Способы оптимизации графика работ

После того как вы закончили ввод основных данных для проекта, внимательно просмотрите его, чтобы выяснить, соответствует ли проект вашим ожиданиям. Достигаются ли цели проекта? Не превышает ли его стоимость ваши возможности? Эффективно ли используются ресурсы? Не слишком ли растянуты сроки его реализации?

Если какой-либо из перечисленных недостатков имеет место, то ваш следующий шаг - оптимизировать план таким образом, чтобы сделать его максимально эффективным.

Если вы установили, что продолжительность проекта слишком велика, то, прежде всего, следует определить, какими конкретными видами работ, которые называются критическими и образуют критический путь. После того как вы определите работы критического пути, вы сможете откорректировать их так, чтобы сократить общую продолжительность выполнения проекта. Коррекция работ, которые не лежат на критическом пути, не повлияет на сроки завершения проекта.

Наиболее очевидным путем сокращения продолжительности проекта является укорочение критического пути посредством уменьшения длительности отдельных критических работ.

Начинать оптимизацию всегда следует с самой длительной работы на критическом пути.

Уменьшить продолжительность работы на критическом пути можно также сократив объем работы, предусмотренный для данного вида работ. По умолчанию Microsoft Project вычисляет длительность работы на основании общего объема работы, количества единиц ресурсов, назначенных данному виду работ, рабочего времени и объема работ, определенного для каждого ресурса. Изменить объем работ можно в режиме использования работ,уменьшив в поле Трудоемкостьобщий объем работы, запланированный для данного вида работ.

Еще один способ уменьшения длины критического пути состоит в удалении или комбинировании работ. Комбинирование заключается в таком планировании, при котором некоторые виды работ будут выполняться одновременно. Если же сделать это практически не представляется возможным, то можно попытаться найти на критическом пути виды работ, которые могут быть разделены на более мелкие и которые, в свою очередь, могут быть выполнены не последовательно, а одновременно. Это также позволит сократить критический путь, поскольку некоторые из таких мелких работ станут некритическими.

Для уменьшения длины критического пути можно использовать также назначение дополнительных ресурсов критическим работам.

В некоторых случаях уменьшения длительности работ на критическом пути можно добиться, назначив ресурсам, которые их выполняют, сверхурочные работы. При этом следует помнить, что сверхурочные работы увеличивают стоимость проекта.

В качестве примера рассмотрим, как уменьшить длину критического пути, назначив ресурсу Корректорработу в выходные дни. Работа в эти дни впоследствии будет компенсирована предоставлением дополнительных дней отдыха. Тогда отметим в базовом календаре для ресурса Корректоруказанные дни как рабочие.

Ø Выберите команду меню Сервис Þ Изменить рабочее время. На экране появится диалог Изменить рабочее время.

Ø В открывающемся списке Для календаря выберите ресурс Корректор.

Ø С помощью полосы прокрутки справа от календаря установите месяц Ноябрь.

Ø Выделите в календаре ячейки с датами, совпадающие с выходными днями корректора.

Ø Установите переключатель Нестандартное рабочее время.

Ø В полях ввода введите рабочее время в эти дни: 9:00-12:00, 13:00-18:00.

Ø Щелкните мышью за пределами выделенных ячеек, чтобы снять выделение. Указанные дни будут отмечены как рабочие.

Ø Нажмите кнопку ОК,чтобы закрыть диалог Изменить рабочее время.

Просмотрите внимательно таблицу и диаграмму Гантта и убедитесь, что длительность работы Корректуратеперь составляет 4 календарных, а не рабочих дня, а дата завершения проекта передвинулась (рис. 46).

Рис. 46. Диаграмма Гантта после оптимизации графика работ

Для определения плановой стоимости проекта необходимо перейти на таблицу затрат проекта: Сервис Þ Параметры

Ø

На закладке Вид поставьте флажок Показывать суммарную задачу проекта (рис. 47).

Рис. 47. Окно вкладки Параметры

Для просмотра стоимости проекта перейдите в режим просмотра затрат

Ø Вид Þ Таблица Þ Затраты (рис. 48).

Рис. 48. Просмотр стоимости проекта

Таким образом, выполнены все основные этапы планирования проекта.

Список рекомендуемой литературы

1. Информационные системы и технологии в экономике и управлении: учебник /под ред. В.В. Трофимова. – 3-е изд., перераб. и доп. - М.: Юрайт-Издат, 2011.

2. Чернышова Г.Ю., Пчелинцева Е.Г. Информационные технологии: Учебное пособие. Саратовский государственный социально-экономический университет. – Саратов, 2010.

3. Автоматизированные информационные технологии в экономике: Учебник/ под ред. Г.А. Титоренко. – М.: «ЮНИТИ», 2012.

4. А. Г. Ивасенко, А. Ю. Гридасов, В. А. Павленко. Информационные технологии в экономике и управлении. – М.: КноРус, 2010.

5. Культин Н. Инструменты управления проектами. Project Expert и Microsoft Project. – СПб: БХВ-Петербург, 2012.

6. Гультяев А.К. Microsoft Office Project Professional 2007. Управление проектами. – М.: Корона-Век, 2012.

7. Культин Н. Инструменты управления проектами. Project Expert и Microsoft Project. – СПб: БХВ-Петербург, 2012.

8. Гультяев А.К. Microsoft Office Project Professional 2007. Управление проектами. – М.: Корона-Век, 2012.

9. Четфилд К., Джонсон Т. Microsoft Project 2010. Русская версия. – М.: ЭКОМ Паблишерз, 2011.

Оглавление

Предисловие. 4

Глава 1 Информационные технологии поддержки принятия управленческих решений. 5

Экономико-математические модели на основе оптимизационных задач в планировании и управлении 5

Технология решения задач линейной оптимизации с помощью инструментария Microsoft Excel 6

Анализ чувствительности. 10

Глава 2 Технологии поддержки аналитических исследований. 14

Применение методов статистического анализа. 14

Пакет анализа в Excel 14

Технологии анализа и прогнозирования на основе трендов. 16

Глава 3 Основы проектного менеджмента. 20

Понятие проекта и его структуры.. 20

Системы управления проектами. 24

Программное обеспечение для систем управления проектами. 26

Состав и основные особенности пакета прикладных программ Microsoft Project 29

Глава 4 Процесс создания проекта. 33

Подготовка к созданию нового проекта. 33

Основные элементы интерфейса Microsoft Project 36

Создание нового проекта. 37

Оформление графика работ и просмотр критического пути. 58

Ввод таблицы ресурсов. 63

Назначение ресурсов. 66

Глава 5 Анализ и оптимизация процесса. 70

Различные виды просмотра информации в проекте. 70

Решение проблемы перегрузки ресурсов. 70

Способы оптимизации графика работ. 70

Список рекомендуемой литературы.. 70