Основы информационных технологий
Н.А. Жиляк
ОСНОВЫ ИНФОРМАЦИОННЫХ ТЕХНОЛОГИЙ
ПРИЛОЖЕНИЕ MICROSOFT WORD
В приложении Word можно раскрыть несколько панелей пиктографических меню. Они устанавливаются с помощью команды Панели инструментов из пункта меню Вид. Обычно загружаются две панели: Стандартная и Форматирование. Панель можно зацепить мышкой и переместить на нужное место. В современных программах около кнопок появляются надписи, поясняющие функции кнопок, если на них навести курсор.
Таблицы и диаграммы
Создание таблиц.Длясоздания в тексте таблицы надо выполнить команду Таблица/Вставить/Таблица и ввести количество строк и столбцов или нажать кнопку Вставить таблицу на панели Стандартнаяи протяжкой мыши задать нужное количество столбцов и строк.
При создании шапки таблицы можно выполнять следующее:
– зацепив вертикальную границу столбца, корректировать его ширину;
– объединять ячейки, предварительно выделив их и выполнив команду Объединить ячейки из пункта меню Таблица;
– менять направление текста в ячейке, выбрав команду Направление текста в контекстном меню;
– задавать обводки границ, выделяя соответствующие зоны ячеек с помощью кнопки Внешние границына панели Форматирование.
Таблицу можно создать на основе уже набранного текста путем преобразования его в табличную форму. Для этого нужно определить, какой элемент в тексте используется в качестве разделителей столбцов. Обычно применяется знак табуляции: каждая строка таблицы набирается в один абзац, а столбец от столбца отделяется знаком табуляции. Если предполагается пустая ячейка, то на этом месте ставятся два знака табуляции. Выбрав разделитель, нужно ввести текст (или отформатировать существующий), затем выделить его и выполнить операцию Таблица/Преобразовать в таблицу.В открывшемся окне при необходимости уточняются параметры преобразования (тип разделителя, количество столбцов и т. д.).
В Word таблица вставляется с помощью команды Вставка/Таблица.
Создание простых диаграмм.В Word наиболее часто используются гистограммы, линейчатые диаграммы, графики, круговые диаграммы, кольцевые диаграммы и др.
Для создания диаграммы необходимо выделить всю таблицу или ее часть, выполнить команду Вставка/Рисунок/Диаграмма.Будет создана диаграмма, основанная на содержимом выделенной таблицы (части таблицы), в строку меню Word вставятся дополнительные меню, в стандартную панель инструментов добавятся кнопки, относящиеся к диаграммам.
При необходимости можно менять данные в таблице данных, что автоматически приведет к изменению диаграммы. Если таблицы данных на экране нет, то вызвать ее можно двойным щелчком левой кнопки мыши по диаграмме.
В Word для работы с диаграммами используется команда Вставка/Диаграмма.
Создание организационных диаграмм.Для создания новой организационной диаграммы следует установить курсор в то место, где будет находиться диаграмма, выполнить команду Вставка/Рисунок/Организационная диаграмма. Word создаст базовую диаграмму, в которую можно ввести текст и добавить необходимые фигуры. Для ввода текста в фигуры надо установить текстовый курсор внутри фигуры и набрать текст.
Для изменения вида диаграммы (добавление и удаление фигур, изменение связей) следует выделить фигуру, к которой нужно добавить соединение, щелкнуть по стрелке списка Добавить фигуру на панели инструментов Организационная диаграмма. В открывшемся меню необходимо выбрать вид связи: Подчиненный− добавляет фигуру уровнем ниже выделенной, Коллега− добавляет фигуру того же уровня, Помощник− добавляет фигуру уровнем ниже и в стороне от основной ветви.
Для изменения структуры диаграммы следует щелкнуть на кнопке Макет панели инструментов и выбрать подходящую структуру. Изменение стиля диаграммы (По умолчанию, Контур, Тень, Огонь и т. д.) осуществляется с использованием кнопки Автоформат на панели инструментов. Для выбора вида схемы диаграммы надощелкнуть по кнопке Добавить диаграмму или организационную диаграмму на панели Рисование. На экране появится окно, в котором можно выбрать вид схемы.
В Word создание организационной диаграммы осуществляется с помощью команды Вставка/Таблица.
Задание для выполнения на компьютере
Набрать текст на двух страницах. Вид первой страницы представлен на рис. 1.1, а второй – на рис. 1.2.
На первой странице надо расположить текст так, чтобы он занимал всю страницу. Обозначить в строке Выполнил: свою фамилию и номер группы. Основной текст должен иметь шрифт Times New Roman, размер шрифта 14 пт, выравнивание по ширине, абзацный отступ 1,25 см, одинарный междустрочный интервал.
Рис. 1.1. Вид первой страницы задания
Текст на следующей странице должен иметь шрифт Times New Roman, размер 14 пт, выравнивание по ширине, абзацный отступ 1,25 см, одинарный междустрочный интервал. Описание схемы алгоритма программы следует расположить в надписи.
Рис. 2.2. Вид второй страницы задания
Необходимо установить следующие параметры страницы: верхнее поле – 2 см, левое – 3 см, нижнее – 2 см, правое – 1 см.
ОФОРМЛЕНИЕ ДОКУМЕНТОВ В ПРИЛОЖЕНИИ WORD
Оформление документа, его редактирование и печать
Границы и заливка.Весь текст или выделенную часть можно заключить в рамку, выполнив команду Границы и заливка из пункта меню Формат, или используя соответствующие кнопки на панели Форматирование.
В появившемся окне на вкладке Границы задаются три параметра: тип линии, цветиширина. Четыре кнопки, находящиеся в правой части окна, включают/отключают соответствующую границу (верхнюю, нижнюю, правую, левую). На вкладке Страница в списке Рисунок выбирается графический или декоративный стиль рамки для страницы. На вкладке Заливка задается цвет фона, на котором располагается текст.
В Word для этих целей необходимо воспользоваться командой Разметка страницы/Границы страниц.
Поиск и замена. Имеются специальные средства поиска и замены, которые позволяют найти в тексте фрагмент, заданный в виде текстовой строки, и заменить его новым текстом. Для этого необходимо командой Правка/Найти открыть диалоговое окно Найти и заменить и на вкладке Найти в поле Найтиввести фрагмент разыскиваемого текста (для задания дополнительных параметров поиска надо щелкнуть на кнопке Больше).
В Word для поиска и замены используется команда Главная/Найти.
Дополнительные кнопки Формат и Специальный позволяют разыскивать текст, отформатированный указанным образом, и специальные непечатаемые символы. Поиск начинается после щелчка на кнопке Найти далее.
Для замены найденного текста используют вкладку Заменить. Заменяющая строка вводится в поле Заменить на... По щелчку на кнопке Найти далее разыскивается очередное место, где заданная строка встречается в документе, затем щелчком на кнопке Заменить выполняется замена, если она необходима. Если заранее известно, что замену следует произвести по всему документу и во всех случаях, можно сразу щелкнуть на кнопке Заменить все.
Вкладка Перейти используется для перехода к специфическому тексту или объекту, например к заданной странице, сноске и т. д.
Стилевое оформление. Стиль – это набор параметров форматирования, которые применяются к тексту документа. Имеется два типа стилей: стиль абзаца и стиль символов. Стиль абзаца представляет собой группу форматов, которые влияют на весь абзац в целом: шрифт абзаца, расположение абзаца на полосе (влево, вправо, отступы и т. д.), табуляция и др. Стиль символов включает в себя оформление, которое может быть применено к символам командами окна Шрифт.
Доступные стили перечислены в раскрывающемся списке Стиль, расположенном на панели инструментов Форматирование. При выборе стиля из списка изменяется формат текущего абзаца или формат выделенного фрагмента.
В Word для выбора стиля используется команда Главная/Изменить стили.
Формат по образцу.Это копирование параметров форматирования выделенного объекта или текста, которое может быть применено к выбранному объекту или тексту. Чтобы выполнить форматирование по образцу, надо установить курсор на абзац, имеющий нужный метод форматирования, и щелкнуть на кнопке Формат по образцуна панели Стандартная. Затемследует выделить текст, формат которого требуется изменить.
Если нужно изменить формат нескольких абзацев, следует дважды щелкнуть на кнопке Формат по образцу. После внесения всех необходимых изменений надо еще раз щелкнуть на кнопке Формат по образцуили нажать клавишу <Esc>. Форматировать по образцу можно не только абзац, но и отдельные слова, символы или объекты.
В Word для изменения формата абзацев применяется команда Главная/Формат по образцу.
Отображение специальных символов. Приложение Word предусматривает возможность отображения таких непечатаемых символов, как символы конца абзаца, табуляции, пробела, мягкого переноса. Отображение этих специальных символов удобно включать, чтобы видеть все приемы, с помощью которых оформлен текст. Можно включить/выключить их отображение с помощью кнопки Непечатаемые знаки на панели Стандартная.
В Wordдля отображения специальных символов используется команда Главная/подраздел Абзац.
Разрыв страницы. Иногда необходимо создать разрыв страницы в нужном месте. Тогда следует расположить курсор в месте разрыва и выполнить команду Вставка/Разрыв.В открывшемся диалоговом окне необходимо выбрать требуемое действие.
В Word для вставки разрыва страницы применяется команда Вставка/Разрыв страницы.
Правописание и перенос. Правописаниев приложенииWordпроверяется автоматически, при этом неверно написанные слова подчеркиваются красной волнистой линией.Есливыполнить команду Правописание из пункта меню Сервис, то для каждого ошибочно записанного текста компьютер предлагает свои варианты замены. Используя кнопки Пропустить, Заменить, Добавить, можно осуществлять коррекцию текста.
В Word для проверки правописания следует использовать команду Рецензирование/Правописание.
Чтобы текст документа выглядел более компактным, в нем необходимо расставить переносы. Для этого надо выполнить команду Сервис/Язык/Расстановка переносов. В появившемся окне следует установить флажок Автоматическая расстановкапереносов.
В Word для расстановки переносов применяется команда Разметка страницы/ Расстановка переносов.
Нумерация страниц. Чтобы расставить номера страниц в документе– аналогично). В открывшемся диалоговом окне следует установить нужные параметры. Использование кнопки Формат в этом окне позволяет указать, какими символами будет производиться нумерация (арабские, римские цифры, буквы) и с какого числа начнется нумерация.
Создание оглавления. Страницы документа должны быть пронумерованы. К участкам текста, являющимся заголовками, надо применить стилизаголовков(Заголовок 1,Заголовок 2 и т. д.), используя Стиль на панели Форматирование.
В Word используют командуГлавная/Стили.
Затем надо выполнить команду Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели, при этом курсор должен быть установлен в том месте документа, где предполагается разместить оглавление. Далее в диалоговом окне Оглавление и указатели следует выбрать вкладку Оглавление и задать внешний вид оглавления и его параметры: число уровней, внешний вид заполнителя. Для изменения оглавления надо внести соответствующие коррективы в документ и вновь выполнить команду Вставка/Ссылка/Оглавление и указатели. На вопрос о замене оглавления ответить <ОK>.
В Word для вставки оглавления используют команду Ссылки/Оглавление.
Сноски.Сноска – это примечание к тексту, которое может находиться или в нижней части документа или в конце всего документа. Она отделяется от основного текста чертой и отмечается специальным знаком сноски.
Сноски бывают нумерованные (1, 2, 3 или I, II, III или А, В, С и т. д.) или маркированные (# или Ò или & и т. д.). Для вставки сносок необходимо расположить курсор в том месте, где будет сноска, выполнить команду Вставка/Ссылка/Сноска, заполнить диалоговое окно и нажать кнопку Вставить.В тексте появится знак сноски, а в нижней части страницы (или документа) откроется область сносок, в которую нужно ввести требуемый текст.
В Word для вставки сноски необходимо воспользоваться командой Ссылки/Сноски.
Предварительный просмотр. Чтобы убедиться в том, что текст на бумаге будет выглядеть так, как надо, используется специальный режим предварительного просмотра.
Для перехода в этот режим служит кнопка Предварительный просмотр или команда Файл/Предварительный просмотр. При этом можно задать просмотр сразу нескольких страниц. Для выхода из просмотра надо нажать кнопку Закрыть.
В Word для предварительного просмотра используют Вид/Режим чтения.
Параметры страницы документа. Параметры страницы документа задаются командой Файл/Параметры страницы. В появившемся окне на вкладке Поля можно установить поля документа, определить ориентацию документа (книжная или альбомная). На вкладке Размер бумаги можно изменить формат бумаги.
В Word для задания параметров страницы используют команду Разметка страницы/Параметры страницы.
Печать.Команда Печать из пункта меню Файл или кнопка Печать на панели Стандартная вызывает появление диалогового окна, в котором надо установить параметры печати. Печатать можно весь документ, отдельные страницы или выделенный фрагмент.
В Word для этих же целей следует нажать кнопку Офис, затем Печать.
Задание для выполнения на компьютере
1. Открыть ранее созданный документ из двух страниц и добавить третью, вид которой представлен на рисунке.
Рисунок. Вид третьей страницы задания
На этой странице формулу со знаком суммы нужно создать с помощью Microsoft Equation (Вставка/Текст/Объект). Символы фигурных скобок вставить с использованием команды Символ из пункта меню Вставка.
В таблице с контрольным просчетом для оформления использовать объединение ячеек, а для подсчета суммы – Данные / Формула из пункта меню Макет. Поворот текста осуществить с использованием контекстного меню. Оглавление создать автоматически.
2. В получившемся документе из трех страниц оформить название с помощью Мастера текста (Вставка/Текст/WordArt). В нижнем колонтитуле записать свою фамилию. Проверить орфографию текста, осуществить перенос слов. Опробовать операции поиска и замены.
3. Просмотреть документ в различных режимах просмотра (обычный, структура, разметка страницы).
Нажимая кнопку Отобразить все знакиознакомитьсяс тем, как отображаются на экране символы пробела и конца абзаца. В режиме предварительного просмотра расположить вместе три страницы.
ПРИЛОЖЕНИЕ MICROSOFT EXCEL
ПриложениеExcel предназначено для работы с электронными таблицами. Документ, созданный в Excel, называется книгой (Book) и при открытии имеет имя “Книга1”. В состав книги входят рабочие листы (WoorkSheets), называемые“Лист1”,“Лист2”и т. д. Листы можно переименовывать, удалять и добавлять новые с помощью контекстного меню либо используя соответствующую команду: Правка/Удалить лист, Вставка/Лист, Формат/Лист/Переименовать.
Переход от листа к листу удобно осуществлять, нажимая кнопки со стрелками, находящиеся слева от названия листов, так как не все названия листов одновременно видны на экране.
Для получения сведений по отдельным вопросам работы приложения служит пункт меню Справка.
Вычисления по формулам
Ввод формул.При вводе формул надо соблюдать следующие правила:
– все формулы начинаются со знака «=»;
– при адресации ячеек используются только латинские буквы;
– арифметические операции обозначаются символами: * (умножение), / (деление), + (сложение), - (вычитание), ^ (возведение в степень);
– для отделения целой части от дробной используется запятая (или точка в зависимости от настройки Windows);
– аргументы используемых в формулах функций разделяются между собой символом «;»;
– интервалы ячеек записываются указанием первой и последней ячейки интервала со знаком двоеточия между ними. Например, =A2*2,2+МИН(S1:S10).
Формулы можно копировать и перемещать обычным способом, при этом автоматически меняются адреса ячеек.
Использование встроенных функций.Мастер функций (кнопка fx) дает возможность использовать готовые встроенные функции: математические, тригонометрические, финансовые, текстовые, статистические, функции даты и времени и т. д. Для того чтобы вставить функцию, необходимо:
– активизировать ячейку, нажать fx(Мастер функций);
– в появившемся окне выбрать категорию функции и имя;
– в следующем окне задать аргументы функции.
Можно создать примечания к ячейкам. Для чего надо выполнить команду Примечание из пункта меню Вставка. Ячейка с примечанием помечается красным треугольником в правом верхнем углу.
Одна из часто используемых в Excel функций – это функция автоматического суммирования. Кнопка Автосумма находится на панели Стандартная.
Функция ЕСЛИ.Функция ЕСЛИ используется для выбора направления вычислений. Например, =ЕСЛИ(Е3>2;0,5*D3;0).Здесь, если условие Е3>2 выполняется, то содержимое ячейки, в которой приведена эта формула, равно 0,5*D3. Если условие не выполняется, то содержимое ячейки равно 0.
Адресация и ссылки. В формулах различают абсолютную, относительную и смешанную адресацию ячеек. Абсолютная адресация использует для указания на ячейку ее фиксированное положение на листе. В абсолютной адресации перед именем столбца и номером строки ставится знак $. Например, ячейка $А$1 находится в столбце А строки 1. При копировании имя ячейки остается прежним.
Относительная адресация указывает на ячейку, основываясь на ее положении относительно ячейки, в которой находится формула, и обозначается привычным образом, например ячейка В3. При копировании формул ячейки автоматически меняют имя.
В смешанном адресе ячейки знак $ ставится перед абсолютной частью. Например, $A5 – абсолютная ссылка на столбец А.
Чтобы обратиться к ячейке другого листа, следует указать имя листа и имя ячейки: Лист1!F8. Объемные ссылки – это ссылки на ячейки диапазона листов в книге. Например, пусть в файле Excel имеется 6 листов. Необходимо определить сумму значений из диапазонов (В1:В20), расположенных на всех этих листах. Формула будет иметь вид: =СУММ(Лист1:Лист6!В1:В20).
При работе с объемными ссылками можно использовать до 11 функций в одной формуле.
Если открыты два файла Excel, то обратиться из первого файла к ячейке $A$3пятого листа второго файла надо следующим образом:[Имя книги.xls]Лист5!$A$3. Если нужно обратиться к ячейке не открытого файла, то в ссылке необходимо указать полный путь доступа к папке, где хранится книга: “C:\Имя папки\[Имя книги.xls]Лист5”!$A$3.
Сообщения об ошибках. Если формула в ячейке не может быть правильно вычислена, Excel выводит сообщение об ошибке.
#ИМЯ? – Excel не смог распознать имя, использованное в формуле;
#ДЕЛ/0! – в формуле делается попытка деления на нуль;
#ЗНАЧ! – использован недопустимый тип аргумента;
#Н/Д – такое сообщение может появиться, если в качестве аргумента задана ссылка на пустую ячейку;
#ПУСТО! – неверно указано пересечение двух областей, которые не имеют общих ячеек;
#ССЫЛКА! – в формуле задана ссылка на несуществующую ячейку;
#ЧИСЛО! – нарушены правила задания операторов, принятые в математике.
Копирование формул. В том случае, если надо скопировать только формулу или только значение, полученное по формуле, используется специальная вставка. Надо поместить подсветку на нужную ячейку, скопировать информацию, поместить курсор в место вставки и выполнить команду Специальная вставка из пункта меню Правка. В появившемся окне выбрать то, что следует копировать.
Задание для выполнения на компьютере
1. Cоздать таблицу заданного вида (рисунок).
БАЗЫ ДАННЫХ
База данных (БД) – это совокупность взаимосвязанных данных при такой минимальной избыточности, которая допускает их использование оптимальным образом в определенной предметной области.
Система управления базами данных (СУБД) – это программное обеспечение, предназначенное для создания, ведения и совместного использования БД многими пользователями.
Для хранения БД может использоваться как один компьютер (локальная БД), так и множество взаимосвязанных компьютеров (распределенная БД).
При создании базы данных должна быть обеспечена целостность данных. Целостность данных – это набор правил, которые предназначены для защиты информации от ее искажения при вводе, удалении, изменении или обработке.
Информация в БД представляется в виде одинаковых по своей структуре записей. Запись включает в себя группу взаимосвязанных полей данных.
Различают иерархические, сетевые и реляционные модели данных. В иерархической базе данные имеют древовидную структуру, где каждый элемент может быть связан с одним или несколькими элементами на более низком уровне. В сетевой структуре любой элемент может быть связан с любым другим элементом. В основе реляционной модели лежит понятие отношения, которое представляется в виде двумерной таблицы (т. е. это набор взаимосвязанных таблиц).
Задание для выполнения на компьютере
1. Создать таблицы следующего вида.
| Имя таблицы | Имя поля | Тип данных | Тип поля |
| Товары | Наименование | Текстовый | Ключевое |
| Цена | Денежный | ||
| Количество | Числовой | ||
| Изображение | Поле объекта OLE | ||
| Описание товара | Поле MEMO | ||
| Заказчики | Наименование фирмы | Текстовый | Ключевое |
| Адрес | Текстовый | ||
| Телефон | Текстовый | ||
| Расчетный счет | Текстовый | ||
| Заказы | Номер заказа | Числовой | Ключевое |
| Наименование товара | Текстовый | ||
| Цена продажи | Денежный | ||
| Количество | Числовой | ||
| Дата заказа | Дата/время | ||
| Дата поставки | Дата/время | ||
| Заказчик | Текстовый | ||
| Оплачено | Текстовый |
2. Определить свойства полей Цена и Цена продажи в таблицах «Товары» и «Заказы», установив число десятичных знаков – 0. Ключевые поля сделать обязательными, совпадения не допускаются.
3. Создать связи между таблицами, использовав поля Наименование,Наименование товара,Наименование фирмы,Заказчик.
4. Наполнить таблицы информацией.
5. Сохранить файл под именем «Продажи».
Условный запрос
Для создания условного запроса следует:
1. Нажать кнопку Создать,выбрать способ создания (Конструктор)или дважды щелкнуть по кнопкеСоздание запроса в режиме конструктора.
2. В окне Добавление таблицы выделить таблицу (таблицы), из которой будут выбираться данные. Нажать кнопку Добавить. Нажать кнопку Закрыть.
3. Заполнить бланк запроса нужными полями перетягиванием имени поля из таблицы в верхней части окна в строку Поле бланка запроса (или двойным щелчком по полю).
4. В строке Условие отбора того поля, на которое налагается условие, ввести условие отбора. При этом используются операторы:
– логические операторы – OR, AND, NOT;
– операторы сравнения. <, <=, >, >=, =, < >;
– оператор IN, который проверяет значение поля на равенство любому значению из списка (операндом является список, заключенный в круглые скобки);
– оператор BETWEEN, который проверяет значение на принадлежность диапазону (BETWEEN 15 AND 30 – аналогично условию >=15 and <=30);
– оператор LIKE, который устанавливает соответствие текстового поля заданному шаблону символов (Like Ф* – текст, начинающийся на букву Ф).
Если условие налагается на несколько полей и они связаны логическим оператором И, то условия вводятся в одной строке под нужными полями, если логическим оператором ИЛИ – то в разных строках под нужными полями.
5. Для выполнения запроса нажать кнопку Запускна панели инструментов. Можно просмотреть полученные результаты.
6. Нажать кнопку закрытия окна, на вопрос о сохранении ответить Да и ввести имя запроса.
Для удаления таблицы из бланка запроса нужно выделить ее щелчком мыши и нажать Del. Для удаления поля из бланка запроса нужно выделить его по области выделения (в верхней части поля) и нажать Del.
| Рис. 5.1. Запрос на выборку с условием |
На рис. 5.1 сформирован запрос, в котором определяются все заказчики и товары из задачи «Продажи»; поставки осуществлены в ноябре 2017 г.
Параметрический запрос
В условиях отбора на бланке запроса обычно вводятся конкретные значения (константы). Но иногда условия отбора необходимо изменять при каждом запросе. Тогда используется параметр запроса, который делает поле переменной величиной. При каждом выполнении запроса значение параметра будет запрашиваться.
Для определения параметра в строке Условие отбора на поле вместо конкретного значения вводится смысловая фраза (имя параметра), заключенная в квадратные скобки ([]), которую Access будет рассматривать как переменную и выводить в окне диалога для запроса конкретного значения. Можно в одном запросе использовать несколько параметров, при этом каждый параметр должен иметь уникальное имя. Всем параметрам по умолчанию присвоен текстовый тип данных.
Например, пусть необходимо просматривать информацию о продаже конкретного товара. В бланке запроса надо определить нужные поля из таблицы «Заказы»: Наименование товара, Цена продажи, Количество, Заказчик. Для поля Наименование товара в строке Условие отбора нужно записать текст [Введите товар].
| Рис. 5. 3 – Окно параметрического запроса |
Можно строить более сложный параметрический запрос. Если нужно задать временной интервал выборки информации по дате, например, после 1 сентября, но до 1 декабря текущего года, то необходимо в строке Условие отборазаписать:
>[Введите дату начала периода] and <[Введите дату конца периода]
Вначале будет задан первый вопрос для ввода даты начала периода, а затем второй – для ввода даты конца периода.
Итоговые запросы
Для того чтобы подводить итоговые значения по группам данных, используются итоговые запросы (рис. 5.4). Например, пусть необходимо получить итоговые суммы по продажам отдельных групп товаров.
Рис. 5.4. Формирование итогового запроса
Для построения запроса нужно по таблице «Заказы» сконструировать бланк запроса следующим образом:
1. В первом столбце установить поле Наименование товара, во втором столбце – построить выражение:
Сумма: Sum[Заказы]![Цена продажи]*[Заказы]![Количество].
2. Нажать кнопку Групповые операции (S) на панели инструментов конструктора запроса, при этом в бланке запроса появится строка Групповая операцияи в этой строке будет выведена установка Группировка для каждого поля, внесенного в бланк. Это значение нужно оставить для поля, которое объединяет записи в группы (для нашего запроса – поле Наименование товара). Во втором столбце надо выбрать групповую операцию.
Для выполнения групповых операций имеется несколько функций, которые выбираются в строке Групповая операция бланка запроса из раскрывающегося списка:
- Sum – вычисляет сумму значений поля в каждой группе;
- Avg – расчитывает среднее арифметическое всех значений в каждой группе;
- Min, Max – вычисляет минимальное (максимальное) значение в каждой группе;
- Count – определяет количество записей в каждой группе.
Для нашего запроса надо во втором столбце установить функцию Sum.
3. Запустить запрос.
Задание для выполнения на компьютере
Для задачи «Продажи» сформировать следующие запросы:
– определить товары, поставки которых предусмотрены в третьем квартале, отсортировать их по датам поставки;
– найти клиентов, заказавших товар, начинающийся на букву «С»;
– найти товары, цена которых находится в пределах от 30000р. до 100 000 руб.;
– определить заказчиков, которые не оплатили заказ;
– расчитать прибыль, полученную в результате продажи кресел во втором квартале;
– определить заказчиков, заказавших шкаф;
– найти заказы определенной фирмы по ее названию;
– определить поставки, стоимость которых больше заданной величины;
– вычислить общую стоимость поставленных в первом квартале товаров;
– определить суммарную стоимость поставленных за год товаров отдельно по названиям.
СОЗДАНИЕ ФОРМ И ОТЧЕТОВ
Формы
Формы являются основным средством организации интерфейса в приложении Microsoft Access. Формы создаются на основе таблиц или запросов для ввода, вывода и редактирования данных, для создания диалоговых окон, для работы с другими объектами баз данных.
Для работы с формами нужно перейти на страничку Формынажатием кнопки Формы. Формы создаются с помощью Конструктора или Мастера.
Создание формы для просмотра и ввода данных с помощью Мастера. Для создания формы нужно выполнить следующие действия:
1. Выбрать режим Создание формы с помощью Мастера.В раскрывающемся списке Таблица/Запрос выбрать имя таблицы (запроса), которая будет служить источником данных для формы. В списке Доступные поля выделить поля, которые будут включены в форму, и перенести их в список Выбранные поля кнопкой со стрелкой вправо. Нажать кнопку Далее.
2. Выбрать формат создаваемой формы (внешний вид), нажать кнопку Далее.
3. Выбрать стиль оформления создаваемой формы. Нажать кнопку Далее.
4. Ввести заголовок формы, форма сохранится под этим именем. Нажать кнопку Готово. Форма автоматически откроется (рис. 6.1).
Рис.6.1. Форма для ввода информации в таблицу «Заказы»
Для внесения изменений в форму ее нужно открыть в режиме Конструктора.
Создание формы в режиме Конструктора.Если форма включает поля из нескольких таблиц, то предварительно нужно построить запрос, включающий эти поля.
Для создания формы в режиме конструктора следует:
1. Нажать кнопку Создать, в появившемся окне выбрать способ создания Конструктор, выбрать таблицу (запрос), которая будет служить источником данных. Нажать <ОK>.
2. В появившемся окне конструктора с пустой областью данных будет выведена Панель элементов (панель может также открываться по команде Вид/Панели инструментов/Панель элементов или после щелчка по кнопке Панель элементов на панели инструментов Конструктор форм) и список полей источника данных (список может также открываться по команде Вид/Список полей или после щелчка по кнопке Список полей на панели инструментов Конструктор форм).
3. В области данных формы разместить требуемые поля перетягиванием их мышкой из Списка полей. Размещаемый элемент состоит из надписи и поля данных.
Элементы управления можно перемещать по форме, изменять их размеры. Поле и присоединенная надпись передвигаются одновременно перетаскиванием мыши. Для независимого перемещения относительно друг друга поле и надпись передвигаются за левый верхний угол.
Для выравнивания выделенных элементов относительно друг друга по горизонтали и вертикали служит команда Формат/Выров-нять. При этом выделение нескольких объектов осуществляется с удерживанием клавиши <Shift>.
Интервалы между элементами управления можно изменить с помощью команды Формат/Интервал по горизонтали (Интервал по вертикали).
Изменение цвета фона, шрифта и размера шрифта выполняется с помощью кнопок панели Форматирование.
4. Чтобы задать заголовок форме, надо выполнить команду Вид/Заголовок/Примечание формы.Перед областью данных будет выведена область для заголовка формы. На панели элементов нужно выбрать элемент Надпись, разместить его в области заголовка формы и ввести текст заголовка (другим способом можно ввести текст, вызвав свойства элемента Надпись, где на вкладке Макет записать текст в свойстве Подпись).
5. Перейти в режим Формы командой Вид/Режим формы.
6. Закрыть форму. На запрос о сохранении ответить Даи задать нужное имя формы.
Создание формы с подчиненной формой в режиме Конструктора. Подчиненная форма – это форма, которая внедрена в другую форму (основную). Такие формы базируются на таблицах, связанных отношени