Понятие управляемости. Границы управляемости

Основным условием функционирования организации является ее управляемость. Это комплексный, интегральный показатель, включающий в себя много частных, специальных понятий. Обратимся сначала к смыслу основного понятия.

Ранее было показано, что социальные организации – это наиболее сложная разновидность организационных систем. Известные способы их упрощения (например, формализация организационных связей) расширяют возможности управления. И все же возможности управления значительно ограничены.

Целевое управляющее воздействие является важнейшим процессом социального управления. Участниками его выступают, хотя и в разных формах, орган управления и его объект, управляющая и управляемая подсистемы. Отношениям между ними присущ ряд закономерностей. Так, например, управляющая подсистема, будь то отдел, заводоуправление, меньше управляемой по объему (масштабам, числу элементов и работников). Сложности ее структуры, как правило, ниже, чем управляемой, хотя динамичность, разнообразие возможных состояний должны быть большими.

С другой стороны, управляемая подсистема любого подчинения (отрасли, предприятия, поселения) тем или иным образом воспринимает управляющее воздействие и преломляет его в соответствии с собственной спецификой. Вследствие этого эффективность воздействия зависит не только от его качества, но и от особенностей самого объекта воздействия. С этой точки зрения управляемая подсистема в той или иной мере инерционна и требует соответствующей управленческой энергии, чтобы произвести в ней какие-либо изменения. Очевидно, что этот показатель неодинаков для различных объектов и их состояний. Кроме того, каждый объект управления обладает своей внутренней логикой функционирования и развития, которая не может быть простым продолжением управляющего воздействия.

Таким образом, управляющая подсистема не в состоянии (да обычно и не ставит задачу) полностью контролировать управляемую подсистему, и последняя обладает некоторой самостоятельностью своего поведения. Собственно говоря, управляемость и означает ту степень контроля, которую управляющая подсистема осуществляет по отношению к управляемой ,с одной стороны, и ту степень автономии, которую управляемая подсистема сохраняет по отношению к управляющей – с другой. Разумеется, грань эта подвижна и варьируется в ту или иную сторону в зависимости от типа организации, качества управляющего воздействия, особенностей объекта и т.д. Однако совершенно исчезнуть она не может. Это типично для технических и биологических систем и еще более касается систем социальных.

Из сказанного следует, что понятие «управляемость» означает одно из фундаментальных противоречий социальной организации. Оно восходит к особенностям самой природы человеческой общности. Но и внутренне управляемость противоречива. Эти противоречия носят социокультурный характер. Например, в одном случае это могут быть представления об управляемости как о тотальном контроле, когда руководитель убежден, что управляемость определяется степенью его контроля за всеми процессами, происходящими в его организации. Но другой руководитель в другой деловой культуре, скажем в соседней организации, может считать, что управляемость есть степень достижения цели. И если для достижения этой цели нужно, напротив, предоставить большую автономию подчиненным и опираться на их инициативы, то он не считает такие инициативы или же автономию снижением управляемости.

Чаще всего о проблемах управляемости говорят в связи с размерами предприятий, численностью персонала, территориальным размещением отдельных подразделений, служб, филиалов. Другая проблема – управляемость динамичных, быстро развивающихся организаций. И это понятно, ибо трудноуправляемыми становятся именно быстрорастущие структуры, так как организация управления порой не столь динамична и перестает соответствовать новым масштабам. Все более актуальным становится вопрос об управляемости вновь создающихся производственных объединений и фирм, которые подчас включают в себя организации, расположенные в разных районах, на большом расстоянии одна от другой и вдалеке от своих центральных органов.

Но это только одна сторона рассматриваемой проблемы. Ибо количественными параметрами дело далеко не исчерпывается.

Целенаправленное управляющее воздействие в процессе своего существования сталкивается с некоторыми границами, преодоление которых оказывается или невозможным, или неэффективным. Эти границы имеют, условно говоря, субъективное и объективное происхождение, ибо их ставят, с одной стороны, знания об объекте, т.е. планирующая способность управления, а с другой – свойства данного объекта, егоприрода.

Каковы же эти границы?

Огромное разнообразие элементов, отношений, интересов, способов поведения, их разнокачественный, многомерный характер могут намного превышать контролирующую способность управления. Поэтому в управлении и используются разные приемы упрощения объекта, уменьшения его сложности. Основной из таких приемов – стандартизация (формализация) организационных связей и норм. Посредством нее разнообразие объекта сводится к зафиксированной структуре задач, статусов, зависимостей и т.д. Типичные организационные стандарты – должность, соподчинение, права, обязанности, зарплата и т.п. Они образуют единую формальную структуру, на которую и направляется управляющее воздействие. Подобного рода стандартизация довольно эффективна, ибо посредством нее организации придается устойчивость, возникает связь каждого с организацией как с целым и т.д. Однако возможности ее ограничены. Так, многие виды труда не поддаются нормированию. Безличность формальной структуры делает невозможным учесть конкретные проявления служебного поведения работников. Не могут быть жестко запрограммированы и внутриорганизационные отношения, в том числе и деловые. Исследования в области управления организациями показывают, что расхождение между формальной и действительной структурами отношений закономерно возникает вследствие некоторой консервативности первой и высокой изменчивости второй. Да и сами стандарты – формально закрепленные нормы – обычно допускают колебания «от» и «до», а «ужесточение» их за известными пределами становится дисфункциональным.

Иначе говоря, объект социального управления неизбежно оказывается шире контролируемой его части.

Целевое управляющее воздействие, как правило, реализуется в форме решений, принятие и осуществление которых составляют основные этапы управления. Качество же решения определяется прежде всего его рациональностью, т.е. степенью соответствия требованиям организационной ситуации и целям управления. Первое условие для этого – надежность информации. Наиболее «слабым местом» информации является ее неполнота. В последнее время стало очевидно, что избыток информации вызывает не меньшие трудности, чем ее недостаток. Для современного управления в число важнейших выдвигаются проблемы избирательности информационных каналов, поиска и отбора строго определенного рода информации, нужной для конкретного решения, специфической для каждого уровня управления и т.д.

На рациональность решения отрицательно влияет запаздывание информации, что нередко случается в сложных многоуровневых системах. Угроза «устаревания» информации уже при ее поступлении проявляется в своеобразном парадоксе управления, решения о будущем принимаются на основании информации о прошлом. Еще одним важным аспектом надежности информации является ее достоверность. В каналах управления искажение информации может происходить как по техническим (ошибки, помехи), так и по социально-психологическим причинам. Главная из таких социально-психологических причин – наслоение на содержание передаваемой информации личного или группового интереса. Причем даже в рамках автоматизированных систем сохраняется такая опасность, поскольку в качестве датчика первичной информации, наряду с приборами, нередко выступает человек. В системах, рассчитанных на техническую точность приборов, субъективно-ценностные «добавки» могут стать источником серьезных искажений. Совмещение технических систем с человеком, выступающим в качестве источника и передатчика информации, а в еще большей степени – в качестве субъекта решения, представляет серьезную проблему для управления.

Значит, существуют как субъективные, так и объективные границы управляемости вообще и в организациях в частности. Может быть, это и не плохо. Может быть, мы должны радоваться тому, что объект всегда богаче модели, действительность всегда отклоняется от плана, а контроль всегда частичен.

Резервы управляемости

Разумеется, границы управляемости нельзя абсолютизировать, их необходимо рассматривать конкретно: в зависимости от развития знаний об управлении, уровня и культуры организационных отношений и т.д. Они подвижны и могут расширяться, и прежде всего за счет совершенствования самого целенаправленного управляющего воздействия.

Среди факторов повышения управляемости, несомненно, первое место занимает наука об управлении. Автоматизация некоторых процедур управления, системный анализ, методы социальной психологии и другие достижения этой науки значительно повысили эффективность управления. Велика роль и искусства управления, т.е. особенностей применения знаний и методов воздействия на основе опыта, интуиции, стиля и т.п. Индивидуальная составляющая в управлении всегда важна, и субъективные различия нередко вызывают существенные колебания в системах управления.

Повышению управляемости организаций способствует профессионализация управления.

В области управления производством намечается тенденция постепенного выделения в специфический вид деятельности организационно-управленческой работы, подобно тому как это ранее происходило с технологией, экономикой, административным правом и т.д. А отсюда неизбежна и специализация ряда работников на выполнении этой работы. Здесь мы имеем дело со своеобразным «социальным заказом», вызванным к жизни обособлением организации и управления в самостоятельный вид производственной деятельности.

Но цепочка на этом не кончается. Профессионализация управленческой деятельности вызывает изменение социальной структуры производственного коллектива – ведь в нем появилась новая профессиональная группа. Ну а дальше идут «переналадка» всего производственного механизма, структурирование целей и задач, долгосрочное планирование, «подгонка» межличностных отношений. И не в последнюю очередь – контроль за новой группой, которая, к сожалению, имеет тенденции отрываться от реальных проблем организации, обюрокрачиваться, раздувать штаты и т.п.

Разумеется, далеко не все связанные с профессионализацией управления вопросы могут быть решены на уровне отдельно взятого предприятия. Необходима большая исследовательская и организационная работа в масштабах отрасли и всего народного хозяйства. Немаловажно значение и соответствующей подготовки кадров в вузах и институтах повышения квалификации работников сферы управления. Возникает проблема определения юридического статуса специалиста в области организации и управления предприятием. Очевидна специфика положения этой категории работников в организациях разного типа: промышленность, торговля, снабжение, транспорт, строительство и т.д.

Существенным фактором повышения управляемости организации является ее самоорганизация, которая в иных случаях выступает как ограничение.

Механизм самоорганизации содержит огромный потенциал управляющей энергии, производимой самой социальной природой организации. И это явление не есть нечто случайное или «лишнее» в организации, а выполняет в ней жизненно важные функции.

Формальная организация как безличная и однозначная система, наполняясь конкретным человеческим «материалом», как бы отчуждается от запланированных отношений и даже собственных целей. Социальная организация в целом оказывается намного динамичнее своей формализованной части, в ней нередко происходят стихийное перераспределение функций, изменение методов исполнения, перемещение линий соподчинения и т.д. Эти незапланированные элементы социальной организации с точки зрения тех же формальных задач часто более функциональны, эффективны, чем предписанные. Таким путем в какой-то мере компенсируется естественная ограниченность формальной организации. Кроме того, социально-психологические связи, пронизывая собой организацию, зачастую повышают включенность работников в ее жизнедеятельность, усиливают сплоченность коллектива, а значит, способствуют интеграции всей организации. По отношению же к индивиду это является средством удовлетворения тех его потребностей, которые не могут быть полностью удовлетворены в рамках формальной организации (в общении, признании, принадлежности и т.д.). Таким путем повышается интеграция коллектива.

И эти границы можно расширить без ущерба. Это созвучно современности. Ведь в переходных процессах исключительно важно обеспечить расширение социальной базы радикальных преобразований. Так и в управлении: надежность и осуществимость управленческих решений тем выше, чем больше вовлечены в процесс их выработки те, кому и предстоит их выполнять. Ключ к расширению управляемости лежит в различных вариантах совместных, в том числе организационных, решений, актуальных для их участников.

Совместными мы называем такие решения, которые взаимосогласованы, предполагают единство действий и исполнение самими участниками решений.

Совместные решения такого рода различаются составом участников, способами взаимодействия их между собой, сферой применения, обязательностью и т.д.

Границы управляемости в организациях постоянно меняются. В современных условиях перед организаторами управления стоит задача кардинальной важности – искать и постоянно находить границы их разрешения. И эта задача решаема, ибо в социальных организациях наряду с границами управляемости существуют и ее стимулы, факторы роста, позволяющие сделать управляемость организаций удовлетворительной и даже эффективной. Это не снимает, однако, проблемы границ управляемости, преодоление и расширение которых составляет одну из труднейших задач теории и практики управления.

Исследователей и практиков издавна интересует поиск показателей и методов оценки эффективности управления предприятием. Специалисты встречаются здесь с немалыми трудностями, даже если анализируется деятельность хорошего работающего коллектива. Сложность состоит в определении удельного веса, роли организации управления в итогах работы предприятия, ибо в успех дела вносят свой «вклад» и техническая оснащенность, и квалификация рабочих, и стабильность планов и т.д.

В целом управляемость может служить одним из интегральных показателей функционирования социальных организаций, эффективности управления ими. И нынешний уровень исследований в этой области позволяет наметить некоторые подходы к измерению данного показателя.

Наиболее общим из таких измерений было бы, по-видимому, исследование соотношения между целями организации и достигнутыми результатами – относится ли это к широким плановым задачам или отдельно взятым управленческим решениям. Однако такое измерение должно складываться из ряда частных. Среди них – анализ качества принимаемых решений и степень их осуществляемости, оценка состояния производственного коллектива по уровню конфликтности – сплоченности, степень совпадения – расхождения между формальной и действительной организационной структурой, уровень дисциплины и т.п. Выведение на этой многофактурной основе «коэффициента управляемости» позволит сравнивать разные организации по данному признаку.

Подобные исследования имеют целью вскрыть слабые звенья в системе управления и повысить его общую эффективность.

Однако наиболее важно измерить управляемость по критерию осуществляемости управленческих решений.

Отношения по управлению наиболее полно проявляются в процессах принятия и осуществления управленческих решений. Можно утверждать, что названные два процесса составляют основное содержание деятельности в сфере управления. Поэтому вопросы качества решений, их эффективности приобретают приоритетное значение при измерении управляемости.

Вместе с тем разработка этих вопросов ведется пока главным образом в экономике, административном праве. Социологические же аспекты еще недостаточно разработаны исследователями. А жаль, поскольку изучение принятия и осуществления управленческих решений может дать новое и ценное знание закономерностей функционирования организаций, обнаружить новые резервы совершенствования управления предприятиями.

Диапазон руководства

Одна из важнейших проблем социального управления – определение границ влияния руководителя на организацию, того объема организационного пространства, который руководитель в состоянии контролировать. Наиболее распространенный способ измерения диапазона руководства – определение числа работников, непосредственно подчиненных одному руководителю.

Но структурная сложность и размеры организации ставят здесь весьма ощутимые границы. Отсюда вытекает исходный принцип: один человек может контролировать весьма ограниченное число подчиненных. Следует различать следующие категории подчиненных: формальное, потенциальное число подчиненных, которых данный руководитель мог бы контролировать, и реальное число подчиненных, трудовое поведение которых действительно подотчетно руководителю.

В качестве единицы измерения диапазона руководства в социологии организаций принимается отношение, определяется число возможных отношений, возникающих в контролируемой руководителем сфере. Причем возможно, что некоторое число таких отношений перекроет способность руководителя регулировать их. Вот пример одного из распространенных подходов. Возьмем случай, когда у одного руководителя (Р) два подчиненных (А, Б). Очевидно, возможны следующие варианты отношений: прямые – между руководителем и каждым подчиненным (РА, РБ); между подчиненными как специфической группой и руководителем (Р–АБ). Итак, при наличии у руководителя двух подчиненных, число возникающих отношений равно трем.

Теперь представим ситуацию с тремя подчиненными. Кроме прямых отношений (РА, РБ, РВ), следует предусмотреть возможность образования диад (неформальных пар), с которыми руководителю также придется иметь дело (Р–АБ, Р–АВ, Р–БВ), и, наконец, с группой подчиненных (Р–АБВ). Значит, в случае трех подчиненных число возможных отношений равно семи.

А если четверо подчиненных? Используя ту же логику, получим: прямые РА, РБ, РВ, РГ, с диадами Р–АБ, Р–АВ, Р–АГ, Р–БВ, Р–БТ, Р–ВГ, с триадами Р–АБВ, Р–АБГ, Р–АВГ, Р–БВГ, с группой Р–АБВГ. В результате число отношений равно 15.

Существуют и другие способы определения диапазона руководства. В основе одного из них лежит измерение времени, точнее – числа и частоты контактов, которые имеет руководитель с каждым подчиненным за какой-то период. В этом случае необходимы поправки на квалификацию подчиненных, технологию, сложность и длительность операций и т.д.

В целом, исследователи определяют следующие основные организационные факторы, влияющие на диапазон руководства и нагрузку руководителя: сходство функций, выполняемых подчиненными, пространственное размещение работников и связь, сложность выполняемых задач, степень детализации, интеграции, сработанность коллектива, возможность предвидения и планирования, организационная стабильность.

С помощью исследования диапазона руководства решается важная практическая задача, а именно определение оптимального числа подчиненных. На основании работ в этом направлении сформулированы некоторые рекомендации, согласно которым для высшего и среднего уровней наиболее эффективно руководство при наличии 4–6 подчиненных, для низового уровня – до 30. Такое различие вызвано наличием у высших и средних руководителей опосредованно подчиненных, преобладанием организационных задач над техническими и т.д.

Сказанное не означает, что каждый руководитель должен стремиться к минимуму подчиненных, ибо тогда возрастает число руководителей и организационных уровней. Можно сказать, что в идеале диапазон руководства должен быть так широк, чтобы число руководителей и уровней в организации были минимальными.

Контрольные вопросы

1. Что такое управляемость?

2. В чем проявляется противоречивость феномена управляемости?

3. Как вы понимаете положение о том, что существуют как субъективные, так и объективные границы управляемости?

4. Каковы факторы повышения управляемости?

5. Что означает понятие «границы управляемости»?

6. Каким образом самоорганизация влияет на повышение управляемости организации? Обоснуйте свой ответ.

7. Каковы наиболее общие из измерений эффективности управления организации?

8. Опишите известные вам самые распространенные способы измерения диапазона руководства.

9. Какиеорганизационные факторы влияют на диапазон руководства и нагрузку руководителя?

Глава 14