Проектная документация и отчеты

Создаваемый проект может быть использован в качестве хранилища проектной документации, например обзора проекта, результатов проведенных анализов или спецификации создаваемого продукта. Для присоединения такой документации целесообразно использовать т.н. суммарную задачу проекта, содержащую итоговую информацию о датах и стоимости проекта. Для отображения суммарной задачи на Диаграмме Ганта в меню Сервисвыберите пункт Параметры и перейдите на вкладку Вид. На данной вкладке необходимо выбрать параметр Показать суммарную задачу проекта, расположенныйпод заголовком Параметры структуры для проекта. Суммарная задача появится в нулевом ряду Диаграммы Ганта. Для того, чтобы ее убрать, снимите галочку в окне той же вкладки.

Для включения документов в файл проекта выделяют суммарную задачу проекта и вызывают пункт контекстного меню Сведения о задаче (тот же результат обеспечивает кнопка Сведения о задаче,расположенная на Стандартной панели инструментов). В открывшемся окне выбирается вкладка Заметки. На вкладке необходимо нажать кнопку Вставить объект. В открывшемся окне выбирается опция Создать из файла. После этого нужно указать путь к необходимому файлу документа, который предполагается включить в проект. Самостоятельно добавьте в проект любой текстовый файл.

С помощью меню Вид-Отчеты можно получить необходимую информацию как о самом проекте, так и о ходе его выполнения. В MS Project отчеты разделяются на шесть категорий – Обзорные, Текущая деятельность, Затраты, Назначения, Загрузка, Настраиваемые.

В категорию Обзорные, предназначенную для отображения общей информации по проекту, включаются отчеты:

· Сводка по проекту - содержит основные сведения из плана проекта- длительность, трудозатраты, состояние работ и ресурсов и т.п.. Позволяет сравнить фактические и планируемые данные;

· Задачи верхнего уровня - содержит сведения о суммарных задачах проекта. В него входят результаты суммарных задач верхнего уровня, объединяющие данные по всем подзадачам;

· Критические задачи - применяет к проекту фильтр, оставляющих только те задачи, которые могут повлиять на дату окончания проекта. Помимо сведений о критических задачах, этот отчет содержит сведения о последующих задачах, что позволяет определить на какие задачи проекта в первую очередь повлияет задержка критических задач;

· Вехи - показывает отчетность по вехам проекта;

· Рабочие дни выводит сведения о рабочих и нерабочих днях каждого из базовых календарей, используемых в проекте. Каждый календарь отображается в отдельной таблице.

Отчеты Текущая деятельностьпоказывают ход работ по проекту. В эту группу включены следующие отчеты:

· Неначатые задачи - показывает те задачи, по которым не были введены фактические данные. Общее количество задач в данном отчете сокращается по мере выполнения проекта, поэтому данный проект становится особенно полезным при приближении сроков окончания проекта. Ресурсы, назначенные данным задачам, выводятся в отдельных таблицах;

· Задачи, которые скоро начнутся - представляет собой сокращенный вариант отчета Неначатые задачи. При выборе данного отчета необходимо последовательно ввести начальную и конечную даты, по которым необходимо построить отчет;

· Выполняющиеся задачи - показывает те задачи, которые в данный момент выполняются. Задачи группируются по месяцам, это позволяет оценить как объем начатых работ, так и отставание задач от графика;

· Задачи, которые должны были начаться - показывает те задачи, которые должны уже были начаться по графику, но данные об их фактическом выполнении не приведены;

· Завершенные задачи - отображает все задачи, для которых указан процент выполнения - 100%. Данные группируются по месяцам;

· Запаздывающие задачи - используется только в том случае, если предварительно был сохранен базовый план проекта. В отчет включаются те задачи, которые уже начались, но должны закончится позже запланированной даты окончания. Это позволяет выявить задачи, для которых необходима перепланировка. В данный отчет включаются суммарные задачи, примечания, а также таблицы со сведениями о последующих задачах.

В категорию Затратывключены отчеты:

· Движение денежных средств - таблица с перекрестными ссылками, показывающая запланированную и фактическую стоимость каждой задачи. Данные группируются по неделям. В отчет выводятся сведения о накопленной стоимости, причем для задач суммируются все типы затрат;

· Бюджет - содержит все задачи проекта, упорядоченные в порядке убывания общих затрат. В нем отражаются фактические и общие затраты, метод их начисления и оставшиеся затраты;

· Задачи с превышением бюджета - позволяет быстро найти задачи, фактическая или запланированная стоимость которых превышает базовую. Задачи сортируются в порядке убывания отклонения. Для вывода отчета необходимо сохранение базового плана;

· Ресурсы с превышением бюджета - содержит сведения о тех ресурсах, затраты на которые превышают или должны превысить базовые. Ресурсы сортируются в порядке убывания разницы. Для вывода данного отчета также необходимо сохранение базового плана;

· Освоенный объем - выводит проектную информацию согласно концепции освоенного объема – метода сравнения фактических и планируемых затрат.

Примечание. Наиболее удобны для просмотра затрат отчеты Бюджет и Движение денежных средств. Суммарные затраты по проекту можно также увидеть, нажав кнопку Статистика в меню Проект-Сведения о проекте.Повременное распределение затрат можно получить, если находясь в представлении Использование ресурсов или Использование задач, выполнить команду главного меню Формат-Подробности-Затраты. Суммарная информация о затратах задачи или ресурса может быть получена путем вставки в эти представления столбца с полем Затраты с помощью контекстного меню или выбора таблицы Затраты (Вид-Таблица-Затраты)

В категорию Назначениявключены следующие отчеты:

· Дела по исполнителям - содержит список задач, назначенных каждому ресурсу. Подробности о задаче и имя ресурса приводятся в отдельной таблице. В отчет также включаются индикаторы примечаний и необходимость выравнивания загрузки;

· Дела по исполнителям и времени - уточняет сведения отчета Дела по исполнителям, дополняя их количеством часов, отводящихся на каждую задачу в каждый рабочий день;

· Ресурсы с превышением доступности - включает сведения только о тех ресурсах, которым назначен объем работ, превышающий их возможности согласно календарю ресурсов. Отчет включает также сведения о назначенных ресурсам задачах.

В категорию Загрузкавходят отчеты:

· Использование задач - содержит данные о том, сколько времени ресурсы тратят на каждую из задач проекта. Итоговые значения выводятся по каждой недели и по каждой задаче проекта;

· Использование ресурсов - показывает сведения о работе, осуществляемой каждым ресурсом. Для ресурсов выводятся названия недельные трудозатраты по каждому назначению.

Последняя категория отчетов называется Настраиваемые. В программе MS Project предусмотрено три метода создания настраиваемых отчетов:

· Создание нового отчета с нуля. Предварительновыбирается один из общих форматов отчетов: Задача, Ресурс, Месячный календарь или Перекрестная таблица. Создание отчета осуществляется путем ввода данных в поля на вкладках появляющегося диалогового окна.

· Выбор и редактирование существующего отчета. В этом случае редактируется существующий встроенный отчет.

· Копирование и редактирование существующего отчета. Создается копия встроенного отчета, в которую и вносятся изменения.

Все три метода начинаются одинаково. Необходимо выбрать категорию отчетов Настраиваемые , в открывшемся окне указать вид отчета и нажать кнопку Создать, Изменить или Копировать в зависимости от того, каким способом создается отчет. После выбора метода создания в следующем окне необходимо определить содержимое отчета. Для удаления ненужного отчета необходимо воспользоваться кнопкой Организатор.

Контрольные вопросы

1. Из каких компонент может состоять представление?

2. Перечислите несколько основных представлений.Для чего они нужны?

3. Перечислите основные группы отчетов

4. Какими способами можно получить информацию о затратах по проекту?