Внутренние переменные организации
Cитуационные факторы внутри организации называют внутренними переменными, среди которых выделяют следующие: цели, структура, задачи, технология, люди.
Внутренние переменные в основном являются результатом управленческих решений. Однако часто внутренний фактор есть нечто «данное», что руководство должно преодолеть в своей работе (например, монотонность и усталость при работе на конвейере).
Цель – это конечное состояние или желаемый результат, которого стремится добиться группа людей, работая вместе.
В ходе процесса планирования руководство разрабатывает цели и сообщает их членам организации. В начале устанавливается общая цель предприятия, выражающая причину его существования. В литературе она нередко обозначается таким понятием, как «миссия», в которой обычно детализируется статус предприятия, декларируются основные принципы.
Структура –это логические взаимоотношения уровней управления и функциональных областей, построенных в такой форме, которая позволяет эффективно достигать целей организации.
Функциональная область – это работа, которую выполняет подразделение для организации в целом, специализированное разделение труда – закрепление работы за специалистами.
Во всех организациях осуществляется разделение труда по горизонтальным линиям. Если организация достаточно велика по размеру, специалистов группируют вместе в пределах функциональной области. Целесообразность способов разделения работы между людьми во многих случаях определяет производительность организации по сравнению с ее конкурентами.
Преднамеренное вертикальное разделение труда в организации дает в результате иерархию управленческих уровней.
Число лиц, подчиненных одному руководителю, представляет собой сферу контроля. Если одному руководителю подчиняется довольно большое количество людей, то говорят о широкой сфере контроля, которая дает в результате плоскую структуру управления. Если сфера контроля узкая, то есть каждому руководителю подчиняется мало людей, можно говорить о многоуровневой структуре (рис. 3.1).
Задача – это предписанная работа, серия работ или часть работы, которая должна быть выполнена заранее установленным способом в заранее оговоренные сроки.
На основе решения руководства о структуре каждая должность включает ряд задач, которые рассматриваются как необходимый вклад в достижение целей организации.
Задачи организации традиционно делятся на три категории: работа с людьми, предметами, информацией. Два других важных момента в работе – это сложность, частота повторения данной задачи и время, необходимое для ее выполнения.
Технология – это способ преобразования сырья в искомые продукты и услуги при определенном сочетании квалифицированных навыков, оборудования, инфраструктуры, инструментов и соответствующих технических знаний, необходимых для осуществления желаемых преобразований в материалах, информации и людях.
Рис. 3.1. Многоуровневая структура управления
Рассмотрим два вида классификаций технологий:
1) по Джоан Вудворт:
- единичное, мелкосерийное или индивидуальное производство;
- массовое или крупносерийное производство, для которого характерны механизация, стандартизация, использование конвейерной сборки;
- непрерывное производство, которое использует автоматизированное оборудование, работает круглые сутки. К нему можно отнести, например, переработку нефти, сталелитейное производство, работу электростанций;
2) по Джеймсу Томсону:
- многозвенные технологии – серия взаимосвязанных задач, которые должны выполняться последовательно;
- посреднические технологии; характеризуются встречами групп людей, которые являются или хотят быть взаимозависимыми;
- интенсивные технологии; характеризуются применением специальных навыков, приемов или услуг для того, чтобы произвести определенные изменения в конкретном материале.
Люди являются центральным фактором любой модели управления, включая и ситуационный подход.
Существует три основных аспекта человеческой переменной: а) поведение отдельных людей; б) поведение людей в группах; в) характер поведения руководителя.
Поведение человека в обществе, на работе является следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды. Индивидуальные характеристики – это способности, предрасположенность, потребности, ожидания, восприятие, отношение, ценности.
Различия в способностях частично объясняются наследственностью, к ним относятся интеллектуальные способности и некоторые физические данные.
Предрасположенность – имеющийся потенциал человека в отношении выполнения какой-либо конкретной работы.
Потребность – это внутреннее состояние психологического или физиологического ощущения недостаточности чего-либо. К базисным потребностям относятся физиологические, а также психологические потребности причастности, принадлежности обществу, группе людей.
Ожидания – результат деятельности, определяемый работником на основе прошлого опыта и оценки текущей ситуации.
Восприятие – отражение действительности в сознании человека. Восприятие определяет, испытывает ли человек потребность и каковы ожидания в данной ситуации.
Отношение – это то, что нравится или не нравится, неприязнь или привязанность к предметам, людям, группам или к любым аспектам окружающей среды.
Ценности – набор стандартов и критериев, которым человек следует в своей жизни, принимая решения и совершая действия. Каждая организация сознательно или несознательно устанавливает свою собственную систему ценностей, которая составляет организационную структуру или нравственный облик организации. Различают две группы ценностей, относящиеся: а) к целям жизни, желаемым результатам; б) к средствам достижения этих целей.
Проведенные психологами исследования показали, что, в то время как личностные характеристики и внешнее окружение, действуя совместно, определяют поведение личности, ситуация имеет все же большее влияние на это поведение, чем свойства личности.
Руководители должны совершенствовать свои способности, направлять поведение людей таким образом, чтобы добиться целей организации, используя людей, имеющих черты, желательные для выполнения данной задачи, и в то же время создать рабочую среду, которая способствовала бы поддержанию этих черт.
Рабочая среда – это некая совокупность всех внутренних переменных, которые с помощью процесса управления модифицированы и приспособлены к потребностям организации.
Два важных аспекта рабочей среды – это группы и управленческое лидерство.
Группы могут оказывать влияние на поведение конкретных людей. Члены группы формируют разделяемые ими установки, ценности и ожидания в вопросах, связанных с пониманием поведенческой нормы (т.е. стандартов поведения, признаваемых приемлемыми в данных условиях). Чем в большей степени человек ценит свою принадлежность к группе, тем в большей степени его поведение будет совпадать с групповыми нормами, которые могут способствовать или противодействовать достижению формальных целей организации.
Лидерство – это средство, с помощью которого руководитель влияет на поведение людей, заставляет их вести себя определенным образом.
Стиль лидерства отражает ценности и взгляды менеджера, его отношение к подчиненным, его самооценку и личность. Эффективность конкретного стиля зависит от ситуации, которая включает содержание выполняемой работы и индивидуальные характеристики подчиненных.
Внешняя среда организации
Все, что окружает организацию, является её внешней средой. Она подразделяется на две группы факторов: среду прямого воздействия и среду косвенного воздействия.
Среда прямого воздействия – факторы, которые непосредственно воздействуют на операции организации и испытывают на себе прямое влияние операций организации.Среда прямого воздействиявключает потребителей, поставщиков, конкурентов, государственные органы и законодательство.
Среда косвенного воздействия – факторы, которые могут не оказывать непосредственного влияния на операции, но, тем не менее, сказываются на них.
Среда косвенного воздействияобъединяет экономические, политические, социокультурные факторы, НТП, взаимоотношения с местными сообществами.
Влияние среды косвенного воздействия обычно сложно оценивать и предвидеть. Руководство зачастую вынуждено опираться на предположения, основываясь на неполной информации, в попытках спрогнозировать возможные последствия для организации.
Характеристиками внешней среды являются:
– взаимосвязанность факторов внешней среды – уровень силы, с которой изменение одного фактора воздействует на другие факторы;
– сложность внешней среды – число факторов, на которые организация обязана реагировать, а также уровень вариативности каждого фактора;
– подвижность среды – скорость, с которой происходят изменения в окружении организации;
– неопределенность внешней среды– количество информации, которой располагает организация по поводу конкретного фактора, а также уверенность в этой информации; чем неопределеннее внешнее окружение, тем труднее принять эффективное решение.
Характеристики внешней среды являются относительными и могут быть определены только в сравнении с другой организацией или с этой же организацией, но в другой период времени.
Вопросы и задания
1. Как взаимосвязаны между собой внутренние переменные? Приведите пример их взаимного влияния.
2. Можно ли провести параллель между группами технологий, предложенных Д. Томсоном и Д. Вудвортом?
3. В чем проявляется влияние среды прямого воздействия?
4. Как влияют на организацию факторы среды косвенного воздействия?
Тестовые задания
1. Характеристикой внешней среды не является:
а) сложность;
б) неопределенность;
в) подвижность;
г) комплексность.
2. Внутренняя среда организации включает следующие переменные:
а) структура, ресурсы, технология, задачи, люди;
б) цели, структура, задачи, технология, люди;
в) цели, уровни управления, разделение труда, задачи, люди.
3. Сфера контроля – это:
а) количество работников в организации;
б) число непосредственных подчиненных одного руководителя;
в) объем работы руководителя.
4. В классификации технологий по Джеймсу Томсону представлено:
а) интенсивное производство;
б) массовое или крупномасштабное производство;
в) непрерывное производство;
г) ни один вариант не верен.
5. Восприятие – это:
а) представление человека о возможных результатах деятельности;
б) потенциал, заложенный в человеке по отношению к какой-либо работе;
в) отражение действительности в сознании человека.
6. Среда прямого воздействия включает такие факторы, как:
а) государственные органы;
б) технология;
в) люди;
г) НТП;
д) все варианты верны;
е) ни один вариант не верен.
7. Комплекс знаний, научных положений, которые дают достаточно ясное представление о том, что такое менеджмент, – это:
а) научный потенциал менеджмента;
б) практический потенциал менеджмента;
в) закономерности менеджмента.
8. Стиль руководства – это:
а) привычная для руководителя манера поведения по отношению к подчиненным;
б) способ осуществления обмена информацией;
в) все вышеперечисленное;
г) нет правильного ответа.
9.Закрепление за специалистами работы – это:
а) вертикальное разделение труда;
б) горизонтальное разделение труда.
в) специализированное разделение труда.
10. Следствием сложного сочетания индивидуальных характеристик личности и внешней среды является:
а) поведение руководителя;
б) индивидуальное поведение;
в) поведение в группе.
Ситуация для анализа