Отслеживание и управление ходом выполнения

При управлении проектом необходимо отслеживать элементы треугольника проекта: время, бюджет и область охвата. Корректировка одного элемента влияет на два других. Такие события, как непредусмотренные задержки, превышение затрат и замена ресурсов, могут привести к проблемам в календарном плане.

Если данные проекта постоянно обновляются, то всегда есть возможность просмотреть последнее состояние проекта. Можно отслеживать фактический ход выполнения задач, фактические трудозатраты ресурсов, сравнивать фактические затраты с запланированным бюджетом и выравнивать загрузку ресурсов. Все это позволит вовремя определить потенциальные проблемы, чтобы найти и применить правильное решение.

После создания проекта и начала работы можно отслеживать фактические даты начала и окончания, процент выполнения задач или фактические трудозатраты. Фактические данные показывают влияние изменений на другие задачи и, в конечном итоге, на дату окончания проекта.

Определите один или два показателя хода выполнения для использования в проекте. Например, ресурсы могут быстро представить отчет о проценте выполнения трудозатрат по задачам, что позволяет получить общее представление о ходе выполнения задач. Либо, наоборот, ресурсы могут отчитываться о часах работы над каждой задачей по неделям. Это займет больше времени, но даст подробную картину хода работ. Выбор индикаторов зависит от ваших предпочтений и приоритетов.

1.11.1 Отслеживание хода выполнения с помощью мастера отслеживания.Мастер отслеживания, представляющий собой часть консультанта, помогает создать таблицу, в которой можно любым удобным способом обновлять сведения о ходе выполнения задач. Используйте настраиваемую таблицу отслеживания для ручного ввода сведений о ходе выполнения или для принятия обновлений через сервер Microsoft Project Server.

1.11.2 Сравнение хода выполнения задач с планом.Чтобы определить задачи, даты которых существенно отличаются от дат в базовом плане, используйте представление «Диаграмма Ганта с отслеживанием». После этого можно скорректировать зависимости задач, заново назначить ресурсы или удалить некоторые задачи, чтобы не нарушались крайние сроки.

В представлении «Диаграмма Ганта с отслеживанием» каждый отрезок задачи отображает даты начала и окончания по базовому плану вместе с текущими датами начала и окончания.

По мере ввода фактических данных верхний отрезок может перемещаться, демонстрируя отклонение от плана. Например, если дата начала задачи «Опись экспонатов» смещается на два дня, а задача выполнена на 55%, то красный календарный отрезок сдвигается на два дня относительно нижнего отрезка базового плана.

1.11.3. Ввод фактических дат начала и окончания для задачи.Задачи, начало или окончание которых запаздывает, могут стать причиной срыва календарного плана всего проекта из-за задержки дат начала и окончания связанных задач. Задачи, начатые или завершенные раньше намеченного срока, могут высвободить ресурсы для работы над другими задачами, которые отстают от календарного плана. В Microsoft Project можно с помощью введенных фактических значений перепланировать календарный план для оставшейся части проекта.

1.11.4 Ввод фактической длительности задачи. Если известно, за сколько дней должна быть выполнена задача, и если ее выполнение происходит в соответствии с планом, можно отслеживать ход задачи путем ввода длительности работы ресурса над задачей.

При вводе фактической длительности задачи Microsoft Project обновляет в календарном плане фактическую дату начала, процент выполнения задачи и оставшуюся длительность.

Подготовка и распространение результатов

Чтобы эффективно управлять проектом, необходимо обеспечить передачу и распространение сведений о проекте. Можно подготовить отчеты или презентации, опубликовать сведения на веб-узле или использовать сервер Microsoft Project Server для связи с группой проекта по Интернету.

В Microsoft Project можно отформатировать и напечатать представления и отчеты, необходимые определенному лицу или группе. Можно также опубликовать данные в формате HTML или включить их в презентацию, используя такую программу, как Microsoft PowerPoint.

Порядок выполнения работы

27. Согласно варианту задания создать новый проект MS Project, содержащий название проекта и другие ключевые сведения, начальную или конечную дату и календарь проекта.

28. Создать список задач, организованный по суммарным и вложенным задачам.

29. Составить календарный план проекта.

30. К проекту добавить трудовые ресурсы, определить графики работы, назначить задачам ресурсы.

31. Ввести и проанализировать сведения о затратах на ресурсы и задачи.

32. Изучить способы получения общих сведений о календарном плане, а также о методах управления представлениями и полями для просмотра нужных сведений.

33. Сохранить базовый план.

34. Создать скорректированный календарный план, удовлетворяющий целям и наилучшим образом моделирующий реальный проект.

35. Изучить, какие представления следует использовать для отслеживания и контроля хода выполнения, как вводить различные типы сведений о ходе выполнения задач и как просматривать их влияние на календарный план.

36. Научиться искать ресурсы с превышением доступности и балансировать загрузку ресурсов.

37. Изучить возможности MS Project для печати данных проекта и представлений, публикации данных в формате HTML.

3 Контрольные вопросы

3.1 Категории пользователей ИС

3.2 Основные функциональные возможности ИС

3.3 Что означают термины: задача, ресурсы, фаза, суммарная задача, веха, критический путь?

3.4 Какими представлениями плана проекта вы пользовались в ходе выполнения лабораторной работы?

3.5 Виды взаимосвязей между задачами проекта?

3.6 Каким образом можно отследить превышения доступности ресурса, равномерность использования ресурсов?

3.7 Какие способы начисления затрат на работы возможны в MS Project?

3.8 Способы распространения и публикации планов проектов, реализованные в MS Project.

Исходные данные

На предприятии заключен договор о приобретении и внедрении корпоративной информационной системы. Необходимо спланировать работы по автоматизации предприятий, соответственно варианту задания (табл.1). Варианты задания определяются преподавателем.

Таблица 1. Варианты заданий к лабораторной работе

Номер варианта	Тип предприятия	Этапы работ по внедрению
		1-3
		1-3
		2-5
		2-5
		1-5
		1-5
		2-4
		3-5
		3-5

Заданы объемы и этапы работ для 7 групп предприятий (см. табл.2,3,4). Помимо задач, перечисленных в таблице проводятся еженедельные собрания в пятницу с 8-00 до 9-00, где заслушиваются отчеты всех работников. Работники имеют должности: аналитик, программист, специалист по внедрению. Желательно назначать работников на работы, соответствующие его специализации. Например, работы по этапу «1.1. Сбор данных об особенностях хозяйственной деятельности предприятия» преимущественно ведутся аналитиками, следовательно основной объем работ должен выполняться ими.

Продолжительность рабочего дня и выходные дни определиятся самостоятельно. Затраты на ресурсы (стоимость человекочаса работников) определить по своему усмотрению.

Таблица 2. - Группы предприятий

Показатель проекта	Тип предприятия

Промыш-ленное	Обслуживающее	Вспомогательное	Образовательное учреждение	Социальная сфера	Муниципальная структура	Банков-ская структура
Среднесписочная численность работников предприятия
Количество пользователей ИС

Количество работников фирмы разработчика ИС

Таблица 3 - Этапы проекта по внедрению Информационной системы

Номер этапа	Наименование этапа
1. Предпроектное обследование - 20 дней
1.1	Сбор данных об особенностях хозяйственной деятельности предприятия
1.2	Определение необходимого кол-ва автоматизированных рабочих мест
1.3	Анкетирование работников – пользователей системы
2. Разработка и утверждение ТЗ - 20 дней
2.1	Выявление необходимых доработок системы
2.2	Написание ТЗ
2.3	Согласование ТЗ
2.4	Программная реализация
2.5	Тестирование
3 Старт внедрения системы - 30 дней
3.1	Внесение и сверка первоначальных данных
3.2	Обучение пользователей работе с системой, их аттестация
3.3	Помощь пользователям в работе с системой
3.4	Перевод системы в опытную эксплуатацию
4.1	Консультации пользователей
4.2	Проверка функциональности системы, выявление замечаний
4.3	Устранение выявленных замечаний
4.4	Тестирование
4.5	Перевод системы в промышленную эксплуатацию
5 Промышленная эксплуатация
5.1	Сопровождение системы

Таблица4 - Объемы и этапы работ

Номер этапа (табл. 2)	Объем работ в чел/час по тип предприятия (табл. 1)

1.1
1.2
1.3
2.1
2.2
2.3
2.4
2.5
3.1
3.2
3.3
3.4
4.1
4.2
4.3
4.4
4.5
5.1