Типы документов, разрабатываемых при проектировании и внедрении системы управления организацией

Комплект проектной документации на Стадия Этап ™ § >- 1 1 ё проектиро- проек- т 1 I ш с с & Тип документа g « ь о и J-вания тирова- 1 ^ 5 "8 1 НИЯ ^ || - 1 I I 12 3 456789 ТЭО Приказ о проведении работ по + Предпро- проектированию системы управления ектная ТЭО, Методика обследования и анализа + подготовка 30 производственно-хозяйственной деятельности ТЭО План-график обследования и анализа + производственно-хозяйственной деятельности ТЭО, Отчет по обследованию и анализу + 30 производственно-хозяйственной деятельности ТЭО, Методика обследования и анализа системы + + + + + 30 управления ТЭО План-график обследования и анализа + + + + + системы управления ТЭО, Отчет по обследованию и анализу системы + + + + + 30 управления ТЭО ТЭО целесообразности и необходимости + + совершенствования системы управления 30 Задание на разработку проекта системы + + управления Проектиро- ООП, Пояснительная записка к проекту + + вание ОРП ООП Проект специализации производства + ООП Схема производственной структуры + ООП Описание схемы производственной + структуры ООП Основной стандарт организации на систему + управления ООП Основной стандарт организации на + подсистему линейного руководства ООП Основной стандарт организации на целевую + подсистему

Продолжение таблицыЗ.2

12 3 456789 ООП Основной стандарт организации на + функциональную систему ООП Основной стандарт организации на + подсистему обеспечения управления ООП Перечень функций управления + + + + + ООП Описание перечня функций управления + + + + н- ООП Положение о подразделении аппарата + + + + управления ООП Положение о должностном лице дирекции + ООП Схема организационной структуры + + + + + управления ООП Описание схемы организационной + + + + + структуры управления ООП Схема функциональных взаимосвязей + + + + + подразделения аппарата управления ООП Описание схемы функциональных + + + + + взаимосвязей подразделений аппарата управления ООП Проект плана мероприятий по подготовке к + + + + + + внедрению проекта ООП Методика проектирования системы + + + + + управления ООП, Ведомость документов проекта • + + + + + + .ОРП ООП, Расчет ожидаемого экономического + + + + + + ОРП эффекта от внедрения проекта ОРП Специальные стандарты по общим + + + + вопросам управления ОРП Таблицы нормативов трудоемкости + + + + осуществляемых функций управления ОРП Должностные инструкции работникам + + + + аппарата управления ОРП Штатное расписание подразделений + + + + + аппарата управления ОРП Распорядок дня руководителя или + + + + + специалиста управления ОРП Оперограмма осуществления процедур + + + + функций управления ОРП Описание оперограммы осуществления + + + + процедур функций управления ОРП Логико-информационные схемы решения + + + + + задач управления ОРП Описание логико-информационной схемы + + + + + __ _____ решения задач управления

Продолжение таблицы3.2

12 3 456789 ОРП Схема документооборота в системе + + + + + управления ОРП Описание схемы документооборота в + + + + + системе управления ОРП Описание комплекса технических средств + + + + + управления ОРП Чертеж форм документа + + + + + ОРП Чертеж плана размещения + производственных подразделений ОРП Чертеж плана размещения функциональных ч- + + + подразделений ОРП Сводный план мероприятий по внедрению + + + + + + проекта Внедрение Внедре- Программа обучения управленческого + + + + + ние персонала Внедре- План социально-психологической + + + + + + ние подготовки работников к внедрению проекта Внедре- Положение о премировании за внедрение + + + + + + ние проекта Внедре- График хода внедрения проекта + + + + + + ние Внедре- Акт о внедрении проекта + + ние Внедре- Протокол работы комиссии по приемке + + ние

Документация этого этапа проектирования должна состоять из пяти частей: общесистемной документации, документации подси­стемы линейного руководства, документации целевых подсистем, до­кументации функциональных подсистем и документации подсистем обеспечения.

К общественной документации относятся: ведомость документов проекта, проект специализации организаций и цехов основного производства, схема проектируемой производственной структуры с описанием, схема организационной структуры управления с описа­нием, основной стандарт организации на систему управления, пояс­нительная записка к проекту, проект плана мероприятий по подго­товке к внедрению проекта, расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения проекта.

Основное содержание пояснительной записки составляют про­ектные решения по совершенствованию управления, которые содер-

жат материалы по рационализации функционирования подсистемы линейного руководства, целевых, функциональных, обеспечиваю­щих подсистем по элементам каждой подсистемы.

Расчет ожидаемого экономического эффекта от внедрения про­екта включает следующие данные: исходные данные для расчета эко­номической эффективности; расчет единовременных затрат; расчет текущих затрат (носители информации и канцтовары, затраты на электроэнергию, амортизационные отчисления, текущий ремонт технических средств, основная и дополнительная заработная плата, отчисления на социальное страхование, почтово-телеграфные рас­ходы, накладные расходы).

Документация подсистем линейного руководства, функциональ­ных, целевых подсистем и подсистем обеспечения управления вклю­чает основной стандарт организации на соответствующую подсисте­му, положения о должностных лицах дирекции и о подразделениях.

Организационный рабочий проект системы управления организаци­ей(ОРП) разрабатывается на основе утвержденного ООП системы управления организацией. Цель рабочего проекта — разработка ра­бочей документации, необходимой для внедрения системы управ­ления, проведения приемосдаточных работ, а также обеспечение нор­мального функционирования системы управления организацией.

Рабочая документация этапа рабочего проектирования должна состоять по аналогии с ООП из пяти частей: общесистемной доку­ментации, документации подсистемы линейного руководства, доку­ментации целевых подсистем, документации функциональных под­систем, документации подсистем обеспечения.

Содержание рабочей документации пояснительной записки к ра­бочему проекту отличается от содержания рабочей документации по­яснительной записки к общему проекту более глубокой детализаци­ей проектных решений по совершенствованию управления и дополнительными сведениями о составе проекта, отзывах на проект и источниках информации.

Этап внедрения проекта совершенствования системы управлениявключает в себя следующие стадии: материально-техническая под­готовка, профессиональная подготовка управленческих работников, социально-психологическая подготовка работников организации, разработка системы стимулирования внедрения проекта, опытное внедрение и внедрение проекта, контроль за ходом внедрения, рас-^Чет фактического экономического эффекта от внедрения проекта, проведения приемосдаточных работ.

Материально-техническая подготовка к внедрению проекта на­чинается на этапе общего проектирования и заключается в подго­товке к проведению работ по строительству или перестройке отдель­ных помещений, закупке, монтаже и наладке технических средств управления, предусмотренных проектом.

Профессиональная подготовка управленческих работников за­ключается в обучении, переподготовке и повышении квалификации работников аппарата управления для работ в новых условиях функ­ционирования системы управления организацией.

Социально-психологическая подготовка работников управления состоит в проведении бесед и лекций среди управленческого и про­изводственного персонала организации для разъяснения необходи­мости и эффективности намеченной перестройки производственной системы и системы управления организацией.

Разработка системы стимулирования внедрения проекта заклю­чается в подготовке на период внедрения специальных положений о материальном и моральном поощрении участников внедрения про­екта. В качестве источника финансирования расходов по внедрению могут использоваться себестоимость продукции или прибыль.

Опытное внедрение и внедрение осуществляются в соответствии со сводным планом мероприятий по внедрению проекта, утвержден­ным на этапе разработки ОРП. Опытное внедрение отдельных ме­роприятий или НТД может начинаться на этапе ООП. Начало, сро­ки и состав комиссии по приемке результатов внедрения конкретного мероприятия определяются приказом, изданным заказчиком и со­гласованным с разработчиком.

Контроль за ходом внедрения осуществляют руководство орга­низации, а также ответственные исполнители со стороны заказчика и исполнитель по отдельным подсистемам системы управления.

Расчет фактического экономического эффекта от внедрения про­екта содержит уточняющие расчеты экономической эффективности, осуществляемые на стадии рабочего проектирования.

За проведение приемосдаточных работ отвечает заказчик. При­емку системы управления осуществляет приемочная комиссия, со­стоящая из представителей заказчика, исполнителя и вышестоящей организации.

По окончании работы комиссии по приемке составляется акт о внедрении проекта, к которому прилагаются протоколы работы ко­миссии по приемке.