Программирование командных кнопок

Командные кнопки просты в использовании и удобны для автоматизации задач баз данных. Существует два способа программирования командных кнопок.

• Использование мастера командных кнопок.

• Привязывание макроса к свойству кнопки «Нажатие кнопки».

Использование мастера командных кнопок

Так же как и другие мастера, этот мастер предлагает выбрать одну из заранее подготовленных командных кнопок, которую можно потом настроить в соответствии с потребностями пользователя. Мастер командных кнопок предлагает следующие типы кнопок.

• Переходы между записями. Переход к записи, создание новой записи или поиск записей.

• Работа с записями. Сохранение, отмена последнего действия, проведенного с записью, удаление, печать или создание копии текущей записи.

• Работа с формой. Открытие, закрытие, печать, фильтрация, редактирование выражения фильтра и обновление формы.

• Работа с отчетом. Печать отчетов, предварительный просмотр отчетов перед печатью, пересылка отчетов в файл и отправка отчетов по электронной почте.

• Работа с приложением. Выполнение программы или выход из нее.

• Разное. Печать таблиц, выполнение запросов, выполнение макросов или набор номера телефона. Чтобы создать кнопку в форме или отчете, выполните такую последовательность действий.

1 Откройте форму или отчет в режиме конструктора.

2 Откройте окно панели элементов.

3 Если вы хотите, чтобы мастер командных кнопок помог вам запрограммировать кнопку, выберите мастера элементов управления,

4 Выберите элемент «Командная кнопка», щелкнув на нем. Указатель мыши превратится в крестик с пиктограммой кнопки под ним.

5 Установите крестик в том месте формы или отчета, где хотите расположить кнопку.

6 Установите нужный размер кнопки. Access запустит мастера командных кнопок, если выбрать мастера элементов управления в панели элементов.

Чтобы запрограммировать кнопку с помощью мастера командных кнопок, выполните следующие действия.

1 Выберите нужное действие кнопки в списке категорий.

2 Выберите подходящую категорию. Обратите внимание, что список действий кнопок изменится, отображая действия выбранной категории.

3 Выберите нужное действие. Заметьте, что пиктограмма кнопки меняется в зависимости от выбранного действия.

4 Щелкните на кнопке «Далее», чтобы продолжить работу. Мастер командных кнопок попросит вас ввести текстовую надпись или рисунок, которые будут отображены на кнопке.

5 Установите переключатель в положение «Текст» или «Рисунок».

6 Если выбрали опцию «Текст», отредактируйте заданную по умолчанию текстовую надпись или введите собственную надпись в текстовое поле. Если установили опцию «Рисунок», то выберите подходящий рисунок из списка (опция «Показать все рисунки») или щелкните на кнопке «Обзор», чтобы выбрать рисунок самостоятельно.

7 Для продолжения щелкните на кнопке «Далее».

8 Последнее диалоговое окно мастера командных кнопок отобразит обобщенное имя кнопки и предложит заменить его более содержательным.

9 Если хотите воспользоваться карточками подсказки для дальнейшей настройки свойств кнопки, щелчком установите флажок «Вывести на экран справку по настройке кнопок».

10 Для завершения щелкните на кнопке «Готово».

Установка свойства командной кнопки «Нажатие кнопки»

Второй способ программирования командной кнопки состоит в том, чтобы создать макрос и привязать его к свойству командной кнопки «Нажатие кнопки». Для того чтобы задать свойство командной кнопки «Нажатие кнопки», выполните такую последовательность действий.

1 Создайте и сохраните макрос.

2 Откройте форму или отчет в режиме конструктора.

3 Откройте окно панели элементов.

4 Сделайте неактивный инструмент мастер элементов управления для того, чтобы при нажатии кнопки «Командная кнопка» не запустился мастер командных кнопок.

5 Выделите элемент «Командная кнопка», щелкнув на нем. Указатель мыши превратится в крестик с пиктограммой кнопки под ним.

6 Установите крестик в том месте формы или отчета, куда хотите вставить кнопку.

7 Установите нужный размер кнопки.

8 Выделив кнопку, откройте окно свойств.

9 Выберите закладку «События».

10 Щелкните на свойстве «Нажатие кнопки».

11 Введите имя макроса или выберите имя из раскрывающегося списка. Можно воспользоваться кнопкой «Построить», чтобы запустить построитель макросов, построитель выражений или построитель программы.

12 Сохраните форму или отчет и протестируйте кнопку.

Отладка макросов

Если макрос не работает так, как вы ожидали, то для его отладки воспользуйтесь инструментом пошагового выполнения макроса. Этот метод позволяет определить, при выполнении какой макрокоманды возникает проблема. В любой момент можно щелкнуть на любой из кнопок диалогового окна «Пошаговое исполнение макроса».

• Шаг, Выполняет макрокоманду, показанную в диалоговом окне.

• Прервать. Останавливает выполнение макроса.

• Продолжить. Выполняет оставшиеся шаги в макросе без остановок (Завершение пошагового выполнения макроса).

Для того чтобы выполнить макрос в пошаговом режиме, выполните такую последовательность действий.

1. Откройте макрос в режиме конструктора.

2. На панели инструментов выберите кнопку «По шагам», чтобы перейти в режим пошагового выполнения макроса.

3. Запустите макрос.

4. Чтобы выполнить первую макрокоманду щелкните по кнопке «Шаг».

5. По мере необходимости используйте кнопки «Шаг», «Прервать» или «Продолжить».

Создание базы данных «Студенты и занятия»

База данных «Студенты и занятия» предназначена для сбора и хранения информации о студентах и их учебе в университете.

Запустите Access из меню Пуск, Программы, Microsoft Access, появится диалоговое окно «Microsoft Access». Выберите пункт «Новая база данных» и нажмите ОК. Выберите папку вашей группы, в которой будет создан файл новой базы данных, введите имя создаваемой базы данных («Студенты и занятия») и нажмите «Создать».

Разработка таблиц

База данных будет содержать несколько таблиц: «Студенты» (для хранения данных о студентах), «Предметы» и «Оценки». Чтобы добавить в базу данных «Студенты и занятия» таблицу «Студенты» выполните следующие шаги:

1 Откройте базу данных «Студенты и занятия», выберите корешок «Таблицы» и щелкните по кнопке «Создать».

2 В диалоговом окне «Новая таблица» выберите «Конструктор» и щелкните ОК.

3 Введите КодСтудента в качестве имени первого поля таблицы. Нажмите клавишу <Enter>. Курсор переместится в столбец «Тип данных». По умолчанию выбирается тип данных «Текстовый».

4 Нажмите клавишу <F4>, чтобы раскрыть список типов данных. Выделите элемент «Счетчик».

5 Чтобы заполнить свойства поля таблицы нажмите клавишу <F6>, для перемещения в область «Свойства поля» Курсор окажется в поле «Размер поля». По умолчанию в этом поле содержится значение «Длинное целое», поэтому изменять его не надо. Свойства полей «Новые значения» (Последовательные) и «Формат поля» также изменять не надо. В поле «Подпись» напишите - Код студента – это значение будет использовано в качестве подписи в таблице.

6 Перейдите в поле «Описание». Заполнение этого свойства является хорошим тоном при разработке баз данных. Его значение выводится в строке состояния при переходе в поле в режиме таблицы. В этом свойстве можно поместить более полное объяснение назначения поля, чем в строке «Подпись».

7 Заполните остальные поля в соответствии с таблицей 10.

8 Для поля КодСтудента создайте ключ. Для этого выделите поле КодСтудента и нажмите кнопку «Ключевое поле» на панели инструментов. Слева появится маркер ключевого поля, информирующий о том, что поле КодСтудента включено в первичный ключ таблицы. Обратите внимание, что в свойстве поля «Индексированное поле» появилась надпись «Да (совпадения не допускаются)».

9 В строке меню в опции «Вид» нажмите кнопку «Режим таблицы», чтобы увидеть результат выполненной работы. Перед переходом в режим таблицы появится диалоговое окно, запрашивающее подтверждение сохранения структуры таблицы. Подтвердите сохранение, нажав кнопку «Да». Появится диалоговое окно «Сохранение». Введите имя таблицы «Студенты» и нажмите кнопку ОК. Таблица «Студенты» откроется в режиме таблицы. Пока в ней нет никаких данных. Та запись, что появляется в режиме таблицы, используется для добавления новых записей и называется – хвостовая запись. Заполнение таблицы будет проведено позднее после создания связей между таблицами с использованием формы.

Таблица 10 – Свойства полей таблицы «Студенты»

Имя поля	Подпись	Тип данных	Размер поля	Формат поля	Значение по умолчанию
КодСтудента	Код студента	Счетчик	Длинное целое			Ключевое поле
Фамилия		Текстовый
Имя		Текстовый
ШифрСпециальности	Шифр специальности	Текстовый
ДатаРождения	Дата рождения	Дата/время		Краткий формат даты
ПочтовыйИндекс	Почтовый индекс	Числовой	Длинное целое
Город		Текстовый			г. Киров
Адрес		Текстовый
Примечание		Поле МЕМО

10 Закройте таблицу и создайте в режиме «Конструктор» еще две таблицы - «Предметы» и «Оценки». Имена свойства полей приведены в таблицах 11 и 12.

Таблица 11 - Свойства полей таблицы «Предметы»

Имя поля	Подпись	Тип данных	Размер поля	Формат поля
КодПредмета	Код предмета	Счетчик	Длинное целое		Ключевое поле
ШифрСпециальности	Шифр специальности	Текстовый
Предмет		Текстовый

Таблица 12 – Свойства полей таблицы «Оценки»

Имя поля	Подпись	Тип данных	Размер поля	Формат поля	Значение по умолчанию
КодОценки	Код оценки	Счетчик	Длинное целое			Ключевое поле
КодСтудента	Код студента	Числовой	Длинное целое		-
КодПредмета	Код предмета	Числовой	Длинное целое		-
ШифрСпециальности	Шифр специальности	Текстовый
Предмет		Текстовый
Оценка		Текстовый

2.2 Создание связей между таблицами

Чтобы определить связь между таблицами «Студенты», «Предметы» и «Оценки»:

1 Закройте все окна таблиц базы данных. Access не позволяет создать или изменить связь, если открыта хотя бы одна таблица.

2 Выберите команду «Сервис, Схема данных» или нажмите кнопку «Схема данных» на панели инструментов. Появится окно «Схема данных», которое используется для просмотра и изменения существующих связей и для определения новых связей между таблицами и/или запросами.

3 Выберите команду «Связи, Добавить таблицу» или нажмите кнопку «Добавить таблицу» на панели инструментов. Появится диалоговое окно «Добавление таблицы».

4 Раскройте вкладку «Таблицы», в списке таблиц выделите «Оценки» и нажмите кнопку «Добавить». Аналогично добавьте таблицы «Предметы» и «Студенты». Нажмите кнопку «Закрыть». Таблицы появятся в окне «Схема данных».

5 Связь между таблицами «Оценки» и «Студенты» строится по значению полей «КодСтудента». Поместите указатель мыши над полем «КодСтудента» таблицы «Оценки», нажмите левую кнопку мыши и, не отпуская ее, перетащите появившийся значок поля на поле «КодСтудента» таблицы «Студенты». Отпустите левую кнопку мыши. Появится диалоговое окно «Связи».

При создании новой связи важна последовательность действий. Перетащите с помощью мыши поле со стороны «один», связи «один ко многим» и отпустите его на стороне «многие». Такая последовательность действий гарантирует, что основная таблица стороны «один» появится в списке «Таблица/запрос», а таблица стороны «многие» появится в списке «Связанная таблица/запрос». Если вы попытаетесь обеспечить ссылочную целостность, перетаскивая поле в обратном направлении (со стороны «многие» на сторону «один»), то на последнем шаге создания такой связи вы получите сообщение об ошибке.

6 Нажмите кнопку «Объединение». Появится диалоговое окно «Параметры объединения». В нашем примере создается связь с отношением «один ко многим», поэтому выберите переключатель «З». Нажмите кнопку ОК.

7 В диалоговом окне «Связи», можно установить для связи режим обеспечения ссылочной целостности. В этом режиме Access автоматически будет следить за тем, чтобы в таблице «Оценки» не появились коды сотрудников, которых нет в таблице «Студенты». Для обеспечения ссылочной целостности установите флажок «Обеспечение целостности данных».

Access обеспечивает ссылочную целостность, используя каскадное обновление и удаление данных. Чтобы включить режимы каскадного обновления и удаления данных, установите флажки «Каскадное обновление связанных полей» и «Каскадное удаление связанных полей» соответственно. Эти флажки доступны, только если установлен флажок «Обеспечение целостности данных».

8 Нажмите кнопку «Создать», чтобы подтвердить создание связи и перейти в окно «Схема данных». Аналогично создайте связь между таблицами «Оценки» и «Предметы по полю «КодПредмета» (рисунок 1).

Рисунок 1

9 Закройте окно «Схема данных», нажав кнопку «Закрыть» в правом верхнем углу окна. Появится диалоговое окно, запрашивающее подтверждение изменения схемы данных. Подтвердите изменение, нажав кнопку «Да».

Разработка форм базы данных «Студенты и занятия»

1 Откройте базу данных «Студенты и занятия», выберите корешок «Формы» и щелкните по кнопке «Создать».

2 В диалоговом окне «Новая форма» выберите «Мастер форм» (в качестве источников данных таблицу «Студенты») и нажмите ОК.

3 В диалоговом окне «Создание формы» с помощью кнопки « > » выберите доступные поля (все, кроме поля «КодСтудента») и нажмите кнопку «Далее».

4 Внешний вид формы выберете «в один столбец» и нажмите «Далее».

5 Выберите оформление внешнего вида и нажмите «Далее».

6 В качестве имени формы оставьте имя «Студенты» и нажмите «Готово».

7 Заполните созданную форму (например, список студентов вашей группы). В поле «Шифр специальности» введите специальность «ТМ» или «МД». Для перехода к следующей записи используйте кнопки перехода, расположенные внизу формы.

8 Закройте форму.

9 Аналогично создайте форму «Предметы» и заполните ее.

Разработка запросов для базы данных «Студенты и занятия»

Разработанные запросы «Учеба», «Обновление таблицы оценки», «Ввод оценок» необходимы для обновления таблицы «Оценки» (в таблицу будут заноситься все данные о студентах и изучаемых предметах), а также для ввода оценок.