Разработка баз данных в access

РАЗРАБОТКА БАЗ ДАННЫХ В ACCESS

Методические указания

для выполнения лабораторных работ

Дисц. Информатика

Для спец. 1201 для студентов

всех форм обучения

К И Р О В 2005

УДК

Составитель: к.т.н., доцент кафедры МРСИ Куимов Е.А.

к.т.н., доцент кафедры ОКМ Поляков С.М.

Рецензент: к.т.н., доцент кафедры ТАМ Перевощиков В.Д.

Редактор: А.Н. Корсаков

Подп.в печ. Усл.п.л. 1,1 Зак. Тир. 50. Бесплатно

Редакционно-издательский отдел ВятГТУ

Начало работы с Access. Создание базы данных

Запустите Access из меню Пуск, Программы, Microsoft Access, появится диалоговое окно, в котором будет предложено создать новую базу данных самостоятельно, с помощью мастера, или открыть существующую базу данных. Выберите пункт «Новая база данных» и нажмите ОК. Выберите папку, в которой будет создан файл новой базы данных (например, папку вашей группы), введите имя создаваемой базы данных (по умолчанию db1) и нажмите «Создать». В дальнейшем необходимо будет разработать базу данных «Студенты и занятия», которая позволит вносить студентов вашей группы и оценки, получаемые при обучении в университете.

В Access понятие база данных относится к единичному файлу, содержащему всю информацию. Каждая база данных Access состоит из следующих объектов: таблиц, запросов, форм, отчетов, макросов и модулей. В таблице 1 описаны основные объекты в Access.

Окно базы данных содержит корешок для каждого типа объектов базы данных (таблицы, запросы, формы, отчеты, макросы и модули). Выбрав тип объекта базы данных, например таблицы, можно увидеть на экране список имен имеющихся таблиц. Для того чтобы открыть нужный объект, дважды щелкните на его имени или, выделив имя, щелкните на кнопке «Открыть»» для таблиц, запросов и форм; на кнопке «Просмотр» - для отчетов или кнопке «Запуск» для макросов и модулей. Для создания новых объектов базы данных или модификации существующих объектов базы данных необходимо использовать кнопки «Создать» и «Конструктор».

После того как Access создаст новую базу данных, и окне Access откроется пустое окно базы данных, готовое к созданию новых объектов.

Создание новой таблицы

Таблицы - основа базы данных. Все другие объекты - формы, запросы и отчеты, зависят от данных таблиц.

Чтобы создать новую таблицу, щелкните на корешке «Таблица» на экране окна базы данных, а затем на кнопке «Создать». На экране появится диалоговое окно «Создание таблицы».

В программе Access есть несколько способов создания таблиц - в режиме таблицы, с помощью Конструктора, с помощью Мастера, а также импортировать данные из внешнего файла или создать таблицу связанную с таблицей внешнего файла. Мастер таблиц позволяет ускорить процесс создания таблицы, предлагая на выбор типовые таблицы баз данных для бизнеса и учета кадров, например списки рассылки корреспонденции, списки счетов и накладных. Каждая типовая таблица содержит примеры полей. Возможно, усовершенствовать мастер, добавив собственные шаблоны таблиц. Использование мастеров - самый простой способ и работы в Access.

Выберете кнопку «Конструктор», и нажмите ОК. На экране отобразиться пустая таблица в режиме конструктора, где необходимо описать поля этой таблицы самостоятельно.

Таблица 1 - Объекты базы данных

Объект	Описание
Таблица	Содержит данные в формате таблицы; похожа на электронную таблицу
Запрос	Выбирает данные из таблицы на основе заданного условия. Запросы позволяют видеть данные из нескольких таблиц в одной записи
Форма	Отображает данные из таблицы или запроса на основании описанного пользователем формата. Формы позволяют просматривать, редактировать и печатать данные. В форме можно отображать данные, взятые из нескольких таблиц или запросов
Отчет	Отображает и печатает данные из таблицы или запроса на основании описанного пользователем формата. В отчете данные редактировать нельзя. Отчеты могут содержать данные, взятые из нескольких таблиц или запросов
Макрос	Автоматизирует стандартные действия, на основе выбранных пользователем команд и событии
Модуль	Автоматизирует сложные операции, которые нельзя описать с помощью макрокоманд. Программные модули - это процедуры, написанные на языке программирования Visual Basic

В верхней части окна необходимо внести имена полей (Имя поля) и тип данных (Тип данных), а также понятное описание каждого поля (Описание), которое будет впоследствии появляться в строке состоянии. Нижняя половина окна конструктора таблицы предназначена для установки свойств и размеров полей, начального значения и условий проверки вводимых данных.

Имя поля

Определяет имя поля в таблице. Как и для большинства других объектов базы данных Access, имена полей могут содержать не более 64 символов (букв, цифр и пробелов) за исключением точки, восклицательного знака, надстрочного символа и квадратных скобок. Имена полей в каждой таблице не должны повторяться, но в различных таблицах можно использовать одинаковые имена полей. Хорошим тоном считается отказ от включения в имя поля пробелов и замена их на знаки подчеркивания «_».

Тип данных

Тип данных определяет вид информации, сохраняемой в поле. Например, если описать поле как Дата, Access не позволит ввести в это поле текст. Когда вы указываете тип данных поля, Access знает не только данные, которые могут сохраняться в этом поле, но и сколько места для них надо зарезервировать. Переменной типа Дата требуется 8 байт памяти, текст требует 1 байт памяти для каждого символа. На основании типа данных Access также определяет типы расчетов или других операций, возможных для данного поля.

Таблица 2 - Кнопки панели инструментов оформления таблицы

Название кнопки	Описание
Вид	Режим конструктора - отображает таблицу в режиме конструктора. Режим таблицы - отображает таблицу в режиме таблицы
Сохранить	Записывает (сохраняет) оформление таблицы
Ключевое поле	Позволяет пользователю выбрать один или несколько столбцов в качестве основного ключа
Индексы	Отображает список индексов для выбранного (текущего) объекта
Добавить строки	Вставляет строку над текущей строкой
Удалить строки	Удаляет выделенную строку (строки)
Свойства	Открывает или закрывает список свойств для текущего (активного) объекта
Построить	Отображает соответствующий мастер или построитель. В случае поля, например, на экране, появляется типовая таблица мастера таблиц, и диалоговое окно для выбора одного из типовых полей
Окно базы данных	Отображает окно базы данных
Новый объект	Создает новый объект (запрос, отчет, форму и т.п.) на основе этой таблицы

В Access предусмотрено восемь основных типов данных:

• Текстовый. Символы, до 255 байт (1 байт на 1 символ)

• МЕМО. Символы, до 64 Кбайт. Длина поля может достигать 64000 символов.

• Числовой. Любой тип чисел; размеры и диапазоны разрешенных значений приведены в таблице 3.

• Дата / время. Даты и время (до 8 байт).

• Денежный. Числа, содержащие до 15 знаков слева от десятичной точки и 4 десятичных знака

• Счетчик. Уникальная последовательная или псевдослучайная нумерация, автоматически увеличиваемая Access для каждой добавляемой пользователем записи. Максимальное число записей в таблице с полем счетчика не должно превышать 2 биллиона.

• Логический. Логические переменные (Да/Нет, Истина/Ложь или Включить/Выключить).

• Поле объекта OLE. Объекты OLE, графические, звукозапись или другие данные. Поле объекта OLE не может быть ключевым и его нельзя индексировать.

По умолчанию Access присваивает текстовый тип данных каждому новому полю. Для того чтобы присвоить полю другой тип данных, щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой и выберите подходящий тип из раскрывающегося списка «Тип данных».

Для чисел, содержащих знаки пунктуации (такие как дефисы, в номерах телефоном), следует использовать текстовый тип данных, так как в числовом типе данных знаки пунктуации не допускаются.

Описание полей

Для более подробного описания полей можно воспользоваться столбцом описания полей «Описание». Описание полей необязательно, но удобно, так как оно появляется в строке состояния, когда точка ввода находится в данном поле.

Установка ключевого поля

Хотя это и необязательно, но для эффективной работы в Access для каждой таблицы следует определить основной ключ. Основной ключ, являясь единственным, идентифицирует каждую запись. В базе данных учета кадров, например, каждый сотрудник имеет уникальный номер карточки социального страхования НомерКарточки. Числовое поле НомерКарточки будет основным ключом. (В Access принято писать Имя поля без пробелов)

Таблица 3. - Размеры данных числового типа

Размер поля	Объем занимаемой памяти	Диапазон
Байт	1 байт	от 0 до 255; без дробной части
Целые	2 байт	-32768 до 32767; без дробной части
Длинные целые	4 байт	от-2.147.483.648 до 2.147.483.647; без дробной части
С плавающей точкой (Single)	4 байт	Числа с точностью до 7 знаков от –3.402823 Е38 до 3.40283Е-38.
С плавающей точкой (Double)	8 байт	Числа с точностью до 15 знаков от -1,79769313486232 Е308 до 1,79769313486232 Е308.

Преимущества использования основного ключа:

• Скорость. Используя основной ключ. Access создаст индексы, позволяющие ускорить работу запросов и ряда других функций.

• Упорядочение. Access автоматически сортирует и отображает записи базы данных в порядке возрастания или убывания основного ключа таблицы.

• Отсутствие совпадений.. Access не позволяет пользователю вводить данные с таким же основным ключом, как и у существующей записи.

• Связи. Access организует связи между таблицами, используя общий основной ключ. Иногда уникальность записи заключается в комбинации данных, хранимых в нескольких полях. В таблице накладных, например, основной ключ должен содержать номер накладной и номер клиента, так как один клиент может иметь несколько накладных. Access позволяет установить основной ключ для одного или нескольких полей таблицы.

Чтобы установить основной ключ, выполните такую последовательность шагов.

1. Щелкните на столбце выбора полей (первый столбец), чтобы выделить поле, которое хотите использовать в качестве основного ключа, Для того чтобы задать основной ключ, состоящий из нескольких полей, удерживая нажатой клавишу <Ctrl>, щелкайте на этом столбце, чтобы выделить остальные.

2. Выберите команду «Ключевое поле». В столбце выбора полей каждого поля основного ключа появится пиктограмма с нарисованным на ней ключом.

Установка свойств поля

Поля характеризуются свойствами, определяющими способ хранения и отображения данных. Свойства полей, установленные для таблицы, автоматически переносятся на другие объекты базы данных, использующие эту таблицу - формы, отчеты и запросы.

В списке «Свойства поля» окна таблицы перечислены следующие свойства.

• Размер поля. Ограничивает размер текстовых полей определенным количеством символов; ограничивает числовые поля определенным интервалом значений. Должно быть, целое число в диапазоне от 0 до 255. Не задается для полей с типами данных: «Дата/Время», «Логический», «Денежный», «Поле МЕМО», «Поле объекта OLE».

• Формат поля. Позволяет указать форматы вывода текста, чисел, дат на экран (например, таких как 2/21/94 или Понедельник, Февраль 21, 1994). Можно оставить формат, выбранный автоматически (по умолчанию), выбрать формат в раскрывающемся списке или ввести пользовательский формат.

• Число десятичных знаков. Устанавливает число знаков после точки (занятой), отображаемых в полях типа «Числовой» и «Денежный», например 2.99.

• Маска ввода (только для полей типа «Текстовый» и «Мемо»). Устанавливает символы форматирования, такие как дефисы в полях номеров телефонов, для их автоматического заполнения во время ввода данных.

• Подпись поля. Надпись, используемая в формах и отчетах вместо имени поля.

• Значение по умолчанию. Задает первоначальное значение, автоматически вносимое в новую запись, например, область или город, в которых расположены фирмы видеопроката.

• Условие на значение. Ограничивает ввод данных значениями, удовлетворяющими заранее заданным условиям, например, дата возврата видеокассеты должна быть позже текущей (сегодняшней) даты.

• Обязательное поле. Устанавливается для данных, которые должны быть введены в поле обязательно, например, порядковый номер - НомерКлиента.

• Пустые строки. Позволяют полям типа Текстовый и Мемо содержать строку нулевой длины, т.е. (“”). По умолчанию Access не сохраняет значения строк, содержащих пробелы или не содержащих символов.

• Индексированное поле. Устанавливает дополнительный индекс, основанный на указанном поле.

Для того чтобы установить свойства полей, необходимо выполнить следующую последовательность действий.

1 Выберите поле, свойства которого хотите установить. В нижней части экрана будут отображены все возможные свойства выбранного поля.

2 Щелкните на выбранном свойстве или нажмите клавишу <F6> для перемещения в область свойств поля.

3 Введите значение свойства или выберите его из раскрывающегося списка (если это возможно).

4 Продолжите установку других свойств для текущего поля или выберите другое поле, для которого хотите установить свойства.

5 Закончив установку свойств полей, сохраните таблицу.

Если размер поля свойства слишком мал для ввода значения, нажмите комбинацию клавиш <Shift+F2> или щелкните правой кнопкой мыши и из контекстного меню выберите команду «Масштаб» для отображения диалогового окна. Диалоговое окно «Область ввода» можно вызвать таким способом из любого места.

Установка свойств таблицы

Так же как и поля, таблицы имеют свойства. Свойства таблиц относятся ко всей таблице и для всех ее записей. Можно установить для таблицы следующие свойства.

• Описание. Введите описание таблицы и ее назначение (для того чтобы увеличить область ввода, воспользуйтесь диалоговым окном ввода, нажав комбинацию клавиш <Shift+F2>).

• Условие на значение. Проверяет соответствие вводимых данных некоторому единому для всей таблицы условию, например, проверяет, введены ли значения в поля категорий и процентных ставок во все новые записи, наличие которых обязательно.

• Сообщение об ошибке (текст, выводимый на экран в случае, если вводимое значение не удовлетворяет условию проверки). Отображает сообщение, когда нарушено условие проверки для записи, например, объясняя, почему необходим ввод категории и процентных ставок.

Для того чтобы установить свойства таблицы, выполните следующие действия.

1 Выберите команду «Свойства». На экране появится диалоговое окно «Свойства таблицы».

2 Установите необходимые свойства таблицы.

3 Закройте диалоговое окно «Свойства таблицы».

Индексированное поле

Индексы помогают Access находить нужные значения. Access автоматически создает и поддерживает индекс для полей основного ключа. Можно создать дополнительные индексы, установив для поля свойство индексирования.

Если часто проводится поиск или сортируется информация по определенным полям, можно значительно увеличить скорость поиска, присвоив индексы этим полям. Индексы можно установить для полей всех типов, кроме присоединенных и внедренных объектов OLE, Мемо и логического типа.

Можно установить следующие свойства индексирования:

• Да (Совпадения допускаются). Создает индекс, учитывающий возможность повторения значений в полях.

• Да (Совпадения не допускаются). Создает индекс в предположении, что значения поля не повторяются.

• Нет. Индекса не существует.

Чтобы установить свойства индексирования, необходимо выполнить следующую последовательность действий.

1 В таблице полей выберите поле, которое необходимо проиндексировать.

2 В таблице свойств поля выберите свойство индексирования – «Индексированное поле».

3 Щелкните на кнопке с направленной вниз стрелкой, чтобы отобразить раскрывающийся список значений свойств индексирования.

4 Выберите тип индекса.

Управление режимом таблицы

Создав таблицу, можно начать ввод данных. Чтобы переключиться в режим таблицы, выберите команду «Вид→Режим таблица». В режиме таблицы можно вводить и просматривать данные в привычном табличном (электронной таблицы) формате строк и столбцов. Область пересечения строки и столбца называется ячейкой.

Добавление новых записей

Существует два способа добавления записей в Access - режим редактирования и режим ввода данных.

В режиме редактирования можно вводить данные в конец таблицы. Программа Access автоматически переходит в режим редактирования, когда изменяются данные или вводятся новые записи. В режиме ввода данных Access отображает на экране таблицу, готовую к вводу новых записей.

В обоих случаях для ввода новой записи используется пустая запись, расположенная внизу таблицы. Когда вы начинаете вводить данные в эту строку, Access добавляет новую пустую запись под текущей записью.

Крайний слева столбец таблицы называется столбцом маркировки записи. Щелкая в этом столбце, можно выделить всю строку (запись).

Access использует столбец маркировки записи для отображения следующих символов.

• Стрелка показывает текущую запись (ввод данных и редактирование не проводилось).

• Звездочкой помечена пустая запись, находящаяся в нижней части таблицы. При переходе к этой записи звездочка меняется на стрелку, являющуюся индикатором текущей записи.

• Карандаш показывает, что текущая запись содержит введенные или измененные данные, которые еще не сохранены.

• Символ блокировки показывает, что запись в данный момент редактируется другим пользователем, всем остальным она доступна только для чтения.

По мере того как вводятся данные, Access проверяет введенные данные на соответствие их типу поля и дополнительным условиям (например, проверка на допустимость). Перед тем как перейти к следующему полю или записи, Access сообщит обо всех некорректно введенных данных.

Когда переходите к следующей записи, Access автоматически сохраняет текущую запись и все сделанные вами изменения. Кроме того, можно сохранить изменения, сделанные в текущей записи, в любой момент, выбрав команду «Сохранить».

Удаление записей

Если необходимо удалить всю запись, щелкните на поле маркировки записи или воспользуйтесь клавишами перемещения, для того чтобы перейти к нужной записи, а затем из меню редактирования «Правка» выберите команду «Выделить запись». В столбце выделения записи появится символ текущей записи, а вся строка будет выделена. Из меню «Правка» выберите команду «Удалить» или нажмите клавишу <Del>. Access удалит запись и отобразит диалоговое окно, требуя подтвердить удаление (кнопка ОК) или отменить удаление (кнопка «Отмена»).

Большая часть возможностей (команд) управления данными находится на панели инструментов: «Вырезать», «Копировать», «Вставить», «Найти», «Сортировка по возрастанию», «Сортировка по убыванию», «Фильтр» и другие

Создание форм

Основой большинства информационных систем (бумажных и компьютерных) может быть форма, используемая для сбора и хранения данных. Некоторые формы, такие как заявления, о приеме на работу, являются примером простого сбора информации; Другие, такие как компьютерные налоговые формы, используются для расчетов. Бывают формы, выполняющие роль отчетов (например, накладные или счета клиентов).

Формы дают альтернативный способ отображения табличных данных. Access позволяет создавать формы, которые можно использовать для ввода, управления, просмотра и печати данных.

Поскольку формы представляют собой лишь другой способ отображения табличных данных, первым шагом в создании форм является создание таблицы (таблиц) или анализ ее (их) структуры. Проблемы при работе с формами часто возникают из-за неправильно созданной таблицы. Необходимо помнить, что свойства полей и свойства таблиц, такие как «Условие на значение» и «Тип данных», помогают улучшить качество.

Формы дают преимущества в отображении данных по сравнению с их отображением в режиме таблицы.

• Формы могут отображать только одну запись за один раз, обычно в «вертикальном» формате (простом формате).

• Формы могут отображать как поля, которые пользователь не может редактировать, так и поля, которые пользователь может редактировать.

• Формы можно разработать таким образом, чтобы иметь максимальное сходство с рабочими (бумажными) формами.

• Формы позволяют изменять порядок следования полей (чтобы облегчить ввод данных и сделать его более аккуратным).

•Формы могут содержать поля из нескольких таблиц (в режиме таблицы на экране отображены данные только из одной таблицы).

•Формы могут иметь специальные поля с функциями, например, поле со списком и поле с выражением и т.д.

•Формы могут содержать графики и диаграммы.

• Формы позволяют автоматизировать задачи ввода, а также иметь собственные меню пользователя.

Хорошо разработанная форма проста в использовании. Формы следует создавать так, чтобы облегчить ввод данных. Например, «перегруженные» формы, содержащие много полей на небольшом участке экрана, могут привести к ошибочному вводу данных.

Основные правила, которых следует придерживаться при разработке форм.

• Форма должна быть простой. Применяйте легко читаемые шрифты и цвета. Используйте графики и другие элементы для совершенствования формы, но не перегружайте форму большим количеством объектов и полей.

• Будьте последовательны при создании нескольких форм. Например, применяйте один и тот же стиль компоновки для формы ввода данных о клиентах и для формы, отображающей заказы клиентов.

• Четко покажите, куда и какие данные следует вводить.

В Access существует несколько способов создания форм.

q Конструктор. Самостоятельное создание формы.

q Мастер форм. Автоматическое создание формы на основе выбранных полей.

q Автоформа в столбец. Автоматическое создание формы с полями, расположенными в столбец.

q Автоформа ленточная. Автоматическое создание ленточных форм.

q Автоформа табличная. Автоматическое создание табличных форм.

q Диаграмма. Создание формы с диаграммой.

q Сводная таблица. Создание формы со сводной таблицей Excel.

В качестве источников данных для формы могут использоваться таблицы или запросы.

Использование мастеров форм

Мастера форм генерируют готовую форму на основании заданных пользователем описаний. Каждый мастер форм «задает» ряд вопросов, чтобы определить, какую таблицу вы хотите использовать и форму какого типа необходимо создать. В Access существует следующих четыре типа внешнего вида формы.

Запуск мастеров форм

Для того чтобы запустить, мастер формы из окна базы данных, щелкните на корешке «Форма», а затем на кнопке «Создать». На экране появится диалоговое окно «Новая форма». В диалоговом окне «Новая форма» укажите таблицу или запрос, для которых необходимо создать форму. Затем выберите «Мастер форм». Появится диалоговое окно «Создание формы». Выберите необходимые поля для формы (клавиша « > » для выбора одного поля, клавиша « >> » - для выбора всех полей), и нажмите кнопку «Далее». Появится еще одно диалоговое окно «Создание формы», где необходимо выбрать внешний вид формы. Выберите требуемый вид формы и нажмите «Далее». Появится следующее диалоговое окно, где необходимо выбрать стиль формы. Выберите требуемый стиль формы и нажмите «Далее». Появится следующее диалоговое окно, где необходимо указать «Имя формы», задайте «Имя формы», и нажмите «Готово».

Изменение формы

Изменение вида и компоновки формы не представляет никакого труда, независимо от того, была ли она создана с помощью мастеров форм или это просто пустая форма. В большинстве случаев все, что нужно сделать - это щелкнуть и переместить элементы управления, улучшить цветовое решение или установить свойства.

Лишний текст, описывающий поля, можно сократить (или в некоторых случаях удалить совсем). Поля также можно переставить местами, чтобы форма выглядела привычно (например, как адрес на конверте).

Управление режимом формы

Ввод и редактирование данных в режиме формы проводится так же, как и в режиме таблицы. Используя стандартную панель инструментов, можно легко перемещаться между режимом таблицы и режимом формы, а также переходить в режим конструктора.

Создание запросов

Одним из наиболее мощных средств современных СУБД являются запросы, позволяющие пользователю «задавать вопросы» базе данных. Результат запроса («ответ») можно напечатать или вывести на экран.

Запрос - это выражение, определяющее, какую информацию нужно отыскать в одной или нескольких таблицах. С помощью запроса можно также выполнить некоторые действия с данными таблицы (таблиц) и обобщить данные таблицы.

Возможно использование запросов для выполнения следующих задач:

• Создать список сотрудников, живущих в конкретном городе.

• Вывести и фамилии клиентов, и демографическую статистику, и информацию о продажах отчете.

• Определить частоту проката видеофильмов.

• Подсчитать суммарную стоимость видеофильмов по категориям.

• Убрать из базы данных информацию о клиентах, не пользовавшихся услугами проката весь прошлый год.

• Перенести все старые записи о клиентах в архивную базу данных,

Запросы могут использоваться как источники информации для форм и отчетов. В этом случае в запросе используются данные из нескольких таблиц, Access выполняет запрос каждый раз, когда открывается форма или отчет, и, следовательно, можно быть уверенным, что информация, которая находится на экране, всегда самая «свежая».

Access позволяет создавать следующие типы запросов.

• Запрос выборка. Используется для выборки данных из таблиц на основании определенного условия. Это наиболее простой тип запроса. Запрос-выборку, например, можно использовать для получения списка всех клиентов, проживающих в Киеве.

• Запрос действие. Используется для выполнения действий с записями, удовлетворяющими определенному условию. Этот тип запроса позволяет изменять или перемещать данные, создавать новые таблицы или убирать ненужные записи из таблицы. Возможно, использовать запрос-действие для удаления (добавления, обновления) записей о клиентах, переставших пользоваться услугами вашей фирмы.

• Перекрестный запрос. Используется для обобщения данных в формате электронной таблицы на основании условия, определенного в запросе. Перекрестные запросы чаще всего применяются для отображения данных в виде диаграмм.

• Запрос-объединение. Используется для объединения полей из нескольких таблиц. Например, можно создать запрос, выбирающий информацию о клиентах из таблицы Клиенты и итоговые суммы по накладным из таблицы Накладные.

• Запрос к серверу. Используется для того, чтобы послать команды удаленной базе данных, используя язык структурированных запросов SQL (Structured Query Language).

• Управляющий запрос. Используется для выполнения действий с. записями баз данных с помощью инструкций языка SQL.

Для каждого из этих типов можно указать параметры запроса, которые подсказывают пользователю, как определить условие запроса.

Результаты запроса или операции фильтрации Access помещает в динамический набор записей. Динамический набор записей внешне выглядит и работает, как обычная таблица, но на самом деле отображает данные одной или нескольких таблиц в динамическом режиме. Можно вводить и обновлять данные в динамическом наборе записей.

Чтобы создать запрос, щелкните на корешке «Запрос» и затем на кнопке «Создать». На экране появится диалоговое окно «Создание запроса». Так же как для форм и таблиц, для создания запросов существует несколько способов.

q Конструктор. Самостоятельное создание нового запроса.

q Простой запрос. Создание запроса на выборку из определенных полей.

q Перекрестный запрос. Создание запроса, выводящего данные в компактном формате (подобно формату электронной таблицы).

q Повторяющиеся записи. Создание запроса на поиск повторяющихся записей в простой таблице или запросе.

q Записи без подчиненных. Создание запроса на поиск записей, которым не соответствует ни одна запись в подчиненной таблице.

Перед созданием запроса необходимо продумать:

• Какая таблица (таблицы) содержит нужную информацию

• Связи таблиц (имеют ли эти таблицы соответствующие ключи?)

• Тип запроса, которым хотите воспользоваться

• Условия и критерии полей, которым должны удовлетворять записи

• Необходимые вычисления

• Порядок сортировки

• Имя, под которым хотите сохранить запрос

Для того чтобы создать запрос в режиме «Конструктор», выберите корешок «Запрос», а затем щелкните на кнопке «Создать». На экране появится диалоговое окно «Новый запрос». Выберите «Конструктор» и щелкните на кнопке ОК. На экране появится окно «Запрос на выборку»: «Запрос» и диалоговое окно «Добавление таблицы».

Для выбора таблицы, которую хотите добавить в запрос, дважды щелкните на имени таблицы или выделите имя таблицы, а затем щелкните на кнопке «Добавить». Access добавит таблицу в окно «Запрос на выборку».

Диалоговое окно «Добавление таблицы» остается открытым для того, чтобы можно было добавить другие необходимые таблицы или запросы. Access автоматически отслеживает все связи, существующие между таблицами, добавленными в область действия запроса, и показывает их, рисуя линии между связанными полями (линии между соответствующими ключевыми полями). Эти линии называются линиями объединения.

Закончив добавлять таблицы, щелкните на кнопке «Закрыть». Для того чтобы заново открыть диалоговое окно «Добавление таблицы», щелкните на кнопке «Добавить таблицу», расположенной в панели инструментов, или выберите команду «Запрос => Добавить таблицу» на стандартной панели инструментов.

Нижняя половина окна содержит сетку Query-by-Example (запрос по примеру или бланк QBE), которая предназначена для задания условия отбора. Бланк QBE позволяет задать условия отбора, предлагая выбрать в качестве шаблона один из реальных примеров, тип данных которого соответствует вашим. Например, для того чтобы отыскать всех студентов группы ТМ-34, в поле Условие отбора следует набрать ТМ-34.

Работа с окном запроса

Существует несколько режимов просмотра запросов в окне запросов (смена режима отображения можно произвести соответствующим выбором в меню Вид):

• Режим конструктора. Используется для задания запроса.

• Режим SQL. Используется для отображения или изменения запроса на языке SQL.

• Режим таблицы. Используется для отображения результатов запроса. Панель инструментов конструктора запросов содержит большое количество кнопок, позволяющих значительно ускорить работу с запросами. Описание этих кнопок приведено в таблице 5.

Выбор полей

Бланк QBE состоит из строк и столбцов. Каждый столбец соответствует одному из полей, используемых в запросе. Для того чтобы добавить поле в бланк QBE, дважды щелкните на этом поле в окне списка полей таблицы или перетащите с помощью мышки это поле в один из столбцов. Access автоматически заполнит имя поля и стандартные выборки для подсчета итоговых значений по группе, а также установит флажок опции «Вывод на экран».

Таблица 5 - Кнопки панели инструментов конструктора запросов

Название кнопки	Описание '
Тип запроса	Изменяет тип текущего запроса
Запуск	Выполняет запрос
Добавить таблицу	Отображает диалоговое окно Добавление таблицы
Групповые операции	Показывает строку с итоговыми данными в бланке QBE
Свойства	Отображает окно свойств

Чтобы выбрать все поля, дважды щелкните на звездочке (*) или перетащите звездочку в бланк QBE. Для того чтобы убрать поле, выделите соответствующий столбец и нажмите клавишу <Del>, или установите курсор ввода внутри столбца и в меню «Правка» выберите команду «Удалить столбец».

Совокупность записей, являющихся результатом выполнения запроса (или фильтрации), называется динамическим набором записей. Можно указать, какие поля следует включать в динамический набор записей. Для включения поля в динамический набор записей установите флажок опции «Вывод на экран» в бланке QBE. В отображаемые результаты запроса не обязательно включать все поля, используемые в бланке QBE. Для того чтобы исключить поле из результирующего динамического набора записей, уберите флажок опции «Вывод на экран» для этого (исключаемого) поля.

Бланк QBE содержит также строчки: «Имя таблицы», «Сортировка», «Условие отбора», и строку «Групповые операции», которая спрятана по умолчанию. Для того чтобы отобразить ее на экране, щелкните в меню на кнопке «Групповые операции» на панели инструментов.

Добавление вычисляемых полей

В бланк QBE можно добавить вычисляемые поля. Вычисляемые поля - это временные поля, создаваемые в динамическом наборе записей во время выполнения запроса; в них заносятся результаты вычислений над данными из полей таблицы. Вычисляемые поля можно использовать, например, для расчета стоимости продуктов по категориям или для объединения (конкатенации) текстовых полей.

Для создания вычисляемого поля в верхней строке бланка QBE выделите, пустую ячейку - имя поля. Вы можете напечатать выражение непосредственно в этой ячейке. Access присвоит новому полю имя, например «Выражение1», которое впоследствии можно изменить на более осмысленное название. Можно сразу ввести в указанную ячейку имя нового поля, далее (:) и выражение. Имена полей, используемые в вычислениях, должны заключаться в квадратные скобки ([]), а пробелы - в кавычки (“ “). Логические и арифметические операторы записываются обычным образом. Имена вычисляемых полей в квадратные скобки заключать не нужно. Например, можно создать новое поле с именем «Итого», введя следующее:

Итого: |Цена]*Количество

Для тоги чтобы создать вычисляемое поле, выполните такую последовательность действий.

1 Перейдите в нужный столбец в бланке QBE.

2 В строке «Поле» введите имя вычисляемого поля и двоеточие (:).

3 Продолжайте ввод в ячейку имени поля составляющих выражения.

4 Сохраните и выполните запрос.

Групповые расчеты

Иногда возникает необходимость выполнить запрос не для каждой записи, а для групп записей. Например, можно просмотреть итоговые суммы продаж по определенной области или рекламные цены по каждому виду продукции. Access позволяет выполнить эти непростые вычисления, группируя записи. Например, можно определить среднюю зарплату по отделам или максимальное количество часов, необходимых для выполнения каждого заказа.

Вы можете сами определить способ разбиения на группы в строке «Групповая операция». Для того чтобы отобразить эту строку на экране, в меню «Вид» выберите команду «Групповая операция». Одновременно со строкой «Групповая операция» Access автоматически добавляет слова «Группировка» в каждое поле бланка QBE, Используйте это поле для определения групп, по кото