Информация как предмет и основное средство менеджмента

Для целей настоящего пособия особый интерес представляют следующие два значения термина «информация»: «1) сообщение, осведомление о положении дел, сведения о чем-либо, передаваемые людьми; и 2) сообщение, неразрывно связанное с управлением, сигналы в единстве синтаксической, семантической и прагматической характеристик.

В управлении информация - это сведения, данные, обладающие элементами но­визны для получателя и требующие от него соответствующего ре­шения. С помощью информации осуществляются связи между субъектом и объектом, другими элементами данной системы управления и средой. Это позволяет рассматривать ее как основное средство управления, в том числе и в управлении деятельностью организации.

Управление в принципе возможно только в том случае, когда известны законы существования и (функционирования) объекта (процесса) в окружающей его внешней среде. Только в этом случае реакция объекта управления на внешние воздействия со стороны среды и внутренние возмущения, а также на управляющее воздействие в определенной мере предсказуема.

Управление обязательно связано с переработкой информации, с отбором ценной информации, способствующей решению поставленных перед системой задач. Максимально ценной является информация, использование которой обеспечивает достижение поставленной перед системой целей. Следствием этого является особая важность и сложность отбора, переработки и использования информации в управлении. Установление целевых ограничений на выбор источников информации, форм и методов ее получения, кодирования и декодирования, хранения, переработки и использования постоянно находится в поле зрения субъекта управления.

Для управления ничего не дают сведения о событиях, вероятность наступления которых равна единице (оно неизбежно) или нулю (оно невозможно). В первом случае информация не содержит ничего нового. Во втором случае эта информация бесполезна, поскольку она не отражает реально складывающейся ситуации.

Циркуляция информации между компонентами системы управления, между системой и окружающей ее средой является важнейшим атрибутом управления. Благодаря информационным процессам система управления оказывается способной осуществлять целесообразное взаимодействие со средой, координировать и субординировать отношения собственных составных частей, направлять их движение, также как и движение самой себя с цели. Как результат, система управления не только сохраняет свою целостность, качественную специфику, но и развивается, совершенствуется.

Управленческий цикл начинается всегда со сбора, обработки информации и завершается формированием информации, которая является исходной для нового управленческого цикла. Исходя из необходимой информации разрабатывается стратегия управления, осуществляется подготовка вариантов управленческого решения и выбор наиболее рационального из них, организация исполнения принятого решения, регулирование процесса исполнения, контроль результатов. Каждый и указанных этапов управленческого цикла заканчивается выдачей новой управленческой информации.

Информация в управлении:

- является специфичной формой взаимосвязи и взаимодействия структурных элементов системы, также системы в целом с окружающей средой;

- обслуживает все уровни и функции управления;

- является непосредственной причиной, заставляющей субъекта управления действовать, осуществлять выработку управленческого решения, а иногда и определяющей выбор того или иного варианта решения, перевода системы в новое состояние, обеспечивающее ее движение к заданной цели.

Сама способность системы управления к выработке управленческих решений, к разрешению проблемных ситуаций зависит, прежде всего, от информационного состояния системы, т.е. от степени информированности субъекта управления. Информированность при этом понимается, во-первых, как наличие опыта в решении проблемных ситуаций, о наличии и характере причинно-следственных связей между исходной информацией и выводной информацией, о способах преобразования первой во вторую; во-вторых, - как наличие необходимой и достаточной информации о состоянии системы и ее внешних взаимодействиях в ретроспективе и в текущий момент; и в третьих - как наличие информационного потенциала для развития системы (стратегическое видение перспектив и владение методологией их достижения).

В результате функционирования и развития системы управления происходит аккумулирование, накопление информации, рост ее объема и обогащение содержания за счет все нового опыта решения проблемных ситуаций. В массиве информации, которой располагает система управления, запечатлеваются все новые внутренние и внешние взаимодействия. Накопление информации тем больше, чем разнообразнее взаимодействия внутри системы и системы в целом с внешней средой. Важным является то обстоятельство, что система фиксирует и накапливает не всю информацию, но только ту ее часть, которая стала результатом решения важной для функционирования системы проблемной ситуации.

Информация, используемая в системе управления деятельностью, подразделяется на два вида: первичная (фактическая, фактуальная) информация и выводная информация (информационная продукция). Первичная информация есть данные о конкретных фактах, событиях, явлениях, имеющих отношение к деятельности организации. Эти данные содержатся в служебных документах организации, заявлениях граждан, сообщениях юридических лиц, документах контролирующих, правоохранительных и других органов, сообщениях СМИ и т.д. Первичная информация в некоторых случаях требует проверки.

Выводная информация является результатом аналитической (мыслительной, аналитико-синтетической) обработки (в том числе, проверки) первичной информации. Выводная информация отражается обычно в разного рода отчетах, справках, обзорах, информационных записках и другие материалах, содержащих выводы, рекомендации, предложения. Выводная информация используется в качестве основания для выработки и принятия соответствующих решений и осуществления других управленческих функций.

Информационное обеспечение управления организацией– это совокупность процессов, направленных на удовлетворение информационных потребностей субъекта управления в организации, а также информационных ресурсов, средств, методов и технологий сбора, обработки, накопления и выдачи информации. Информационное обеспечение осуществляется, в той или иной мере, каждым работником организации, а также самим субъектом управления. В составе информационного обеспечения деятельности выделяют информационную работу.

Информационная работав организации - это деятельность специальных (информационных, информационно-аналитических) подразделений или специально выделенных работников аппарата управления (информационных работников), включающая изучение информационного спроса, информационных потребностей и запросов различных категорий пользователей (потребителей) информации, а также организацию сбора, обработки, хранения и выдачи информации в соответствии с информационными потребностями, запросами и действующими правилами. Информационная работа является относительно самостоятельным видом управленческой деятельности, требует специальной профессиональной подготовки.

Информацион­ный поток образует совокупность сообщений, необходимых для осуществле­ния управления деятельностью и циркулирующих в определенном направлении. Каждый информационный поток характеризуют следующие основные показатели: источник возникновения; направление движения информации; периодичность или частота прохождения информации; степень постоянства функционирования; структура, объем и плотность информации; виды носителей информации; информационная емкость сообщений; степень использования информации данного потока в управлении деятельностью и т.д.

В управлении организацией выделяют горизонтальный и вертикальныйинформационные потоки. Горизонтальный поток связывает звенья управления одного уровня. В свою очередь, вертикальный поток связывает разные уровни управления организации.

Вертикальный поток может быть восходящим и нисходя­щим, направленным от нижестоящих к вышестоящим субъектам управления и наоборот. Информация вертикального потока, поступающая по каналам прямой связи от субъекта к объекту управления, представляет собой, главным образом, управляющую или командную информацию - прика­зы, указания, распоряжения, выписки из плана работ вышесто­ящей организации и т.д. Информация, циркулирующая по верти­кальному каналу обратной связи, - это, в основном, информация осведомле­ния или отчетная информация Примером такой информации могут служить доклады подразделений или отдельных работников о выполнении ранее поступавших указаний, распоряжений, рекомендаций, разного рода статистические и иные отчетные данные, сообщения об изменениях деловой обстановки и т.д.

По источникам поступления сведений информационные потоки делятся на внутренние и внешние, а также на открытые (официальные) изакрытые. Внутренние и внешние информационные потоки могут включать в себя закрытую (секретную или конфиденциальную) и открытую информацию.

Важным для практики обстоятельством является то, что менеджеры получают информацию из четырех основных источников: внешние личные контакты, внешние неличные источники, внутренние персональные контакты и неличные источники внутри организации. Исследования показывают, что руководители, принимающие стратегические решения, используют личные контакты гораздо чаще, чем неличные источники.

Проводимая в организации работа по созданию локальных компьютерных сетей, автоматизированных рабочих мест создает качественно новые возможности для информационного обеспечения процесса управления деятельностью на всех уровнях.

Контрольные вопросы:

1. Что понимается под социальным управлением ?

2. Какие механизмы управления Вам известны ?

3. Какие основные аспекты организации необходимо учитывать в процессе управления ?

4. Что такое «цель управления» ? Каковы основные виды целей управления организацией ? назовите основные требования. Предъявляемые к целям управления.

5. Что такое "факторы управления" и почему их необходимо учитывать в управлении организацией ? Как классифицируются факторы управления ?

6. Чем отличаются внешние и внутренние факторы ? Общие и частные ? Фоновые и косвенные ?

7. Что составляет систему менеджмента организации ?

8. Что такое субъект управления ? Объект управления ? Управленческое воздействие ? Средства управления ?

9. Дайте характеристику основным принципам менеджмента.

10. Как соотносятся понятия «управление» и «информация» ?

11. Какие виды информации наиболее значимы для управления организацией ?

12. Что такое "информационный поток" и каковы его основные характеристики ?

Глава 2. МЕТОДЫ МЕНЕДЖМЕНТА