Создание макросов средствами субд ms access

СОЗДАНИЕ МАКРОСОВ СРЕДСТВАМИ СУБД MS ACCESS

Цель работы - освоение приемов работы с макросами MS Access.

Общие сведения

Макрос – объект Access, который позволяет автоматически выполнять определенную последовательность действий или их совокупность, не прибегая к программированию. Макросы оперируют такими объектами как формы, отчеты, запросы и др. и обеспечивают их взаимодействие при решении диалоговых задач пользователя.

С помощью макросов возможно:

- одновременно открывать несколько форм и/или отчетов;

- запускать вместе запросы и отчеты;

- контролировать правильность ввода данных при заполнении форм;

- перемещать данные между таблицами и т.д.

Конструирование макросов

Для создания макросов предназначено окно конструктора макросов (рис.1), которое следует запустить с вкладки Макросыбазы данных кнопкой Создать или через меню Вставка/Макрос.

По умолчанию при открытии нового окна макросов верхняя часть окна состоит из двух столбцов: Макрокоманда и Примечание. Два дополнительных столбца Имя макроса и Условие (рис.2) могут быть отображены после выбора их из меню Вид/Имена макросов или Вид/Условияили через соответствующие пиктограммы панели инструментов .

Рис. 1

Каждый создаваемый объект типа макрос может содержать несколько макросов, которые в свою очередь содержит собственные макрокоманды. Столбец Имя макроса отображает имена групп макрокоманд внутри объекта макрос. Использование столбца Условие позволяет запускать или пропускать макрокоманды, основываясь на условии, которое вводится в этот столбец. Напротив каждой команды в столбце Примечание дается описание соответствующей команды. Примечания не оказывают влияния на выполнение макроса.

Ввод макрокоманд можно производить:

а) выбором из раскрывающегося списка в столбце Макрокоманда;

б) для ряда команд (открытие форм, отчетов, запросов и т.д.) - путем перетаскивания соответствующих объектов из окна базы данных в соответствующие строки конструктора . Рекомендуется для этого выбрать режим расположения окон Слева направо через меню Окно.

В нижней части окна конструктора находится панель Аргументы макрокоманды, в которой задаются необходимые аргументы (свойства, параметры) для соответствующих макрокоманд. Многие макрокоманды требуют введения дополнительной информации, например о том, над каким объектом следует выполнять указанное действие. На рис. 2 показаны шесть аргументов, которые необходимо ввести для выполнения стандартной макрокоманды ОткрытьФорму. В примере приведен макрос, который открывает форму Учащиесяи при этом выводит записи, удовлетворяющие указанному условию: [учащиеся] ! [место прописки] = «Самара».

Далее дано пояснение аргументов макрокоманды.

Имя формы - определяет форму, которую должна открыть Access.

Режим - определяет режим открытия формы как Форма, Конструктор, Просмотр, Таблица, Сводная таблица или Сводная диаграмма.

Имя фильтра - определяет имя используемого фильтра или запроса.

Условие отбора - определяет ограничения на выводимые записи.

Режим данных - определяет режим ввода данных: Добавление, Изменение или Только чтение.

Режим окна - определяет режим вывода окна: Обычное, Невидимое, Значок или Окно диалога.

Созданные макросы можно запускать разными способами:

- из окна конструктора макросов;

- из окна базы данных;

- из окон других объектов;

- при наступлении определенных событий, например ввод данных в форме;

- из других макросов.

Access позволяет автоматически запускать макрос при каждом открытии базы данных. Один из способов решения данной задачи - создание макроса со специальным именем - AutoExec. Access распознает имя макроса автозапуска AutoExecивыполняет его автоматически при каждом открытии базы данных.

Задание 1. Создать макрос из одной команды для базы данных Студенты, соответствующий рис.2. Опробовать два метода ввода макрокоманды. Сохранить под именем Макро1.

Задание 2. Создать макрос, который выводит на экран песочные часы, открывает две формы Футболисты и Учащиеся, причем так, чтобы они не перекрывались, а затем подается звуковой сигнал. Команды Песочные часы, Сигнал и СдвигРазмерприсутствуют в раскрывающемся списке. Сохранить под именем Макро2.

Задание 3. Самостоятельно придумать и продемонстрировать макрос AutoExec.

Создание группы макросов

Часто возникает необходимость объединить несколько взаимосвязанных макросов в один, т.е. создается группа макросов. При этом необходимо различать отдельные макросы в таком объединении.

Как и отдельные макросы, группа макросов является объектом базы данных. Приоткрытии списка макросов в окне базы данных в нем отображаются только имена групп макросов, а имена макросов внутри каждый группы можно посмотреть и отредактировать в поле Имя макроса в режиме конструктора. Для лучшего восприятия между именованными макросами можно оставлять пустые строки. При запуске такого макроса из окна конструктора или окна базы данных будет выполнена только первая операция. Это не ошибка. Для запуска каждого именованного макроса группы необходимо связать с событием, при наступлении которого он будет выполнен При обращении к такому макросу следует указать через точку имя группы и имя макроса в этой группе, например: Макро4.ОткрытьКом.

Задание 4. Создать группу макросов, для открытия двух форм Учащиеся и Коммерческиеи последующего закрытия всех форм базы данных. Сохранить под именем Макро4.

Порядок выполнения задания:

- открыть конструктор макросов и сделать видимым столбец Имя макроса;

- составить макрос согласно рис. 3;

- запустить макро4.

События

Все приложения Access зависимы от событий. Объекты Access связаны с событиями разных типов, многие из которых являются встроенными событиями Access для управления дельными объектами. Access 2003 распознает 52 события относящихся непосредственно к формам, около 10 - к элементам управления в этих формах и 10 - для отчетов и их разделов.

События Access можно разделить на семь категорий:

- события окна (форма, отчет): открытие, закрытие, изменение размера и т.д.;

- события данных: активизация, удаление, обновление и т.д.;

- события фокуса ввода: активизация, ввод, выход и т.д.;

- события клавиатуры: нажатие, отпускание клавиш и т.д.;

- события мыши: щелчок, нажатие кнопки мыши и т.д.;

- события печати: форматирование, вывод на печать и т.д.;

- события ошибки и события таймера (выполняются через определенный момент времени или в случае возникновения ошибки).

Access может опознавать события с помощью специальных свойств форм, отчетов и элементов управления.

Назначать макросы, зависящие от событий, можно с помощью окон свойств форм и отчетов. Что касается таблиц и запросов, они свойствами событий не обладают.

Кроме того, при работе с формами можно запускать макросы с помощью имеющихся в Access панелей инструментов, командных кнопок и меню.