Службы персонала и их современные функции

СЛУЖБЫ ПЕРСОНАЛА И ИХ СОВРЕМЕННЫЕ ФУНКЦИИ

Профессиональные стандарты

Управление человеческими ресурсами становится одной из ключевых задач стратегии развития компании. Именно поэтому мы наблюдаем всплеск интереса к этой профессии и, кстати, не только в России. Эффективность и жизнеспособность бизнеса во многом зависит от профессионализма специалистов в области управления человеческими ресурсами. Создание профессиональных стандартов в этой связи более чем актуально. Они помогут создать единое поле понимания профессии как для самих специалистов в области кадрового менеджмента, так и для владельцев бизнеса, управляющих.

Профессиональный стандарт (ПС) – многофункциональный норматив­ный документ, определяющий в рамках конкретного вида экономической деятельности (области профессиональной деятельности) требования к содержанию и условиям труда, квалификации и компетенциям работников по различным квалификационным уровням.

1.3.1. Области применения профессионального стандарта

ПС применяется при подборе и расстановке кадров, при планировании и нормировании труда, а также для:

- решения задач по развитию систем управления персоналом;

- создания системы сертификации персонала и оценки уровня квалификации работников;

- разработки образовательных стандартов и программ обучения в соответствии с требованиями работодателей;

- проведения профессиональной подготовки, переподготовки и повышения квалификации персонала.

ПС – это первый и самый главный шаг на пути становления эффективной системы управления кадровым потенциалом на современном предприятии.

1.3.2. Актуальность

Сегодня главная проблема на промышленных предприятиях – поиск квалифицированных рабочих, мастеров, руководителей среднего и начального звена.

В настоящее время современное развитие технологий значительно опережает существующую систему требований производства к составу рабочих профессий, их компетенциям, не обеспечивая своевременную трансляцию в систему образования. В этих условиях возникли и, с течением времени, все более обостряются проблемы обеспечения производства квалифицированными рабочими кадрами и, прежде всего, в инновационных областях экономики. Этому сопутствуют:

- разрыв между требованиями со стороны предприятий и теми компе­тен­циями, которые работники приобретают в системе профессио­наль­ного образования;

- увеличение затрат работодателя на профессиональную переподго­товку и адаптацию;

- несвоевременная профессиональная переподготовка.

1.3.3. Нормативная база разработки ПС в России

Четкая позиция государства в области разработки современных профессиональных стандартов начала формироваться в 2007 году, когда было заключено Соглашение между Минобрнауки РФ и РСПП о создании по инициативе РСПП Национального агентства по развитию квалификаций.

7 мая 2012 г. Президент РФ В.В. Путин подписал указы «О мерах по реализации государственной политики в области образования и науки» и «О мероприятиях по реализации государственной социальной политики». Им поручено:

«…. подготовить и внести до 1 сентября 2012 г. в Государственную Думу Федерального Собрания Российской Федерации проект федерального закона о внесении в законодательство Российской Федерации изменений, касающихся разработки, утверждения и применения профессиональных стандартов;

....утвердить до 1 декабря 2012 г. план разработки профессиональных стандартов;

....разработать к 2015 году и утвердить не менее 800 профессиона­ль­ных стандартов;

....в целях выработки единых принципов оценки профессиональной подготовки рабочих кадров;

…. подготовить и до 1 августа 2014 г. внести в Государственную Думу РФ проект ФЗ о внесении в законодательство Российской Федерации изменений, касающихся порядка аккредитации организаций, осуществля­ю­щих деятельность по повышению профессионального уровня рабочих кадров».

1.3.4. Современное состояние разработки ПС

Первые современные профессиональные стандарты были разрабо­таны в 2007 г. для работников производства и обслуживания в сфере индустрии питания. В результате был успешно апробирован предложенный Центром изучения проблем профессионального образования метод функционального анализа, который затем был рекомендован к использованию РСПП.

Пока не создана нормативная база, ПС разрабатываются крупными промышленными компаниями по собственной инициативе. Корпоративные профессиональные стандарты способны заменить отраслевые в силу того, что многие крупные компании фактически являются отраслеобразующими. В настоящее время такой опыт имеют «Объединенная компания «РУСАЛ», «Тюменская нефтяная компания», «Российские железные дороги», «Уральская горно-металлургическая компания» и др.

Корпоративный профессиональный стандарт (КПС) представляет собой требования к содержанию и качеству выполнения трудовой деятельности (функциям) работников различных квалификационных уровней в рамках определенной профессии/области профессиональной деятельности, разработанные с учетом корпоративных потребностей, особенностей организации производства, труда и управления, прав и ответственности работников компании/отрасли.

Содержание профессионального стандарта для профессии или области профессиональной деятельности составляют единицы, каждая из которых соответствует трудовой функции. При этом каждая единица содержит перечень действий, входящих в данную трудовую функцию, необ­хо­димые знания и умения, а также указание на степень сложности этих дей­ствий и уровень ответственности и самостоятельности при их выполнении.

Такая структура ПС обеспечивает измеримость заложенных требований и возможность формирования на их основе механизмов оценки и сертификации квалификаций.

Профессиональные стандарты позволяют выявить тот набор единиц, который является необходимым и достаточным для получения соответст­вующей квалификации, подтверждающей право человека на осуществление конкретной профессиональной деятельности в должностной иерархии.

Профессиональный стандарт отражает минимально необходимые требования к профессии по квалификационным уровням с учетом обеспечения качества, продуктивности и безопасности выполняемых работ.

Профессиональные стандарты – это продукт коллективной деятельно­сти работодателей, объединенных по видам экономической деятельности.

1.3.5. Назначение и функции ПС

Профессиональные стандарты позволяют четко структурировать профессиона­ль­ную деятельность работника за счет описания требований к трудовым функциям и качеству их выполнения, исключив дублирование трудовых функций по должностям;

- работникам предоставляется возможность определить свой профессиональный уровень и развить профессиональные компетенции, повысить квалификационный уровень и подтвердить его сертификатом, получить основу для дальнейшего профессионального роста;

- работодатели получают критерии для оценки персонала с целью повышения качества труда и эффективности работников за счет развития их компетенций, освоения требуемых квалификаций, активизации их мотива­ции, следовательно, для достижения высоких экономических результатов;

- работодатели приобретают возможность контролировать профессио­нализм работников, поддерживать и улучшать отраслевые стандарты качества;

- система профессионального образования в виде стандартов получает содержательную основу для обновления образовательных стандартов, разработки учебных программ, модулей и учебно-методических материалов.

Разработка профессионального стандарта – это трудоёмкий процесс, для реализации которого формируются рабочие группы специалистов из представителей предприятия и методического центра. Работа организуется в несколько этапов, в результате формируется официальный документ – профессиональный стандарт.

За предприятием остается право конфиденциальности информации, но, между тем, существует возможность пройти всероссийскую экспертизу и утвердить данный профессиональный стандарт на уровне Национального агентства развития квалификаций с последующей публикацией его, как официального Стандарта Российской Федерации в конкретной трудовой области.

1.3.6. Преимущества наличия ПС для компании

- Создание эффективной системы управления персоналом на основе объективных показателей.

- Обеспечение необходимого уровня квалификации работников.

- Объективная оценка квалификационного уровня работника при вклю­чении его в кадровый резерв.

- Формирование системы корпоративного обучения и профессио­на­льное развитие работников.

- Сокращение затрат на подбор и адаптацию персонала.

- Формирование и подготовка внешнего кадрового резерва.

- Снижение текучести персонала за счет повышения уровня личной мотивации.

- Возможность для работника адекватно оценивать свой профессиона­ль­ный уровень и выстраивать стратегию личного развития внутри предпри­ятия.

- Учёт специфики корпоративной и организационной культуры компа­нии.

Кадровая политика

Под кадровой политикой обычно понимают систему теоретических взглядов, идей, требований, принципов, определяющих основные направления работы с персоналом, ее формы и методы. Она определяет генеральное направление и основы работы с кадрами, общие и специфические требования к ним, и разрабатывается собственниками организации, высшим руководством, кадровыми службами.

Основной целью кадровой политики является своевременное обеспечение организации персоналом требуемого качества и необходимой численности. Другими ее целями можно считать:

1) Обеспечение условий реализации предусмотренных трудовым законода­тель­ст­вом прав и обязанностей граждан.

2) Рациональное использование кадрового потенциала.

3) Формирование и поддержание эффективной работы трудовых коллективов.

Основными разновидностями кадровой политики считаются:

- политика подбора кадров,

- политика обучения,

- политика оплаты труда,

- политика формирования кадровых процедур,

- политика социальных отношений.

В крупных компаниях кадровая политика обычно официально декларируется и подробно фиксируется в общих корпоративных документах: меморандумах, инструкциях, регламентирующих важнейшие аспекты управления человеческими ресурсами. В небольших фирмах она, как правило, специально не разрабатывается, а существует как система неофициальных установок владельцев.

Считается, что письменное оформление кадровой политики позволяет четко и наглядно отразить взгляды администрации, убедить персонал в ее доброй воле; улучшить взаимодействие подразделений; внести единообразие и последовательность в процесс принятия кадровых решений; информировать персонал о правилах внутренних взаимоотношений; улучшить морально-психологический климат.

Кадровая политика должна опираться на такие принципы, как справедливость, последовательность, соблюдение трудового законодательства, равенство и отсутствие дискриминации. Иногда, правда, она имеет дискриминационный характер по возрастному, национальному, половому признакам, т.е. противоречит действующему трудовому законодательству. Ситуация в этом вопросе остается неблагоприятной.

Однако работодателям, ориентирующимся на сиюминутные выгоды, следует помнить, что в перспективе такая политика ущербна, поскольку ухудшает имидж организации, существенно снижает возможности выбора кадров, стимулирует их отток, может привести к ненужным судебным и иным разбирательствам. Не случайно западные фирмы стараются избегать нарушений в этой области.

В основе формирования кадровой политики лежат: анализ структуры персонала и эффективности использования рабочего времени, прогнозы развития производства и занятости. Иногда эта работа проводится с помощью специальных консалтинговых организаций, и хотя оплата их услуг весьма высока, отдача в двадцать раз перекрывает затраты.

Кадровая политика организации определяется рядом факторов, которые можно разделить на внутренние и внешние.

К внешним относятся национальное трудовое законодательство; взаимоотношения с профсоюзом; состояние экономической конъюнктуры; перспективы развития рынка труда.

Внутренними факторами являются структура и цели организации; террито­риа­ль­ное размещение; применяемые технологии; господствующая культура; сложившиеся отношения и морально-психологический климат в коллективе.

Кадровая политика основывается на кадровой концепции организации, являю­щейся, наряду с производственной, финансово-экономической, научно-технической, маркетинго­вой политикой, элементом общей концепции развития организации.

Главными направлениями кадровой политики являются:

1. определение основных требований к персоналу в свете прогноза внутренней и внешней ситуации, перспектив развития организации;

2. формирование новых кадровых структур и разработка процедур механизмов управления персоналом;

3. формулирование концепции оплаты труда, материального и морального стимулирования работников в свете намеченной стратегии бизнеса;

4. выбор путей привлечения, использования, сохранения и высвобождения кадров, помощи в трудоустройстве при массовых увольнениях;

5. развитие социальных отношений;

6. определение путей развития кадров, обучения, переобучения, повышения их квалификации или массовой переподготовки в связи с переходом к новым технологиям, продвижения, омоложения, стимулирования досрочного выхода на пенсию лиц, не соответствующих изменившимся требованиям и не способных освоить новые направления и методы работы;

7. улучшение морально-психологического климата в коллективе, привлече­ние рядовых работников к участию в управлении организацией.

Механизм реализации кадровой политики представляет собой систему планов, норм и нормативов, организационных, административных, социальных, экономических и иных мероприятий, нацеленных на решение кадровых проблем и удовлетворение потребностей организации в персонале.

2.4. Кадровое планирование и его принципы

Планирование можно рассматривать в двух аспектах. В широком смысле – это деятельность по выработке политики, стратегии организации и способов их реализации, в узком – деятельность по составлению официальных документов – планов.

В рамках кадрового планирования, являющегося элементом общей системы планирования организации, решаются задачи обеспечения ее рабочей силой необходимой численности и качества, ее эффективного использования, совершенствования социальных отношений.

Специфика кадрового планирования состоит в наличии двух подходов:

- самостоятельного для организаций, продуктом деятельности которых является персонал,

- подчиненного производственным, финансовым, коммерческим и иным планам – для остальных.

Таким образом, планирование персонала является в большинстве случаев вторичным, производным по отношению к общей системе внутрифирменного планирования, а планы по персоналу дополняют и конкретизируют иные виды планов и программ.

С помощью кадрового планирования можно определить, например:

• сколько работников, какой квалификации, когда и где будут необходимы;

• какие требования предъявляются к тем или иным категориям работников (профессионально-квалификационные модели должностей, профессиональные стандарты);

• каким образом привлечь нужный и сократить ненужный персонал;

• как использовать персонал в соответствии с его потенциалом;

• как обеспечить развитие этого потенциала, повысить квалификацию людей;

• как обеспечить справедливую оплату труда, мотивацию персонала и решить его социальные проблемы;

• каких затрат потребуют проводимые мероприятия.

Процесс планирования персонала, как и планирование вообще, базируется на ряде принципов, т.е. правил, которые необходимо учитывать в ходе его осуществления.

Основным из них считается участие максимального количества сотруд­ни­ков­ организации в работе над планом уже на самых ранних этапах его составления. При составлении социальных планов этот принцип является безусловным, в остальных случаях его применение желательно.

Вторым принципом планирования персонала считается его непрерыв­ность, обусловленная соответствующим характером хозяйственной деятельности организации и тем обстоятельством, что сам персонал находится в постоянном движении. В соответствии с этим принципом планирование рассматривается не как единичный акт, а как постоянно повторяющийся процесс. Принцип непрерывности требует, чтобы все планы разрабатывались с учетом перспектив, а также того, что они послужат основой составления планов в будущем, и очередные планы базировались бы на предшеству­ю­щих, учитывали результаты их выполнения, т.е. соблюдалась определенная преемственность.

Непрерывность планирования позволяет реализовать такой его принцип, как гибкость, подразумевающий возможность постоянного внесения коррективов в ранее принятые кадровые решения или их пересмотра в любой момент в соответствии с изменяющимися обстоятельствами. Для обеспечения гибкости в планы закладываются так называемые подушки, дающие при необходимости свободу маневра в определенных пределах.

Единство и взаимосвязь деятельности отдельных частей организации требует соблюдения в планировании такого принципа, как согласование планов по персоналу в форме координации и интеграции. Координация осуществляется «по горизонтали» – между подразделениями одного уровня, а интеграция – «по вертикали», между выше- и нижестоящими уровнями.

Важным принципом планирования является экономичность, суть которой состоит в том, чтобы затраты на составление плана были меньше эффекта, приносимого его выполнением.

Еще одним принципом планирования является создание необходимых условий для выполнения плана.

Перечисленные выше принципы являются универсальными, пригодными для различных уровней управления, в то же время на каждом уровне могут применяться и свои специфические принципы.

Например, при планировании в подразделении важную роль играет принцип узкого места, говорящий, что общую результативность будет определять работник, обладающий самой низкой производительностью. В то же время на уровне организации этот принцип обычно не применяется.

Планирование персонала должно обеспечивать максимальное раскрытие способностей работников и их мотивацию, учет экономических и социальных последствий решений, принимаемых в фирме. Поскольку персонал является решающим фактором деятельности любой организации, об эффективности его планирования свидетельствует степень достижения организационных целей.

Федеральные законы (ФЗ)

• Федеральный закон от 27 июля 2006 г. N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».

• Федеральный закон от 2 мая 2006 г. N 59-ФЗ «О порядке рассмотрения обращений граждан Российской Федерации».

• Федеральный закон от 1 июня 2005 г. № 53-ФЗ «О государственном языке Российской Федерации».

• Федеральный закон от 22 октября 2004 г. № 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (c изменениями на 4 декабря 2006 года).

• Федеральный закон от 29 июля 2004 г. № 98-ФЗ «О коммерческой тайне».

• Федеральный закон от 10 января 2002 г. № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи».

• Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации» (с изменениями на 10 января 2003 г.).

• Федеральный закон от 29 декабря 1994 г. № 77-ФЗ «Об обязательном экземпляре документов» (с изменениями на 3 июня 2005 г.).

• Федеральный закон от 21 июля 1993 г. № 5485-1 «О государственной тайне» (с изменениями на 22 августа 2004 г.).

• Федеральный закон от 9 июля 1993 г. № 5351-1 «Об авторском праве и смежных правах» (с изменениями на 20 июля 2004 г.).

• Федеральный закон от 23 сентября 1992 г. № 3523-1 «О правовой охране программ для электронных вычислительных машин и баз данных» (с изменениями на 2 ноября 2004 г.).

ГОСТы

• ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.

• ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.

• ГОСТ Р 50922-96. Защита информации. Основные термины и определения.

• ГОСТ 6.10.4-84. Унифицированные системы документации. Придание юридической силы документам на машинном носителе и машинограмме, создаваемым средствами вычислительной техники. Основные положения.

• ГОСТ 6.10.5-87. Унифицированные системы документации. Требования к построению формуляра-образца.

• ГОСТ 17914-72. Обложки дел длительных сроков хранения. Типы, размеры и технические требования.

• ГОСТ Р 34.10-2001. Информационная технология. Криптографическая защита информации. Процессы формирования и проверки электронной цифровой подписи.

Другие документы

• Стандарт взаимодействия систем автоматизации документационного обеспечения управления. – М.: Гильдия Управляющих Документацией, 2003.

КАДРОВАЯ ДОКУМЕНТАЦИЯ

Основное назначение кадровой документации – придать большую прозрачность трудовым отношениям. Вся система кадровой документации устанавливает определенные правила, при соблюдении которых сотрудникам гарантирована стабильность, а администрации проще управлять персоналом. Максимально точная регламентация круга прав и обязанностей с помощью кадровых документов отвечает интересам обеих сторон трудовых отношений.

В состав локальных нормативных актов, обязательных для каждого работодателя, согласно толкованию норм Трудового кодекса РФ входят:

- Штатное расписание (статья 57 ТК РФ).

- Правила внутреннего трудового распорядка (статьи 56, 189, 190 ТК РФ).

- Документы, устанавливающие порядок обработки персональных данных работников, их права и обязанности в этой области (статьи 86, 87, 88 ТК РФ).

(При сменной работе каждая группа работников должна производить работу в течение установленной продолжительности рабочего времени в соответствии с графиком сменности (статья 103 ТК РФ).

- График отпусков (статья 123 ТК РФ).

- Правила и инструкции по охране труда. (Работодатель обязан обеспечить безопасные условия и охрану труда, правила и инструкции по охране труда должны быть составлены и доведены под роспись до сведения работников (статья 212 ТК РФ)).

(Эти кадровые документы входят в число тех, которые, прежде всего, проверяются инспекторами федеральной инспекции труда).

- График сменности (Ст. 103 ТК РФ). Он обязателен при наличии сменной работы.

Распорядительные документы

К этому виду внутренних документов относятся приказы и распоряжения руководителя. С их помощью руководитель организации осуществляет полномочия по управлению организацией, предусмотренные уставом этой организации.

Распоряжения первого должностного лица компании делятся на две самостоятельные группы.

Первая группа – приказы по основной деятельности организации (по производственным вопросам, об утверждении в организации штатного расписания, инструкции по кадровому делопроизводству, порядка проведения аттестации). Документы, входящие в первую группу, охватывают деятельность организации в целом, к работе кадровой службы они относятся только косвенно.

Вторая группа – приказы по личному составу (о приеме на работу, об увольнении, о переводе на другую работу, о предоставлении отпусков, о поощрениях и дисциплинарных взысканиях). Во вторую группу входят документы, непосредственно связанные с трудовой деятельностью сотрудников.

Многие из этих документов ведутся по типовой форме, утвержденной Госкомстатом России.

Журналы учета и контроля

Регистрационные журналы (книги) ведутся в организации для учета кадровой документации (приказов по кадрам, трудовых книжек, личных дел, удостоверений личности). Правильный учет документа (с присвоением определенного номера и с отметкой о дате регистрации) придает ему юридическую силу (силу доказательства), при помощи которой работодатель может с уверенностью победить в трудовом споре с работником.

Отдел кадров (или иные уполномоченные на это лица) ведут регистрацию документов по личному составу и использует следующие регистрационные формы:

- журнал регистрации трудовых договоров;

- журнал регистрации приказов о приеме, переводе и увольнении работников;

- журнал регистрации приказов о предоставлении отпуска;

- журнал регистрации приказов о командировках работников;

- журнал регистрации командировочных удостоверений;

- журнал регистрации служебных заданий;

- журнал регистрации локальных нормативных актов;

- книга учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним;

- приходно-расходную книгу по учету бланков трудовой книжки и вкладыша в нее;

- журнал регистрации приказов о поощрениях и наложении дисциплинарных взысканий;

- журнал выдачи справок по личному составу;

- журнал учета больничных листов;

- журнал регистрации несчастных случаев на производстве.

Формы некоторых журналов и книг утверждаются официальными органами, другие формы разрабатываются самой организацией. Например, форма книги учета движения трудовых книжек и вкладышей к ним утверждена постановлением Минтруда России от 10 октября 2003 г. №69. А журнал учета личных дел или журнал учета прохождения медицинских осмотров не имеет рекомендуемой формы, поэтому разрабатывается самой организацией по ее усмотрению.

Все перечисленные внутренние документы организации условно делятся на три блока:

- обязательные,

- рекомендованные,

- зависящие от специфики организации.

Обязательные документы должны вестись всеми без исключения организациями, независимо от их организационно-правовой формы, сферы деятельности и численности персонала. Все эти документы либо прямо, либо косвенно названы в Трудовом кодексе. Так, необходимость ведения правил внутреннего трудового распорядка следует из ст. 189 и 190 ТК РФ, обязательность штатного расписания – из ст. 57 ТК РФ, а документы о защите персональных данных готовятся исходя из требований гл. 14 ТК РФ.

Рекомендованные документы служат для оптимизации работы с кадрами. Они могут быть, а могут и не быть в организации. Это зависит от решения генерального директора или руководителя кадровой службы. Например, должностные инструкции специалистов, положения об отделах есть далеко не в каждой компании.

Документы, зависящие от специфики организации, обязательны только для определенных компаний. В большей степени это относится к организациям с вредными условиями труда. Если в организации есть профессии, которые закон относит к профессиям с вредными условиями труда, то для данной компании становится обязательной разработка дополнительных инструкций. Например, о прохождении инструктажа при работе с опасными объектами или о прохождении периодических медицинских осмотров.

СЛУЖБЫ ПЕРСОНАЛА И ИХ СОВРЕМЕННЫЕ ФУНКЦИИ