Правила построения «дерева целей»

Главная цель, находящаяся у основания дерева целей или же на вершине графа, должна характеризовать нацеленность организационной деятельности

Реализация подцелей каждого последующего уровня является необходимым и достаточным условием достижения целей предыдущего уровня

В этом заключается системный характер программно-целевой деятельности в организации.

Формулировка целей разных уровней должна отражать желаемые результаты в соответствии с имеющимися ресурсами, а не способы их получения

Цели последующего уровня фактически являются задачами для реализации целей вышестоящего уровня

В этом заключается относительная сущность понятий «цели» и «задачи».

Схема построения системы организации такова, что фундамент «дерева целей»должны составлять задачи, представляющие собой наиболее детализированное изложение тех видов работ и процедур, которые необходимы для реализации целей предыдущего уровня и миссии организации

Любая цель организации не может быть значимее, масштабнее и более затратной, чем ее миссия

Миссия и ключевые цели, с одной стороны, цели и задачи – с другой, всегда соотносятся как общее и частное

Тема 7. Прогнозирование и планирование как функции управления организацией

7.1. Понятие прогнозирования и планирования

Прогноз– это комплекс аргументированных предположений, выраженных в качественной и количественной формах, относительно будущих параметров развития системы.

Прогнозирование соотносится с более широким понятием – предвидением. Предвидение опережает отражение действительности и основано на познании законов природы, общества и мышления. В зависимости от степени конкретности различают следующие его формы: гипотеза, прогноз, план.

Гипотеза характеризует научное предвидение, исходя из общей теории, т.е. исходную базу построения гипотезы составляют теория и открытые на ее основе общие закономерности ипричинно-следственные связи функционирования и развития исследуемых объектов.

Под прогнозом понимается система научно обоснованных представлений о возможных состояниях объекта в будущем, об альтернативных путях его развития. Прогноз по сравнению с гипотезой имеет гораздо большую определенность, так как основывается не только на качественных, но и на количественных показателях ипоэтому позволяет количественно характеризовать будущее состояние объекта.

Прогнозирование – это процесс разработки прогноза, построенный на вероятностном научно обоснованном суждении о перспективах развития объекта в будущем, его возможном состоянии и альтернативных путях его достижения.

Существуют два подхода к пониманию сущности планирования: широкий и узкий.

В широком понимании планирование состоит в принятии комплекса решений, относящихся к будущим событиям. Они могут быть связаны с постановкой целей и задач развития предприятия, выработкой стратегии, распределением и перераспределением ресурсов, определением стандартов поведения предприятия в предстоящем периоде.

В узком понимании планирование сводится к составлению специальных документов — планов, определяющих конкретные действия предприятия по осуществлению принятых решений.

Планирование – это процесс принятия управленческого решения, основанный на обработке исходной информации и включающий в себя определение и научную постановку целей, средств и путей их достижения посредством сравнительной оценки альтернативных вариантов и выбора наиболее приемлемого из них в ожидаемых условиях развития.

План – это документ, который содержит систему показателей и комплекс различных мероприятий по решению социально-экономических задач. В нем отражаются цели, приоритеты, ресурсы, источники их обеспечения, порядок и сроки выполнения.

Функция планирования служит основой для принятия управленческих решений и представляет собой управленческую деятельность, которая предусматривает выработку целей и задач управления, а также определение путей реализации плановых решений для достижения поставленных целей.

Прогнозирование же в управленческом цикле предшествует пла­нированию и ставит своей задачей научное предвидение развития производства, а также поиск решений, которые обеспечивают развитие производства в оптимальном режиме.

Сам процесс планирования проходит следующие этапы:

· разработку общих целей деятельности организации;

· определение конкретных, детализированных задач на заданный период;

· определение путей и средств их достижения;

· контроль за достижением поставленных целей путем сопоставления плановых показателей с фактическими;

· анализ причин выявленных в результате контроля отклонений от плановых показателей и оценка степени их критичности;

· корректировка целей и задач плана по результатам анализа.

Планирование как элемент управления носит информационный характер. Информационная сущность процесса планирования хорошо видна на примере стадий цикла планирования (рис. 7.1).

Рис. 7.1. Информационный цикл планирования

Начало цикла планирования предполагает оценку результатов деятельности субъекта хозяйствования (для действующего предприятия) или оценку возможных результатов деятельности в будущем на основе анализа тенденций внешней среды и имеющихся ресурсов для вновь создаваемой организации. Это включает сбор и обработку информации о внешней и внутренней среде организации.

По результатам оценки деятельности плановый орган выявляет и формулирует проблемы, возникающие в той или иной сфере деятельности предприятия (маркетинг, производство, финансы, персонал и т.п.).

Затем плановый орган получает и обрабатывает информацию о той сфере деятельности фирмы, где возникли наиболее острые проблемы, требующие незамедлительного решения.

Далее плановый орган вырабатывает возможные альтернативы (варианты) плановых решений и оценивает последствия их реализации.

На основе указанных предыдущих этапов принимается плановое решение, т.е. выбирается единственный наиболее приемлемый вариант решения проблемы. Оно оформляется соответствующим документом: планом деятельности на период, программой.

Затем плановое решение реализуется. На данном этапе по системе прямой связи план доводится до соответствующего структурного подразделения организации, ответственного за его исполнение. В подразделении, ответственном за исполнение планового решения, работы по его реализации распределяются между непосредственными исполнителями. Исполнители выполняют в соответствии с графиком требуемые работы.

Информация о полученных результатах по системе обратной связи передается от подразделения, ответственного за реализацию плана, в плановый орган. Последний на ее основе оценивает результаты выполнения работ, выявляет отклонения фактических результатов деятельности от плановых и причины этих отклонений, формулирует новые проблемы, и весь цикл планирования повторяется.

7.2. Принципы планирования

К основным принципам планирования необходимо отнести следующие.

• Принцип конкретности означает, что предприятие в целом и каждое его подразделение должно иметь четкие ориентиры для своей хозяйственной деятельности.

• Принцип маржинальности (предельных величин) предполагает, что план должен быть рассчитан на достижение максимально возможных результатов.

• Ориентированность во времени требует, чтобы каждый план имел свои строго определенные границы во времени.

• Принцип гибкости предполагает разработку альтернативных планов при высокой вероятности наступления того или иного события.

• Принцип непрерывности планирования. Непрерывность планирования требует, чтобы перспективные и текущие планы были взаимоувязаны и гибко реагировали на постоянно меняющиеся условия ситуации.

• Комплексность планов означает, что они должны высвечивать все стороны деятельности предприятия.

• Непротиворечивость планирования предполагает наличие тесной взаимосвязи и согласованности различных видов планов.

• Обязательность исполнения предполагает, что принятый к выполнению план предприятия (подразделения) становится обязательным для выполнения сотрудниками предприятия.

Принцип эффективности. Означает, что результаты достижения цели плана должны быть больше, чем затраты на его разработку и затраты ресурсов на реализацию.

7.3. Сущность и структура объекта и предмета внутрифирменного планирования

В качестве объектов внутрифирменного планирования выступают протекающие в организации хозяйственные процессы, бизнес-процессы. Среди данных процессов можно выделить:

1.1. Основные процессы – это процессы создания продукции, оказания услуг, выполнения работ, являющихся соответствующими производственному профилю и отраслевой принадлежности организации.

1.2. Вспомогательные процессы – это процессы, связанные с изготов­лением продукции, которая потребляется на предприятии в ходе выполнения процессов, протекающих в основном производстве.

1.3. Обслуживающие процессы - это процессы, связанные с оказанием производственных услуг для основного и вспомогательного производств.

1.4. Управленческие процессы. Отличительной особенностью управленческих процессов является то, что это процессы, которые протекают в управляющей подсистеме, и то, что объектом, предметом и результатом (продуктом) управленческих процессов является информация о деятельности фирмы, ее подразделениях и внешней среде. Управленческие процессы обслуживают все остальные процессы, протекающие на предприятии. Управленческие процессы обеспечивают взаимодействие производственных процессов фирмы, регулируют и координируют их.

К предмету внутрифирменного планирования относят все виды ресурсов, используемых предприятием. Это объясняется тем, что план представляет собой выбранный вариант использования ресурсов организации для достижения поставленных целей. Ресурсы можно классифицировать следующим образом.

1. Персонал.

2. Основные средства.

3. Оборотные средства.

4. Инвестиции (капиталовложения)

5. Информация.

6. Время.

7.4. Методы прогнозирования и планирования

Под методом прогнозированияпонимают прием, способ, посредством которого на основе анализа ретроспективных данных, экзогенных (внешних) и эндогенных (внутренних) связей прогнозируемого объекта можно получить суждение о возможном его состоянии в будущем. Под методами планирования понимаются способы создания, разработки и обоснования плановых решений.

Методы прогнозирования и планирования группируют по различным признакам.

По принципам обработкиинформации об объекте можно выделить статистические методы, методы аналогий, опережающие методы.

По степени формализацииметоды делят на две большие группы: интуитивные, или методы экспертных оценок, и формализованные.

Основой формализованных методов прогнозирования является математика. Формализованные методы прогнозирования можно разделить на две группы: методы экстраполяции и методы математического моделирования. Экстраполяциязаключается в изучении сложившихся в прошлом и настоящем устойчивых тенденций экономического развития объекта прогноза и перенесении их на будущее.

В основе экстраполяционных методов прогнозирования лежит изучение временных рядов, представляющих собой упорядоченные во времени наборы измерений различных характеристик исследуемого объекта прогнозирования. Регулярная составляющая называется трендом, тенденцией. Регулярная составляющая (тренд) x_t характеризует динамику развития процесса в целом, случайная составляющая e_t отражает случайные колебания или шумы процесса.

Задача прогноза состоит в определении вида экстраполирующих функций x_t и e_t на основе исходных эмпирических данных и параметров выбранной функции. Первым этапом является выбор оптимального вида функции, дающей наилучшее описание тренда при помощи метода наименьших квадратов.

где S – сумма квадратов отклонений значений рассчитываемой величины планируемого показателя;

i = 1,n – число наблюдений в эмпирическом ряду, т.е. накопленных собранных банных по анализируемому показателю, за рассматриваемый период;

- расчетные значения исходного ряда;

- фактические значения исходного ряда

Следующий этап – расчет параметров выбранной экстраполяционной функции.

Процедура экстраполяции тенденций предполагает выбор трендовых моделей прогнозирования и формы кривой, наиболее близко описывающей ряд эмпирических данных.

Все методы прогнозирования и планирования могут быть объединены в следующие группы (рис. 7.2).

Рис. 7.2. Классификация методов прогнозирования и планирования

В табл. 7.1 приводится схема выбора трендовых моделей прогнозирования в зависимости от основных тенденций развития спроса населения.

Таблица 7.1 – Схема выбора возможных трендовых моделей прогнозирования

№ п/п	Степень удовлетворения спроса и основная тенденция его развития	Гипотеза развития целевого рынка	Модель прогнозирования
	В основном удовлетворен и растет равномерно	При должном и своевременном обновлении ассортимента изделия тенденция роста сохраняется	Линейная функция y = ax + b
	Удовлетворяется и растет, но приросты уменьшаются	Рынок насыщен, уровень обеспеченности близок к рациональному нормативу, тенденции замедления роста спроса сохраняются	Логарифмическая функция: у = a0 + а1*log t или y = a*log x + b или Гипербола: y=ao+a1/t или y = a/x + b
	Удовлетворяется и снижается	Товар вытесняется с рынка другими товарами или покупается определенным контингентом населения, численность которого уменьшается. Тенденция сохранится в будущем	Гипербола: y=ao+a1/t или y = a/x + b
	Не удовлетворяется, растет ускоренно, темпы роста одинаковы	Рынок далек от насыщения, высокие темпы роста спроса сохраняются	Показательная функция: у = a0 + аt1 Или у = b + аx1
	Не удовлетворяется в значительной мере, растет при увеличении темпов роста	Рынок далек от насыщения, товар относится к категории дефицитных, производство и продажа растут высокими темпами, в обозримом периоде тенденция сохранится	Экспоненциальная: у = aсх или Парабола: у =a0+a1t+a2t2 или у =c+bx+ax2
	Вначале наблюдаются высокие темпы роста, а затем тенденция меняется на противоположную (резкое сжатие рынка)	Происходят существенные изменения на рынке, приводящие к смене тенденции его развития.	Парабола: у =a0+a1t+a2t2 или у =c+bx+ax2 или Степенная: у = xn

В данных уравнениях Х – независимая переменная;

a, b и c – постоянные параметры в уравнении.

После выбора типа функции отражающей взаимосвязь и влияющего фактора необходимо найти её параметры, которые выражены постоянными a, b и c. Для этого необходимо решить систему уравнений, соответствующих типу выбранной функции.

К методам экстраполяции относятся также метод скользящей средней и метод экспоненциального сглаживания

Метод скользящей средней даёт возможность выравнивать динамичный ряд, путем его расчленения на равные части, с обязательным совпадением в каждой из них сумм модельных и эмпирических значений. В начале рассчитывается обычная среднеарифметическая путем деления фактического значения показателя по всем периодам за которые собранны данные в анализируемый период. Затем, при поступлении новых данных, в числителе прибавляются новые значения подчиненного фактического объема анализируемого показателя, а первые значения ряда исключаются. Знаменатель остается постоянным.

Метод экспоненциального сглаживания позволяет определить плановые значения показателя исходя из имеющихся фактических данных и ранее сделанных прогнозов. Данный метод позволяет учесть скорость старения данных, при этом предпочтение отдается данным накопленным ранее:

(7.2)

где - прогнозируемый объем, на период времени t;

- прогноз объема на предыдущий период;

- коэффициент, отражающий скорость старения данных;

- фактический, т.е. реальный объем за предшествующий период;

=а/(N+1)

N – число периодов, за которые собрана информация.

Моделирование предполагает конструирование модели на основе предварительного изучения объекта или процесса, выделения его существенных характеристик или признаков.

Модели оптимального планирования используются для определения наилучшего варианта функционирования субъекта хозяйствования, наилучшего значения прогнозируемых показателей его деятельности при имеющихся ограничениях ресурсов. Экономико-математическая модель оптимального планирования включает в себя формализованное описание экономического процесса, состоящего из целевой функции и системы ограничений по ресурсам. Целевая функция описывает цель оптимизации (например, максимизация прибыли, минимизация издержек) и представляет собой зависимость показателя, по которому ведется оптимизация, от независимых переменных. Система ограничений представляет собой систему уравнений отражающую расход различного вида ресурсов на производство продукции, работ, услуг и имеющегося их лимита.

Цель имитационного моделирования состоит в воспроизведении поведения исследуемой системы на основе результатов анализа наиболее существенных взаимосвязей между ее элементами.

Модели принятия решений основываются на теории игр и применяются в условиях неопределенности или в ситуациях, когда интересы сторон не совпадают. Каждая из сторон принимает такие решения, т.е. выбирает такую стратегию действий, которая, с их точки зрения, обеспечивает наибольший выигрыш или наименьший проигрыш. Причем каждой из сторон ясно, что результат зависит не только от собственных действий, но и от действий партнеров.

Модели сетевого планирования применяются с целью сокращения сроков выполнения сложных проектов и других работ и оптимального использования предназначенных для этого ресурсов.

Основой сетевого планирования служит изображение комплекса взаимосвязанных работ в виде графа, обычно именуемого сетевым графиком, стрелочной диаграммой, логической сетью или сетевой моделью. В сетевом графике отражается последовательность этапов планирования, необходимых для достижения заранее поставленной цели.

При этом особую важность имеют работы, находящиеся на так называемом критическом пути, те. те работы, которые должны выполняться безотлагательно, без общего и частного резерва времени, и их последовательность не может быть технологически изменена.

Сущность корреляционно-регрессионного метода заключается в определении зависимости показателя от различных факторов. Этот метод предполагает установление наличия корреляционной связи между прогнозируемым показателем и влияющими на него факторами, определение формы связи, составление уравнения и осуществление прогноза на его основе. Форма связи характеризует изменение значений одного признака в зависимости от изменения другого. Она может быть линейной и нелинейной и выражаться уравнениями.

Корреляционный анализ предполагает также измерение тесноты связи между факторными и результативными показателями. Для этого рассчитываются коэффициент корреляции и коэффициент детерминации.

Коэффициент корреляции может принимать значения от 0 до 1. Чем ближе к 1, тем теснее взаимосвязь между факторным и результативным показателями, и тем обоснованнее принимаемое решение.

Среди экономико-статистических моделей распространен метод Монте - Карло. Метод Монте-Карло основан на теории вероятности и математической статистике, и широко применяется для определения параметров и результатов функционирования предприятий и организаций, деятельность которых связана с процессами имеющими случайный характер.

Моделирование с использованием метода Монте - Карло является удобным, т.к. оптимизировать и рассчитывать с его помощью можно любые показатели и процессы, важны лишь вероятность и значение влияющих показателей.

Сущность методов экономического анализа заключается в том, что экономический процесс или явление расчленяется на составные части и выявляются взаимосвязью влияние этих частей друг на друга и на ход развития всего процесса. С помощью балансового метода реализуется принцип сбалансированности и пропорциональности. Балансовый метод предполагает разработку балансов, представляющих собой систему показателей, в которой одна часть, характеризующая ресурсы по источникам поступления, равна другой, показывающей распределение (использование) по всем направлениям их расхода.

Сущность нормативного метода заключается в технико-экономическом обосновании прогнозов, планов, программ с использованием норм и нормативов. Последние применяются для расчета потребности в ресурсах и показателей их использования. Норма характеризует научно обоснованную меру расхода ресурса на единицу продукции (работы) в принятых единицах измерения. Нормативы –это относительные показатели, характеризующие уровень использования ресурсов.

Программно-целевой метод применяется при разработке целевых комплексных программ, представляющих собой документ, в котором отражаются цель и комплекс научно-исследовательских, производственных, организационно-хозяйственных и других заданий и мероприятий, увязанных по ресурсам, исполнителям и срокам осуществления.

Сущность методов экспертных оценок (ЭО) при принятии решений заключается в том, что в основу прогноза закладывается мнение специалиста или коллектива специалистов основанная на их профессиональном, научном и практическом опыте.

Методы экспертных оценок делятся на 2 группы: индивидуальные методы; коллективные методы.

Среди индивидуальных методов ЭО наибольшее распространение получили 3 метода:

1. Метод интервью основанный на беседе прогнозиста с экспертом по схеме «вопрос – ответ»в процессе которого прогнозист в соответствии с заранее разработанной программой ставит перед экспертом вопросы относительно перспектив развития той или иной стороны объекта.

2. Аналитический метод это метод, при котором осуществляется логический анализ какой-либо ситуации предполагает длительную самостоятельную работу эксперта над оценкой состояния той или иной сферы деятельности предприятия, тенденций и путей его развития. Результат представляется в виде аналитической записки, отчета.

3. Метод написания сценария основан на определении логики развития процесса или явления во времени при различных условиях. Он предполагает установление последовательности событий развивающихся при переходе от существующей ситуации к будущему состоянию объекта.

Методы коллективных ЭО предполагают определенные степени согласованности мнений экспертов по проблемам и перспективным направлениям развития субъекта хозяйствования:

1. Метод комиссии состоящий в том, что группа экспертов за круглым столом обсуждает ту или иную проблему с целью согласования точек зрения и выработки единого мнения.

2. Метод Дельфи заключается в разработке программы и проведении последовательных, многотуровых, индивидуальных опросов экспертов со статистической обработкой их мнений. Формируется группа экспертов на условиях анонимности, т.е. эксперты не знают, кто ещё выступает в роли эксперта и, соответственно, не контактируют друг с другом. К участникам обращаются с просьбой не только высказать свое мнение, но и обосновать его, а в каждом из последующих туров опроса им выдается новая и уточненная информация по высказанным мнениям, которая образуется в результате расчета совпадения точек по ранее выполненным этапам работы. Этот процесс продолжается до тех пор, пока продвижение в направлении повышения совпадения точек зрения не становится незначительным. После этого фиксируются расходящиеся точки зрения.

3. Метод мозговой атаки (метод коллективной генерации идей) направлен на получение большого количества идей, в том числе и от лиц, которые, обладая достаточно высокой степенью эрудиции, обычно воздерживаются от высказываний. При этом методе формируются две группы участников: специалисты которые будут высказывать идеи по поводу решения поставленной задачи (проблемы) и эксперты.

В начале первая группа высказывает идеи которые фиксируются без критики, при этом быть высказана любая идея, даже труднореализуемая. Затем идеи систематизируются (обобщаются), объединяются по принципу схожести. Следующий этап – критика идей экспертами второй группы. Авторы защищают свои идеи. В конце проводится оценка критических замечаний и ответов на них. В качестве решения выбирается та идея, которая выдержала критику лучше других.

4. Метод 635 – цифры означают: 6 участников каждый из которых должен записать 3 идеи в течении 5 минут.

5. Метод прогнозного графа ребра которого отражают последовательность решения поставленных целей и задач.