осуществляет:
· Координацию всех видов деятельности по проекту между заказчиком, генподрядчиком и субподрядчиком;
· Несет ответственность за подготовку графиков;
· Отвечает за выполнение указаний по изменению исходных данных;
· Отвечает за проведение координационных совещаний, а также за представление данных для отчетности по затратам по проекту.
Руководители (или ответственные) организаций –исполнителей осуществляют:
· Повседневный контроль за выполнением работ;
· Обеспечение всего комплекса работ по всем параметрам в соответствии с техническими заданиями;
· Представление в проектную команду информации о ходе реализации работ проекта;
· Участие в координационных совещаниях, формирование и осуществление решений по регулированию хода реализации проекта.
Методы контроля
Показатели проекта
Количество затратных показателей должно быть сведено к минимуму, а основное внимание должно быть уделено показателям, характеризующим взаимодействие участников проекта (например, выполнение этапов, готовность фронта работ, передача оборудования в монтаж, а также вопросы, требующие оперативного решения проектной командой или руководителями организаций-исполнителей).
Например, к показателям, характеризующим выполнение объемно-временных параметров, относятся (для строительных проектов):
• объемы строительно-монтажных работ в физическом и стоимостном выражении: всего и по исполнителям;
• численность рабочих: всего и по исполнителям;
• объемы работ в натуральных измерителях по основным видам строительно-монтажных работ.
• сдача фундаментов, помещений, технологических коридоров и других конструктивов под монтаж оборудования;
• наличие фронта работ для монтажа конструкций, оборудования и других видов работ (в тех же измерителях, что и объем работ по монтажу).
Например, если объем монтажа металлоконструкций измеряется в тоннах, то наличие фронта для данных работ указывается соответственно в тоннах;
• передача конструкций, оборудования в монтаж (в тех же измерителях, что и объем работ по монтажу);
• сдача актов технической готовности (в штуках);
• сдача актов рабочих комиссий (в штуках);
• показатели, определяющие укомплектованность вводимых мощностей эксплуатационным персоналом, объектами жилья и соцкультбыта, сырьевыми и энергетическими ресурсами и др.
Одновременно происходит накопление информации, раскрывающей статистические параметры наблюдаемых процессов, и ее анализ с целью определения статистических оценок продолжительности, интенсивности и трудоемкости выполнения контролируемых работ, уровня реализации плановых заданий по основным показателям. Статистический анализ включает вычисление числовых характеристик выборок, оценку параметров эмпирических распределений, выбор и определение параметров теоретических распределений наблюдаемых показателей.
К блоку показателей, характеризующих выполнение бюджета, относятся:
• первоначальная калькуляция;
• текущие счета, включающие фактические прямые затраты;
• накладные расходы и другие затраты;
• интегральные показатели стоимости проекта.
К блоку показателей, характеризующих расход материально-технических ресурсов, относятся:
• расход строительных материалов, конструкций, деталей, оборудования;
• расход трудовых ресурсов;
• расход машин, механизмов и вспомогательного оборудования.
Для определения степени выполнения заданных объемов работ или текущего состояния процесса при осуществлении проекта необходимо провести многочисленные измерения и оценки. Физические объемы выполненных работ определяют непосредственно на месте производства работ и сравнивают с расчетными показателями.
Временные затраты сравнивают с расчетной продолжительностью и соизмеряют с объемами выполненных работ. Денежные расходы сравнивают с показателями бюджета или сметной стоимости. Данные о фактическом потреблении материально-технических ресурсов сопоставляют с предполагаемыми потребностями в рабочей силе, строительных материалах и оборудовании, выполняют аналогичные операции. В конечном итоге опытный профессиональный управляющий проектом может сам определить степень или процент готовности объекта в целом или выполнения отдельной операции.
Различают следующие методы измерения фактически выполненных объемов работ: объемы или затраты в физических единицах или в рублях; процент выполнения плановых заданий, процент готовности и др.
Каждая из указанных оценок имеет свои преимущества и недостатки. Например, измерения фактически выполненных физических объемов отличаются большей точностью, чем приблизительная оценка процента готовности объекта. Однако их осуществление связано с большими затратами. Приблизительная оценка, в свою очередь, предполагает оценки факторов "на глаз". Подобно тому, как пульс, температура, анализ крови и рентген характеризуют различные аспекты состояния человеческого организма, так и вышеуказанные измерения и оценки описывают различные стороны процесса осуществления данного проекта. Все они в равной степени необходимы и имеют важное значение для полноты понимания состояния выполнения заданных объемов работ.
При использовании указанных методов измерений и оценок следует принимать во внимание нелинейный характер зависимости между ними. Например, зависимость между физическими объемами (количествами) и временными затратами может носить нелинейный характер: если объем работ, заданный в соответствии с календарным планом, определяется более ранним завершением, то по истечении 50% времени фактически выполненный объем работ может быть равен 60%. Подобные нелинейные зависимости существуют и для остальных методов измерения и оценок. При сравнивании плановых и фактических показателей трудовых ресурсов за какой-либо период времени часто приходится встречаться с нелинейным характером, так называемой кривой приобретения навыка или квалификации. В их основе заложена идея повышения квалификации и увеличения производительности по мере накопления практического опыта.
Технологии оценки
В зависимости от требуемой точности различают следующие технологии оценки выполнения проекта:
· контроль в моменты окончания работ (метод "0-100");
· контроль в моменты 50% готовности работ (метод "50-50");
· контроль в заранее определенных точках проекта (метод контроля по вехам);
· регулярный оперативный контроль (через равные промежутки времени);
· экспертная оценка степени выполнения работ и готовности проекта.
Источники информации
Информация, отражающая состояние и ход выполнения заданных объемов работ, поступает из многочисленных источников (члены проектной команды, организации-исполнители, независимые контролеры, плановые и отчетные документы). В формальной информационной системе источники информации включают карточки табельного учета трудозатрат и эксплуатации оборудования, заказы на поставки, счета-фактуры, сообщения с места производства работ о фактически выполненных объемах, отчеты по контролю качества и т.д. Во всех случаях к наиболее важным аспектам контроля относятся точность, своевременность и полнота. Если требуется точная информация по вопросам правления, следует тщательно продумать и проанализировать сведения, представляемые квалифицированными специалистами, полученные на основе их собственного опыта.
Кроме формальных источников информации, существует большое количество других входных данных, предназначенных для обеспечения служб управленческой деятельности; некоторые из них сокращают обычный путь прохождения информации.
Для каждой иерархической ступени (уровня) руководства требуется своя, специфическая, плановая и отчетная информация о ходе выполнения работ комплекса. Эта специфика проявляется в двух аспектах — в широте охвата информацией общего комплекса работ и степени детализации информации. Рациональное сочетание этих признаков информации, представляемой руководителям различного уровня, является одной из центральных задач при проектировании информационных систем контроля проекта. Неправильное сочетание этих признаков приводит либо к недостаточности, либо к избыточности информации и, следовательно, отрицательно сказывается на эффективности управления.
Руководители каждого уровня (в том числе и ответственные исполнители) должны получать только ту информацию и в той степени детализации, которая необходима и достаточна для выработки регулирующих воздействий и принятия решений по закрепленным за ними частям проекта. Вместе с тем эта информация должна обеспечивать концентрацию их внимания на наиболее напряженных и ответственных участках работы.
Могут быть предложены три степени детализации плановой информации, соответствующие трем уровням руководства:
а) руководители подразделений и ответственные исполнители получают наиболее детализированную информацию, позволяющую оценить состояние каждой из закрепленных за ними работ и ее положение в комплексной сетевой модели;
б) руководители организаций-исполнителей (или подкомплексов) получают информацию, позволяющую дать общую оценку состояния закрепленной за данной организацией (подкомплексом) части комплекса и содержащую наиболее подробные сведения по граничным событиям, которыми определяются связи данной организации (подкомплекса) с другими и связи отдельных подразделений между собой, а также сведения о работах данной организации (подкомплекса), попавших в критическую зону;
в) руководитель проекта получает детализированную информацию только по работам критической зоны, кроме того, он получает необходимую информацию, которая позволяет ему укрупненно оценить общее состояние комплекса, отдельных его наиболее важных элементов и этапов, а также проконтролировать плановые сроки наступления граничных событий, определяющих связи между отдельными организациями-исполнителями (подкомплексами) и структурными подразделениями внутри головной организации.
Важной проблемой является обеспечение единства информации для всех участников проекта.