Информационная структура презентаций-отчетов

Для презентаций-отчетов мы определили следующие значимые признаки.

1. Значительную часть отчетной информации придется укрупнять и сокращать перед вводом в презентацию.

2. Изначальное отношение аудитории к презентации чаще всего известно и должно быть учтено.

В каждом отчетном блоке презентации должна быть жестко выдержана схема «задачи – действия – результаты – перспективы».

4. Часто, помимо вашей презентации, аудитории будет предложено еще несколько презентаций.

Из них только третий скажется на информационной структуре презентации – но скажется определяющим образом.

По своей информационной структуре презентации-отчеты – одни из самых простых. В первой схеме мы рассмотрим самый, пожалуй, сложный случай презентации-отчета.

Схема «Сложный отчет»

Схема «Сложный отчет» подразумевает объединение в одной презентации отчетов по нескольким направлениям деятельности. Сразу оговоримся, что необходимость в таких отчетах возникает достаточно часто (например, отчет мэра о своей работе перед горожанами), однако презентации для их представления используются очень редко. Наиболее реальным примером сложного отчета является отчет руководства акционерного общества перед акционерами.

Обратимся к схеме (Рисунок 21).

1. Заголовок. Отчет – категория формальная. Потому и заголовок отчета должен быть достаточно формальным и максимально точным – с указанием того, кто отчитывается, периода, за который делается отчет и направлений деятельности, которые рассматриваются в отчете. Безусловно, могут быть ситуации, когда и стиль заголовка, и стиль всей презентации-отчета могут быть неформальными – все зависит от аудитории. В описании схемы мы больше не будем оговаривать этот вариант, так как суть схемы формальность или неформальность отчета не меняют.

2. Введение. Самый простой и самый эффективный вариант введение – это введение, основанное на предыдущем отчете («К началу отчетного периода мы вышли на вот такие показатели…»). Это лишний повод напомнить аудитории свои прошлые заслуги и представить свои настоящие достижения, как логичное и поступательное развитие эффективной и успешной организации. Возможность «экскурса в прошлое», однако, бывает не всегда – деятельность, по результатам которой строится отчет, могла начинаться с нуля. В этом случае (как и в случае, когда все раньше хвастаться было нечем) во введении должна содержаться сдержанная характеристика исходной ситуации.

3.

Рисунок 21. Схема «Сложный отчет»

Блок-повествование «Общие задачи». Независимо от содержания введения, после него должен идти повествовательный блок, формулирующий задачи, которые стояли перед отчитывающейся стороной на начало отчетного периода. При этом задачи могут быть поданы и как направления развития и как проблемы – в зависимости от смысла и содержания отчета. Если направления деятельности, представляемые в сложном отчете, слишком разнятся между собой, этот блок может быть опущен, а его функции полностью перенесены на аналогичные блоки «встроенных» отчетов, описанные ниже. В любом случае, блок-повествование «Общие задачи» (или блоки-повествования «Задачи») является ключевым в схеме – от того, как они будут построен, во многом зависит успех презентации.

4. Интерактивный блок. Как уже отмечалось, специфика сложного отчета состоит в том, что в рамках одной презентации могут делаться отчеты по нескольким (иногда – совершенно несвязанным) направлениям деятельности. Интерактивный блок как раз и «разводит» презентацию по разным отчетам. Безусловно, интерактивный блок необходим только в том случае, когда «встроенных» в презентацию отчетов больше, чем два. Два, а то и три «встроенных» отчета могут представляться слушателям последовательно, безо всякой интерактивности.

5. Блок-повествование «Задачи». С этого блока начинается каждый «встроенный» в презентацию отчет. Аналогично тому, как блок «Общие задачи» может отсутствовать при слишком разных «встроенных» отчетах, от блоков-повествований «Задачи» можно будет отказаться при схожих направлениях «отчетной» деятельности. Иногда это будет даже целесообразно – для уменьшения объема презентации. Если же эти блоки присутствуют, то они могут содержать описание специфических для каждого блока задач (проблем) и/или уточнять задачи/проблемы, сформулированные выше. Следует отметить, что если «встроенных» отчетов достаточно много и переход между ними осуществляется через интерактивный блок, то блок-повествование «Задачи» необходим в каждом встроенном отчете. Даже если направления деятельности, по которой делается отчет, очень схожи, слушатели могут просто забыть когда-то сформулированные общие задачи.

6. Блок-повествование «Действие». Содержание этих блоков очевидно – они описывают действия, которые предпринимались отчитывающейся стороной для решения сформулированных задач. Можно построить эти блоки очень просто – повторять задачу и описывать, каким образом она решалась.

7. Информационно-справочный блок «Результаты». Задачи сформулированы, действия описаны – естественно, нужно проинформировать слушателей о результатах. Самые лучшие результаты – это те, которые можно формализовать и представить в форме списков, цифр и графиков. В данном блоке избегайте расплывчатых формулировок типа «В результате нашей работы было развито информационное образовательное пространство города» – такие фразы занимают уйму времени, совершенно не воспринимаются аудиторией и, иногда, наводят на мысль, что сказать-то докладчику по существу и нечего. Гораздо эффективнее (да и эффектнее) будет выглядеть таблица: «Подключено к интернету средних школ – 12,47. Разработано образовательных интернет-сайтов – 4,51». Как и блок «Действия», данный блок может быть построен «от задач» – чтобы слушатели поняли, какие действия предпринимались и какие результаты были достигнуты по каждой конкретной задаче.

8. Блок-повествование «Перспективы» заканчивает цепочку «Задачи – Действия – Результаты – Перспективы» информацией о том, как могут быть использованы и развиты описанные в отчете результаты и (обязательно!) что вы собираетесь для этого сделать. После этого блока может осуществляться переход либо к интерактивному блоку (в начало презентации), либо к следующему «встроенному» отчету, либо к блокам-выводам (к завершающей части презентации). Возможны ситуации, когда это блок будет не нужен.

9. Блок-вывод «Решение задач»еще раз кратко информирует слушателей о том, насколько эффективно были решены поставленные задачи. В этом блоке может присутствовать оценочная информация, например – цитаты из прессы, мнения независимых или «независимых» экспертов, собственные оценки. Также данный блок может содержать прямую формулировку типа «Все поставленные перед организацией задачи выполнены успешно». В отчетах не нужно бояться быть банальным.

10. Блок-вывод «Перспективы». Наличие этого блока, как и аналогичных блоков-повествований во «встроенных» отчетах, необязательно и зависит от специфики презентации. Если же он есть, то его содержание очевидно – это общие перспективы дальнейшего развития организации. При перечислении перспектив целесообразно опираться на проделанную работу, описанную в отчете: «Опираясь на клиентов, привлеченных в минувшем году, в ближайшее время мы планируем расширить спектр предоставляемых услуг, привлечь наших партнеров и так далее и тому подобное». Эмоциональный фон этого блока может быть различным – от восторженного воодушевления до холодного расчета – это зависит от аудитории.

Как уже отмечалось, в реальной жизни презентации-отчеты крайне редко бывают такими сложными – отчет чаще всего производится только по одному направлению деятельности. Схема для простой презентации-отчета получается простым сокращением схемы «Сложный отчет».

Схема «Простой отчет»

Схема «Простой отчет» приведена на Рисунок 22. Назначение блоков в ней полностью аналогично назначению соответствующих блоков в схеме «Сложный отчет» (включая все оговорки, касающиеся возможного отсутствия блоков). Исключение составляет блок-вывод «Результаты – Решение задач», хотя и его содержание очевидно – он одновременно сообщает о достигнутых результатах и констатирует решение поставленных задач.

Негативные отчеты

Обе рассмотренные схемы построения информационной структуры презентаций-отчетов подразумевают, что отчет производится по результатам успешной деятельности (или деятельности, которую надо представить, как успешную). Однако, иногда может возникнуть необходимость в «разгромных» отчетах, цель которых будет доказательство безуспешной и неэффектной работы организации. Схема такого отчета будет несколько отличаться от приведенных (Рисунок 23).

1.

Рисунок 22. «Простой отчет»

Заголовок. Как и в предыдущих схемах, обязательны название организации и указание периода, за который производится отчет. Направления деятельности, по которым производится отчет, тоже должны быть упомянуты – только так, чтобы неэффективность этой деятельности была очевидной.

2.

Рисунок 23. Негативный отчет

Введение и блок-повествование «Задачи» ничем не отличаются от аналогичных блоков в предыдущих схемах. Оценочная информация в них не нужна.

3. Интрига начитается после блока-повествования«Задачи». Как вы помните, ранее после него шел блок-повествование «Действия». В данной схеме, для усиления драматического эффекта, сразу после перечисления поставленных на отчетный период задач, следует проинформировать слушателей о том, что они не решены – полностью или частично (блок-вывод «Нерешенные задачи»). Естественно, именно контраст между громадьем планов скромностью результатов является наиболее эффектной частью данной презентации.

4. После того, как аудитория проинформирована о том, что поставленные задачи не были решены, надо познакомить ее с действиями, которые привели к столь печальным результатам. Анализ неэффективной деятельности и является содержанием блока-повествования «Ошибки». При этом анализ ошибок может быть построен таким образом, что аудитории сразу будут предлагаться альтернативные и более эффективные варианты действий. Такой подход целесообразен, если в качестве исполнителя этих эффективных действий вы будете предлагать свою организацию.

5. Блок-предложение «Действия». Его назначение и содержание очевидно – «критикуя, предлагай». Предлагая в данном блоке те или иные действия, имейте в виду, что они должны не только исправлять допущенные ошибки, но и приводить к решению первичных задач. Особое внимание этому блоку нужно уделять в том случае, когда предлагаемые действия собирается осуществлять ваша организация. Если вы делаете презентацию для потенциального заказчика, который собирается отказаться (или уже отказался) от услуг организации-предшественника. Помните – обжегшись на молоке, дуют на воду.

Возможны ситуации, в которых в одном сложном отчете будут присутствовать как позитивные, так и негативные «встроенные» отчеты. Прямая комбинация простой и негативной схем вполне подойдет для такого случая.