Таблицы с постоянными данными и формулами

Цель работы – ознакомление с табличным процессором Microsoft Excel; выполнение расчетов с использованием формул и постоянных данных; построение простейших диаграмм.

Табличные процессоры – программные продукты, предназначенные для автоматизации обработки данных, представленных в табличной форме. Электронные таблицы используются в настоящее время также часто, как и текстовые документы. Среди табличных процессоров большим успехом пользуются различные версии Microsoft Excel, Lotus 1-2-3, Quattro Pro.

Рабочее поле Excel 2007 – электронная таблица, состоящая из столбцов и строк. Название столбцов – буква, две или три буквы латинского алфавита. Каждая строка таблицы пронумерована. Размер таблицы фиксирован: число столбцов – 16 000, строк – 1 048 576.

Пересечение конкретного столбца и строки образует ячейку. Местоположение ячейки задается адресом, образованным из имени столбца и номера строки, на пересечении которых находится эта ячейка, а также при необходимости в адресе указывается имя листа и имя книги:

В ячейки рабочего листа могут вводиться два вида данных: постоянные значения (константы) и формулы.

Постоянные значения – это числа, символы, текст. В ячейку константа записывается следующим образом: курсор щелчком мыши устанавливается в ячейку и с клавиатуры вводится значение. Редактирование введенного значения проводится после выделения нужной ячейки, а далее следует либо нажать клавишу <F2>, либо щелкнуть кнопкой мыши в строке ввода (редактирования) в нужном месте.

Рис. 7.1. Общий вид рабочего окна электронного процессора

Под формулой в электронной таблице понимается выражение, состоящее из операндов и применимых к ним опе­раций.

В качестве операндов выступают: числа; тексты; логические значения; ссылки на адреса ячеек; значения ошибки; встроенные функции Excel.

Используемые операции:

- арифметические – сложение, вычитание, деление, умножение;

- отношения – больше, меньше, не больше, не меньше, не ра­вно.

Формулы строятся как выражение для вычисления нового значения. Тип значения, полученного в результате вычисления по формуле, определяется типом операндов выражения. Формула всегда начинается с символа равно (“=”).

В Excel для различных типов вычислений имеется большое число встроенных функций: математических, статистических, логических, текстовых, информационных и др., объеди­ненных в библиотеку функций.

Функции вводятся обычным набором с клавиатуры или более предпочтительным способом – с помощью вкладки Формулы (выбрать из доступных на вкладке) или Мастера функций, диалоговое окно которого вызывается командой:

Формулы®Библиотека функций®Вставить функцию®…

В Мастере функций все функции разделены на категории, каждая из которых включает в себя определенный набор функций. Состав каждой функции показан в правом окне. Сна­чала следует выбрать категорию функции (слева), имя функции (справа), внизу дается краткий синтаксис функции.

Рис. 7.2. Диалоговое окно Мастер функций

для выбора категории и вида функции

После нажатия кнопки <ОК> появляется следующее диалоговое окно, соответствующее выбранной функции и осуществляется построение функции – указание её аргументов.

Рис. 7.3. Пример диалогового окна для задания

аргументов логической функции СУММ

Формулу вводят в выбранную ячейку. Для вставки в формулу различных функций в строке ввода, которая находится в верхней части окна над рабочим полем, предусмотрена кнопка вызова функций. Часто при создании формул используют ссылки на другие ячейки.

Ссылка – элемент формулы, который используется, когда нужно сослаться на другую ячейку таблицы. В этом случае адрес используется в качестве ссылки. Например, формула С8=0,4*В5 означает, что в ячейке В5 расположены данные, используемые в формуле ячейки С8. Т.о., в формулу ячейки С8 будут введены не сами данные, а адрес ячейки В5.

Различают следующие типы ссылок:

- относительные ссылки (например, А34 или С2), которые всегда изменяются так, чтобы отобразить правило их вхождения в формулу относительно её нового местоположения;

- абсолютные ссылки, которые перед именем столбца или номером строки имеют символ $. Назначение ссылки абсолютной производится следующим образом: в строке ввода перед ссылкой устанавливается курсор и нажимается клавиша <F4>, например, $А$4. Можно сделать то же самое, вводя символ $ с клавиатуры. При копировании абсолютные ссылки остаются неизменными;

- частично абсолютные ссылки, которые при копировании корректируются частично. Символ $ стоит или перед именем столбца, или перед номером строки ($F4, D$6). Например, при копировании формулы, содержащей $G3, сохранится имя столбца G, а номер строки будет изменен;

- имена блоков, например ЦЕНА. Имя связывается с данными блока, а не с его местоположением. Можно блок перенести в другое место, что не повлияет на его имя.

Для достижения успеха следует уметь выполнять действия:

Ø вставить новый лист в документ

Главная®Ячейки®Вставить®Вставить лист

Рис. 7.4. Окно вставки объектов в книге

Ø выровнять текст в ячейке

Главная®Выравнивание®…

(выбрать тип выравнивания текста в ячейке).

Ø изменить направление текста в ячейке

Главная®Выравнивание®Ориентация®…

(выбрать тип выравнивания текста в ячейке)

Рис. 7.5. Окно «Ориентация»

Ø объединить ячейки

Главная®Выравнивание®Объединить и поместить в центре

Рис. 7.6. Окно объединения ячеек таблицы

Ø организовать перенос слов в ячейке

Формат®Ячейки…®Выравнивание®Переносить по словам

Рис. 7.7. Кнопка переноса текста в ячейке

Ø задать тип данных в ячейке

Главная®Число®Числовой формат®…

(выбрать в списке необходимый формат®ОК)

Рис. 7.8. Окно «Формат ячейки»

Ø вставить функцию

Формулы®Библиотека функций®Вставить функцию®…

(выбрать из списка требуемую функцию®ОК).

Ø вставить диаграмму

Вставка®Диаграммы®…

(выбрать тип диаграммы и выполнить предлагаемые действия).

Ø создать примечание к ячейке

Рецензирование®Примечания®Создать примечание.

Ø очистить содержимое ячейки

Главная®Редактирование®Очистить®Очистить все

Рис. 7.9. Окно очистки параметров ячейки

Ø переименовать текущий лист

Правой кнопкой мыши щелкнуть по имени листа, в появившемся контекстном меню выбрать Переименовать, ввес­ти новое имя, нажать клавишу Enter.

Рис. 7.10. Контекстное меню работы с листами книги

Ø задать параметры страницы табличного документа

Разметка страницы®Параметры страницы®…

Ø просмотреть вид табличного документа после печати

Вид®Режимы просмотра книги®Разметка страницы.

Ø подготовить табличный документ к печати

Разметка страницы®Параметры страницы®Область печати®…

(задать масштаб воспроизведения).

Задание 1

Выполнить расчет цены продажи продукции по исходной информации (все показатели в таблице приведены в условных единицах).

Наименование товара	Цена закупки	Кол-во	Вес (кг)	Транспортные расходы	Торговая надбавка	Цена продажи
1 ед.	всего	на 1 ед.	всего
Товар 1			2,0
Товар 2			3,0
Товар 3			1,5
Товар 4			2,1
Товар 5			2,0
Товар 6			0,5
Товар 7			3,2
Товар 8			1,0

Величина транспортных расходов (на 1 ед.) составляет 3% от цены закупки.

Торговая надбавка (на 1 ед.) устанавливается в размере 22 % от затрат: [Цена закупки]+[Транспортные расходы].

[Цена продажи]=[Цена закупки]+[Транспортные расходы] +[Торговая надбавка].

При выполнении вычислений все значения округлить до двух знаков после запятой.

Построить диаграмму по ценам закупки и продажи товаров для всех наименований товаров.

Задание 2

Рассчитать заработную плату для сотрудников предприятия:

Фамилия И.О.	Категория	Начислено по видам оплат	Начислено всего	Облагаемая налогом сумма	Удержано и учтено	Сумма к выдаче
начислено	районный коэффициент	премия	аванс	подоходный налог	пенсионный фонд	всего
Никифоров И.Л.
Петрова М.Р.
Самойлова А.О.
Певцов Н.А.
Кузбасов Е.Р.
Романова Н.Г.
Симонов С.П.
Зубова Е.А.
ВСЕГО

При проведении расчета принять следующие правила и исходные данные:

- минимальная заработная плата – 1400 руб.;

- районный коэффициент – 15% от [3];

- премия начисляется в размере:

- 15 % от [3] для сотрудников категории 2 и 4,

- 10 % от [3] для остальных сотрудников;

- начислено всего [6]=[3]+[4]+[5];

- облагаемая налогом сумма получается:

[7]=[6]-[Минимальная заработная плата]. Облагаемая налогом сумма принимается равной нулю, если в результате расчетов она будет отрицательной;

- отчисление в пенсионный фонд – 1% от [6];

- подоходный налог – 13% от [7];

- удержано всего – [11]=[8]+[9]+[10];

- сумма к выдаче – [12]=[6]–[11];

Для колонок [6], [11] и [12] вычислить среднее, минимальные и максимальные значения.