Формирование вычисляемых элементов управления

В таком элементе управления содержатся значения, вычисляемые на основе данных из полей таблицы, лежащей в основе отчета. Вычисления производятся в соответствии с выражением, которое задано в ячейке Данные окна свойств при определении свойств элемента управления.

Если ACCESS автоматически должен формировать значение для определенного поля, используйте вычисляемый элемент управления. Для формирования вычисляемого элемента управления сначала необходимо добавить в макет отчета текстовое поле с помощью инструмента Поле панели элементов. Затем щелкните в этом текстовом поле. Курсор мыши превратится в маркер вставки. Введите соответствующее выражение.

Внимание! Соблюдайте следующие правила синтаксиса выражений: каждое выражение должно начинаться знаком равенства (=). Каждое имя, которое вы будете использовать в выражении, заключается в квадратные скобки [ ]. Если в выражении используется текст, то он должен быть заключен в кавычки. Можно сформировать вычисляемый элемент с помощью Конструктора выражений.

Проведение вычислений в отчете

Вы можете использовать групповую функцию для вычислений по группе записей, задав выражение, в котором будет вычисляться ее значение. В зависимости от того, в какую область отчета вы поместите эту функцию, будет определено ее результирующее значение: для соответствующей группы записей или для всех записей, используемых при формировании отчета.

Для вычисления значения функции для группы записей данных поместите ее в заголовок или примечание группы. Для вычисления значения функции для всех записей поместите ее в заголовок или примечание отчета.

Сначала необходимо добавить в соответствующую область макета отчета текстовое поле с помощью инструмента Поле. Затем вызовите окно свойств соответствующего элемента управления. В поле свойства Данные введите соответствующее выражение с использованием нужной групповой функции, например,

=SUM([Количество] * [Цена])

Сортировка и группировка данных в отчете

Для определения группировки или сортировки данных войдите в меню Вид в режиме конструирования отчета и выберите команду Сортировка и Группировка.

В столбце Поле/Выражениепоявившегося окна задайте имя поля или введите выражение. Поле или выражение в первой строке задает первый уровень группировки или сортировки. Вторая строка задает второй уровень и т.д. Для изменения последовательности сортировки нужно перетащить строку в соответствующее место.

Создание почтовых наклеек

Создание отчета почтовых наклеек полезно, когда следует отправлять по почте извещения клиентам. Такой отчет легко создать с помощью Мастера наклеек:

1. Нажмите кнопку Создать в окне Отчеты и выберите пункт Почтовые Наклейки.

2. Выберите таблицу Клиенты и заказы в качестве основы для данного отчета. В следующих диалоговых окнах мастер предложит вам размер наклейки, шрифт и цвет надписей.

3. Нажимайте кнопку Далее до тех пор, пока не появится окно со списком доступных полей и панелью Прототип наклейки, в котором будет создана наклейка.

4. Выбирайте по очереди поля из списка и нажимайте кнопку со стрелкой вправо. Не забывайте о пробелах и новых строках по мере необходимости.

5. В следующем диалоговом окне мастер предложит вам выбрать тип сортировки путем указания одного из полей. Выберите индекс и нажмите кнопку далее.

6. В последнем диалоговом окне введите имя отчета : «Наклейки – клиенты» и нажмите кнопку Готово.

Задание к лабораторной работе 6

Прежде чем приступить к формированию отчета, необходимо пополнить таблицу Клиенты и заказы достаточным количеством записей данных. Для каждой модели придумайте еще двух-трех клиентов с новыми номерами заказа, полным и уникальным адресом и правильной датой заказа.

1. Разработайте отчет, отражающий текущее положение дел с заказами. Для этого:

· Откройте вкладку Отчет и выполните команду Создать.

· Из списка всех доступных таблиц выберите таблицу Клиенты и заказы.

· Выберите форму отчета с группировкой данных.

· Для отчета выберите поля:

Код модели;

Фамилия;

Дата заказа

· Укажите, что группировка должна производиться по Коду модели, Фамилии.

· Определите стиль оформления данных и ориентацию страницы отчета.

· В качестве имени отчета введите “Обзор заказов”.

· Просмотрите готовый отчет.

· Сохраните отчет на диске.

2. Создайте отчет, содержащий сведения о всех купленных на данный момент времени моделях автомобилей. В отчете должны участвовать данные из таблиц Модели автомобилей и Клиенты: Код модели, Заводская цена, Транспортные издержки, Предпродажная подготовка, Номер заказа, Город. В отчете должны содержаться итоговые данные: Общая стоимость продаж по каждой модели автомобиля и Общая стоимость всех продаж. Чтобы получить эти результаты, воспользуйтесь функцией SUM (Заводская цена + Транспортные издержки + Предпродажная подготовка).

· Отчет можно сформировать с помощью мастера отчетов и затем отредактировать в режиме конструктора или сразу воспользоваться режимом конструктора.

· Чтобы получить Общую стоимость продаж по каждой модели автомобиля, расположите формулу в заголовке группы Код модели.

· Чтобы получить Общую стоимость всех продаж, расположите формулу в заголовке отчета.

3. Создайте отчет по продажам, содержащий общую стоимость продаж с группировкой по городам.

4. Создайте отчет по продажам, содержащий количество заказов по каждому виду моделей с группировкой по городам.

5. Создайте отчет по продажам, содержащий среднюю стоимость автомобиля по всем продажам.

6. Создайте отчет, отличный от перечисленных выше, на свое усмотрение.

7. Убедитесь в том, что вы освоили навыки формирования отчетов с использованием группировки и различных функций в режиме конструктора. Если нет, повторите упражнения по теме.

8. Для пользователей может быть полезен отчет почтовых наклеек, который печатает только наклейки для клиентов, которых требуется уведомить о поступлении в продажу конкретной модели автомобиля. Такой отчет следует создать так:

· Сформируйте запрос, который извлекает записи с интересующей моделью автомобиля и содержит информацию о клиентах.

· Создайте отчет почтовых наклеек, взяв в качестве источника данных запрос, полученный на предыдущем шаге.

Лабораторная работа 7

Макросы

Макросы используются для автоматизации повторяющихся действий. Как правило, они очень часто связаны с объектами ACCESS. Практически каждый управляющий элемент располагает множеством так называемых «реакций на события». События определяют, что должно произойти при выполнении нажатия кнопки, перехода в поле и выходе из него.

Если в окне свойств активизировать одно из событий, ACCESS выведет на экран список всех сохраненных в базе данных макросов. Пользователю остается только выбрать один из элементов списка, чтобы связать свойство элемента управления с макросом.