Коммуникации в системе управления

Организационная структура управления предназначена не только для разделения труда в управлении, но и для согласования деятельности управленческих звеньев.

Коммуникации - связующий процесс, фактор интеграции организационных процессов, условие существования самой организации. На коммуникации (обмен информацией) уходит львиная доля рабочего времени руководителя. По мнению Г. Минтцберга [64], структура затрат рабочего времени может быть представлена диаграммой (рис.1.18).

незапланированные запланированные

встречи, (10%) заседания, встречи (59%)

поездки, осмотры

(3%)

работа с бумагами

(22%)

разговоры по телефону (6%)

Рис.1.18. Как руководители расходуют свое время

Естественно, что на рисунке дана усредненная "картина". Конкретный руководитель по-своему строит коммуникации, не забывая о том, что существуют два аспекта коммуникации:

- информационный (процесс движения и получения информации);

- личностный (взаимодействие людей).

При рассмотрении предметной теории организационных структур в организационно-техническом аспекте нас интересует первый. Часто коммуникацию путают с информацией, но информация - это лишь внешнее проявление коммуникаций, ее результат. В управлении информация чаще всего понимается как совокупность сведений о состоянии системы управления и внешней среды.

Информация как коммуникативное средство обладает рядом свойств [48]:

1. В основе информации лежат материальные процессы. Она зависит от материального положения, но не тождественна ему.

2. Информация может накапливаться и храниться. Для управления нужен оптимальный объем информации.

3. Информация имеет количественные и качественные характеристики, которые позволяют оценивать ее наличие, движение, использование, соответствие определенным потребностям.

4. Эффективность использования информации зависит от интеллектуального потенциала объема накопленных знаний и формы ее представления. Одна и та же информация может иметь разную ценность для разных потребителей.

5. Информация может быть средством эквивалентного обмена, купли и продажи, т.е. товаром. Роль информации как товара в процессе развития производства и общества возрастает.

6. Передача информации не обязательно уменьшает ее количество, от использования она не уменьшается.

7. Информация существует в движении: передача, обработка, использование, хранение. (Хранение информации также можно рассматривать как форму ее движения от одного субъекта к другому, условному).

8. Движение и обработка информации могут осуществляться с помощью технических устройств, которые повышают производительность и эффективность работы с информацией.

9. Информация является основой познания, понимания проблем.

10. Информация - средство коммуникации людей, и поэтому она является основой управления людьми и интеграции деятельности в процессе управления.

11. Всякая информация имеет содержание, но она может быть малосодержательной и бессодержательной. Такая информация тоже необходима, т.к. развивает воображение, побуждает к поискам и интеллектуальной работе.

Существующие в организации коммуникации разнообразны, табл.1.19.

Таблица 1.19

Классификация коммуникаций

Критерии (признаки) классификации	Виды коммуникаций
Среда существования	Внутренние / Внешние
Направление движения информации	Вертикальные: · по восходящей; · по нисходящей. Горизонтальные
Информационные каналы (кол-во)	Одноканальные / Многоканальные
Степень устойчивости	Устойчивые / Неустойчивые
Формальность	Формальные Неформальные
Условия возникновения и характер	Постоянные / Ситуационные
Вид интересов	Организационные Экономические Социально-психологические
Средства передачи	Вербальные / Невербальные
Реальность связей	Мнимые.Реальные

Каждый из видов коммуникаций выполняет свою роль в организации, и их соотношение необходимо для создания эффективной структуры и успешного управления.

На рис. 1.19 показаны основные свойства информации в их взаимосвязи.

Рис. 1.19. Коммуникационные свойства информации

Коммуникации представляют собой всепроникающий и сложный процесс.

Опираясь на представление организации в качестве открытой системы, выделим коммуникации с внешним миром. Они настолько разнообразны по форме и содержанию, насколько разнообразны составляющие внешней среды (потребители, поставщики, конкуренты, местные сообщества, средства массовой информации, государственные органы). Внутренние коммуникации, на которые необходимо обратить внимание при проектировании организационных структур, касаются отношений между уровнями и звеньями структуры. Они могут быть вертикальными и горизонтальными. Первые, в свою очередь, делятся на коммуникации по восходящей и нисходящей, вторые могут носить характер согласований, консультаций.

Приведем еще одну из классификаций организационных связей, данную в [72], табл.1.20.

Таблица 1.20