Обеспечение ссылочной целостности

Автоматическое обеспечение ссылочной целостности данных является важной особенностью Access. Немногие системы управления базами данных для персональных компьютеров обеспечивают такую возможность. Если на связь между таблицами наложены условия ссылочной целостности, то Access не позволяет добавлять в связанную таблицу записи, для которых нет соответствующих записей в главной таблице, и изменять записи в главной таблице таким образом, что после этого в связанной таблице появятся записи, не имеющие главных записей; а также удалять записи в главной таблице, для которых имеются подчиненные записи в связанной таблице. Например, в таблицу «Персональные мероприятия» не может быть добавлена запись, в поле «КодСотрудника» которой содержится значение 10 (в таблице «Сотрудники» хранятся сведения только о 9 сотрудниках). Такую запись можно добавить только после приема очередного сотрудника на работу (и внесения информации о нем в таблицу «Сотрудники»).

Средства обеспечения ссылочной целостности

Условия целостности данных определяют систему правил, используемых в Access для поддержания связей между записями в связанных таблицах. Эти правила делают невозможным случайное удаление или изменение связанных данных. После наложения условий целостности данных на операции со связанными таблицами накладываются ограничения. Невозможно ввести в поле внешнего ключа связанной таблицы значение, не содержащееся в ключевом поле главной таблицы. Например, полю «КодСотрудника» таблицы «Персональные мероприятия» нельзя присвоить значение, которого не существует в поле «КодСотрудника» таблицы «Сотрудники». Это ограничение устраняет необходимость определения условия на значение для поля «КодСотрудника». Не допускается удаление записи из главной таблицы, если существуют связанные с ней записи в подчиненной таблице. Например, нельзя удалить запись из таблицы «Сотрудники», если существуют связанные с ней записи. Точно также невозможно изменить значение ключевого поля в главной таблице, если имеются записи, связанные с этой записью. После наложения условий целостности данных любая попытка выполнить действие, нарушающее перечисленные выше запреты, приведет к выводу окна диалога с предупреждением, а само действие выполнено не будет.

Чтобы преодолеть ограничения на удаление или изменение связанных записей, сохраняя при этом целостность данных, следует включить режимы каскадного обновления и каскадного удаления, которые рассмотрены ниже.

Режимы каскадного обновления и каскадного удаления

Режимы каскадного удаления записей и каскадного обновления данных таблиц, на которые наложены условия ссылочной целостности, позволяют упростить обновление и удаление данных из связанных таблиц при обеспечении ссылочной целостности данных. При установленном флажке «Каскадное обновление связанных полей» изменение значения в ключевом поле главной таблицы приводит к автоматическому обновлению соответствующих значений во всех связанных записях. При установленном флажке «Каскадное удаление связанных записей» удаление записи в главной таблице приводит к автоматическому удалению связанных записей в подчиненной таблице.

Автоматическое обеспечение ссылочной целостности обычно, но не всегда, является хорошим способом проектирования базы данных. В качестве примера, когда не желательно использовать каскадное удаление, можно привести таблицы «Сотрудники» и «Заказы», связанные по полю «КодСотрудника». Если вы уволили сотрудника и пытаетесь удалить запись о нем из таблицы «Сотрудники», вы можете удалить и зависимую запись в таблице «Заказы», а это может иметь серьезные последствия.

Создание форм

Основой большинства информационных систем (бумажных и компьютерных) может быть форма, используемая для сбора и хранения данных. Некоторые формы, такие как заявления, о приеме на работу, являются примером простого сбора информации; Другие, такие как компьютерные налоговые формы, используются для расчетов. Бывают формы, выполняющие роль отчетов (например, накладные или счета клиентов).

Формы дают альтернативный способ отображения табличных данных. Access позволяет создавать формы, которые можно использовать для ввода, управления, просмотра и печати данных.

Поскольку формы представляют собой лишь другой способ отображения табличных данных, первым шагом в создании форм является создание таблицы (таблиц) или анализ ее (их) структуры. Проблемы при работе с формами часто возникают из-за неправильно созданной таблицы. Необходимо помнить, что свойства полей и свойства таблиц, такие как «Условие на значение» и «Тип данных», помогают улучшить качество.

Формы дают преимущества в отображении данных по сравнению с их отображением в режиме таблицы.

• Формы могут отображать только одну запись за один раз, обычно в «вертикальном» формате (простом формате).

• Формы могут отображать как поля, которые пользователь не может редактировать, так и поля, которые пользователь может редактировать.

• Формы можно разработать таким образом, чтобы иметь максимальное сходство с рабочими (бумажными) формами.

• Формы позволяют изменять порядок следования полей (чтобы облегчить ввод данных и сделать его более аккуратным).

•Формы могут содержать поля из нескольких таблиц (в режиме таблицы на экране отображены данные только из одной таблицы).

•Формы могут иметь специальные поля с функциями, например, поле со списком и поле с выражением и т.д.

•Формы могут содержать графики и диаграммы.

• Формы позволяют автоматизировать задачи ввода, а также иметь собственные меню пользователя.

Хорошо разработанная форма проста в использовании. Формы следует создавать так, чтобы облегчить ввод данных. Например, «перегруженные» формы, содержащие много полей на небольшом участке экрана, могут привести к ошибочному вводу данных.

Основные правила, которых следует придерживаться при разработке форм.

• Форма должна быть простой. Применяйте легко читаемые шрифты и цвета. Используйте графики и другие элементы для совершенствования формы, но не перегружайте форму большим количеством объектов и полей.

• Будьте последовательны при создании нескольких форм. Например, применяйте один и тот же стиль компоновки для формы ввода данных о клиентах и для формы, отображающей заказы клиентов.

• Четко покажите, куда и какие данные следует вводить.

В Access существует несколько способов создания форм.

q Конструктор. Самостоятельное создание формы.

q Мастер форм. Автоматическое создание формы на основе выбранных полей.

q Автоформа в столбец. Автоматическое создание формы с полями, расположенными в столбец.

q Автоформа ленточная. Автоматическое создание ленточных форм.

q Автоформа табличная. Автоматическое создание табличных форм.

q Диаграмма. Создание формы с диаграммой.

q Сводная таблица. Создание формы со сводной таблицей Excel.

В качестве источников данных для формы могут использоваться таблицы или запросы.

Использование мастеров форм

Мастера форм генерируют готовую форму на основании заданных пользователем описаний. Каждый мастер форм «задает» ряд вопросов, чтобы определить, какую таблицу вы хотите использовать и форму какого типа необходимо создать. В Access существует следующих четыре типа внешнего вида формы.

Запуск мастеров форм

Для того чтобы запустить, мастер формы из окна базы данных, щелкните на корешке «Форма», а затем на кнопке «Создать». На экране появится диалоговое окно «Новая форма». В диалоговом окне «Новая форма» укажите таблицу или запрос, для которых необходимо создать форму. Затем выберите «Мастер форм». Появится диалоговое окно «Создание формы». Выберите необходимые поля для формы (клавиша « > » для выбора одного поля, клавиша « >> » - для выбора всех полей), и нажмите кнопку «Далее». Появится еще одно диалоговое окно «Создание формы», где необходимо выбрать внешний вид формы. Выберите требуемый вид формы и нажмите «Далее». Появится следующее диалоговое окно, где необходимо выбрать стиль формы. Выберите требуемый стиль формы и нажмите «Далее». Появится следующее диалоговое окно, где необходимо указать «Имя формы», задайте «Имя формы», и нажмите «Готово».