Административные методы менеджмента
Административные методы менеджмента базируются на определенных, нормативно закрепленных организационных отношениях между субъектом и объектом данной системы управления. Эти отношения выражаются в подчиненности, фиксированных условиях функционирования системы, допустимых отклонениях от заданного режима, пределов дозволенного и недозволенного поведения участников управленческого процесса и воздействия на них в случае нарушения таких ограничений. Среди методов этой группы выделяют методы организационно-стабилизирующего и организационно-распорядительного воздействия.
Методы организационно-стабилизирующего воздействия используются для определения и закрепления функциональных обязанностей работников, установления нормативов выполняемых ими работ, допустимых границ поведения и действий, разъяснения целей и задач деятельности, ознакомления с порядком и условиями выполнения возложенных на работников функций или отдельных поручений и т.п. Они включают методы организационного регламентирования, нормирования и инструктирования. Метод регламентирования предполагает разработку и использование системы более или менее обобщенных правил и процедур, обеспечивающих точное выполнение работниками своих обязанностей. Процедура описывает последовательность действия, которые следует предпринять в конкретной ситуации. Исполнитель, действуя по процедуре, обладает относительно малой свободой действий. Правило еще более детально и жестко регламентирует действия исполнителя по выполнению конкретных операций, практически полностью программирует его действия в определенного типа ситуациях и исключает всякую свободу выбора в подобного рода ситуациях.
Метод нормирования заключается в нормировании трудаличного состава - в определении посредством расчета или наблюдения «норм выработки» на каждом технологическом участке. Как метод управляющего воздействия применяется, в основном, в отношении технического и вспомогательного персонала. По мере роста уровня управления организацией труд становится все более ненормированным.
Метод инструктирования предполагает разъяснение работникам целей и задач предстоящей работы, ознакомление с условиями ее выполнения, а также разъяснение норм, правил и процедур, определяющих порядок осуществления этой работы. Инструктирование может быть как общим, так и индивидуальным, как письменным (инструкция), так и устным (инструктаж).
Использование методов организационно-стабилизирующего воздействия повышает культуру, надежность и качество управления. Вместе с тем, злоупотребление ими сказывается отрицательно, приводит к формализму, бюрократизму и «заорганизованности».
Методы организационно-распорядительного воздействия осуществляются через организационно-административные акты (распоряжения) соответствующих субъектов управления, прежде всего, руководителей. Различают распоряжения обязывающего, разрешающего и запрещающего характера. Распоряжения обязывающего характера указывают исполнителю, что и как надо делать, обязывают его выполнить определенные действия. Распоряжения разрешающего характера позволяют исполнителю совершить конкретные действия в определенных ситуациях, при выполнении конкретных операций, либо при наличии соответствующего обращения объекта управления (его просьбы). Распоряжения запрещающего характера исключают совершения исполнителем определенного рода действия вообще, в ситуациях определенного типа или при наступлении (наличии) определенных условий.
По масштабу охвата адресатов распоряжения могут быть как общего, так и индивидуального назначения. Распоряжения общего назначения относятся ко всему коллективу работников, находящихся в подчинении данного руководителя. Распоряжения индивидуального назначения адресуются конкретному подразделению или работнику из числа находящихся в подчинении у данного руководителя. По форме распоряжения различаются следующие.
1. Приказ - представляет собой наиболее жесткую форму распорядительного воздействия. Приказ обязателен для исполнения и предполагает юридическую ответственность за неисполнение, в некоторых случаях – уголовную. В приказе содержится прямое и категорическое требование выполнить то или иное распоряжение. Приказ может быть изложен в письменном или устном виде.
2. Указание - это требование субъекта управления сделать что-то, излагаемое со значительно меньшей степенью категоричности и влекущее административную или дисциплинарную ответственность в случае его неисполнения.
3. Установка - разновидность указания, как правило, исходящего от высшего должностного лица в организации. Установка имеет общее, ориентирующее назначение и касается принципиально важных вопросов деятельности организации в целом.
4. Предписание – это распоряжение, которое приближается по силе распорядительного воздействия и ответственности за исполнение к приказу. Оно излагается, как правило, в письменном виде и адресуется, главным образом, конкретным должностным лицам или органам управления организации.
Необходимым условием успешного применения методов распорядительного воздействия является выбор для каждого конкретного случая оптимальной формы его реализации. Даже самое обоснованное, с точки зрения содержания, распоряжение может не привести к ожидаемому результату, если оно будет неправильно (недоброжелательно, без внимания и и понимания) воспринято теми, кому предстоит его выполнить.
Общее правило административного управления заключается в следующем: не используй власть до тех пор, пока другие методы не дали отрицательного результата. В противном случае применяй ее решительно и в максимальной степени.