Определение рабочего календаря

Большинство проектов планируются от известной даты начала. Даже если известна дата, когда проект должен быть завершен, планирование от даты начала является более гибким.

Однако в некоторых случаях может возникнуть необходимость планировать проект от даты окончания. Такое планирование может использоваться в следующих случаях.

· Необходимо определить дату начала проекта, чтобы обеспечить его завершение к указанной дате.

· Неизвестна точная дата начала проекта (например, задание может быть получено с задержкой).

· Используемая методология управления проектами требует планировать от даты окончания проекта.

При планировании от даты окончания выполнение некоторых действий в Microsoft Office Project 2003 имеет свои особенности, например при вводе задач в проект, планируемый от даты окончания, автоматически добавляется ограничение, состоящее в требовании начинать любые работы «Как можно позже» (КМП), чтобы уменьшить их продолжительность. В случае планирования от даты начала по умолчанию каждой работе (задаче) присваивается ограничение «Как можно раньше».

Запланируем наш проект от даты начала (пусть это будет ближайший понедельник). Для ввода информации о дате начала проекта необходимо:

· В меню Проект выбрать команду Сведения о проекте.

· В поле Планирование от выбрать пункт Дата начала проекта.

· В поле Дата начала ввести нужную дату.

Примечание. Для ввода даты начала проекта или для ее изменения можно также воспользоваться услугами панели Консультант, нажав кнопку задачи и выбрав ссылку Определение проекта.

На следующем этапе создания проекта необходимо определить рабочее время (стандартные рабочие часы сотрудников, выходные и праздничные дни). Это можно сделать с помощью соответствующей задачи панели Консультант (Консультант-Задачи-Определить рабочее время). Выберем в качестве шаблона Стандартный (рабочие часы с 9:00 до 13:00 и с 14:00 до 18:00), выходные дни оставим пока без изменений.

С помощью команды Сервис-Параметры-Календарь приведем в соответствие с выбранным режимом работы рабочее время, которое будет устанавливаться для всех задач проекта по умолчанию. С помощью той же вкладки убедимся, что фискальный год начинается с января, неделя – с понедельника, а длительность рабочего дня и рабочей недели, используемые для определения продолжительности работы - 8 часов и 20 дней (при изменении этих настроек для ранее введенных задачах трудозатраты остаются прежними, но количество рабочих дней пересчитывается). Параметры, введенные на этой вкладке, после нажатия кнопки По умолчанию будут применяться не только к текущему, но и ко всем ко всем последующим проектам.

Примечание. При необходимости можно создать свой собственный календарь проекта с помощью меню Сервис-Изменить рабочее время-Создать (или с помощью ссылки Консультант-Задачи-Определить рабочее время) и использовать его в качестве базового календаря проекта, подключив его на вкладке Проект-Сведения о проекте. При настройке календаря всегда есть возможность изменить рабочие и выходные дни, а также часы работы для конкретной даты с помощью меню Сервис-Изменить рабочее время.

Контрольные вопросы:

1. Зачем необходимы шаблоны проектов?

2. Как установить дату начала проекта?

3. Какие существуют базовые календари в программе MS Project?

4. Как внести изменения в базовый календарь?

Ввод задач

Убедитесь, что в меню Вид выбрана Диаграмма Ганта. Задачи (из таблицы 1) можно ввести самостоятельно (ввод необходимо начать с колонки Название задачи и затем указать ее Длительность) либо копировать эти две колонки через буфер обмена. Еще один способ состоит в том, чтобы импортировать список задач из файла, подготовленного в программе Excel. Для этого необходимо на панели Консультанта выбрать пункт Ввод задач проекта, вызвать мастер импорта и создать Новую схему иморта. При этом указывается расположение файла с данными, выбирается ввод Задач, определяется, присутствуют ли в файле Заголовки полей, и проводится сопоставление соответствующим полям Excel полей диаграммы Ганта – Название и Длительность.

При работе с задачами можно копировать, удалять или перемещать содержимое ячеек так же, как и в программе Excel. Все необходимые параметры задачи могут быть заданы с помощью контекстного меню, в котором необходимо выбрать пункт Сведения о задаче. Таким образом можно, например, настроить календарь конкретной задачи, а также задать крайний срок ее выполнения (это приведет к появлению специального предупреждающего индикатора в случае, если крайний срок будет нарушен), установить другие типы временных ограничений.

Примечание. Любая задача в MS Project имеет ограничение по времени выполнения. По умолчанию это ограничение Как можно раньше. MS Project поддерживает следующие типы ограничений:

· Гибкие – . Как можно раньше и Как можно позже. Наличие таких ограничений повышает гибкость времени выполнения задачи;

· Изменяемо-гибкие – Начало не ранее, Начало не позднее, Окончание не ранее и Окончание не позднее. Такие ограничения позволяют использовать при работе с ними временной интервал и допускают наличие вариантов времени выполнения;

· Негибкие –Фиксированное начало и Фиксированное окончание.

Все остальные ограничения будут второстепенными по отношению к данным.

Вне зависимости от взаимосвязей, задачи должны выполняться с учетом фиксации дат начала/окончания. Для изменения временных ограничений используется вкладка Дополнительно окна Сведения о задаче

Создание списка задач мы закончим вводом двух контрольных точек (задач, имеющих нулевую длительность) – Начало проекта и Окончание проекта. Для ввода первой контрольной точки необходимо выделить первую строку в списке задач и в контекстном меню выбрать пункт Новая задача. В появившейся строке указать название и установить длительность 0 дней. В конце списка задач таким же образом вводится вторая контрольная точка. В результате список задач должен выглядеть так, как показано на рис. 2.

Примечание. Можно отметить, что в общем случае существуют несколько подходов к способу внесения задач в диаграмму Ганта:

· Произвольный ввод – задачи вносятся без соблюдения последовательности или группировки задач. Необходимые изменения вносятся позже;

· Последовательный ввод – задачи вводятся последовательно, от начала до завершения проекта (или наоборот);

· Обозначение фаз – вносятся только главные задачи. Далее следует их декомпозиция (разбиение на более мелкие этапы);

· Обозначение вех - внесение ключевых задач. Далее в расписание вносятся задачи, необходимые для выполнения ранее внесенных задач.

Рис. 2. Список задач

Если задачи повторяются регулярно, например, еженедельно, для задач такого типа нет необходимости вводить несколько раз одну и ту же информацию, достаточно указать, что задача является повторяющейся. В таком случае необходимо на диаграмме Ганта выбрать задачу, после которой вы хотите вставить повторяющуюся задачу. Затем в меню Вставка выбрать пункт Повторяющаяся задача. В открывшемся окне можно заполнить название задачи, указать частоту и диапазон повторений.

Планирование задач

Следующий шаг подготовки проекта после ввода названий работ - создание графика работ. Пока что все виды работ начинаются с даты начала проекта. Но это, конечно, неправильно. В любом проекте все виды работ взаимосвязаны и должны выполняться в определенной последовательности. Некоторые виды работ могут выполняться одновременно. В Microsoft Project создание графика работ сводится к установке связей между работами. При этом нужно указать тип связи: выполняется ли одна работа после другой или перед ней. Если работы выполняются параллельно, то необходио определить, должны ли они одновременно начинаться или заканчиваться.

Существуют разные типы возможных связей:

· Окончание - начало - последующая работа начинается после окончания предыдущей;

· Начало-начало - работы начинаются одновременно;

· Окончание-окончание - работы заканчиваются одновременно;

· Начало-окончание

Чтобы создать связь между задачами

· В меню Вид необходимо выбрать представление Диаграмма Ганта.

· В поле Название задачи выделить задачи, которые требуется связать друг с другом.

* Чтобы выбрать несколько задач вразброс, необходимо нажать клавишу CTRL и, удерживая ее, щелкнуть поочередно по названиям нужных задач.

* Чтобы выбрать несколько задач подряд, необходимо нажать клавишу SHIFT и, удерживая ее, щелкнуть первую и последнюю из задач списка.

· Определение рабочего календаря - student2.ru Нажать кнопку Связать задачи, расположенную наПанели инструментов .

Microsoft Office Project 2003 по умолчанию создает связь типа «окончание-начало». С помощью ссылки Планирование задач из меню Задачи Консультанта тип связи можно менять на «начало-начало», «окончание-окончание» или «начало-окончание».

Примечание.

Определение рабочего календаря - student2.ru Если требуется разорвать связь между задачами, выберите эти задачи в поле Название задачи и нажмите кнопку Разорвать связи задач. После этого задачи будут спланированы заново с учетом

оставшихся связей.

На данном этапе работы, в нашем примере должны быть установлены связи «окончание-начало» между всеми задачами проекта (рис.3).

Рис.3 Диаграмма Ганта с установленными связями «окончание-начало».

При необходимости в Microsoft Project можно предусмотреть возможность опережения или отставания одних задач по отношению к другим. Введем запаздывание в 1 день между Анализом существующих у Заказчика документов и Проведением интервью (рис.4). Запаздывание (опережение) можно установить только для связанных между собой задач. Чтобы это сделать, необходимо:

· В меню Вид выбрать представление Диаграмма Ганта.

· В поле Название задачи выделить задачу, для которой требуется ввести запаздывание и из контекстного меню выбрать пункт Сведения о задаче

· Перейдите на вкладку Предшественники.

· В поле Запаздывание ввести нужное время опережения или запаздывания в виде значения (в днях) или процента от длительности

В столбце Предшественники автоматически будет выведен тип связи (окончание - начало) и время запаздывания.Дата начала задачи сдвинется на указанное число дней.

Примечание

Определение рабочего календаря - student2.ru Вызвать пункт меню Сведения о задаче можно дважды щелкнув по нужной линии связи на диаграмме Ганта, или по соответствующей кнопке панели инструментов Стандартная

Определение рабочего календаря - student2.ru Для изменения отображаемого масштаба диаграммы Ганта можно использовать кнопки Увеличитьи Уменьшить панели инструментов Стандартная.