Вопрос 1. Основные функциональные возможности табличных процессоров. Структура рабочей книги, основные элементы интерфейса.
Одной из важнейших задач, решаемых с помощью компьютера, является обработка данных, представленных в табличной форме.
Для принятия управленческих решений в практической деятельности необходимо знать, как поведут себя те или иные расчетные показатели. Так, например, руководителю органа внутренних дел важна оценка имеющихся в его распоряжении личного состава и транспортных средств, а также показателей, характеризующих оперативную обстановку. Для этих и ряда других целей необходимо провести обработку большого количества данных, изначально сгруппированных в табличной форме. Результатом является составление аналитических справок и других отчетных документов.
В настоящее время в практической работе правоохранительных органов Российской Федерации наиболее востребован табличный процессор Excel. Excel – это мощный и универсальный табличный процессор семейства Microsoft Office. Основная цель ТП Excel –обрабатывать информацию, организованную с помощью таблиц. Главное преимущество Excel – это многочисленные возможности для анализа информации: проведения сложных вычислений, расчетов и построения наглядных зависимостей. Поэтому технология табличного процессора Excel ориентирована на самый широкий круг пользователей и применима при решении широчайшего спектра задач.
Табличый процессор Excel представляет собой рабочую книгу, которая может включать до 256 рабочих листов, при этом каждый лист состоит из 256 колонок (столбцов) и 65536 строк. Листы можно добавлять, удалять, переименовывать, перемещать внутри рабочей книги. На каждом листе можно создавать таблицы, диаграммы, макросы, программы на языке Visual Basic for Applications (VBA) и т.д.
С помощью табличной и страничной адресации Табличный процессор Excel позволяет связывать таблицы и создавать трехмерные таблицы. Трехмерная таблица – это упорядоченная совокупность двумерных таблиц одинакового размера. Перемещаться в трехмерной таблице можно по всем трем измерениям: по двум измерениям в плоскости таблицы и в третьем измерении по срезу таблиц. В формулах можно задавать двумерные и трехмерные диапазоны групп клеток. Если в одной из взаимосвязанных таблиц произвести изменение структуры, то ссылки в других таблицах автоматически корректируются.
Табличный процессор Excel позволяет одновременно редактировать несколько таблиц, каждая из которых содержит ссылки. В групповом режиме можно одновременно водить данные, общие для всей группы. Изменения одновременно распространяются на все листы группы. Такая возможность существенно экономит время.
Табличный процессор Excel содержит большое число образцов плоских и объемных диаграмм, в том числе в полярной системе координат. На диаграмме можно отобразить данные, находящиеся на нескольких рабочих листах. В таблице имеется встроенный графический редактор, позволяющий осуществлять наложение диаграмм, вводить графические символы и пр.
Большие возможности имеются в Excel для вывода твердых копий результатов на бумагу или пленку. Можно выводить широкие таблицы на листы разных форматов путем «склеивания» листов.
Следует сказать и о возможности решения задач статистики и проектирования управленческих решений с помощью табличного процессора Excel. Для этого в состав процессора интегрированы соответствующие программные средства (Пакет анализа, Поиск решения). Эти средства позволяют решать задачи корреляционного анализа, регрессионного анализа, прогнозирования, оптимизации (линейного и нелинейного программирования) и многие другие.
Наконец, в Excel включен специальный язык программирования Visual Basic for Applications (VBA), который позволяет создавать программные модули, меню пиктокнопок, диалоговые окна и другие объекты. Если пользователю недостаточно стандартных функций, он с помощью VBAможет запрограммировать новые функции. Созданные с помощью VBA функции можно включать в общий список функций программы Excel.
Табличный процессор Excel достаточно прост в освоении. Его возможностей вполне достаточно для решения большинства аналитических задач. Он совместим с другими программными продуктами фирмы Microsoft, такими как Word, Power point, Access.