Access – реляционная база данных

ПриложениеMicrosoft Access входит в комплект Microsoft Office и представляет собой мощное средство для работы с базами данных.

С помощью Access можно выбрать из базы разнообразную информацию для просмотра и анализа, представить данные на экране в виде таблиц или специально сконструированных форм, вывести на печать отчеты, выполнить различные вычисления в процессе отбора данных и подготовки отчетов.

Данные в приложенииAccess хранятся в таблицах.

Таблицы (отношения)используются для представления объектов, а также для представления связей между объектами. Они имеют уникальные имена и состоят из строк и столбцов. Строки соответствуют записям, столбцы – полям.

То поле (атрибут), которое однозначно идентифицирует объект, называется ключом,илииндексом.Обычно ключи располагаются в первом столбце таблицы. При большом объеме файла они образуют отдельный индексный файл с первичными ключами для быстрого поиска данных.

На данные в реляционных базах данных накладываются следующие ограничения:

– не может быть одинаковых первичных ключей;

– все строки таблицы должны иметь одну и ту же структуру;

– имена столбцов должны быть различны;

– порядок следования строк несущественен.

В приложении Access используются таблицы для хранения данных, запросы – для отбора данных по определенным условиям, формы – для удобного ввода, просмотра и редактирования данных, отчеты – для отображения данных при выводе на печать. Пользователь имеет возможность не только использовать программы Access, но и создавать собственные пользовательские программы.

Этапы проектирования БД. В процессе проектирования базы данных необходимо сформулировать постановку задачи, разработать структуры таблиц, используемых форм, отчетов, запросов, определить содержимое полей, установить связи между таблицами, которые можно будет использовать для поиска связанной информации в разных таблицах.

Важным этапом является нормализациятаблиц. Нормализация – это процедура, в процессе выполнения которой атрибуты данных группируются в таблицы, а таблицы – в свою очередь, в базы данных. Главными целями нормализации являются исключение дублирования информации, ее избыточности, обеспечение возможности проведения непротиворечивых и корректных изменений данных в таблицах, упрощение и ускорение поиска информации.

Процесс нормализации состоит в приведении таблиц к нормальным формам. Всего существует пять нормальных форм, которые удовлетворяют соответствующим правилам нормализации.

Чтобы таблица соответствовала 1-й нормальной форме, необходимо, чтобы все значения ее полей были неделимыми и невычисляемыми, при этом не должно быть полностью совпадающих строк. Чтобы таблица соответствовала 2-й нормальной форме, требуется, чтобы все не ключевые поля полностью зависели от ключевого. Для удовлетворения этому правилу нормализации иногда необходимо разбить исходную таблицу на две или более. Такое преобразование называется разложением. Чтобы перейти к 3-й нормальной форме, нужно, чтобы таблицы находились во 2-й нормальной форме и все неключевые поля в таблицах зависели только от ключа таблицы и не зависели непосредственно друг от друга. Для выполнения этого правила также бывает необходимо выполнить разложение. В большинстве случаев оптимальная структура БД достигается при выполнении этих первых трех правил нормализации.

Приведение базы данных к 4-й и 5-й нормальным формам нужно производить лишь в специальных случаях.

Таблицы, формы, отчеты, запросы можно создавать вручную (в режиме Конструктора) или использовать автоматизированные средства (программы-Мастера).

После запуска приложения Access в правой части экрана появится окно, в котором имеются три опции, предназначенные для создания новой БД, создания нового приложения на основе имеющихся шаблонов или открытия созданной ранее БД.

Для создания новой БД нужно выбрать опцию Новая база данных и нажать <ОK>(или выбрать команду Файл/Создать или использовать кнопку Создать базу данных на панели инструментов). Откроется диалоговое окно диалога Файл новой базы данных, в котором следует указать имя базы данных.

В Access лента заменила меню и панели инструментов предыдущих версий Access. Лента дает возможность находить группы связанных команд. Например, если нужно создать новую форму или отчет, команды следует искать на вкладке Создание. Команды на вкладках, используемых в Access , расположены ближе к поверхности и работать с ними удобнее.