Понятие организационной структуры.
Организационная структура представляет собой фиксированные взаимосвязи, которые существуют между подразделениями и работниками организации. Структуру организации можно понимать как установленную схему взаимодействия и координации технологических элементов и персонала. Организационная структураотражает состав и соподчиненность различных элементов, звеньев и уровней системы управления, функционирующих для достижения целей управления. Это одновременно поведенческая система взаимодействия людей и их групп, в процессе решения общих задач.
В рамках этой системы протекает весь управленческий процесс (движение потоков информации и принятие управленческих решений), в котором участвуют менеджеры всех уровней, категорий и профессиональной специализации. Это своего рода каркас, на котором держится управление организацией. Организации создают структуры для того, чтобы обеспечивать координацию и контроль деятельности своих подразделений и работников.
В структуре управления организацией выделяются следующие основные элементы: звенья (органы) управления, уровни (ступени) управления, связи – горизонтальные и вертикальные. В основе образования звена управления лежит выполнение им определенной функции управления. Образно говоря, функция формирует орган. К звеньям управления относятся структурные подразделения (блоки), а так же отдельные специалисты, выполняющие соответствующие функции управления. Структурные блоки (департаменты, отделы, службы и т.д.) выделяются в составе организации с учетом рационального охвата контролем и в интересах достижения эффективной координации и управления всеми видами деятельности.
Под уровнем управления понимают совокупность звеньев управления, занимающих определенное положение (определенную ступень) в иерархии управления организацией. Ступени управления находятся в вертикальной зависимости и подчиняются друг другу по иерархии: менеджеры более высокой ступени управления принимают решения, которые конкретизируются и доводятся до нижестоящих звеньев менеджерами низовых ступеней управления.
Иерархия управления предполагает определенную автономию управления на каждом уровне, при этом система управления каждого уровня является объектом управления для системы управления более высокого уровня. При прямой подчиненности управляющее воздействие одного уровня является таковым лишь по отношению к ближайшему нижестоящему уровню. В этом проявляется субординация организационных отношений.
Многоуровневое построение организационной структуры, в первую очередь, связано с существованием так называемых норм управляемости, т.е. оптимальным количеством работников, находящихся в подчинении у одного руководителя. Для различных организаций, в зависимости от сферы деятельности, а значит от интенсивности контактов руководителя с подчиненными, эта норма колеблется от 3 до 8. При наличии у руководителя подразделения свыше 8 подчиненных ему непосредственно работников эффективность руководства снижается. Когда количество подчиненных превышает 12, подразделение становится практически неуправляемым.
С помощью связей поддерживаются отношения между элементами структуры управления. Горизонтальные связи носят характер согласования и являются одноуровневыми (например, между отделами). Эти связи проявляются в отношениях между структурными подразделениями, которые не находятся в прямой подчиненности или функциональной зависимости. Вертикальные связи представляют собой отношения подчинения между субъектами и объектами управления разного уровня. Необходимость в них возникает вследствие иерархичности построения системы управления, то есть при наличии различных уровней управления. Соподчиненными подразделениями разного уровня являются обычно департамент – управление – служба – отдел – отделение – группа. В зависимости от особенностей сферы деятельности организации, имеющихся в ней традиций и других факторов подобного рода управленческая вертикаль может выстраиваться и по иному.
В структуре управления организацией различаются также линейные и функциональные связи. Линейные связи отражают отношения по поводу принятия и реализации управленческих решений, а также движения информации между, так называемыми, линейными руководителями, то есть лицами, отвечающими за деятельность организации или ее структурных подразделений в полном объеме.
Функциональные связи состоят в реализации одними звеньями (структурными подразделениями) права участвовать в решении вопросов, входящих в компетенцию других подразделений (иначе говоря, составляющих их функциональную обязанность).
В соответствии с этим различаются также полномочия - линейные и штабные. Полномочия линейных руководителей дают право решать все вопросы развития вверенной им организации (подразделения), а так же отдавать распоряжения, обязательные для выполнения другими членами этой организации (этого подразделения). Полномочия штабного персонала ограничиваются правом планировать, рекомендовать, советовать и помогать, но не приказывать другим членам организации выполнять их распоряжения.
Требования к организационной структуре
Основными требованиями к организационной структуреявляются: оптимальность, надежность, экономичность, гибкость, устойчивость.
1. Оптимальность. Структура управления признается оптимальной, если между звеньями и ступенями управления на всех уровнях устанавливаются рациональные связи при наименьшем числе уровней управления.
2. Оперативность. Суть данного требования состоит в том, чтобы за время от принятия решения до его исполнения, т.е. за время прохождения информации о решении по звеньям организационной структуры, в управляемой системе не успели произойти необратимые отрицательные изменения, делающие ненужной реализацию принятого решения.
3. Надежность. Структура аппарата управления должна гарантировать достоверность передачи информации, не допускать искажений управляющих команд и других передаваемых данных, обеспечивать бесперебойность связи в системе управления.
4. Экономичность. Задача состоит в том, чтобы нужный эффект от управления достигался при минимальных затратах на управленческий аппарат. Критерием этого может служить соотношение между затратами ресурсов и полезным результатом.
5. Гибкость. Это способность организационной структуры изменяться в соответствии с изменениями внешней среды без существенного ущерба для качества выполнения ею своих функций.
6. Устойчивость. Неизменность ее основных свойств при различных внешних воздействиях, целостность функционирования системы управления и ее элементов.
В условиях возможных изменений целей и задач деятельности структура организации выступает главным стабилизирующим фактором системы управления. Она хранит практической опыт прошлого, обеспечивает целостность системы управления и ее эффективность.
Пересмотр организационных структур обычно начинается тогда, когда реальное функционирование организации под давлением изменившихся обстоятельств, целей и задач деятельности уже изнутри фактически начинает деформировать сложившуюся структуру.