Вложение динамических файлов в виде таблицы MS Excel

Предположим, необходимо вложить в письмо таблицу, построенную на основе динамически формируемого фильтра. Для этого откроем справочник «Хранимые фильтры» (Главное меню –> Отчеты –> Хранимые фильтры). Создадим новый фильтр в виде «Формы таблицы», подробнее см. п. 10.3 «Хранимые ».

Откроем справочник «Файлы», создадим новый файл. В поле «Фильтр» выберем созданный фильтр. Сохраним изменения.

При выполнении рассылки заданный фильтр будет выполнен и сохранен в виде таблицы MS Excel. Полученный файл будет вложен в письмо.

Если необходимо наложить ограничения (например, подставить физическое лицо, от которого выполняется рассылка в фильтр), используется «Настройка соответствий для файла рассылки».

Вложение динамических файлов в виде выполненного отчета

Предположим, необходимо вложить в письмо отчет, сформированный на основе имеющихся данных. Для этого можно создать новый отчет или использовать любой из существующих отчетов. В качестве вложения может быть подставлен любой статический отчет или динамический отчет, который может быть сформирован от объекта рассылки.

Откроем справочник «Файлы», создадим новый файл. В поле «Отчет» выберем созданный отчет. Сохраним изменения.

При выполнении рассылки заданный отчет будет сформирован и сохранен в формате, указанном в отчете. Полученный файл будет вложен в письмо.

Если в качестве отчета для рассылки используется динамический отчет (например, отчет от физического лица, для которого выполняется рассылка), то должна быть указана Настройка соответствий для файла рассылки.

Настройка соответствий для файла рассылки

Настройка соответствий для файла рассылки осуществляется в окне соответствий. Окно соответствий открывается выбором пункта меню «Действия –> Списки –> Соответствия» из свойств Файла. Настройка соответствий аналогична настройке соответствий фильтра в отчете. Подробнее о настройке соответствий см. п. «Настройка динамического фильтра» в разделе 11.4.11.

Опции рассылки

Опции рассылки настраиваются в справочнике «Настройки рассылки» (Главное меню «Справочники –> Все справочники»).

При создании рассылки в поле «Настройки» выбирается необходимая настройка рассылки.

Необходимую информацию для настройки рассылки (адрес и порт SMTP-сервера, необходимость аутентификации) можно узнать у почтового администратора сети компании или у Интернет-провайдера.

Выполнение рассылки

Выполнение рассылки осуществляется из справочников, у которых есть контакт электронной почты, например «Физические лица», по гиперссылке Рассылка по выбранным или из справочника «Выполненные рассылки» по гиперссылке Выполнить рассылку. Рассылка из справочников производится для выделенных элементов, подробнее о выделении элементов см. п. 2.4.1. Для отбора объектов, по которым будет выполняться рассылка, рекомендуется использовать фильтр элементов, подробнее о работе с ним см. п. 2.4.2. После фильтрации элементов необходимо выделить все элементы списка с помощью сочетания клавиш Ctrl+A и произвести рассылку.

При выполнении рассылки из справочников, будет предложено выбрать рассылку из справочника «Рассылки». Затем появится окно свойств объекта «Выполненные рассылки» (объект создается автоматически). Рекомендуется убедиться, что в «Список рассылки» попали все нужные объекты. После этого нажатием гиперссылки Выполнить рассылку начать выполнение рассылки. При необходимости аутентификации будет выдано окно для ввода логина и пароля (см. п. 12.1.3 «Опции рассылки»).

Продолжение рассылки

В случае прерывания рассылки или ошибки отправления можно продолжить рассылку. Для этого открыть справочник «Выполненные рассылки» (Главное меню «Справочники –> Все справочники –> Выполненные рассылки»). Выбрать нужную выполненную рассылку, открыть окно свойств. На закладке «Список рассылки» при необходимости изменить Статус рассылки «Ошибка отправления!» на «Не выполнялась». По гиперссылке Выполнить рассылку запустить процесс рассылки.

Глава 13. Совместная работа

Business Studio обеспечивает коллективную работу по моделированию бизнес-процессов в любой среде. Независимо от того, работают ли пользователи в одной сети с использованием единого хранилища информации, или пользуются локальными базами данных, Business Studio обеспечивает их эффективное взаимодействие.

Функционал системы поддерживает совместную работу над моделями и справочниками системы, обеспечивая следующие возможности:

· Распределение работы между специалистами.

· Возможность «забирать» модели или их части из основной информационной базы и «возвращать» их обратно.

· Контроль целостности и непротиворечивости данных на всех этапах работы.

· Ограничение прав пользователей на доступ к объектам системы.

Сетевой режим работы

Система Business Studio поддерживает два режима совместной работы: сетевой и распределенный.

Сетевой режим совместной работы удобен для команды специалистов, работающих территориально в одном месте. База данных при этом размещается на выделенном сервере или на компьютере одного из пользователей. Пользователи для работы с моделями подключаются к единому хранилищу моделей бизнес-процессов.

При сетевом режиме работы система обеспечивает:

· Контроль над целостностью информации. В один момент времени только один пользователь может осуществлять редактирование диаграммы или справочника, остальные пользователи могут только просматривать эти данные.

· Распределение работ между сотрудниками. Система поддерживает механизм назначения работ пользователям. Можно выделить часть модели и сделать пометку на редактирование выделенной части определенным сотрудником. В таком случае, остальным сотрудникам эти данные будут доступны только для просмотра.

· Разграничение прав доступа сотрудников к информации. Права доступа можно определить как на доступ к информации (Доступ, Изменение, Создание, Удаление), так и на конкретные действия пользователей (Экспорт/Импорт в файл, Создание отчетов).

Распределенный режим работы

Business Studio позволяет обеспечить эффективное взаимодействие пользователей при совместной работе и тогда, когда нет выделенного сервера для централизованного хранения информации или пользователи не находятся в пределах одной сети. В этом случае у каждого пользователя на компьютере должна быть установлена персональная лицензия Business Studio.

Для обмена информацией между пользователями Business Studio поддерживает экспорт и импорт информации из файлов. Элементами экспорта/импорта может выступать:

· Один процесс. Переносится один процесс со своей диаграммой. Можно управлять связями между подпроцессами, удалять подпроцессы, создавать новые подпроцессы и редактировать их атрибуты. Изменения атрибутов «старых» процессов при переносе информации назад в основную информационную базу не будут учтены.

· Процесс и все нижележащие процессы. Возможно любое редактирование выгруженной «ветки» модели.

· Фильтр по Группе или Управлению. Выгружаются все процессы и справочники, относящиеся к выбранной Группе или Элементу Управления.

Вся информационная база.Если какая-либо модель или ее часть выгружается в файл для правки и последующего возврата в исходную базу, то для контроля и защиты информации в исходной базе можно установить пометку на редактирование заданным пользователем. При этом процессы с пометкой на редактирование у других пользователей будут открываться только для чтения.

При импорте измененных процессов и справочников обратно в исходную базу система проверяет, менял ли эти объекты кто-нибудь еще. Если такие изменения обнаружены, система предлагает отказаться от импорта или перезаписать существующий объект (с созданием копии или без). Перед принятием решения можно сравнить параметры импортируемого и исходного объектов, а также их диаграммы.