Системный анализ как методологическая основа принятия управленческих решений

Принятиерешений непосредственно связано с целенаправленной деятельностью человека. Свою управленческую деятельность менеджер реализует через решения. Грамотные решения являются результатом его труда. Поэтому знание технологии, методов принятия решений становится необходимым элементом профессиональной квалификации менеджера.

Принятие эффективных управленческих решений менеджерами любого уровня – одно из наиболее важных условий успешного развития социально-экономи-ческой системы, ее выживания в конкурентной борьбе, успешной адаптации к различным изменениям внешней среды.

Основные понятия

Лицо, принимающее решение (ЛПР), или руководитель:

· индивидуальное;

· групповое.

Задача ЛПР – выработка управленческих решений. Принятие эффективных решений руководителями любого ранга – одно из наиболее важных условий успешного развития организации, ее выживания в конкурентной борьбе, успешной адаптации к изменениям внешней среды.

Понятие «принятие решения»:

· в узком смысле – это заключительный акт деятельности (выбора) по выявлению, анализу различных вариантов решения, направленный на выбор и утверждение лучшего варианта решения. В узком плане решение можно также трактовать, как результат выбора, тогда оно представляет собой предписание к действию (план работы, вариант проекта, …);

· в широком смысле – это протекающий во времени и осуществляемый в несколько этапов процесс подготовки (выработки) решения, включая заключительный этап непосредственного принятия решения (а иногда и этап по реализации принятого решения).

Вопросами подготовки и принятия решений занимаются многие науки:

· математика – рассматривает принятие решения с позиций рекомендуемых ею методов и алгоритмов;

· социология – с точки зрения процессов, протекающих в обществе;

· психология – с точки зрения «души человека», мотивов принятия того или иного решения;

· юристы – с точки зрения права;

· … .

С точки зрения общей теории систем принятие решения – это выбор одного курса действий, одной альтернативы из ряда имеющихся. (Как Вы с этих позиций оцените, например, подписание документа «О подготовке к отопительному сезону»?).

Наилучший вариант действий называют оптимальным.

Решение считается оптимальным, если оно обеспечивает экстремум (максимум или минимум) критерия выбора при индивидуальном ЛПР или удовлетворяет принципу согласования суждений при групповом ЛПР (иногда ЛПР осуществляет оптимизацию в неявном виде, опираясь на некоторые общие принципы и свои предпочтения).

Решение считается рациональным (допустимым), если оно удовлетворяет определенным ограничениям: ресурсным, правовым, морально-этическим, культурным и др.

Обобщенной характеристикой решения является его эффективность: отношение эффекта от принятия решения к затратам на их достижение. Важной особенностью решения являются его целенаправленность и сознательность выбора из альтернативных вариантов. Бесцельный выбор, импульсивное действие, исходя из вышеизложенного, в общей теории систем не рассматриваются как решение.

Принято считать, что при принятии решения используются три элемента человеческой психики: ум, чувство, воля.

Ум предполагает использование знаний, логического мышления, научных методов при принятии решений (рациональный подход). Такое решение может быть получено как в результате осознанного поиска с расчетами и экспериментами, так и в результате подсознательного мышления – интуиции (характерная особенность интуиции – скрытость логического вывода).

Чувство характеризует субъективный характер принятия решений, зависимость решения от характера и интересов ЛПР. Все это находит отражение в предпочтениях ЛПР, которые сочетают в себе не только объективную рациональную характеристику решения, но и психологию мышления ЛПР, его понимание полезности решений.

Кроме того, при выборе решений и при их реализации ЛПР использует и свою волю. Это объясняется тем, что ЛПР формирует решение через борьбу интересов и мнений.

С учетом вышеизложенного можно констатировать, что, с точки зрения общей теории систем, процесс принятия решения, так же, как и управление, можно рассматривать, как науку и искусство в их взаимосвязи.

В процессе принятия решений решаются задачи поиска, распознавания, классификации, упорядочения, выбора. Для решения этих задач используют методы анализа и синтеза, индукции и дедукции.

Анализ и синтез дополняют друг друга. Системность мышления предполагает:

1) идентификацию объекта как части системы более высокого уровня (если решения принимаются на уровне подразделения, то необходимо понять его место и роль в организации, определить взаимосвязи с другими подразделениями данной организации);

2) объяснение поведения, целей, свойств системы в целом;

3) объяснение функций объекта исследования с точки зрения системы в целом.

Как видно, в этом случае синтез предшествует анализу. Подготовку решений нельзя основывать только на логике «причина – следствие», в которую не вписываются многие реальности сегодняшнего дня (для примера можно взять классический пример типа «Что первично – курица или яйцо, желудь или дуб?»). При принятии решений следует также использовать отношение «производитель – продукт», которое снимает поставленные выше противоречия.

Индукция – ход рассуждений, направленный на получение умозаключения на основе логики от частного к общему. Примеры использования метода: методы прецедента, аналогий, рассмотрение конкретных ситуаций в целях принятия решения.

Дедукция – получение выводов по правилам логики, рассуждения строятся на основе некоторых аксиом, постулатов, гипотез, имеющих характер общих утверждений, из которых выводятся следствия. Если посылка истинна, то истинно и ее следствие.

Решения можно классифицировать в соответствии с различными классификационными признаками (табл. 4.1).

Следует иметь в виду, что приведенная классификация решений использует частично перекрещивающиеся, в некоторых случаях не однозначно определенные классификационные признаки (например, при принятии рациональных решений всегда присутствует элемент творчества).

Внешние решения касаются выбора альтернатив, направленных на реализацию целей системы, отражают взаимоотношение системы с окружающей средой. Возможность реализации этих решений зависит от внешних факторов окружающей среды.

В области управления большинство решений относится к категории внутренних. Их реализация зависит от имеющихся ресурсов и определяется внутрисистемными факторами.

Если цели решения описаны формализованно, в виде целевых функций, то одноцелевые решения называют однокритериальными, а многоцелевые – многокритериальными. Реальные управленческие решения, как правило, являются многоцелевыми. Комплексные решения одновременно направлены на достижение социальных, экономических, производственных и других целей. Такая детализация приводит к построению дерева целей. В большинстве случаев различные цели конкурируют друг с другом, что объясняется ограниченностью ресурсов системы.

При выборе решений практически всегда возникает проблема согласования противоречивых целей, что приводит к нахождению определенного баланса в распределении ресурсов между этими целями.

Стратегические решениясвязаны с разработкой стратегических документов (концепций, планов, целевых программ, инвестиционных проектов). Такие решения ориентированы на достаточно длительную перспективу (не менее 3 – 5 лет). Стратегические решения принимаются руководством высшего звена управления организации.

Таблица 4.1

Классификационные признаки принимаемых решений

Классификационный признак	Тип решения
1. Содержание	Социальные, экономические, технические, политические, военные и др.
2. Содержательно-функциональный	Решения по финансам, производству, снабжению, персоналу, маркетингу и др.
3. ЛПР	Индивидуальное или групповое
4. Управленческая ситуация	Принятие решения как процесс; принятие решения как выбор
5. Степень неопределенности (полноты информации)	Решения в условиях определенности; решения в условиях риска (вероятностная определенность); решения в условиях неопределенности (частичной или полной)
6. Направленность	На решение внешних проблем; на решение внутренних проблем
7. Число целей	Одноцелевые; многоцелевые
8. Срок действия	Стратегические (долгосрочные); тактические (среднесрочные); оперативные (текущие)
9. По возможности применения ЭВМ	Программируемые; непрограммируемые
10. Возможность формализации	Полностью формализуемые; частично формализуемые; неформализуемые
11. Обязательность выполнения	Директивные; рекомендательные
12. Важность	Важные; маловажные
13. Уровень управления	Государственные; региональные; решения на уровне отдельных организаций; решения внутри организации
14. Уровень творчества	Рутинные; творческие
15. Степень повторяемости	Периодически повторяющиеся; не периодические; уникальные
16. Функции управления	Плановые; организационные; мотивационные; контрольные
17. Форма	Письменные; устные; на электронных носителях
18. Срочность	Срочные; несрочные
19. Подход к принятию решения	Интуитивный; основанный на суждении; рациональный

Тактические решения направлены на детализацию стратегических решений (выбор способов, методов их реализации) на относительно коротком интервале времени. Тактические решения принимаются руководством среднего звена управления организации.

Оперативные решения составляют основу оперативно-календарного планирования, определяют содержание текущей деятельности организации, в некоторых случаях приобретают характер срочных решений, связанных с изменением внешних и внутренних условий выполнения планов (проведение рекламной кампании, найм и увольнение рабочих, изменение цен и т. д.).

Формализованные решения используются для структурированных задач и основываются на четких алгоритмах, когда при обосновании решений используются формальные средства: математические методы, вычислительная техника.

Неформализованные решения принимаются преимущественно на основе мышления ЛПР и специалистов (экспертов), то есть неформальным образом.

Рутинные решения не предполагают использования творческого потенциала ЛПР и применения специальных методов обоснования решения. Такие решения, как правило, носят стандартный характер.

Творческие решения основываются на теории решения изобретательских задач (ТРИЗ), инновациях и других нетрадиционных подходах. Для таких решений обычно невозможно использовать имеющийся опыт. Примеры использования творческого подхода: выбор направления развития организации, разработка стратегических планов, различных комплексных программ и т. п.

По отношению к временной координате различают:

· периодически повторяющиеся решения – характеризуются определенной периодичностью повторения (например, найм и увольнение);

· непериодические решения – решения, принимаемые нерегулярно по мере возникновения проблем (например, повышение качества труда, его производительности);

· уникальные решения – предполагают решения уникальных проблем, появляющихся не часто и обычно не повторяющихся, когда варианты решения заранее не известны (например, принятие решения о выборе нового направления развития предприятия);

· срочные решения – принимаются в условиях острого дефицита времени, когда нет возможности использовать имеющийся арсенал методов принятия решений, требуют немедленных действий;

· несрочные решения – нет жестких ограничений во времени, предполагают использование всего арсенала методов принятия решений.

Программируемые решения направлены на решение хорошо структурированных задач, стандартных проблем. Они являются результатом применения определенных действий, алгоритмов. К таким решениям могут быть отнесены определенные типы рутинных решений. Если при принятии программируемых решений используются математические методы, то их также можно отнести к формализованным решениям.

Чисто интуитивное решение означает выбор, сделанный только на основе ощущения его правильности. ЛПР при этом не использует определенные методы.

Решения, основанные на суждениях, ЛПР принимает на основе прошлого опыта, используя аналогии, здравый смысл. Чрезмерная ориентация на прошлый опыт часто приводит к традиционным решениям, исключая из рассмотрения новые альтернативы.

В основе рациональных решений лежит строгая логика процесса поиска решения с использованием научных методов.

Вид решения определяет выбор рациональной технологии его принятия. Классификация видов решений по перечисленным признакам приводит к различным комбинациям видов решений.

4.2. Теоретические основы подготовки и принятия решений

В зависимости от основных аспектов подготовки и принятия решений выделяют три подхода к теоретическим построениям в этой области.

Первый подход – в рамках математической теории принятия решений разрабатываются нормативные модели принятия решений:

· цель применения этого подхода – выбор наилучших решений (из имеющихся альтернатив) исходя из заданного критерия и ситуации, в которой принимается решение;

· основной акцент – разработка математических методов, моделей и алгоритмов выбора решений;

· основное допущение – все ЛПР являются «экономически грамотными» людьми, то есть в пределах, допустимых законами, морально-этическими стандартами и т.п., они стараются оптимизировать результаты деятельности СЭС (в реальности ЛПР не всегда стремится максимизировать экономический результат и использует такие критерии, как «приемлемая величина прибыли», «вероятность выполнения плана» и т. п.).

Второй подход – поведенческая теория принятия решений – лежит в основе дескриптивных моделей, используемых в процессе выявления истинных причин принятия решений. В психологическом направлении предметом исследований являются мыслительная деятельность человека, роль мотивов его поведения, эмоции и воли в процессе принятия решений.

Психологическая теория решений – это система мотивированных утверждений, раскрывающих внутреннее содержание деятельности людей в процессе подготовки и принятия решений [14]. В процессе принятия решений большое значение имеют личностные особенности ЛПР: память, скорость переработки информации и другие.

Основные принципы психологической теории принятия решений можно выразить следующими положениями:

· ЛПР упрощает ситуацию, не учитывает некоторые альтернативы или их последствия;

· принимая решение, ЛПР исходит из субъективной ценности того или иного варианта решения (исходя из полезности);

· оценивая субъективную вероятность тех или иных последствий принимаемых решений, ЛПР, как правило, переоценивает вероятность наступления маловероятных событий и одновременно недооценивает вероятность наступления очень правдоподобных событий;

· при выборе альтернатив, связанных с риском, ЛПР основывает свое решение на максимизации значений функциональной зависимости полезности от субъективной вероятности ее получения;

· чем сильнее у ЛПР потребность в доминировании, тем более высокий уровень риска оно допускает (коллективные решения более рискованные, чем индивидуальные);

· ЛПР, скорее, старается не максимизировать, а найти рациональное решение в конкретных условиях с учетом традиций принятия решений (то есть традиции принятия решений, личные качества ЛПР являются определяющими, а не стремление к максимизации какого-либо критерия).

Недостаток подхода – практически не используются математические методы, качественный (описательный) характер исследований в рамках данной концепции приводит к нечеткому представлению о закономерностях процесса принятия решения.

Третий подход основан на логической схемепроцесса принятия решения, а именно, на комплексном использовании нормативных и дескриптивных моделей. Этот подход характеризуется рациональным использованием логического мышления и интуиции ЛПР, математических методов и вычислительных средств при принятии решений.

Но математические методы и вычислительные средства рассматриваются, как вспомогательный инструмент, который используется для количественного анализа качественных данных.

Особенности комплексного подхода.

1. Поэтапное построение комплексных методик обоснования решений, направленное на последовательное уменьшение неопределенности в процессе принятия решения. Выделяют три основных этапа.

· Структуризация – выделение основных элементов задачи и установление отношений между ними. Результатом этапа является логически упорядоченная система, удобная для последующего анализа и обосновывающая объем и вид информации, необходимой для анализа. Примером структуризации является схема процесса принятия решений, деревья целей и решений.

· Характеризация – определение системы количественных характеристик, описывающих задачу принятия решения: определение вероятностей ситуаций, приоритетов целей, предпочтений решений и т. п. По завершению этапа характеризации получают более полное и точное описание решаемой задачи по сравнению с предыдущим этапом структуризации и формируют уточненные исходные данные для следующего этапа – оптимизации.

· Оптимизация – преобразование всей имеющейся информации в конечную форму – решение.

2. Сочетание формальных и неформальных методов обоснования решений предполагает использование экспертных оценок и человеко-машинных процедур подготовки и принятия решений.

3. Включение руководителя в процесс подготовки, принятия и реализации решения на всех его основных этапах.

Комплексный подход позволяет сконцентрировать неформальное мышление ЛПР на наиболее сложных аспектах проблемной ситуации, в которой принимается решение, и на возможных альтернативах решения возникшей проблемы. При этом выявляются скрытые предположения, мотивы поведения, аргументы, которые включаются в модели подготовки, принятия и реализации решения.

Основные требования, которым должно удовлетворять управленческое решение:

· своевременность;

· обоснованность;

· директивность;

· адресность;

· непротиворечивость;

· ответственность за результаты.

Пример схемы принятия решения

Системный подход при проектировании систем можно рассматривать, как процесс принятия решений.

R. M. Cyert и J.G. March предложили итеративную схему процесса формирования решения (рис. 4.1), каждый цикл которой имеет несколько последовательных шагов [15].

Системность процедуры принятия решения требуется в том случае, когда имеется задача, ожидающая своего решения, или должны быть удовлетворены какие-либо потребности. При этом ЛПР обычно уже обладает определенными знаниями и опытом, которые используются им при исследовании имеющихся вариантов. Под вариантами понимают различные стратегии, при помощи которых могут быть реализованы имеющиеся стремления.

Каждый вариант имеет хотя бы один известный результат. До выбора лицом, принимающим решение варианта решения (и соответствующих ему результатов), каждый из возможных результатов должен быть оценен с точки зрения его полезности для реализации имеющихся устремлений. Оценка результата производится в соответствии с основными этапами оценивания систем (раздел 3.2.2).

В процесс выбора определяется наилучший вариант решения. Реализация выбранного решения должна в определенной степени удовлетворить первоначальные потребности. Для оценки степени удовлетворенности исходным требованиям проводится новый цикл процедуры принятия решения. Сравнение ожидаемых и фактических результатов может привести к корректировке исходной задачи с последующим выходом на новый цикл.

Рис. 4.1. Процесс формирования решения

Вопросы для самоконтроля

1. Каковы значения понятия «принятие решения»?

2. Какие элементы психики человека участвуют в процессе принятия решения?

3. Приведите пример классификации решений.

4. Какие подходы могут быть использованы при принятии решений?

5. Какие требования предъявляются к управленческому решению?

6. Какие основные моменты можно выделить в процессе формирования решения?

ПРОЦЕСС ПРОЕКТИРОВАНИЯ СЭС

Процесс проектирования социально-экономических систем (СЭС) нельзя свести к формированию некоторого алгоритма (перечня действий), обеспечивающего один и тот же результат. В данном разделе процесс проектирования рассматривается на основе цикла формирования решений, как последовательность функций проектирования (рис. 5.1), на которой основан метод исследования проблем СЭС [15].

Рис. 5.1.Процесс проектирования социально-экономических систем