Определение диагностики управления и контроль.

Определение диагностики управления.

Это определение точек наибольшей и наименьшей управляемости, а также точек неуправляемости. С помощью диагностики управления возможно преодоление часто встречающегося противоречия между ростом и развитием, между масштабами управления, с одной стороны и его целями, методами и средствами – с другой. Управляемость никогда не бывает полной, во многом она зависит от величины организации - чем крупнее организация, тем управляемость ниже. Осуществляемость решений – главный показатель управляемости любой компании. Проблема руководителей в этом виде деятельности заключается в том, что многие не способны достоверно замерять степень исполняемости и причины неисполнения решений или просто не догадываются о необходимости этой процедуры.

Диагностика управляемости организацией направлена на выполнение следующих процедур:

· определение административно-функциональной иерархии, структуры управления, формального и неформального лидерства;

· выявление преобладающих в организации норм и ценностей, системы формализованных и неформальных правил и запретов, применяемые технологии принятия решений, планирования и контроля;

· выявление согласованности действий подразделений и сотрудников.

· изучение поощряемых потребностей и установок сотрудников, поведенческих стереотипов и стандартов;

· определение уровня регламентации и чёткости формализованных процедур управления (документационного обеспечения управления);

· изучение внутренней и внешней символики организации, корпоративных традиций и ритуалов;

· определение взаимосвязи различных управленческих проблем, существующих в организации.

Существует три способа определения управляемости: внутренний аудит (осуществляется собственными силами), внешний аудит системы управления (проводится консультантами) и комбинированный аудит (деятельность совместной рабочей группой консультантов и сотрудников компании). Внутренний аудит часто строится на анализе документов (текстов приказов, протоколов заседаний и т.д.) Внешний аудит кроме этого включает в себя наблюдение за работой руководителя, экспертные оценки, интервью с руководителем и подчинёнными, использование специальных методов диагностики.

Контроль.

Контроль – это целенаправленная деятельность, обеспечивающая обнаружение и ликвидацию отклонений от принятых целей и норм. Необходимость контроля в организации связана, прежде всего, с обнаружением ошибок, допущенных при работе и устранение их до того, как они смогли принести ощутимый вред всей организации.

Основными целями контроля являются:

· сохранение и использование различных ресурсов в организации;

· своевременное реагирование и адаптация организации к постоянно меняющимся условиям внешней и внутренней среды;

· обеспечение эффективного функционирования организации её развитие в условиях конкурентной среды.

В системе управления контроль выполняет определённые функции.

1. Диагностическая функция связана с получением необходимых знаний о состоянии анализируемой системы.

2. Функция обратной связи позволяет руководителю принимать своевременные и эффективные решения.

3. Ориентирующая функция обращает внимание исполнителей на ряд задач и направляет их деятельность на выполнение решений, связанных с данными вопросами.

4. Стимулирующая функция направлена на вовлечение в работу всех человеческих ресурсов.

5. Корректирующая функция способствует осуществлять контроль как руководителем подчинённого в выполнении решений, так и подчинённым руководителя в эффективности данного решения.

6. Педагогическая функция правильно организованного контроля побуждает к добросовестному труду.

По времени проведения различаю предварительный, текущий и заключительный контроль.

Предварительный контроль осуществляется до начала ведения работ в области материальных, финансовых, человеческих ресурсов с помощью различных правил и процедур. Предварительный контроль в области человеческих ресурсов осуществляется с помощью анализа деловых и профессиональных навыков работников и отбора наиболее подготовленных и квалифицированных специалистов. Контроль материальных ресурсов осуществляется с помощью выработки стандартов, определения необходимых уровней качества и проведения их физических проверок, обеспечение наличия необходимого материального обеспечения для достижения поставленных целей. Предварительный контроль финансовых ресурсов связан с определением наличия необходимых бюджетных средств для выполнения поставленных задач.

Текущий контроль осуществляется в ходе проведения намеченных работ и основывается на измерении фактических результатов после проведения работы. Такой контроль существует в виде стратегического и оперативного контроля. Стратегический контроль осуществляется по количественным и качественным показателям с позиции достижения конечных целей деятельности. Это может быть оценка производительности труда, успешность внедрения и использования достижений НТР, новых методов работы, технологий. Оперативный контроль осуществляется во время проведения основной работы. Он может быть связан с соблюдением общего графика работы; наличием необходимого запаса ресурсов, определением уровня текущих затрат, расходования денежных средств и т.д. Важным в текущем контроле является наличие обратной связи, которая позволяет эффективно корректировать деятельность.

Заключительный контроль проводится после окончания намеченной работы для получения всестороннего анализа и получения информации о ней. Результаты такого контроля используются для составления планов для очередного вида деятельности и для включения в мотивационную систему персонала.

Технологический процесс контроля включает в себя несколько этапов:

1. Выбор концепции контроля (система, процесс, частная проверка);

2. Определение целей контроля (целесообразность, правильность, регулярность и эффективность контроля);

3. Установление норм контроля (этические, производственные, правовые);

4. Выбор методов контроля (диагностический, терапевтический, предварительный, текущий, заключительный);

5. Определение объема и области контроля (сплошной, эпизодический, финансовый, качества продукции).

По сути своей контроль направлен на обнаружение недостатков или некоторых отклонений от образца (эталона) и обеспечение устранения этих несоответствий. В зависимости от ситуации руководитель бессознательно (интуитивно) или вполне осознанно, используя научную методику, использует определённые способы осуществления контроля.

Первый способ заключается в эффективном воспитании и социализации, направленный на сознательное использование работниками, существующими в данной организации норм, ценностей, законов. Механизм осуществления этого способа не сложен. Руководитель отбирает такие образцы поведения, которые способствуют эффективному достижению поставленных целей, оптимальной работе организации и внедряет (с помощью различных управленческих методов) их в рабочий коллектив. Впоследствии такое поведение становится традиционным и нормативным. Отклонение же от этих норм порицается уже самими работниками, что приводит к развитию самоорганизации коллектива. Для осуществления этого способа контроля необходимо разрабатывать систему норм и ценностей, которая будет значима для членов организации, понятна, привлекательна и заманчива.

Второй способ обеспечения контроля в организации происходит через групповое давление. Он основан на желании большинства членов организации использовать нормы, правила, ценности, существующие в организации. Большую роль в осуществлении этого способа контроля играет характеристика группы, т.е. численность большинства, наличие лидера, степень групповой сплочённости, особенности коммуникативной структуры и т.д. Поэтому такой контроль возможен только в малых группах, где присутствуют устойчивые личностные связи между ее членами. Именно в этом случае осуществляется неформальное влияние на поведение каждого члена группы, кто нарушает нормы, существующие в организации. Такой контроль осуществляется в малых группах, но для обеспечения контроля во всей организации используется такой метод как принуждение. Принуждение основывается на санкциях, ограничивающих в осуществлении потребностей работников, тем самым заставляя их выполнять те нормы и правила, которые существуют в организации. Сложностью для руководителя здесь представляется осуществление взаимосвязи, взаимопроникновение, устранение противоречий в системе ценностей и целей организации, малых групп и отдельных индивидов.

Ещё один способ ведения контроля это использование различных форм ответственности (нравственные, правовые, политические и др.), закрепляемых за определёнными работниками.

Социальный контроль участвует в обеспечении стабильности общества, регулирует отношения между различными социальными организациями, служит для обнаружения отклонений от заданных целей и их причины, разрабатывает активные меры по ликвидации случившихся отклонений.

Контрольные вопросы

1. Из чего состоит управленческая деятельность руководителя?

2. Что такое «древо целей» и для чего оно создаётся?

3. Какие существуют виды планирования?

4. На основе чего происходит принятие управленческих решений?

5. Что такое мотивационная система?

6. Что такое диагностика управления?